Was die Aktualisierung der Durchsetzung vom März 2026 für Ihr Compliance-Programm bedeutet.
Die US-amerikanische Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) hat ihre Vorgehensweise bei der Bewertung von Fehlern im Formular I-9 im Rahmen von Prüfungen erheblich geändert. Während sich das zugrunde liegende Bundesgesetz nicht geändert hat, hat die ICE jahrzehntelange frühere Leitlinien außer Kraft gesetzt und behandelt nun viele routinemäßige I-9-Fehler als schwerwiegende Verstöße, die mit sofortigen Sanktionen und ohne Korrekturfrist geahndet werden.
Was sich geändert hat
Im März 2026 aktualisierte das ICE seine seit langem bestehende Anleitung für die Inspektion des Formulars I-9 und stufte viele Fehler, die bisher als technische oder verfahrenstechnische Fehler behandelt wurden, als schwerwiegende Verstöße ein. Wesentliche Verstöße fallen nicht unter die 10-Geschäftstage-Korrekturfrist und können zu sofortigen Geldstrafen gegen Arbeitgeber führen, wenn sie bei einer Inspektion festgestellt werden.
Dieser Leitfaden weicht von der jahrzehntelangen Durchsetzungspraxis ab, die es Arbeitgebern erlaubte, bestimmte I-9-Mängel nach Erhalt einer Notice of Inspection (NOI) zu korrigieren. Das ICE hat seine Auslegung und Durchsetzungshaltung geändert, nicht die gesetzlichen Anforderungen selbst.
Was das Gesetz noch besagt
Gemäß dem Immigration andNationality Act (INA) § 274A:
- Arbeitgeber können technische oder verfahrenstechnische Fehler im Formular I-9 innerhalb von 10 Arbeitstagen nach der Benachrichtigung korrigieren.
- Wesentliche Verstöße sind nicht korrigierbar und können zivilrechtliche Strafen nach sich ziehen.
Beispiele für Fehler, die jetzt als materiell behandelt werden
Nach den überarbeiteten Leitlinien kann das ICE Sanktionen für Fehler verhängen, die unter anderem folgende Punkte umfassen
- Fehlendes Geburtsdatum des Arbeitnehmers in Abschnitt 1
- Fehlendes Datum der Unterschrift des Arbeitnehmers in Abschnitt 1
- Fehlendes Datum der Einstellung in Abschnitt 2
- Fehlender oder unvollständiger Name oder Titel des Arbeitgebervertreters
- Fehlende oder falsch erfasste Informationen zu den Dokumenten der Liste A, B oder C
- Verwendung des spanischsprachigen Formulars I-9 außerhalb von Puerto Rico
- Unvollständige Angaben zum Ersteller/Übersetzer (Anhang A)
- Fehlendes Wiedereinstellungsdatum (Beilage B)
- Fehler bei der Fernüberprüfung, einschließlich der nicht ordnungsgemäßen Teilnahme an E-Verify bei Verwendung des alternativen Verfahrens
Insbesondere die Aufbewahrung von Fotokopien von Dokumenten heilt fehlende oder unvollständige Formularfelder nicht, selbst wenn die Kopien klar und lesbar sind. Der aktualisierte Durchsetzungsansatz konzentriert sich auf strikte Vollständigkeit und Genauigkeit, selbst wenn ein Arbeitnehmer ansonsten voll zur Arbeit berechtigt ist.
Warum das wichtig ist
- Keine Möglichkeit zur Heilung: Viele Fehler, die in der Vergangenheit nach einem NOI behoben wurden, sind jetzt sofort behebbar.
- Erhöhte Strafen: Die zivilrechtlichen Bußgelder liegen derzeit zwischen 288 und 2.861 Dollar pro Verstoß und werden pro Formular I-9 verhängt.
- Eingeschränkte Gutglaubensverteidigung: Die revidierte Position des ICE schränkt die Berufung auf Gutglaubensargumente zur Beendigung des Verfahrens erheblich ein.
- Risiko der Prüfungsinkonsistenz: Das ICE hat nicht zwischen neu eingestuften Verstößen unterschieden, was den Ermessensspielraum der Prüfer bei Inspektionen erhöht.
Empfohlene nächste Maßnahmen
In Anbetracht dieses Wandels empfiehlt People2.0 unseren Self-Service-Kunden, die das Formular I-9 bearbeiten, dringend, die folgenden proaktiven Schritte in Betracht zu ziehen:
- Überprüfung der Fernüberprüfungspraktiken zur Bestätigung der E-Verify-Anmeldung und der ordnungsgemäßen Anwendung des alternativen Verfahrens.
- Wenden Sie sich an unser HR-Team, wenn Sie Fragen zum Ausfüllen des Formulars I-9 haben, und fordern Sie bei Bedarf Schulungen an.
- Gewährleistung einer einheitlichen Dokumentation und von Prüfpfaden
- Benachrichtigen Sie das People2.0-Personalteam oder Ihren Kundenbetreuer sofort, wenn eine ICE-Inspektion auf der Baustelle eines Endkunden stattfindet.
Wie People2.0 die Partner unterstützt
Unsere Full-Service-Teams werden weiterhin ein internes Audit des Formulars I-9 durchführen, um potenzielle Mängel mit hohem Risiko zu ermitteln und zu beheben.
Wir beobachten aktiv den Ansatz der ICE-Durchsetzung und seine praktischen Auswirkungen. Wenn Sie Fragen zu diesen Änderungen haben oder Unterstützung oder eine Schulung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer oder unser HR-Team unter HR@people20.com. Wir sind für Sie da.
Sie sind noch kein People2.0-Partner? Wir zeigen Ihnen gerne, wie wir Teams wie dem Ihren dabei helfen, mit Änderungen wie dieser Schritt zu gehen. Sprechen Sie uns an und beginnen Sie noch heute!
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