Cinq phases pour une stratégie optimisée de gestion de la main-d’œuvre contingente

Dans la plupart des grandes organisations, l’embauche conditionnelle fait partie intégrante de la façon dont le travail est effectué. Les travailleurs conditionnels sont une part si importante de la main-d’œuvre moderne que 80% des organisations prévoient augmenter leur main-d’œuvre temporaire dans les prochaines années, selon les recherches de WifiTalents.

À mesure que les entreprises deviennent plus dépendantes des travailleurs temporaires, les programmes utilisés pour gérer cette main-d’œuvre doivent être continuellement optimisés pour éviter de céder sous la pression. Pensez-y comme construire une maison. Si vous continuez à ajouter des planchers sans renforcer la fondation ou les supports, quelque chose risque de s’effondrer.

Heureusement, il existe une approche claire et progressive pour renforcer les stratégies contingentes. Mais pour comprendre chaque phase, il faut d’abord analyser à quoi ressemble une bonne stratégie de gestion des contingents.

Que devrait inclure une stratégie de gestion de la main-d’œuvre temporaire?

Le personnel temporaire est la pratique consistant à embaucher des travailleurs temporaires ou indépendants ou des contractuels pour répondre à des besoins à court terme. En tirant parti du personnel contingent, les entreprises peuvent réduire les coûts de main-d’œuvre liés à l’embauche d’employés à temps plein tout en maintenant l’efficacité opérationnelle pendant les périodes de pointe ou les phases de transition.

Cet accès à un éventail plus large de talents permet aux entreprises de trouver le bon choix pour des projets ou des tâches spécifiques, mais il nécessite une gestion rigoureuse pour assurer le respect des lois et règlements du travail. Une stratégie de gestion temporaire de la main-d’œuvre est la main directrice, assurant que les travailleurs sont conformes et bien gérés.

Composantes clés de toute stratégie de gestion contingente

Concrètement, la stratégie a besoin de règles claires sur la façon dont les talents conditionnels sont demandés, engagés, gérés et déplacés, ainsi que les systèmes et partenaires qui rendent ces règles faciles à suivre.

• Portée et itinéraires d’engagement : Définissez ce que « contingent » inclut dans votre entreprise, et précisez quelle voie d’engagement utiliser pour les besoins courants, comme un temporaire d’agence de placement, un contractuel salarié ou un travailleur autonome. C’est important parce que choisir la mauvaise voie crée un risque de conformité évitable et ralentit les approbations.
• Admission et approbations : Construisez une façon simple d’engager les talents potentiels, avec une gestion budgétaire claire et les détails minimaux nécessaires pour avancer rapidement. Les détails devraient inclure à quoi se ressemble le succès, les compétences, l’emplacement, la date de début, la durée prévue et les besoins d’accès.
• Gestion du cycle de vie : Standardisez ce qui doit se faire avant le premier jour, comment les changements et extensions sont gérés, et ce que comprend un démontage propre.
• Visibilité et amélioration : Maintenez une seule source de vérité sur qui est engagé et où, relisez régulièrement un petit ensemble de mesures et corrigez les goulots d’étranglement. À mesure que le programme mûrit, aidez les entreprises à relier la planification des employés et des contingents afin que les équipes puissent prévoir la demande et appliquer des règles d’engagement cohérentes selon les types de travailleurs.

Une autre considération cruciale est de garantir la conformité réglementaire pour tous les travailleurs. Cela peut être extrêmement complexe , car les talents de contingent proviennent souvent de différents États, provinces et pays. Comme les réglementations diffèrent selon les juridictions locales, engager des talents transfrontaliers augmente le risque de non-conformité. Pour revenir à notre analogie de la construction de maisons, la conformité est un pilier porteur qui doit rester solide malgré la pression incroyable qui lui pèse. Pour cela, votre stratégie doit accorder du soin et de l’attention à la conformité.

Les organisations qui manquent d’expertise et d’infrastructure devraient envisager de s’associer à une plateforme ou un fournisseur spécialisé en conformité.

À lire aussi : Vous cherchez des étapes détaillées pour gérer efficacement et maximiser la valeur de vos travailleurs conditionnels? Consultez notre guide : 9 étapes pour élaborer une stratégie de main-d’œuvre contingente réussie

Optimisation de la gestion de la main-d’œuvre temporaire

Les cinq phases ci-dessous offrent un moyen simple de localiser l’état des entreprises dans leur parcours d’optimisation. Pour les fournisseurs de talents, comprendre ces étapes est essentiel pour aider leurs partenaires d’entreprise à améliorer leurs programmes de main-d’œuvre contingente.

Ces phases sont : sporadique, utilisation précoce, normalisation, stratégie et optimisation. Beaucoup d’entreprises se situent en plusieurs phases simultanément. Par exemple, vous pourriez être stratégique avec les sous-traitants TI, mais sporadique avec les pigistes marketing.

1. Sporadiques

Dans la phase sporadique, le travail contingent n’est pas organisé dans un programme. Au lieu de cela, les travailleurs sont engagés comme exception. Par exemple, un gestionnaire d’embauche pourrait engager un entrepreneur par l’entremise d’un fournisseur favori, et l’équipe financière en entendra parler dès la facturation de la première facture.

À ce stade, il n’y a pas de processus partagés ni de visibilité sur le nombre de travailleurs stagiaires actifs en ce moment. À cette étape, le plus gros problème est le non-respect accidentel, notamment en ce qui concerne la classification des travailleurs, les vérifications du droit au travail, l’accès aux systèmes et la mise hors service.

Que faire ensuite

• Nommez un seul propriétaire responsable pour l’embauche contingente et convenez d’un ensemble minimum de règles.
• Créez un seul chemin d’admission, même s’il est basique. Par exemple, un formulaire de demande standard plus une étape d’approbation simple pour le budget et le type de poste.
• Standardisez la paperasse : termes de base, confidentialité, sécurité, et une déclaration claire de qui gère quoi, incluant toutes les parties de l’écosystème des talents (l’organisation, le fournisseur, le travailleur).
• Construisez un inventaire de premier passage : qui est engagé, où, faisant quoi, par quel fournisseur, à quel taux, avec quelle date de fin.

Comment les fournisseurs de dotation en personnel peuvent aider

• Fournir un pack de démarrage rapide et reproductible : contrats conformes, vérifications du droit au travail lorsque c’est pertinent, et un flux d’intégration propre qui protège la rapidité et l’expérience du travailleur.
• Signalez tôt les erreurs courantes (définitions de rôles, patrons de supervision, gestion du temps) et proposez une liste de vérification simple pour éviter que les gestionnaires n’improvisent.

2. Utilisation précoce

À ce stade, le travail temporaire est une méthode reconnue pour combler les lacunes. Cela arrive assez souvent pour être normal, mais cela reste géré comme une série de transactions urgentes. Plusieurs équipes utilisent régulièrement des travailleurs temporaires, mais chaque équipe utilise des fournisseurs différents, des taux différents et des descriptions de rôle différentes pour un travail similaire. Les demandes sont motivées par un besoin immédiat, et le « processus » repose sur des courriels et des feuilles de calcul cloisonnés.

Le principal risque ici est l’incohérence à grande échelle. Des taux inégaux pour des rôles similaires commencent à apparaître. La conformité est aussi inégale, et l’expérience des candidats varie selon le gestionnaire et le fournisseur. L’incohérence provoque des réactions négatives chez les parties prenantes et pousse les gestionnaires à contourner les contrôles légers existants. Cela mène à des dépenses incontrôlables. Un récent sondage de la SIA, par exemple, révèle que pour plus de la moitié des entreprises, 20% des dépenses contingentes de main-d’œuvre se font en dehors de leur programme autorisé. C’est beaucoup d’argent mal comptabilisé.

Que faire ensuite

• Introduire un programme de base avec une liste de fournisseurs privilégiés pour les familles de rôles clés et une règle claire pour les cas où les exceptions sont permises.
• Définissez des modèles de rôles standards et des exigences de compétences pour vos rôles les plus courants, afin que les fournisseurs ne devinent pas et que les gestionnaires ne réécrivent pas à chaque fois.
• Mettez en place des directives de taux simples pour les rôles et lieux courants, et exigez une justification pour les exceptions.
• Standardisez les exigences de capture du temps et de facturation afin que l’équipe financière puisse payer avec précision et à temps.

Comment les fournisseurs de dotation en personnel peuvent aider

• Serrez l’embauche auprès du gestionnaire d’embauche et rendez rapidement une exigence claire et structurée.
• Augmentez la transparence sur les étapes de conformité (vérifications effectuées, documents recueillis, travailleurs informés) et tenez les candidats informés afin de réduire les dépôts.

3. Normalisation

À la phase de normalisation, le contingent est structuré comme un programme. À ce stade, les organisations introduisent un système de gestion des fournisseurs (VMS), un fournisseur de services gérés (MSP), ou les deux.

Un VMS centralise les données et flux de travail contingents sur l’embauche, incluant les soumissions des fournisseurs, le suivi des travailleurs, ainsi que le temps et la facturation. Un MSP est le partenaire opérationnel qui gère le programme. Ils gèrent tout, de la performance des fournisseurs et des programmes jusqu’aux rapports. Lors de la normalisation, la propriété interne devient plus claire. Les achats et les RH sont désormais également susceptibles de diriger les programmes de main-d’œuvre contingents.

Le plus grand risque dans la normalisation est que le processus devienne correct mais fastidieux et frustrant. Si ça ajoute de la friction sans valeur ajoutée, les gestionnaires contournent la situation.

Que faire ensuite

• Concevez le processus autour du comportement des gestionnaires, ce qui signifie moins de formulaires, des approbations plus claires et des boucles de rétroaction plus rapides. Si vous avez besoin de contrôles, intégrez-les dans le flux de travail au lieu d’ajouter des étapes supplémentaires.
• Mettez en place des attentes pratiques de performance des fournisseurs concernant le temps de réponse, la qualité de la liste restreinte, la complétion de la conformité et les soins aux employés.
• Mettez en place des attentes pratiques de performance des fournisseurs concernant le temps de réponse, la qualité de la liste restreinte, la complétion de la conformité et les soins aux employés.
• Concentrez-vous sur la création d’une liste de vérification cohérente pour l’intégration et la sortie.
• Intégrez votre processus conditionnel avec les données financières et RH lorsque possible, afin de pouvoir facilement faire un rapport sur les dépenses et le nombre de personnel.

Comment les fournisseurs de dotation en personnel peuvent aider

• Alignez-vous sur le flux de travail standard du client et améliorez la rapidité à l’intérieur : soumissions rapides, données propres, et moins d’exceptions qui ralentissent les approbations.
• Soutenez l’expérience des travailleurs à grande échelle en les tenant informés et en résolvant rapidement les questions de rémunération.

4. Stratégique

Dans la phase stratégique, l’organisation utilise le travail temporaire avec discernement, la prise de décision étant basée sur les données. L’embauche contingente est liée à une planification plus large de la main-d’œuvre plutôt qu’à une réaction rôle par rôle. Les parties prenantes peuvent expliquer pourquoi un travailleur est engagé en tant que contingent, comment le succès est défini, et quel est le plan à la fin de la mission.

Le principal risque demeure le désalignement entre le programme et l’entreprise. Un programme stratégique peut encore échouer s’il se concentre trop étroitement sur la réduction des tarifs et ignore le risque de conformité et l’expérience des travailleurs. Ces enjeux affectent votre capacité à attirer des travailleurs et peuvent créer des rotations dans des zones critiques.

Que faire ensuite

• Reliez la demande contingente à la planification de la main-d’œuvre. Si votre plan de main-d’œuvre indique qu’une capacité est un besoin à long terme, construisez un vivier de talents reproductible au lieu de traiter chaque demande comme une nouvelle.
• Améliorez la qualité des rôles avec des résultats plus clairs, des livrables mesurables et une meilleure définition de « ce à quoi ressemble un bon » pour chaque affectation.
• Renforcez la stratégie des fournisseurs en s’appuyant sur moins de partenaires et de meilleurs partenaires pour les rôles clés, ainsi que sur des fournisseurs spécialisés pour les tâches de niche.

Comment les fournisseurs de dotation en personnel peuvent aider

• Construisez des pipelines reproductibles pour les compétences essentielles, incluant des bassins de talents pré-sélectionnés, des listes plus rapides et des départs plus fluides qui protègent la rapidité et l’expérience.
• Réduisez les risques de conformité et de classification en conseillant sur les options d’engagement local et en veillant à ce que la documentation et les étapes d’intégration soient suivies de façon cohérente.

5. Optimisation

L’optimisation n’est pas la ligne d’arrivée. C’est l’étape à laquelle le programme suit les besoins organisationnels et la manière dont le travail est livré. C’est aussi là que les programmes de main-d’œuvre temporaire sont mieux placés pour anticiper les changements réglementaires.

À ce stade, l’organisation devrait disposer d’une vue fiable et quasi en temps réel des indicateurs d’activité contingente de la main-d’œuvre, des dépenses, de la permanence et des risques. L’amélioration continue est intégrée au programme, et les processus sont régulièrement révisés, simplifiés et affinés, les fournisseurs contribuant à ces améliorations.

Le plus grand risque est la complaisance. La réglementation, les marchés du travail et la technologie continuent tous d’évoluer. Lorsque les organisations considèrent l’optimisation comme complète, elles risquent de prendre du retard.

Que faire ensuite

• Exécutez un rythme d’amélioration défini avec des revues trimestrielles de : les modes de demande, la performance des fournisseurs, les exceptions à la conformité et les goulots d’étranglement des processus.
• Gardez une longueur d’avance sur les changements réglementaires.
• Renforcez la gouvernance pour tout filtrage et prise de décision automatisés ou soutenus par l’IA utilisés dans le processus contingent.
• Investissez dans les bases de l’expérience du travail qui réduisent le taux de désabonnement.

Comment les fournisseurs de dotation en personnel peuvent aider

• Apportez des idées d’amélioration et des solutions appuyées par des preuves, comme les étapes du processus qui causent l’abandon des candidats ou les vérifications de conformité créent des retards évitables.
• Protégez l’expérience des talents grâce à une intégration rapide, une communication claire et un soutien rapide pour les enjeux.

Renforcez la conformité à chaque étape

La conformité est le pilier porteur de la gestion de la main-d’œuvre contingente, et elle doit rester en place de l’admission jusqu’au départ. People2.0 offre un soutien expert en conformité qui aide les entreprises et les fournisseurs de talents à engager les talents plus rapidement tout en restant alignés sur les exigences locales.

Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons ajouter de la valeur à votre organisation et contribuer à renforcer la conformité à chaque étape de votre stratégie de main-d’œuvre temporaire.

FAQ

Qu’est-ce qu’une main-d’œuvre contingente optimisée, et pourquoi est-ce si important?

Une main-d’œuvre contingente optimisée est un bassin de talents flexibles et stratégiquement géré de travailleurs non permanents. Cette main-d’œuvre permet aux organisations d’accéder rapidement à des compétences spécialisées, d’étendre leurs opérations et d’accroître leur agilité.

Quels sont les différents types de travailleurs qui composent une main-d’œuvre temporaire?

Une main-d’œuvre temporaire est généralement composée de divers travailleurs non permanents, y compris des travailleurs autonomes, des travailleurs autonomes, des travailleurs temporaires, des consultants et des employés saisonniers.

Quelles sont les principales différences entre les phases d’utilisation précoce et de normalisation?

La différence clé réside dans le passage d’une approche ad hoc et réactive lors de la phase d’utilisation précoce à une approche plus standardisée et proactive lors de la phase de normalisation.

Comment la technologie et les partenariats aident-ils à optimiser une main-d’œuvre contingente?

La technologie, telle qu’un système de gestion des fournisseurs (VMS), et les partenariats stratégiques avec les agences de placement, les employeurs de dossier (EOR) et les agents de dossier (AOR), sont essentielles pour rationaliser et automatiser les processus, ainsi que pour gérer de manière conforme l’ensemble du cycle de vie d’une main-d’œuvre temporaire.

Quelles métriques les entreprises devraient-elles suivre pour mesurer l’efficacité de leur stratégie de main-d’œuvre contingente?

Pour mesurer l’efficacité, suivez un ensemble équilibré de métriques incluant l’efficacité (par exemple, le temps de remplissage), la qualité (par exemple, la satisfaction des gestionnaires d’embauche) et les données liées aux coûts (par exemple, le coût à l’embauche).

Supervision éditoriale par Jeremiah Akin, directeur principal, Marque mondiale et contenu