Las preguntas que debes plantearte antes de confiar tu programa de contratistas a un proveedor
Según un estudio de ManpowerGroup, hasta el 75 % de las empresas tienen dificultades para cubrir puestos de trabajo. Los contratistas independientes ayudan a subsanar esta carencia aportando las competencias especializadas y la capacidad necesarias para llevar a cabo los proyectos con éxito.
Trabajar con autónomos resulta especialmente valioso para las empresas que dan prioridad a la agilidad. En lugar de contratar personal fijo, las empresas pueden ampliar o reducir el número de autónomos en función de cómo evolucionen las necesidades del negocio.
Aunque las ventajas de recurrir a contratistas son evidentes, contratarlos cumpliendo con la normativa puede resultar complejo, sobre todo si se contratan fuera de las fronteras estatales, provinciales o nacionales. Afortunadamente, un agent of record (AOR) adecuado simplifica el proceso al encargarse de muchas de las complejas tareas administrativas necesarias para contratar a los autónomos. A continuación, compartimos algunas consideraciones clave que te ayudarán a identificar al socio AOR ideal.
Empieza por el programa de contratistas independientes que necesitas gestionar
Antes de comparar los AOR, define el programa de contratistas independientes que necesitas que gestionen.
Empieza por su tamaño y forma. ¿El AOR dará apoyo a un pequeño grupo de especialistas que trabajan en un solo proyecto, o a contratistas que colaboran en diferentes unidades de negocio? Ten en cuenta cuántos contratistas necesitarán apoyo y en qué medida puede variar esa cifra a medida que los proyectos se inicien y finalicen.
También conviene tener en cuenta si el proveedor ofrece servicios de «empleador registrado» (EOR), sobre todo si tu programa de personal incluye tanto a autónomos como a empleados temporales. En People2.0, ofrecemos servicios tanto de AOR como de EOR, de modo que las empresas puedan gestionar estos diferentes tipos de contratación a través de un único socio.
Deben ser expertos en la clasificación y el cumplimiento normativo de los contratistas
El cumplimiento normativo de los contratistas independientes es complejo, ya que no existe un enfoque universal que funcione en todas las jurisdicciones y en todos los proyectos.
En EE. UU., por ejemplo, los distintos estados utilizan métodos diferentes para determinar si una persona puede ser considerada contratista independiente. En California, un contrato debe cumplir todas las condiciones de la prueba ABC. Nueva York aplica un marco diferente que se centra en el grado de supervisión y control que la empresa ejerce sobre el trabajador. Por lo tanto, un proceso de clasificación diseñado para una jurisdicción no puede aplicarse sin más en otra.
El cumplimiento normativo tampoco es nunca una tarea que se realice una sola vez. Si cambia la función del contratista o la forma en que se gestiona su trabajo, es posible que la relación ya no cumpla los requisitos de clasificación. Por lo tanto, el AOR debe contar con controles de cumplimiento sólidos para garantizar que los contratistas estén correctamente clasificados, especialmente a medida que evoluciona la relación.
La experiencia humana es fundamental para reducir el riesgo de clasificación errónea
La clasificación errónea de los contratistas puede acarrear multas sustanciales y dañar la reputación de una empresa. Para reducir ese riesgo se necesita a alguien capaz de interpretar la legislación pertinente y los detalles del contrato.
La tecnología puede organizar la información y señalar posibles problemas. Sin embargo, no puede resolver normas ambiguas ni decidir cómo deben sopesarse los hechos contradictorios. Un AOR dirigido por personas cuenta con la participación de expertos locales en cumplimiento normativo en la decisión final, con la tecnología como apoyo a su criterio.
Dichos expertos también deben elaborar un registro de la evaluación que sea auditable y defendible. Si se cuestiona la clasificación, este registro ayuda a la empresa a demostrar cómo se llegó a esa conclusión y que se siguió el proceso de revisión correcto.
Elige una agencia de relaciones con los medios (AOR) con cobertura global y experiencia local
Trabajar con una sola agencia de relaciones con los medios (AOR) en varios países proporciona a la empresa un programa coordinado y un único punto de responsabilidad. Además, facilita la expansión, ya que la empresa no tiene que designar a un nuevo proveedor cada vez que entra en otro mercado.
La agencia de relaciones con los medios (AOR) que elijas debe contar con expertos sobre el terreno en cada mercado que se mantengan al día de las normativas locales, en constante evolución. También deben comprender las normas culturales que influyen en la forma en que los contratistas prefieren comunicarse y recibir apoyo. Sin el aporte local, una AOR puede quedarse rezagada respecto a los cambios en materia de cumplimiento normativo o generar fricciones innecesarias.
Asegúrate de que la agencia de relaciones con los medios pueda trabajar con tu programa actual
La plataforma del AOR debe dar soporte a todo el ciclo de vida de los contratistas, desde la clasificación y la gestión de contratos hasta la incorporación, el pago y la baja. Tu equipo debe poder ver el estado de cada contrato y cualquier asunto que requiera una acción. Cuanta más visibilidad tengas sobre tu plantilla, más fácil será minimizar los costes y el riesgo de incumplimiento normativo.
La plataforma también debe ser compatible con los sistemas que ya utiliza su empresa. La información debe fluir sin problemas entre el AOR y las herramientas que utilizan sus equipos de personal, compras y finanzas.
Muchas empresas también recurren a un proveedor de servicios gestionados (MSP) o a proveedores de personal. La agencia de referencia (AOR) debe intercambiar información con estos socios y dejar claro quién se encarga de cada paso. De lo contrario, tu equipo acabará transmitiendo mensajes y resolviendo problemas entre los distintos proveedores.
Muchas empresas también recurren a un proveedor de servicios gestionados (MSP) o a proveedores de personal. La agencia de referencia (AOR) debe intercambiar información con estos socios y dejar claro quién se encarga de cada paso. De lo contrario, tu equipo acabará transmitiendo mensajes y resolviendo problemas entre los distintos proveedores.
Cinco preguntas que hay que hacer a un posible AOR
Hay muchas preguntas que vale la pena plantear antes de elegir una AOR. Como punto de partida, las cinco siguientes sintetizan los requisitos de la empresa en preguntas fundamentales que hay que plantear a cada proveedor:
- ¿Podéis dar respuesta a las necesidades actuales en cuanto a países y volumen de contratistas, así como a nuestra probable expansión?
- ¿Cómo evalúan y documentan sus expertos cada clasificación, y qué factores desencadenan una reevaluación?
- ¿Habrá expertos locales disponibles en todos los mercados para explicar los cambios normativos y dar apoyo a nuestros contratistas?
- ¿Cómo gestionará su plataforma los contratos, la incorporación de nuevos trabajadores y los pagos, al tiempo que colabora con nuestros sistemas actuales y nuestros socios de personal?
- ¿A qué niveles de servicio se comprometerán y qué pruebas demuestran que pueden cumplirlos en un programa de nuestro tamaño?
Colaboración con People2.0, un socio AOR de probada solvencia
En People2.0, llevamos más de 25 años prestando apoyo a programas de personal a nivel mundial. Las empresas de la lista Fortune 500 confían en nuestros servicios EOR y AOR para empresas, que cuentan con el respaldo de las capacidades que cabe esperar de un socio de confianza:
- Cumplimiento normativo supervisado por expertos: los especialistas locales en cumplimiento normativo aplican la normativa vigente sobre contratistas a cada proyecto, con el apoyo de tecnología integrada que facilita su trabajo.
- Amplia cobertura global: Contratamos a contratistas independientes de conformidad con la normativa en más de 130 mercados.
- Experiencia contrastada a gran escala: Realizamos más de 10 000 evaluaciones de contratistas independientes cada año, sin ningún error de clasificación en ninguna de las regiones.
- Infraestructura administrativa fiable: gestionamos contratos, incorporaciones, facturas y pagos, lo que reduce significativamente la carga de trabajo de tus equipos internos.
Tanto si estás expandiéndote a nuevos mercados como si quieres reforzar un programa de contratistas ya existente, People2.0 cuenta con la experiencia y la infraestructura necesarias para ayudarte.
Ponte en contacto con nosotros para hablar de tus necesidades en materia de AOR.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puede una empresa elaborar una lista de preselección de posibles proveedores de servicios de «agente de registro»?
Lo primero es definir el tamaño, las ubicaciones y las necesidades del programa de contratistas que debe gestionar el proveedor de servicios de agente de referencia. A continuación, la empresa puede elegir al proveedor cuya cobertura y servicios se ajusten mejor a esos requisitos.
¿Qué criterios deben utilizar las empresas a la hora de comparar proveedores de servicios de agente de registro?
Compare a los proveedores preseleccionados en función de su experiencia en materia de cumplimiento normativo, su conocimiento del mercado local, las capacidades de su plataforma y su experiencia a gran escala. Estos criterios permiten determinar si un proveedor de servicios de agente de registro puede clasificar correctamente a los contratistas y gestionar el programa de forma fiable.
¿Cómo debería colaborar un AOR con un MSP o un proveedor de personal?
Un AOR debe intercambiar la información necesaria con el MSP o los proveedores de personal de una empresa y dejar claro quién es el responsable de cada paso. Esto ayuda a evitar retrasos y la repetición de tareas.
¿Qué pruebas debe solicitar una empresa al comparar proveedores de servicios de gestión de contratistas (AOR)?
Pida pruebas de que el proveedor haya gestionado programas de contratistas similares de forma fiable. Las referencias de otras empresas y los datos sobre los servicios prestados pueden demostrar si el proveedor opera a la escala requerida, mientras que las declaraciones de cumplimiento deben indicar claramente qué servicios y qué colectivos de trabajadores cubren.
¿Qué debe esperar una empresa de una plataforma de AOR?
Una plataforma AOR debe proporcionar a la empresa una visibilidad clara de sus contratos con proveedores, incluido el trabajo subcontratado al proveedor. Debe mostrar en qué fase se encuentra cada contrato, señalar cualquier aspecto que la empresa deba aprobar e intercambiar información con sus sistemas actuales.
