En la mayoría de las grandes organizaciones, la contratación de personal temporal es una parte habitual de la forma de trabajar. Los trabajadores temporales constituyen una parte tan importante de la composición de la plantilla moderna que, según un estudio de WifiTalents, el 80 % de las organizaciones tiene previsto aumentar su plantilla temporal en los próximos años.
A medida que las empresas dependen cada vez más de los trabajadores temporales, los programas que se utilizan para gestionar esta plantilla deben optimizarse continuamente para evitar que se vean desbordados por la carga de trabajo. Piensa en ello como si se tratara de construir una casa: si sigues añadiendo plantas sin reforzar los cimientos ni los pilares, es probable que algo acabe derrumbándose.
Afortunadamente, existe un enfoque claro y por fases para reforzar las estrategias de personal temporal. Pero para comprender cada fase, primero debemos analizar en qué consiste una buena estrategia de gestión del personal temporal.
¿Qué debe incluir una estrategia de gestión de la plantilla temporal?
La contratación de personal temporal consiste en la práctica de contratar a trabajadores temporales, autónomos o contratistas para cubrir necesidades a corto plazo. Al recurrir a la contratación de personal temporal, las empresas pueden reducir los costes laborales que supone contratar a empleados a tiempo completo, al tiempo que mantienen la eficiencia operativa durante los periodos de mayor actividad o las fases de transición.
Este acceso a una gama más amplia de talento permite a las empresas encontrar al candidato idóneo para proyectos o tareas específicos, pero requiere una gestión cuidadosa para garantizar el cumplimiento de la legislación y la normativa laboral. Una estrategia de gestión de la plantilla temporal sirve de guía para garantizar que los trabajadores cumplan con la normativa y sean gestionados de forma eficiente.
Componentes clave de cualquier estrategia de gestión contingente
En la práctica, la estrategia debe contar con normas claras sobre cómo solicitar, contratar, gestionar y dar de baja al personal temporal, además de los sistemas y socios que faciliten el cumplimiento de dichas normas.
- Ámbito de aplicación y modalidades de contratación: Define qué se entiende por «personal contingente» en tu empresa y especifica qué modalidad de contratación se debe utilizar para las necesidades habituales, como personal temporal de una agencia de empleo, contratistas en nómina o autónomos. Esto es importante porque elegir la modalidad incorrecta genera riesgos de cumplimiento normativo que se pueden evitar y ralentiza los procesos de aprobación.
- Selección y aprobaciones: Crea un proceso sencillo para contratar talento temporal, con una asignación clara de responsabilidades presupuestarias y los datos mínimos necesarios para actuar con rapidez. Los datos deben incluir los criterios de éxito, las competencias, la ubicación, la fecha de incorporación, la duración prevista y las necesidades de acceso.
- Gestión del ciclo de vida: Estandarizar lo que debe hacerse antes del primer día, cómo se gestionan los cambios y las ampliaciones, y en qué consiste una baja adecuada.
- Visibilidad y mejora: Mantén una única fuente de información fiable sobre quién está activo y dónde, revisa periódicamente un conjunto reducido de indicadores y resuelve los cuellos de botella. A medida que el programa madure, ayuda a las empresas a vincular la planificación del personal fijo con la de los trabajadores temporales, de modo que los equipos puedan prever la demanda y aplicar normas de participación coherentes para todos los tipos de trabajadores.
Otra consideración fundamental es garantizar el cumplimiento normativo para todos los trabajadores. Esto puede resultar enormemente complejo, ya que el personal temporal suele proceder de diferentes estados, provincias y países. Dado que las normativas varían según las jurisdicciones locales, la contratación de personal transfronterizo aumenta el riesgo de incumplimiento. Volviendo a nuestra analogía con la construcción de una casa, el cumplimiento normativo es un pilar de carga que debe mantenerse firme a pesar de la increíble presión a la que se ve sometido. Por ello, su estrategia debe prestar especial atención al cumplimiento normativo.
Las organizaciones que carezcan de los conocimientos técnicos y la infraestructura necesarios deberían plantearse asociarse con una plataforma o un proveedor especializado en cumplimiento normativo.
Relacionado: ¿Buscas instrucciones detalladas para gestionar de forma eficaz a tus trabajadores temporales y sacarles el máximo partido? Echa un vistazo a nuestra guía: «9 pasos para desarrollar una estrategia eficaz de personal temporal».
Optimización de la gestión de la plantilla temporal
Las cinco fases que se indican a continuación constituyen una forma sencilla de determinar en qué punto del proceso de optimización se encuentran las empresas. Para los proveedores de talento, comprender estas fases es fundamental a la hora de ayudar a sus empresas colaboradoras a mejorar sus programas de personal temporal.
Estas fases son: esporádica, de inicio, de normalización, estratégica y de optimización. Muchas empresas se encuentran en más de una fase al mismo tiempo. Por ejemplo, es posible que se siga un enfoque estratégico con los contratistas de TI, pero esporádico con los autónomos de marketing.
1. Esporádico
En la fase esporádica, la mano de obra contingente no se organiza en el marco de un programa. En su lugar, se contrata a los trabajadores de forma excepcional. Por ejemplo, un responsable de contratación podría contratar a un trabajador autónomo a través de un proveedor de confianza, y el equipo de finanzas no se enteraría de ello hasta que se emita la primera factura.
En este momento, no existen procesos compartidos ni se tiene una visión clara del número de trabajadores temporales que están en activo actualmente. En esta fase, el mayor problema es el incumplimiento involuntario de la normativa, especialmente en lo que se refiere a la clasificación de los trabajadores, la comprobación del derecho al trabajo, el acceso a los sistemas y la baja de los trabajadores.
Qué hacer a continuación
- Designa a una única persona responsable de la contratación de personal temporal y acuerda un conjunto mínimo de normas.
- Crea una vía de tramitación, aunque sea básica. Por ejemplo, un formulario de solicitud estándar más un paso sencillo de aprobación para el presupuesto y el tipo de función.
- Estandarizar la documentación: condiciones básicas, confidencialidad, seguridad y una declaración clara de quién gestiona qué, incluyendo a todas las partes del ecosistema de talento (la organización, el proveedor y el trabajador).
- Elabora un inventario preliminar: quién participa, dónde, qué hace, a través de qué proveedor, a qué tarifa y con qué fecha de finalización.
Cómo pueden ayudar las empresas de selección de personal
- Proporciona un paquete inicial ágil y estandarizado: contratos que cumplan con la normativa, comprobaciones del derecho al trabajo cuando sea pertinente y un proceso de incorporación fluido que garantice la rapidez y la satisfacción de los trabajadores.
- Señala desde el principio los errores más comunes (definición de funciones, modelos de supervisión, control del tiempo de trabajo) y ofrece una lista de comprobación sencilla para que los responsables no tengan que improvisar.
2. Uso precoz
En este momento, el trabajo temporal es una forma reconocida de cubrir vacantes. Se da con suficiente frecuencia como para considerarse algo habitual, pero sigue gestionándose como una serie de operaciones urgentes. Varios equipos recurren habitualmente a trabajadores temporales, pero cada uno utiliza proveedores distintos, tarifas diferentes y descripciones de funciones distintas para trabajos similares. Las solicitudes se basan en necesidades inmediatas, y el «proceso» se apoya en correos electrónicos y hojas de cálculo aislados entre sí.
El riesgo clave en este caso es la falta de coherencia a gran escala. Empiezan a aparecer tarifas desiguales para puestos similares. El cumplimiento normativo también es desigual, y la experiencia de los candidatos varía según el responsable y el proveedor. La falta de coherencia provoca el rechazo de las partes interesadas y lleva a los responsables a eludir los escasos controles existentes. Esto da lugar a gastos no autorizados. Una encuesta reciente de la SIA, por ejemplo, revela que, en más de la mitad de las empresas, el 20 % del gasto en personal temporal se produce al margen de su programa autorizado. Eso supone una gran cantidad de dinero que no se contabiliza adecuadamente.
Qué hacer a continuación
- Implantar un programa básico que incluya una lista de proveedores preferentes para las familias de funciones clave y una norma clara sobre cuándo se permiten excepciones.
- Define plantillas de puestos estándar y requisitos de competencias para tus puestos temporales más habituales, de modo que los proveedores no tengan que ir a ciegas y los responsables no tengan que volver a redactarlas cada vez.
- Establece unas directrices sencillas sobre tarifas para los puestos y ubicaciones más habituales, y exige una justificación para las excepciones.
- Estandarizar los requisitos de registro de horas y facturación para que el equipo financiero pueda realizar los pagos con precisión y puntualidad.
Cómo pueden ayudar las empresas de selección de personal
- Acuerda los detalles del puesto con el responsable de contratación y envía rápidamente unos requisitos claros y bien estructurados.
- Aumentar la transparencia en los pasos de cumplimiento (comprobaciones realizadas, documentos registrados, trabajadores informados) y mantener informados a los candidatos para reducir el abandono.
3. Normalización
En la fase de normalización, el servicio contingente se estructura como un programa. En este punto, las organizaciones incorporan un sistema de gestión de proveedores (VMS), un proveedor de servicios gestionados (MSP) o ambos.
Un VMS centraliza los datos y los flujos de trabajo relacionados con la contratación de personal temporal, incluyendo las propuestas de los proveedores, el seguimiento de los trabajadores, así como el control de horas y la facturación. Un MSP es el socio operativo que gestiona el programa. Se encarga de todo, desde el rendimiento de los proveedores y del programa hasta la elaboración de informes. Durante la normalización, la responsabilidad interna se define con mayor claridad. Ahora, tanto el departamento de compras como el de recursos humanos tienen las mismas posibilidades de liderar los programas de personal temporal.
El mayor riesgo de la normalización es que el proceso, aunque sea correcto, resulte tedioso y frustrante. Si genera dificultades sin aportar valor, los directivos lo eluden.
Qué hacer a continuación
- Diseña el proceso en función del comportamiento de los responsables, lo que se traduce en menos formularios, aprobaciones más claras y ciclos de retroalimentación más rápidos. Si necesitas controles, intégralos en el flujo de trabajo en lugar de añadir pasos adicionales.
- Establecer expectativas prácticas sobre el rendimiento de los proveedores en lo que respecta al tiempo de respuesta, la calidad de la preselección, el cumplimiento de los requisitos y la atención a los trabajadores.
- Establecer expectativas prácticas sobre el rendimiento de los proveedores en lo que respecta al tiempo de respuesta, la calidad de la preselección, el cumplimiento de los requisitos y la atención a los trabajadores.
- Céntrate en elaborar una lista de comprobación coherente para la incorporación y la salida de empleados.
- Integra tu proceso de personal temporal con los datos de finanzas y recursos humanos siempre que sea posible, para que puedas elaborar fácilmente informes sobre el gasto y la plantilla.
Cómo pueden ayudar las empresas de selección de personal
- Adaptarse al flujo de trabajo habitual del cliente y mejorar la rapidez dentro del mismo: envíos puntuales, datos limpios y menos excepciones que ralenticen las aprobaciones.
- Mejora la experiencia de los trabajadores de apoyo a gran escala manteniéndolos informados y resolviendo rápidamente sus consultas sobre nóminas.
4. Estratégico
En la fase estratégica, la organización recurre al personal temporal de forma prudente, basando la toma de decisiones en datos. La contratación de personal temporal se enmarca en una planificación más amplia de la plantilla, en lugar de limitarse a reaccionar puesto por puesto. Las partes interesadas pueden explicar por qué se contrata a un trabajador como personal temporal, cómo se define el éxito y cuál es el plan al finalizar la asignación.
El principal riesgo sigue siendo la falta de alineación entre el programa y el negocio. Un programa estratégico puede fracasar si se centra de forma demasiado limitada en la reducción de las tarifas y pasa por alto el riesgo de incumplimiento normativo y la experiencia de los trabajadores. Estos aspectos afectan a tu capacidad para atraer trabajadores y pueden provocar una alta rotación en áreas críticas.
Qué hacer a continuación
- Relaciona la demanda contingente con la planificación de la plantilla. Si tu plan de plantilla indica que una competencia es una necesidad a largo plazo, crea una fuente de talento repetible para ella, en lugar de tratar cada solicitud como si fuera nueva.
- Mejorar la calidad de las funciones con objetivos más claros, resultados medibles y una definición más precisa de «qué se considera un buen resultado» para cada tarea.
- Reforzar la estrategia de proveedores apostando por un número menor de socios de mayor calidad para las funciones clave, además de proveedores especializados para trabajos específicos.
Cómo pueden ayudar las empresas de selección de personal
- Crea procesos repetibles para las competencias clave, que incluyan bases de datos de candidatos previamente seleccionados, listas de preseleccionados más rápidas y un inicio más fluido que garantice la rapidez y la experiencia.
- Reducir los riesgos relacionados con el cumplimiento normativo y la clasificación, asesorando sobre las opciones de contratación locales y garantizando que la documentación y los trámites de incorporación se completen de forma coherente.
5. Optimización
La optimización no es la meta final. Es la fase en la que el programa se adapta a las necesidades de la organización y a la forma en que se lleva a cabo el trabajo. También es el momento en el que los programas de personal temporal están mejor posicionados para adelantarse a los cambios normativos.
En esta fase, la organización debería disponer de una visión fiable y casi en tiempo real de la actividad, el gasto, la antigüedad y los indicadores de riesgo de la plantilla temporal. La mejora continua forma parte integrante del programa, y los procesos se revisan, simplifican y perfeccionan periódicamente, con la colaboración de los proveedores en dichas mejoras.
El mayor riesgo es la complacencia. La normativa, los mercados laborales y la tecnología no dejan de evolucionar. Cuando las organizaciones dan por concluida la optimización, corren el riesgo de quedarse atrás.
Qué hacer a continuación
- Establecer un ritmo de mejora definido con revisiones trimestrales de: patrones de demanda, rendimiento de los proveedores, incumplimientos normativos y cuellos de botella en los procesos.
- Mantente a la vanguardia de los cambios normativos.
- Reforzar la gobernanza de cualquier proceso de selección y toma de decisiones automatizado o asistido por inteligencia artificial que se utilice en el proceso de contratación temporal.
- Invierte en los aspectos básicos de la experiencia de los trabajadores que reducen la rotación de personal.
Cómo pueden ayudar las empresas de selección de personal
- Aporta ideas de mejora y soluciones respaldadas por datos, como, por ejemplo, en qué pasos del proceso se produce el abandono de los candidatos o en qué puntos los controles de cumplimiento generan retrasos evitables.
- Protege la experiencia de los talentos mediante una incorporación rápida, una comunicación clara y una respuesta ágil ante cualquier problema.
Reforzar el cumplimiento normativo en todos los ámbitos
El cumplimiento normativo es el pilar fundamental de la gestión de la plantilla temporal, y debe mantenerse en todo momento, desde la incorporación hasta la baja. People2.0 ofrece un apoyo especializado en materia de cumplimiento normativo que ayuda a las empresas y a los proveedores de talento a contratar personal más rápidamente, sin dejar de cumplir con los requisitos locales.
Ponte en contacto con nosotros para descubrir cómo podemos aportar valor a tu organización y ayudarte a reforzar el cumplimiento normativo en cada etapa de tu estrategia de personal temporal.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué es una plantilla temporal optimizada y por qué es tan importante?
Una plantilla contingente optimizada es una reserva de talento flexible y gestionada estratégicamente, compuesta por trabajadores no fijos. Esta plantilla permite a las organizaciones acceder rápidamente a competencias especializadas, ampliar sus operaciones y potenciar la agilidad.
¿Cuáles son los diferentes tipos de trabajadores que conforman la plantilla temporal?
La plantilla temporal suele estar compuesta por diversos trabajadores no fijos, entre los que se incluyen autónomos, contratistas independientes, trabajadores temporales, consultores y empleados de temporada.
¿Cuáles son las diferencias fundamentales entre la fase de inicio del tratamiento y la fase de normalización?
La diferencia fundamental radica en el cambio de un enfoque puntual y reactivo en la fase inicial de uso a un enfoque más estandarizado y proactivo en la fase de normalización.
¿Cómo contribuyen la tecnología y las colaboraciones a lograr una plantilla temporal optimizada?
Tecnologías como los sistemas de gestión de proveedores (VMS) y las alianzas estratégicas con agencias de selección de personal, empleadores registrados (EOR) y agentes of record (AOR) son esenciales para optimizar y automatizar los procesos, así como para gestionar, cumpliendo con la normativa, todo el ciclo de vida de la plantilla temporal.
¿Qué indicadores deben tener en cuenta las empresas para evaluar la eficacia de su estrategia de personal temporal?
Para medir la eficacia, hay que realizar un seguimiento de un conjunto equilibrado de indicadores que incluya la eficiencia (por ejemplo, el tiempo necesario para cubrir un puesto), la calidad (por ejemplo, la satisfacción del responsable de contratación) y los datos relacionados con los costes (por ejemplo, el coste por contratación).
Supervisión editorial a cargo de Jeremiah Akin, director sénior de Marca Global y Contenidos
