Qué significa para su programa de cumplimiento la actualización de marzo de 2026.
El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE.UU. (ICE) ha revisado significativamente su enfoque para evaluar los errores del formulario I-9 durante las auditorías. Aunque la ley federal subyacente no ha cambiado, el ICE ha dejado de lado décadas de directrices anteriores y ahora trata muchos errores rutinarios del formulario I-9 como infracciones sustantivas sujetas a sanciones inmediatas y sin periodo de corrección.
Qué ha cambiado
En marzo de 2026, ICE actualizó su antigua guía de inspección del Formulario I-9 reclasificando muchos errores que históricamente eran tratados como técnicos o de procedimiento en violaciones sustantivas. Las infracciones sustantivas no tienen derecho al periodo de corrección de 10 días hábiles y pueden dar lugar a sanciones monetarias inmediatas contra los empleadores si se identifican durante una inspección.
Esta orientación se aparta de décadas de práctica de aplicación que permitía a los empleadores corregir ciertas deficiencias del I-9 después de recibir un Aviso de Inspección (NOI). El ICE ha cambiado su interpretación y su postura en materia de aplicación, pero no los requisitos legales en sí.
Lo que sigue diciendo la ley
En virtud de laLey de Inmigración yNacionalidad (INA) § 274A:
- Los empresarios pueden corregir los errores técnicos o de procedimiento del formulario I-9 en un plazo de 10 días hábiles a partir de la notificación.
- Las infracciones sustanciales no son corregibles y pueden dar lugar a sanciones civiles.
Ejemplos de errores que ahora se consideran sustantivos
Con arreglo a las directrices revisadas, el ICE puede imponer sanciones por errores que incluyan, entre otros, los siguientes:
- Falta la fecha de nacimiento del empleado en la sección 1
- Falta la fecha de la firma del empleado en la sección 1
- Falta la fecha de contratación en la sección 2
- Nombre o cargo del representante de la empresa omitido o incompleto
- Información sobre documentos de las Listas A, B o C inexistente o registrada incorrectamente
- Uso del Formulario I-9 en español fuera de Puerto Rico
- Información incompleta del preparador/traductor (Suplemento A)
- Falta la fecha de recontratación (Suplemento B)
- Errores relacionados con la verificación a distancia, incluida la no participación adecuada en E-Verify cuando se utiliza el procedimiento alternativo.
En particular, la conservación de fotocopias de los documentos no subsana la falta de campos o la cumplimentación incompleta de los formularios, aunque las copias sean claras y legibles. El enfoque de aplicación actualizado se centra en la exhaustividad y la precisión estrictas, incluso cuando un empleado está plenamente autorizado para trabajar.
Por qué es importante
- No hay oportunidad de subsanar: Muchos errores que históricamente se subsanaban tras una NOI ahora son inmediatamente citables.
- Aumento de las sanciones: Las multas civiles oscilan actualmente entre 288 y 2.861 dólares por infracción, evaluadas por formulario I-9.
- Reducción de la defensa de buena fe: La postura revisada del ICE limita significativamente la confianza en los argumentos de finalización de buena fe.
- Riesgo de incoherencia en las auditorías: El ICE no ha distinguido las infracciones recientemente reclasificadas, lo que aumenta la discrecionalidad del evaluador durante las inspecciones.
Próximas medidas recomendadas
Teniendo en cuenta este cambio, People2.0 insta a nuestros clientes de autoservicios que procesan el formulario I-9 a considerar las siguientes medidas proactivas:
- Revisar las prácticas de verificación a distancia para confirmar la inscripción en E-Verify y el uso correcto del procedimiento alternativo.
- Póngase en contacto con nuestro equipo de RR.HH. si tiene alguna pregunta sobre los requisitos de cumplimentación del formulario I-9, y solicite formación si es necesario.
- Garantizar la coherencia de la documentación y las pistas de auditoría
- Alerte inmediatamente al equipo de RR.HH. de People2.0 o a su gestor de servicios al cliente en caso de recibir una Notificación de Inspección del ICE en el lugar de trabajo de un cliente final.
Cómo apoya People2.0 a sus socios
Nuestros equipos de servicio completo seguirán realizando una auditoría interna del formulario I-9 para identificar y abordar posibles deficiencias de alto riesgo.
Estamos supervisando activamente el planteamiento de aplicación del ICE y sus implicaciones prácticas. Si tiene alguna pregunta sobre estos cambios o necesita apoyo o formación, póngase en contacto con su gestor de atención al cliente o con nuestro equipo de RRHH en HR@people20.com, estamos aquí para ayudarle.
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