El precio de mantener a tus mejores colaboradores a distancia
Adaptado a partir de un contenido publicado originalmente por Staffing Industry Analysts.
Escrito por Christie Heintz, PHR es directora sénior de Éxito Laboral en People2.0.
Los programas de personal temporal de las empresas suponen inversiones considerables. Estamos hablando de millones de dólares destinados a sofisticados sistemas de gestión de proveedores (VMS), proveedores de servicios gestionados (MSP) y programas que afectan a miles de trabajadores.
Sin embargo, muchos de estos programas no alcanzan los resultados esperados. Y el motivo suele ser siempre el mismo: las empresas tratan a sus socios, el «empleador registrado» (EOR) y el «agent of record» (AOR), como simples proveedores de servicios administrativos, en lugar de como los expertos operativos que realmente son.
Hoy en día, la mayoría de las empresas dependen en gran medida de contratistas independientes y trabajadores temporales. Esto genera complejos requisitos de cumplimiento normativo que exigen conocimientos especializados. Sin embargo, a los socios de EOR y AOR se les suele dejar al margen de las conversaciones sobre planificación estratégica, precisamente donde sus conocimientos serían más útiles.
El resultado es un programa basado en información incompleta, y es otra persona la que tiene que ocuparse de subsanar las lagunas.
El problema del «guardián»
La versión más perjudicial de esto se manifiesta en lo que yo denomino la «dinámica del guardián». El MSP o el equipo de la empresa filtra toda la comunicación entre el proveedor de EOR/AOR y el cliente empresarial. No hay ningún flujo directo.
El resultado es un juego del teléfono ineficaz. La información se retrasa, se pierde el contexto y resulta casi imposible llevar a cabo ese tipo de resolución de problemas de forma consultiva que hace que los programas funcionen. Los problemas que podrían resolverse rápidamente acaban acumulándose en una cola.
People2.0 opera a diario en este ecosistema, colaborando con los MSP, las plataformas VMS y las empresas a las que prestan servicio en más de 130 países. Cuando se nos incluye en las conversaciones desde el principio, podemos ayudar a diseñar programas que realmente funcionen. Cuando se nos mantiene al margen, nos vemos obligados a reaccionar ante problemas que podrían haberse evitado.
Cuando los sistemas fallan sin la participación de los socios
La configuración del VMS es un buen ejemplo de un caso en el que la participación desde el principio es fundamental. Cuando los sistemas se desarrollan sin contar con la opinión de los proveedores que realmente los van a utilizar, surgen deficiencias que nadie había previsto.
Lo vemos con frecuencia. Plataformas VMS que no pueden gestionar correctamente los cálculos de horas extras, lo que obliga a los proveedores a modificar manualmente las hojas de asistencia. Una gestión del impuesto sobre las ventas que no está configurada para las jurisdicciones en las que se encuentran los trabajadores. Un seguimiento de los días libres remunerados que no tiene en cuenta los requisitos locales en materia de bajas por enfermedad.
Cada una de estas situaciones se convierte en una solución provisional manual. Las soluciones provisionales manuales aumentan los costes. Además, generan vulnerabilidades en materia de cumplimiento normativo, ya que los procesos manuales son donde se producen los errores.
Nada de esto es inevitable. Si se incluye a los socios de EOR y AOR en la fase de implementación de la tecnología, antes de que se tomen las decisiones definitivas sobre la configuración, se puede evitar la mayor parte de estos problemas.
La brecha en la formación continua
La configuración del sistema es solo una parte del panorama. La otra parte que las empresas suelen subestimar es la formación continua.
A menudo, los responsables de contratación no conocen bien los requisitos relativos a la clasificación de los trabajadores. Esto genera un riesgo real de clasificación errónea, y la clasificación errónea es uno de los errores más costosos que puede cometer un programa de personal temporal. Tanto los autónomos como los empleados están sujetos a sus propios requisitos normativos, y dichos requisitos varían según la jurisdicción.
Un socio especializado en EOR y AOR, como People2.0, puede colaborar con el equipo que gestiona la mano de obra temporal para impartir esa formación. No como una actividad puntual de incorporación, sino como parte integral y continua del programa. La rotación de los responsables es una realidad constante. Los nuevos contratados se incorporan sin conocer el funcionamiento de la empresa. Las sesiones de formación trimestrales que mantienen a los responsables al día sobre los requisitos de clasificación son una forma sencilla de proteger el programa.
Los programas que registran los índices más altos de cumplimiento y adopción son aquellos que cuentan con herramientas y recursos sólidos para sus usuarios. Esa infraestructura no se crea por sí sola.
Cómo es realmente la integración
Los programas más eficaces con los que colaboramos tienen algunas cosas en común.
Cuentan con equipos internos específicos especializados en la gestión de personal temporal. Estos equipos actúan como puente entre los objetivos de la organización y la experiencia que aportan socios como People2.0. Documentan procesos de contratación claros para que cada responsable de contratación sepa exactamente cómo incorporar a los trabajadores temporales, lo que reduce la frustración y mejora la experiencia de los contratistas.
Las métricas así lo reflejan. Los programas con mejores resultados alcanzan tasas de superación en las evaluaciones de los contratistas independientes del 96 % o más. Esto es una clara señal de que los responsables de contratación comprenden realmente los requisitos de clasificación y no se limitan a hacer conjeturas. Más allá de las métricas de cumplimiento, los mejores programas utilizan encuestas de satisfacción de los contratistas y revisiones trimestrales de la actividad para hacer un seguimiento del tiempo de incorporación, la duración de los encargos y los patrones de rescisión, y luego utilizan esos datos para mejorar continuamente.
El argumento estratégico
Las empresas más innovadoras comprenden que los socios de EOR y AOR aportan una experiencia que va mucho más allá de la gestión de nóminas. Cuando se les concede acceso estratégico, esos socios se convierten en multiplicadores de capacidad: contribuyen al diseño de sistemas, a la formación de los responsables, a la infraestructura de cumplimiento normativo y a la agilidad de los programas.
Muchas empresas empiezan por abordar las necesidades inmediatas de cumplimiento normativo de los contratistas y van ampliando sus iniciativas a medida que los programas maduran y demuestran su eficacia. Esa progresión natural funciona bien. Genera confianza y demuestra el valor de forma gradual. Pero solo funciona si la asociación se aborda como una colaboración desde el principio, y no como una relación con un proveedor que debe gestionarse a distancia.
Los argumentos económicos son claros. Las empresas que tratan a sus socios de personal como colaboradores estratégicos logran mejores resultados en materia de cumplimiento normativo, una mayor satisfacción de los contratistas y programas más eficaces en general. La cuestión no es si las organizaciones pueden permitirse incluir a sus socios de EOR y AOR en el proceso de toma de decisiones, sino si pueden permitirse no hacerlo.
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