Wetgevende update: ICE breidt uit wat telt als een wezenlijke overtreding van formulier I-9

Wat de handhavingsupdate van maart 2026 betekent voor uw nalevingsprogramma.

U.S. Immigration and Customs Enforcement (ICE) heeft zijn aanpak van het evalueren van formulier I-9 fouten tijdens audits aanzienlijk herzien. Hoewel de onderliggende federale wet niet is veranderd, heeft ICE decennia van eerdere richtlijnen terzijde geschoven en behandelt nu veel routinematige I-9 fouten als substantiële overtredingen waarvoor onmiddellijke boetes en geen correctieperiode gelden.

Wat is er veranderd?

In maart 2026 heeft ICE haar al lang bestaande inspectierichtlijnen voor Formulier I-9 bijgewerkt door veel fouten die in het verleden als technische of procedurele overtredingen werden behandeld, te herclassificeren als substantiële overtredingen. Materiële overtredingen komen niet in aanmerking voor de correctieperiode van 10 werkdagen en kunnen leiden tot onmiddellijke geldboetes voor werkgevers als ze tijdens een inspectie worden ontdekt.

Dit advies wijkt af van de decennialange handhavingspraktijk die werkgevers toestond om bepaalde I-9 tekortkomingen te corrigeren na ontvangst van een Notice of Inspection (NOI). ICE veranderde zijn interpretatie en handhavingshouding, niet de wettelijke vereisten zelf.

Wat de wet nog steeds zegt

Onder de Immigration andNationality Act (INA) § 274A:

• Werkgevers mogen technische of procedurele fouten in formulier I-9 binnen 10 werkdagen na kennisgeving corrigeren.
• Inhoudelijke overtredingen kunnen niet worden gecorrigeerd en kunnen leiden tot civielrechtelijke sancties.

Voorbeelden van fouten die nu als materieel worden behandeld

Volgens de herziene richtlijnen kan ICE boetes opleggen voor fouten, met inbegrip van maar niet beperkt tot het volgende:

• Geboortedatum van werknemer ontbreekt in Sectie 1
• Datum handtekening werknemer ontbreekt in Sectie 1
• Ontbrekende datum van indiensttreding in Sectie 2
• Ontbrekende of onvolledige naam of titel van de vertegenwoordiger van de werkgever
• Ontbrekende of onjuist opgenomen informatie over documenten van lijst A, B of C
• Gebruik van het Spaanstalige formulier I-9 buiten Puerto Rico
• Onvolledige informatie over de opsteller/vertaler (supplement A)
• Ontbrekende herplaatsingsdatum (Supplement B)
• Fouten met verificatie op afstand, waaronder het niet correct deelnemen aan E-Verify bij gebruik van de alternatieve procedure

Met name het bewaren van fotokopieën van documenten is geen oplossing voor ontbrekende of onvolledige formuliervelden, zelfs als de kopieën duidelijk en leesbaar zijn. De bijgewerkte handhavingsaanpak richt zich op strikte volledigheid en precisie, zelfs als een werknemer verder volledig bevoegd is om te werken.

Waarom dit van belang is

• Geen mogelijkheid tot herstel: Veel fouten die in het verleden na een NOI werden hersteld, zijn nu onmiddellijk aanvechtbaar.
• Hogere boetes: Civielrechtelijke boetes variëren momenteel van $288 tot $2.861 per overtreding, per formulier I-9.
• Minder verdediging te goeder trouw: Het herziene standpunt van ICE beperkt aanzienlijk het beroep op argumenten van voltooiing te goeder trouw.
• Risico van inconsistentie bij audits: ICE heeft nieuw geherclassificeerde overtredingen niet onderscheiden, waardoor de beoordelaar meer discretie heeft tijdens inspecties.

Aanbevolen volgende acties

Gezien deze verschuiving dringt People2.0 er bij onze selfserviceklanten die formulieren I-9 verwerken op aan om de volgende proactieve stappen te overwegen:

1. Controleer de praktijken voor verificatie op afstand om de E-Verify-inschrijving en het juiste gebruik van de alternatieve procedure te bevestigen.
2. Neem contact op met ons HR-team als je vragen hebt over de vereisten voor het invullen van formulier I-9 en vraag indien nodig om trainingen.
3. Zorgen voor consistente documentatie en controletrajecten
4. Waarschuw People2.0 HR team of je client services manager onmiddellijk in het geval van een ICE Notice of Inspection op de werkplek van een eindklant.

Hoe People2.0 partners ondersteunt

Onze full-service teams zullen doorgaan met het uitvoeren van een interne formulier I-9 audit om mogelijke tekortkomingen met een hoog risico te identificeren en aan te pakken.

We houden de handhavingsaanpak van ICE en de praktische implicaties actief in de gaten. Als je vragen hebt over deze veranderingen of ondersteuning of een training nodig hebt, neem dan contact op met je client services manager of ons HR-team op HR@people20.com, we zijn er om je te ondersteunen.

Nog geen People2.0 partner? We laten je graag zien hoe we teams als het jouwe helpen om veranderingen in de handhaving zoals deze voor te blijven. Neem contact op om vandaag nog te beginnen!

De informatie in dit bericht is niet bedoeld als juridisch advies, maar alle informatie, inhoud en materialen zijn uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden. De informatie in deze update is niet bedoeld om volledig te zijn en vormt mogelijk niet de meest actuele juridische of andere informatie. Lezers dienen contact op te nemen met hun advocaat om advies in te winnen met betrekking tot een bepaalde juridische kwestie. Geen enkele lezer mag handelen of nalaten te handelen op basis van de informatie in deze update zonder eerst juridisch advies in te winnen van een advocaat in het relevante rechtsgebied. .