Der Preis dafür, dass man seine besten Mitarbeiter auf Distanz hält
In Anlehnung an Inhalte, die ursprünglich von Staffing Industry Analysts.
Verfasst von Christie Heintz, PHR ist Senior Director für „Workforce Success“ bei People2.0.
Programme für den Einsatz von Leihkräften in Unternehmen stellen erhebliche Investitionen dar. Wir sprechen hier von Millionen von Dollar, die in hochentwickelte Anbietermanagementsysteme (VMS), Managed-Service-Provider (MSPs) und Programme fließen, von denen Tausende von Arbeitskräften betroffen sind.
Dennoch bleiben viele dieser Programme hinter den erwarteten Ergebnissen zurück. Und der Grund dafür ist oft derselbe: Unternehmen behandeln ihre „Employer of Record“ (EOR)- und „agent of record (AOR)“-Partner als Backoffice-Anbieter und nicht als die operativen Experten, die sie eigentlich sind.
Die meisten Unternehmen sind heutzutage in hohem Maße auf freiberufliche Auftragnehmer und Zeitarbeitskräfte angewiesen. Dies führt zu komplexen Compliance-Anforderungen, die spezielles Fachwissen erfordern. Doch EOR- und AOR-Partner werden regelmäßig aus den strategischen Planungsgesprächen ausgeschlossen, in denen ihr Wissen am meisten zum Tragen kommen würde.
Das Ergebnis ist ein Programm, das auf unvollständigen Informationen basiert, und jemand anderes muss dann die Lücken schließen.
Das Gatekeeper-Problem
Die schädlichste Ausprägung davon zeigt sich in dem, was ich als „Gatekeeper-Dynamik“ bezeichne. Der MSP oder das Unternehmensteam filtert die gesamte Kommunikation zwischen dem EOR-/AOR-Anbieter und dem Unternehmenskunden. Es findet kein direkter Austausch statt.
Das Ergebnis ist ein ineffizientes „Stille-Post“-Spiel. Informationen kommen verspätet an, der Kontext geht verloren, und die Art der gemeinsamen Problemlösung, die Programme erst funktionieren lässt, wird nahezu unmöglich. Probleme, die schnell gelöst werden könnten, bleiben stattdessen in der Warteschlange hängen.
People2.0 ist täglich in diesem Ökosystem tätig und arbeitet mit MSPs, VMS-Plattformen und den von ihnen betreuten Unternehmen in über 130 Ländern zusammen. Wenn wir frühzeitig in die Gespräche einbezogen werden, können wir dabei helfen, Programme zu entwickeln, die tatsächlich funktionieren. Werden wir hingegen auf Distanz gehalten, müssen wir auf Probleme reagieren, die gar nicht erst hätten auftreten müssen.
Wenn Systeme ohne Mitwirkung der Partner versagen
Die Konfiguration von VMS ist ein gutes Beispiel dafür, dass eine frühzeitige Einbindung von entscheidender Bedeutung ist. Wenn Systeme ohne die Mitwirkung derjenigen entwickelt werden, die sie tatsächlich nutzen werden, entstehen Lücken, mit denen niemand gerechnet hat.
Das erleben wir regelmäßig. VMS-Plattformen, die Überstunden nicht korrekt berechnen können, sodass Anbieter gezwungen sind, die Stundenzettel manuell anzupassen. Eine Umsatzsteuerabwicklung, die nicht auf die jeweiligen Rechtsgebiete der Mitarbeiter abgestimmt ist. Die Erfassung von bezahltem Urlaub, bei der die lokalen Vorschriften zum Krankenstand nicht berücksichtigt werden.
Jeder dieser Fälle erfordert eine manuelle Umgehungslösung. Manuelle Umgehungslösungen treiben die Kosten in die Höhe. Außerdem führen sie zu Compliance-Risiken, da manuelle Prozesse anfällig für Fehler sind.
Nichts davon ist unvermeidbar. Wenn Sie Ihre EOR- und AOR-Partner bereits in der Phase der Technologieeinführung einbeziehen, bevor Konfigurationsentscheidungen endgültig festgelegt werden, lässt sich das meiste davon verhindern.
Die Lücke in der Weiterbildung
Die Systemkonfiguration ist nur ein Teil des Ganzen. Der andere Aspekt, den Unternehmen immer wieder unterschätzen, ist die kontinuierliche Weiterbildung.
Personalverantwortliche sind oft nicht ausreichend mit den Anforderungen an die Einstufung von Arbeitskräften vertraut. Dies birgt ein echtes Risiko einer falschen Einstufung, und eine solche falsche Einstufung ist einer der kostspieligsten Fehler, die im Rahmen eines Programms für Zeitarbeitskräfte gemacht werden können. Für freiberufliche Auftragnehmer und Angestellte gelten jeweils eigene gesetzliche Anforderungen, die je nach Rechtsordnung variieren.
Ein EOR- und AOR-Partner wie People2.0 kann mit dem Team zusammenarbeiten, das für die Verwaltung von Leiharbeitskräften zuständig ist, um diese Schulungen anzubieten – nicht als einmalige Einarbeitungsmaßnahme, sondern als fester Bestandteil des Programms. Die Fluktuation bei Führungskräften ist eine ständige Realität. Neue Mitarbeiter treten ohne Unternehmenswissen ein. Vierteljährliche Schulungen, die Führungskräfte über die Einstufungsanforderungen auf dem Laufenden halten, sind eine einfache Möglichkeit, das Programm zu schützen.
Die Programme, die die höchsten Compliance- und Akzeptanzraten aufweisen, sind diejenigen, die ihren Nutzern leistungsfähige Tools und Ressourcen zur Verfügung stellen. Diese Infrastruktur entsteht nicht von selbst.
Wie Integration tatsächlich aussieht
Die leistungsstärksten Programme, mit denen wir zusammenarbeiten, haben einige Gemeinsamkeiten.
Sie unterhalten eigene interne Teams, die auf das Management von Zeitarbeitskräften spezialisiert sind. Diese Teams fungieren als Bindeglied zwischen den Unternehmenszielen und dem Fachwissen, das Partner wie People2.0 einbringen. Sie dokumentieren klare Einsatzprozesse, sodass jeder Personalverantwortliche genau weiß, wie er Zeitarbeitskräfte einsetzt – was Frustrationen verringert und die Erfahrung der Auftragnehmer verbessert.
Die Kennzahlen spiegeln dies wider. Die leistungsstärksten Programme erzielen bei der Bewertung von freiberuflichen Mitarbeitern eine Erfolgsquote von 96 % oder mehr. Das ist ein deutliches Zeichen dafür, dass die Personalverantwortlichen die Anforderungen an die Einstufung wirklich verstehen und nicht nur raten. Über die Compliance-Kennzahlen hinaus nutzen die besten Programme Zufriedenheitsumfragen unter Auftragnehmern und vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen, um die Einarbeitungszeit, die Dauer der Einsätze und Kündigungsmuster zu erfassen, und nutzen diese Daten anschließend zur kontinuierlichen Verbesserung.
Die strategische Begründung
Die zukunftsorientiertesten Unternehmen wissen, dass EOR- und AOR-Partner Fachwissen mitbringen, das weit über die reine Lohn- und Gehaltsabrechnung hinausgeht. Wenn ihnen strategischer Zugang gewährt wird, werden diese Partner zu Kraftmultiplikatoren: Sie leisten einen Beitrag zur Systemgestaltung, zur Schulung von Führungskräften, zur Compliance-Infrastruktur und zur Flexibilität der Programme.
Viele Unternehmen beginnen damit, die unmittelbaren Anforderungen an die Compliance von Auftragnehmern zu erfüllen, und bauen ihre Maßnahmen von dort aus aus, sobald sich die Programme etablieren und als erfolgreich erweisen. Diese natürliche Entwicklung funktioniert gut. Sie schafft Vertrauen und demonstriert schrittweise den Mehrwert. Das funktioniert jedoch nur, wenn die Partnerschaft von Anfang an als Zusammenarbeit betrachtet wird und nicht als Lieferantenbeziehung, die auf Distanz gehalten werden muss.
Die wirtschaftlichen Argumente liegen auf der Hand. Unternehmen, die ihre Arbeitskräftepartner als strategische Partner behandeln, erzielen bessere Compliance-Ergebnisse, eine höhere Zufriedenheit der Auftragnehmer und insgesamt effektivere Programme. Die Frage ist nicht, ob es sich Unternehmen leisten können, ihre EOR- und AOR-Partner mit ins Boot zu holen. Die Frage ist vielmehr, ob sie es sich leisten können, darauf zu verzichten.
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