Le prix à payer pour garder vos meilleurs partenaires de travail à distance
Adapté du contenu initialement publié par Staffing Industry Analysts.
Rédigé par Christie Heintz, PHR il est directeur principal, Réussite de la main-d’œuvre chez People2.0.
Les programmes de main-d’œuvre contingents à l’entreprise représentent des investissements importants. On parle de millions de dollars à travers des systèmes sophistiqués de gestion des fournisseurs (VMS), des fournisseurs de services gérés (MSP) et des programmes qui touchent des milliers de travailleurs.
Pourtant, plusieurs de ces programmes n’atteignent pas les résultats attendus. Et la raison est souvent la même : les entreprises traitent leurs partenaires employeur de dossier (EOR) et agent de dossier (AOR) comme des fournisseurs de back-office plutôt que comme des experts opérationnels qu’elles sont.
La plupart des entreprises aujourd’hui dépendent fortement des travailleurs indépendants et des travailleurs temporaires. Cela crée des exigences de conformité complexes qui nécessitent une expertise spécialisée. Mais les partenaires EOR et AOR sont régulièrement exclus des discussions sur la planification stratégique où leurs connaissances seraient le plus utiles.
Le résultat est un programme construit sur des informations incomplètes, et quelqu’un d’autre se retrouve à combler les lacunes.
Le problème du gardien
La version la plus dommageable de cela se joue comme ce que j’appelle la dynamique du gardien. Le MSP ou l’équipe d’entreprise filtre toute la communication entre le fournisseur EOR/AOR et le client d’entreprise. Rien ne coule directement.
Ce que tu obtiens, c’est un jeu téléphonique inefficace. L’information est retardée, le contexte se perd, et le type de résolution consultative de problèmes qui fait fonctionner les programmes devient presque impossible. Les problèmes qui pourraient être réglés rapidement restent plutôt en file d’attente.
People2.0 opère dans cet écosystème chaque jour, collaborant avec les MSP, les plateformes VMS et les entreprises qu’elle dessert dans 130+ pays. Lorsque nous sommes impliqués dans les conversations tôt, nous pouvons aider à concevoir des programmes qui fonctionnent réellement. Quand on nous tient à distance, on réagit à des problèmes qui n’auraient pas dû arriver.
Quand les systèmes échouent sans l’intervention du partenaire
La configuration VMS est un bon exemple où l’implication précoce est la plus importante. Lorsque des systèmes sont construits sans l’intervention des fournisseurs qui les utiliseront réellement, des lacunes apparaissent que personne n’avait prévues.
On le voit régulièrement. Les plateformes VMS qui ne peuvent pas gérer correctement les calculs des heures supplémentaires, obligeant les fournisseurs à manipuler manuellement les feuilles de temps. Gestion de la taxe de vente qui n’est pas prévue pour les juridictions où se trouvent les travailleurs. Suivi des congés payés qui ne tient pas compte des exigences locales de congé maladie.
Chacun de ces éléments devient une solution de contournement manuelle. Les solutions manuelles augmentent les coûts. Ils créent aussi des vulnérabilités de conformité, car ce sont les processus manuels qui font des erreurs.
Rien de tout cela n’est inévitable. Inclure vos partenaires EOR et AOR dans la phase d’implémentation technologique, avant que les décisions de configuration ne soient verrouillées, empêche la plupart des choses.
L’écart de formation continue
La configuration du système n’est qu’une partie du tableau. L’autre aspect que les entreprises sous-estiment constamment est la formation continue.
Les gestionnaires d’embauche ne connaissent souvent pas bien les exigences de classification des travailleurs. Cela crée un réel risque de mauvaise classification, et la mauvaise classification est l’une des erreurs les plus coûteuses qu’un programme de main-d’œuvre contingente puisse commettre. Les travailleurs autonomes et les employés ont chacun leurs propres exigences réglementaires, et ces exigences varient selon la juridiction.
Un partenaire EOR et AOR comme People2.0 peut travailler avec l’équipe qui gère la main-d’œuvre temporaire pour fournir cette formation. Pas comme un exercice d’intégration ponctuel, mais comme une partie continue du programme. Le roulement des gestionnaires est une réalité constante. Les nouvelles recrues arrivent sans connaissance institutionnelle. Les sessions de formation trimestrielles qui tiennent les gestionnaires informés des exigences de classification sont une façon simple de protéger le programme.
Les programmes qui affichent les taux de conformité et d’adoption les plus élevés sont ceux qui disposent d’outils et de ressources robustes pour leurs utilisateurs. Cette infrastructure ne se construit pas d’elle-même.
À quoi ressemble réellement l’intégration
Les programmes les plus performants avec lesquels nous travaillons ont quelques points en commun.
Ils maintiennent des équipes internes dédiées spécialisées dans la gestion de la main-d’œuvre contingente. Ces équipes servent de ponts entre les objectifs organisationnels et l’expertise apportée par des partenaires comme People2.0. Ils documentent des processus d’engagement clairs afin que chaque gestionnaire d’embauche sache exactement comment recruter de la main-d’œuvre temporaire, ce qui réduit la frustration et améliore l’expérience du contractuel.
Les indicateurs le reflètent. Les programmes les plus performants atteignent des taux de réussite par les entrepreneurs indépendants de 96% ou plus. C’est un signal fort que les gestionnaires d’embauche comprennent vraiment les exigences de classification et ne se contentent pas de deviner. Au-delà des indicateurs de conformité, les meilleurs programmes utilisent des sondages de satisfaction des entrepreneurs et des revues trimestrielles d’affaires pour suivre le délai d’intégration, la durée des missions et les modes de terminaison, puis utilisent ces données pour s’améliorer continuellement.
Le cas stratégique
Les entreprises les plus visionnaires comprennent que les partenaires EOR et AOR apportent une expertise qui va bien au-delà du traitement de la paie. Lorsqu’ils disposent d’un accès stratégique, ces partenaires deviennent des multiplicateurs de force : contribuant à la conception des systèmes, à la formation des gestionnaires, à l’infrastructure de conformité et à l’agilité des programmes.
Beaucoup d’entreprises commencent par répondre aux besoins immédiats de conformité des contractuels et développent à mesure que les programmes mûrissent et s’avèrent efficaces. Cette progression naturelle fonctionne bien. Cela crée la confiance et démontre la valeur de façon progressive. Mais cela ne fonctionne que si le partenariat est traité dès le départ comme une collaboration, et non comme une relation fournisseur à gérer à distance.
L’argument d’affaires est clair. Les entreprises qui considèrent les partenaires de la main-d’œuvre comme des collaborateurs stratégiques obtiennent de meilleurs résultats de conformité, une plus grande satisfaction des contractuels et des programmes plus efficaces dans l’ensemble. La question n’est pas de savoir si les organisations peuvent se permettre d’amener leurs partenaires EOR et AOR à la table. C’est une question de savoir s’ils peuvent se permettre de ne pas le faire.
Prêt à arrêter de laisser de la valeur sur la table? Voyez ce qui est possible lorsque vos partenaires de travail font vraiment partie de l’équipe.
