Am Ziel vorbeischießen: Warum Zeiterfassungssysteme in Unternehmen bei Leiharbeitnehmern versagen

Wie Compliance-Blindspots, manuelle Umgehungslösungen und versäumte Partnerschaften Personalprogramme untergraben

Ursprünglich veröffentlicht auf HR.com in der September-Ausgabe 2025 von „Payroll, HRIS, Time & Attendance Excellence“

Von Christie Heintz, PHR, CCWP, leitende Programmdirektorin für Shared Services bei People2.0

Highlights:

• Lücken bei der Einhaltung von Vorschriften in Zeiterfassungssystemen setzen Unternehmen kostspieligen Risiken im Bereich der Lohn- und Arbeitszeitabrechnung aus.
• Werden EOR- und Personaldienstleister bei der Systemplanung nicht berücksichtigt, entstehen Millionen-Dollar-Blindflecken.
• Richtig umgesetzt, entwickelt sich die Zeiterfassung von einer Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu einem strategischen Vorteil für das Personalmanagement.

Das Versprechen versus die Realität

Für Unternehmen, die eine große Anzahl von Leiharbeitnehmern verwalten, sollte die Zeiterfassung die Grundlage für eine genaue Lohnabrechnung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Personalplanung bilden.

Moderne Lieferantenmanagementsysteme (VMS) und Zeiterfassungsplattformen für Unternehmen versprechen Automatisierung, Genauigkeit und Einfachheit.

Für viele Unternehmen sieht die Realität jedoch so aus, dass diesen Systemen standardmäßige, gängige Funktionen zur Erfassung von Löhnen und Arbeitszeiten fehlen.

Anstatt die Abläufe zu optimieren, führt die Zeiterfassung oft zu Schwachstellen bei der Einhaltung von Vorschriften, erzwingt manuelle Umgehungslösungen und verursacht Reibungsverluste sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter.

Das Problem liegt nicht nur in der Technologie. Es handelt sich um eine systemische Diskrepanz zwischen den Möglichkeiten der Plattformen und den komplexen Gegebenheiten der heutigen flexiblen Belegschaft, die unter anderem je nach Standort des Arbeitnehmers, seinen Ansprüchen und seinem Arbeitsplan immer komplexer wird.

Lücken in der Compliance des Systems

Eines der drängendsten Probleme betrifft Überstunden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Viele Zeiterfassungsplattformen haben nach wie vor Schwierigkeiten mit so grundlegenden Aufgaben wie der korrekten Berechnung von Überstunden. Wenn Systeme die unterschiedlichen Vorschriften der Bundesländer oder Länder nicht interpretieren können, müssen die Lohnbuchhaltungsteams die Stundenzettel manuell anpassen, was die Automatisierung untergräbt und Fehlerquellen schafft.

Die strengen Vorschriften Kaliforniens zur Erfassung der Arbeitsbeginn- und -endzeiten sind ein Paradebeispiel dafür. Systeme, die nicht so konfiguriert sind, dass sie Pausen minutengenau erfassen, können Führungskräfte und Personalabteilungen zu kostspieligen doppelten Erfassungsprozessen zwingen. Das Risiko liegt auf der Hand: Ein einziger Fehler kann zu Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz, Rechtsstreitigkeiten und einem Vertrauensverlust bei den Mitarbeitern führen.

Für Leiharbeitskräfte, insbesondere für diejenigen, die projektbezogen eingesetzt werden, vervielfachen sich die Risiken.

Diese Fachkräfte sind häufig in mehreren Kundenumgebungen tätig, von denen jede ihre eigenen Richtlinien und Compliance-Anforderungen hat. Ohne agile Systeme fällt es Unternehmen schwer, die Autonomie ihrer Mitarbeiter mit den gesetzlichen Verpflichtungen in Einklang zu bringen.

Behelfslösungen, die den Betrieb beeinträchtigen

Wenn primäre Systeme ausfallen, greifen Unternehmen oft auf Notfalllösungen zurück. Remote-Teams sind auf mobile Apps angewiesen, die nicht miteinander integriert sind. Außendienstmitarbeiter reichen Tabellenkalkulationen oder E-Mails ein. Vorgesetzte gleichen die Arbeitszeiten erst im Nachhinein ab.

Zwar können diese Notlösungen den Projektablauf aufrechterhalten, doch sind mit ihnen versteckte Kosten verbunden. Die manuelle Abstimmung verlangsamt die Lohnabrechnungsprozesse, führt zu Unstimmigkeiten und lässt die Mitarbeiter daran zweifeln, ob ihre Arbeitszeit – und damit auch ihre Leistungen – wirklich wertgeschätzt werden. Die Diskrepanz zwischen den Anforderungen an der Basis und den Möglichkeiten im Backoffice verdeutlicht eine größere Herausforderung für Unternehmen: die Systemintegration.

Der blinde Fleck der Integration

Unternehmen betrachten Systeme für den Einsatz von Zeitarbeitskräften häufig als Plug-and-Play-Lösungen. In der Praxis lassen sich jedoch VMS-, ERP-, HRIS- und Abrechnungssysteme selten nahtlos miteinander verknüpfen.

Ein häufiger Fehler besteht darin, Anbieter von Personallösungen aus der anfänglichen Systemkonfigurationsphase auszuschließen, insbesondere „Employer of Record“-Partner (EOR). Ohne deren Fachwissen übersehen Unternehmen oft wichtige Feinheiten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und stellen Lücken erst nach der Implementierung fest.

Die Nachrüstung von Systemen, nachdem die Mitarbeiter bereits im Einsatz sind, ist sowohl kostspielig als auch störend. Wie ein Leiter eines Personalprogramms feststellte, entsteht dadurch ein „Millionen-Dollar-Blindfleck“ – vermeidbare Kosten, die entstehen, wenn Anbieter von Anfang an außen vor gelassen werden.

Die Kosten der Ausgrenzung

EOR- und Personalbeschaffungspartner bei der Planung außen vor zu lassen, ist nicht nur ein technisches Versäumnis, sondern auch ein strategisches. Diese Anbieter bringen spezialisiertes regulatorisches Fachwissen, Erfahrung in verschiedenen Kundenumgebungen und ein Verständnis dafür mit, wie Leiharbeitskräfte im Alltag tatsächlich mit den Systemen interagieren.

Werden die Anbieter frühzeitig hinzugezogen, können sie aufzeigen, wo Systeme Nuancen wie die folgenden nicht berücksichtigen:

• Lokale Überstundenvorschriften: Zeiterfassungsplattformen orientieren sich oft standardmäßig an bundesweiten Standards, berücksichtigen jedoch keine Vorschriften auf Landes- oder regionaler Ebene. Partner, die in verschiedenen Rechtsräumen tätig sind, können auf diese Lücken hinweisen und kostspielige Verstöße gegen die Vorschriften verhindern.
• Anforderungen an den Anspruch auf bezahlten Krankheitsurlaub: Verschiedene Städte und Bundesländer schreiben unterschiedliche Berechnungsformeln vor. Ohne die Unterstützung eines Anbieters laufen Unternehmen Gefahr, die Ansprüche falsch zu berechnen und mit Strafen konfrontiert zu werden.
• Regelungen zur Besteuerung in mehreren Bundesstaaten: Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit auf mehrere Bundesstaaten aufteilen, führen zu komplexen Verrechnungspflichten. Anbieter können sicherstellen, dass ihre Systeme dies automatisch berücksichtigen, anstatt sich auf manuelle Eingriffe zu verlassen.
• Mobile Erreichbarkeit für Außendienstmitarbeiter: Viele Systeme sind für Büroangestellte konzipiert. Anbieter kennen die Realitäten der Arbeit im Außendienst und können sich für mobilfreundliche, integrierte Lösungen einsetzen, die die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, ohne den Arbeitsablauf zu beeinträchtigen.

Indem sie diese Herausforderungen bereits bei der Systemeinführung angehen, vermeiden Unternehmen später kostspielige Neukonfigurationen und Korrekturen. Ebenso wichtig ist, dass sie Vertrauen bei den Leiharbeitnehmern aufbauen, die auf korrekte, pünktliche Bezahlung und unkomplizierte Abläufe angewiesen sind, um motiviert zu bleiben.

Ein Erfolgsmodell der Zusammenarbeit

Unternehmen, die bei der Einhaltung der Zeiterfassungsvorschriften erfolgreich sind, betrachten ihre Systeme nicht als isolierte Werkzeuge, sondern als Teil eines kollaborativen Ökosystems. Dies erfordert:

• Inklusive Planung: Beziehen Sie EOR-Partner, Lohnabrechnungsteams und Compliance-Experten von Anfang an in die Konfigurationsgespräche ein.
• Flexible Lösungen zur Arbeitszeiterfassung: Stellen Sie sicher, dass die Systeme unterschiedliche Arbeitsszenarien abdecken können – von festangestellten Beratern, die ihre Projektstunden erfassen, bis hin zu schichtarbeitenden Auftragnehmern in verschiedenen Rechtsräumen.
• Fortbildung: Schulung von Personalverantwortlichen und Projektleitern im korrekten Umgang mit den Systemen und zur Vermittlung eines Verständnisses für die Folgen einer falschen Einstufung oder fehlerhaften Meldung.
• Kontinuierliche Überprüfung: Nutzen Sie von Anbietern durchgeführte Audits, Umfragen zur Zufriedenheit der Auftragnehmer und Compliance-Prüfungen, um die Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit zu optimieren.

Diese Maßnahmen verringern nicht nur Compliance-Risiken, sondern steigern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, indem sie Frustrationen aufgrund ungenauer Gehaltsabrechnungen oder aufwändiger Zeiterfassungsprozesse minimieren.

Autonomie und Genauigkeit in Einklang bringen

Zeitarbeitskräfte, insbesondere im Bereich der professionellen Dienstleistungen, legen Wert auf Eigenständigkeit. Oft bevorzugen sie eine flexible Zeiterfassung, die sich an Projektmeilensteinen orientiert, anstatt an starren Stundenaufzeichnungen. Dennoch dürfen Unternehmen bei der Genauigkeit der Compliance keine Abstriche machen.

Der strategische Nutzen

Die Zeiterfassung mag auf den ersten Blick als taktische Maßnahme erscheinen – als eine Backoffice-Aufgabe, die für die Lohnabrechnung notwendig ist. Richtig eingesetzt wird sie jedoch zu einem strategischen Instrument für die Unternehmensleistung. Zuverlässige und vorschriftsmäßige Systeme liefern präzise Daten, die bei der Projektkalkulation, der Personalplanung und der Kundenabrechnung helfen.

Unternehmen, die auf kooperative Ansätze setzen, erreichen mehr als nur die Einhaltung von Vorschriften. Sie erschließen messbare Vorteile, darunter:

• Senken Sie das operative Risiko, indem Sie manuelle Eingriffe reduzieren, die das Unternehmen dem Risiko von Verstößen gegen Lohn- und Arbeitszeitvorschriften aussetzen.
• Schnellere Lohnabrechnungszyklen, die das Vertrauen der Mitarbeiter stärken und die Mitarbeiterbindung verbessern, indem sichergestellt wird, dass die Löhne stets korrekt und pünktlich ausgezahlt werden.
• Eine höhere Zufriedenheit der freiberuflichen Mitarbeiter, was die Unternehmensmarke stärkt und den Zugang zu den besten freiberuflichen Fachkräften verbessert.
• Eine datengestützte Personalplanung, die es Führungskräften ermöglicht, Kosten genau zu prognostizieren, Ineffizienzen zu erkennen und fundiertere Entscheidungen zur Personalbesetzung zu treffen.

Das sind keine Vorteile, auf die man gerne verzichten könnte. Sie machen den Unterschied zwischen Programmen aus, die sich nahtlos skalieren lassen, und solchen, die unter der Last der Ineffizienz zusammenbrechen.

Vom Schwachpunkt zum strategischen Instrument

Zeiterfassungssysteme können ein wertvolles Instrument und eine wertvolle Quelle für Personaldaten sein, wenn sie ordnungsgemäß eingerichtet und gepflegt werden; doch allzu oft erfolgt die Konfiguration losgelöst von der Praxis. Programme für Zeitarbeitskräfte sind nur so stark wie ihr schwächstes Glied, und für viele ist die Zeiterfassung genau dieses schwache Glied.

Indem Unternehmen EOR-Anbieter und Personalpartner als strategische Kooperationspartner anerkennen, können sie die Zeiterfassung von einer Compliance-Belastung in einen Motor für operative Exzellenz verwandeln. In einer Zeit, in der Agilität und Compliance Hand in Hand gehen, können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, das Ziel zu verfehlen.