Ce que signifie la mise à jour d’application de mars 2026 pour votre programme de conformité.
L’Immigration and Customs Enforcement des États-Unis (ICE) a considérablement révisé son approche pour évaluer les erreurs du formulaire I-9 lors des audits. Bien que la loi fédérale sous-jacente n’ait pas changé, l’ICE a mis de côté des décennies de directives antérieures et considère maintenant de nombreuses erreurs courantes de l’I-9 comme des violations substantielles soumises à des sanctions immédiates et sans période de correction.
Qu’est-ce qui a changé
En mars 2026, l’ICE a mis à jour ses directives d’inspection du formulaire I-9 de longue date en reclassant de nombreuses erreurs historiquement considérées comme techniques ou procédurales en violations substantielles. Les infractions substantielles ne sont pas admissibles à la période de correction de 10 jours ouvrables et peuvent entraîner des pénalités pécuniaires immédiates contre les employeurs si elles sont identifiées lors d’une inspection.
Cette directive s’écarte de décennies de pratiques d’application qui permettaient aux employeurs de corriger certaines lacunes de l’I-9 après avoir reçu un avis d’inspection (NOI). L’ICE a changé son interprétation et sa posture d’application, et non les exigences législatives elles-mêmes.
Ce que la loi dit encore
Selon la Loi sur l’immigration et la nationalité(INA) § 274A :
- Les employeurs peuvent corriger des erreurs techniques ou procédurales du formulaire I-9 dans les 10 jours ouvrables suivant l’avis.
- Les violations substantielles ne sont pas corrigibles et peuvent entraîner des sanctions civiles.
Exemples d’erreurs désormais traitées comme substantielles
Selon les directives révisées, l’ICE peut imposer des pénalités pour les erreurs, y compris, mais sans s’y limiter :
- Date de naissance de l’employé manquant dans la Section 1
- Date de signature manquante de l’employé dans la Section 1
- Date d’embauche manquante dans la Section 2
- Nom ou titre de représentant employeur manquant ou incomplet
- Informations manquantes ou incorrectement enregistrées sur les documents de la liste A, B ou C
- Utilisation du formulaire I-9 en espagnol à l’extérieur de Porto Rico
- Informations incomplètes sur le préparateur/traducteur (Supplément A)
- Date de réembauche manquante (Supplément B)
- Erreurs liées à la vérification à distance, y compris l’absence de participation adéquate à E-Verify lors de l’utilisation de la procédure alternative
Il est à noter que conserver des photocopies de documents ne corrige pas les champs de formulaire manquants ou incomplets, même si les copies sont claires et lisibles. L’approche mise à jour de l’application mise sur une exhaustivité stricte et une précision, même lorsqu’un employé est entièrement autorisé à travailler.
Pourquoi c’est important
- Aucune occasion de guérir : De nombreuses erreurs historiquement corrigées après une NOI sont maintenant immédiatement perceptibles.
- Pénalités accrues : Les amendes civiles varient actuellement de 288 $ à 2 861 $ par infraction, imposées selon le formulaire I-9.
- Défense de bonne foi réduite : La position révisée de l’ICE limite considérablement la confiance aux arguments de complétion de bonne foi.
- Risque d’incohérence en audit : L’ICE n’a pas distingué les violations nouvellement reclassées, augmentant ainsi la discrétion des évaluateurs lors des inspections.
Actions suivantes recommandées
Compte tenu de ce changement, People2.0 encourage nos clients en libre-service qui traitent les formulaires I-9 à envisager les étapes proactives suivantes :
- Examinez les pratiques de vérification à distance pour confirmer l’inscription à E-Verify et la bonne utilisation de la procédure alternative.
- Contactez notre équipe RH pour toute question concernant les exigences de complétion du formulaire I-9, et demandez des formations si nécessaire.
- Assurez-vous d’assurer une documentation cohérente et des traces d’audit
- Informez immédiatement l’équipe RH de People2.0 ou votre gestionnaire des services à la client en cas d’avis d’inspection ICE sur le lieu de travail d’un client final.
Comment People2.0 soutient les partenaires
Nos équipes de service complet continueront de mener un audit interne du formulaire I-9 afin d’identifier et de corriger les déficiences potentielles à haut risque.
Nous surveillons activement l’approche d’application de l’ICE et ses implications pratiques. Si vous avez des questions sur ces changements ou avez besoin de soutien ou d’une formation, veuillez contacter votre gestionnaire des services à la clientèle ou notre équipe RH à HR@people20.com, nous sommes là pour vous soutenir.
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