De prijs die je betaalt als je je beste medewerkers op afstand houdt
Aangepast op basis van inhoud die oorspronkelijk is gepubliceerd door Staffing Industry Analysts.
Geschreven door Christie Heintz, PHR is Senior Director, Workforce Success bij People2.0.
Programma’s voor tijdelijke arbeidskrachten binnen bedrijven vormen aanzienlijke investeringen. We hebben het hier over miljoenen dollars die worden besteed aan geavanceerde leveranciersbeheersystemen (VMS), managed service providers (MSP’s) en programma’s waarbij duizenden werknemers betrokken zijn.
Toch halen veel van deze programma’s de verwachte resultaten niet. En de reden daarvoor is vaak dezelfde: bedrijven beschouwen hun ‘employer of record (EOR)’ en ‘agent of record (AOR)’ partners als backoffice-leveranciers in plaats van als de operationele experts die ze in werkelijkheid zijn.
De meeste bedrijven zijn tegenwoordig sterk afhankelijk van zelfstandige contractanten en tijdelijke krachten. Dit leidt tot complexe nalevingsvereisten waarvoor gespecialiseerde expertise nodig is. Toch worden EOR- en AOR-partners vaak buiten de strategische planningsgesprekken gehouden, terwijl hun kennis daar juist het meest van pas zou komen.
Het resultaat is een programma dat is gebaseerd op onvolledige informatie, en iemand anders moet vervolgens de gaten opvullen.
Het ‘Gatekeeper’-probleem
De meest schadelijke variant hiervan komt tot uiting in wat ik de ‘poortwachtersdynamiek’ noem. Het MSP- of bedrijfsteam filtert alle communicatie tussen de EOR-/AOR-aanbieder en de zakelijke klant. Er vindt geen directe communicatie plaats.
Het resultaat is een inefficiënt telefoonspel. Informatie loopt vertraging op, de context gaat verloren en het soort overleggerichte probleemoplossing dat programma’s laat slagen, wordt vrijwel onmogelijk. Kwesties die snel zouden kunnen worden opgelost, blijven in de wachtrij hangen.
People2.0 is dagelijks actief binnen dit ecosysteem en werkt samen met MSP’s, VMS-platforms en de ondernemingen die zij bedienen in meer dan 130 landen. Wanneer we al in een vroeg stadium bij de gesprekken worden betrokken, kunnen we helpen bij het ontwerpen van programma’s die daadwerkelijk werken. Als we op afstand worden gehouden, blijven we achter met het oplossen van problemen die voorkomen hadden kunnen worden.
Wanneer systemen falen zonder inbreng van partners
De configuratie van VMS is een goed voorbeeld van een situatie waarin vroegtijdige betrokkenheid van cruciaal belang is. Wanneer systemen worden ontwikkeld zonder inbreng van de zorgverleners die ze daadwerkelijk gaan gebruiken, ontstaan er hiaten die niemand had voorzien.
We zien het regelmatig gebeuren. VMS-platforms die overuren niet correct kunnen berekenen, waardoor dienstverleners gedwongen worden om urenstaten handmatig aan te passen. De afhandeling van omzetbelasting is niet afgestemd op de rechtsgebieden waar de werknemers zich bevinden. Bij het bijhouden van betaald verlof wordt geen rekening gehouden met lokale voorschriften inzake ziekteverlof.
Dit alles leidt tot handmatige tijdelijke oplossingen. Handmatige tijdelijke oplossingen drijven de kosten op. Bovendien leiden ze tot risico’s op het gebied van naleving, omdat fouten nu eenmaal vaak voorkomen bij handmatige processen.
Dit alles is niet onvermijdelijk. Door je EOR- en AOR-partners al in de implementatiefase van de technologie te betrekken, nog voordat de configuratiebeslissingen definitief zijn vastgelegd, kun je het grootste deel hiervan voorkomen.
De kloof op het gebied van permanente educatie
De systeemconfiguratie is slechts een deel van het geheel. Het andere aspect dat bedrijven steevast onderschatten, is voortdurende bijscholing.
Wervingsmanagers zijn vaak niet goed op de hoogte van de vereisten voor de indeling van werknemers. Dat leidt tot een reëel risico op verkeerde indeling, en een verkeerde indeling is een van de duurste fouten die een programma voor tijdelijk personeel kan maken. Voor zelfstandige contractanten en werknemers gelden elk hun eigen wettelijke vereisten, en die vereisten verschillen per rechtsgebied.
Een EOR- en AOR-partner zoals People2.0 kan samenwerken met het team dat het tijdelijk personeel beheert om die opleiding te verzorgen. Niet als een eenmalige introductie, maar als een doorlopend onderdeel van het programma. Het verloop onder managers is een constante realiteit. Nieuwe medewerkers komen binnen zonder kennis van de organisatie. Driemaandelijkse trainingssessies die managers op de hoogte houden van de classificatie-eisen, zijn een eenvoudige manier om het programma te beschermen.
De programma’s die de hoogste nalevings- en acceptatiegraad kennen, zijn de programma’s die hun gebruikers robuuste hulpmiddelen en bronnen bieden. Die infrastructuur ontstaat niet vanzelf.
Hoe integratie er in de praktijk uitziet
De best presterende programma’s waarmee we samenwerken, hebben een aantal dingen gemeen.
Ze beschikken over speciale interne teams die gespecialiseerd zijn in het beheer van tijdelijke arbeidskrachten. Deze teams fungeren als schakel tussen de organisatiedoelstellingen en de expertise die partners zoals People2.0 inbrengen. Ze leggen duidelijke inzetprocessen vast, zodat elke wervingsmanager precies weet hoe hij of zij tijdelijke arbeidskrachten moet aantrekken, wat frustratie vermindert en de ervaring van de zzp’ers verbetert.
De statistieken weerspiegelen dit. De best presterende programma’s behalen een slagingspercentage van 96% of hoger bij de beoordeling van zelfstandige contractanten. Dat is een duidelijk teken dat wervingsmanagers de classificatievereisten daadwerkelijk begrijpen en niet zomaar gissen. Naast de nalevingscijfers maken de beste programma’s gebruik van tevredenheidsenquêtes onder zzp’ers en driemaandelijkse bedrijfsbeoordelingen om de doorlooptijd tot indiensttreding, de duur van opdrachten en beëindigingspatronen bij te houden, en gebruiken ze die gegevens vervolgens om continu te verbeteren.
De strategische argumentatie
De meest vooruitstrevende ondernemingen beseffen dat EOR- en AOR-partners expertise inbrengen die veel verder reikt dan alleen de salarisverwerking. Wanneer ze strategische toegang krijgen, fungeren deze partners als krachtversterkers: ze leveren een bijdrage aan het systeemontwerp, de opleiding van managers, de infrastructuur voor naleving van regelgeving en de flexibiliteit van het programma.
Veel bedrijven beginnen met het aanpakken van de directe behoeften op het gebied van naleving door onderaannemers en breiden hun aanpak van daaruit uit naarmate de programma’s zich verder ontwikkelen en succesvol blijken te zijn. Die natuurlijke ontwikkeling werkt goed. Het bouwt vertrouwen op en toont stap voor stap de meerwaarde aan. Maar het werkt alleen als het partnerschap vanaf het begin wordt benaderd als een samenwerking, en niet als een leveranciersrelatie die op afstand moet worden beheerd.
De zakelijke argumenten spreken voor zich. Bedrijven die hun personeelspartners als strategische partners behandelen, behalen betere resultaten op het gebied van naleving, een hogere tevredenheid onder contractanten en over het algemeen effectievere programma’s. De vraag is niet of organisaties het zich kunnen veroorloven om hun EOR- en AOR-partners aan tafel te betrekken. De vraag is of ze het zich kunnen veroorloven om dat niet te doen.
Klaar om geen kansen meer te laten liggen? Ontdek wat er mogelijk is als uw personeelspartners echt deel uitmaken van het team.
