In de meeste grote organisaties is het inzetten van tijdelijke krachten een vast onderdeel van de werkwijze. Tijdelijke krachten vormen zo’n belangrijk onderdeel van de moderne personeelsmix dat 80% van de organisaties van plan is om het aandeel tijdelijke krachten de komende jaren uit te breiden, zo blijkt uit onderzoek van WifiTalents.
Naarmate bedrijven steeds meer afhankelijk worden van tijdelijke krachten, moeten de systemen die worden gebruikt om dit personeelsbestand te beheren voortdurend worden geoptimaliseerd om te voorkomen dat ze onder de druk bezwijken. Vergelijk het met het bouwen van een huis. Als je steeds meer verdiepingen toevoegt zonder de fundering of de steunpilaren te versterken, zal er waarschijnlijk iets instorten.
Gelukkig bestaat er een duidelijke, gefaseerde aanpak om strategieën voor tijdelijk personeel te versterken. Maar om elke fase te begrijpen, moeten we eerst eens goed bekijken hoe een goede strategie voor het beheer van tijdelijk personeel eruitziet.
Wat moet een strategie voor het beheer van tijdelijke medewerkers omvatten?
Tijdelijke inzet van personeel is de praktijk waarbij tijdelijke werknemers, freelancers of aannemers worden ingehuurd om in kortetermijnbehoeften te voorzien. Door gebruik te maken van tijdelijke inzet van personeel kunnen bedrijven de arbeidskosten voor het aannemen van fulltime werknemers verlagen en tegelijkertijd de operationele efficiëntie tijdens piekperiodes of overgangsfasen op peil houden.
Dankzij deze toegang tot een breder scala aan talent kunnen bedrijven de juiste mensen vinden voor specifieke projecten of taken, maar dit vereist zorgvuldig beheer om naleving van de arbeidswetgeving en -voorschriften te waarborgen. Een strategie voor het beheer van tijdelijke arbeidskrachten fungeert als leidraad en zorgt ervoor dat werknemers aan de voorschriften voldoen en efficiënt worden aangestuurd.
Belangrijkste onderdelen van elke strategie voor het beheer van onvoorziene omstandigheden
In de praktijk moet de strategie duidelijke regels bevatten voor de manier waarop tijdelijk personeel wordt aangevraagd, aangesteld, aangestuurd en weer uit dienst genomen, evenals de systemen en partners die ervoor zorgen dat die regels gemakkelijk na te leven zijn.
- Reikwijdte en inzetvormen: Bepaal wat onder de term ‘tijdelijke krachten’ in uw bedrijf valt, en leg duidelijk vast welke inzetvorm u moet gebruiken voor veelvoorkomende behoeften, zoals uitzendkrachten via een uitzendbureau, contractanten op de loonlijst of zelfstandige contractanten. Dit is belangrijk omdat het kiezen van de verkeerde inzetvorm onnodige nalevingsrisico’s met zich meebrengt en de goedkeuringsprocedures vertraagt.
- Intake en goedkeuringen: Zorg voor één eenvoudige manier om tijdelijke medewerkers in te zetten, met duidelijke verantwoordelijkheid voor het budget en zo min mogelijk details, zodat er snel gehandeld kan worden. De details moeten onder meer het volgende omvatten: wat succes inhoudt, vaardigheden, locatie, startdatum, verwachte duur en toegangsbehoeften.
- Levenscyclusbeheer: Standaardiseer wat er vóór de eerste dag moet gebeuren, hoe wijzigingen en uitbreidingen worden afgehandeld en wat er precies onder een correcte beëindiging van het dienstverband valt.
- Zichtbaarheid en verbetering: Zorg ervoor dat er één betrouwbare bron is die aangeeft wie waar inzetbaar is, evalueer regelmatig een beperkt aantal indicatoren en pak knelpunten aan. Naarmate het programma zich verder ontwikkelt, help je ondernemingen dan om de planning van vaste medewerkers en tijdelijke krachten op elkaar af te stemmen, zodat teams de vraag kunnen voorspellen en consistente inzetregels kunnen toepassen voor alle soorten werknemers.
Een ander cruciaal aandachtspunt is het waarborgen van naleving van de regelgeving voor alle werknemers. Dit kan enorm complex zijn, aangezien tijdelijk personeel vaak afkomstig is uit verschillende staten, provincies en landen. Aangezien de regelgeving per rechtsgebied verschilt, vergroot het inzetten van grensoverschrijdend personeel het risico op niet-naleving. Om terug te komen op onze analogie met het bouwen van een huis: naleving is een dragende pilaar die sterk moet blijven, ondanks de enorme druk die erop wordt uitgeoefend. Daarom moet uw strategie voldoende aandacht besteden aan naleving.
Organisaties die niet over de nodige expertise en infrastructuur beschikken, zouden moeten overwegen om samen te werken met een gespecialiseerd complianceplatform of een gespecialiseerde aanbieder.
Gerelateerd: Bent u op zoek naar gedetailleerde stappen om efficiënt om te gaan met uw tijdelijke medewerkers en de waarde ervan te maximaliseren? Bekijk dan onze gids: 9 stappen voor het opzetten van een succesvolle strategie voor tijdelijke medewerkers
Optimalisatie van het beheer van tijdelijke medewerkers
De vijf onderstaande fasen bieden een eenvoudige manier om vast te stellen in welke fase bedrijven zich bevinden op hun weg naar optimalisatie. Voor leveranciers van personeel is inzicht in deze fasen van cruciaal belang om hun bedrijfspartners te helpen bij het verbeteren van hun programma’s voor tijdelijk personeel.
Deze fasen zijn: sporadisch, beginnend gebruik, normalisatie, strategisch en optimalisatie. Veel bedrijven bevinden zich tegelijkertijd in meer dan één fase. Zo kun je bijvoorbeeld een strategische aanpak hanteren bij IT-contractanten, maar een sporadische bij marketingfreelancers.
1. Sporadisch
In de sporadische fase is tijdelijke arbeid niet in een programma ondergebracht. In plaats daarvan worden werknemers bij wijze van uitzondering ingezet. Zo kan een wervingsmanager bijvoorbeeld via een vaste leverancier een zzp’er inschakelen, waarbij de financiële afdeling er pas van hoort wanneer de eerste factuur wordt verstuurd.
Op dit moment zijn er geen gezamenlijke processen en is er geen inzicht in hoeveel tijdelijke werknemers er op dit moment actief zijn. In deze fase is het grootste probleem onopzettelijke niet-naleving, met name op het gebied van de indeling van werknemers, controles op het recht om te werken, toegang tot systemen en het beëindigen van dienstverbanden.
Wat nu te doen?
- Wijs één verantwoordelijke aan voor het inhuren van tijdelijke krachten en spreek een aantal basisregels af.
- Zorg voor één intake-traject, ook al is het maar een eenvoudig traject. Bijvoorbeeld een standaardaanvraagformulier plus een eenvoudige goedkeuringsstap voor het budget en het functietype.
- Standaardiseer de administratie: basisvoorwaarden, vertrouwelijkheid, beveiliging en een duidelijke omschrijving van wie wat beheert, met inbegrip van alle partijen in het talentecosysteem (de organisatie, de leverancier, de werknemer).
- Stel een eerste overzicht op: wie is er betrokken, waar, wat doet men, via welke leverancier, tegen welk tarief en tot wanneer.
Hoe personeelsleveranciers kunnen helpen
- Zorg voor een snel en standaard startpakket: contracten die aan de voorschriften voldoen, controles op het recht om te werken (indien van toepassing) en een soepel onboardingproces dat zowel de snelheid als de ervaring van de werknemer waarborgt.
- Signaleer veelvoorkomende fouten in een vroeg stadium (rolomschrijvingen, toezichtspatronen, tijdregistratie) en bied een eenvoudige checklist aan, zodat managers niet op eigen houtje te werk gaan.
2. Vroegtijdig gebruik
Op dit moment wordt tijdelijk werk gezien als een gangbare manier om tekorten op te vullen. Het komt vaak genoeg voor om als normaal te worden beschouwd, maar het wordt nog steeds beheerd als een reeks spoedeisende transacties. Verschillende teams maken regelmatig gebruik van tijdelijke krachten, maar elk team werkt met andere leveranciers, andere tarieven en andere functieomschrijvingen voor vergelijkbaar werk. Aanvragen worden ingegeven door onmiddellijke behoefte, en het ‘proces’ is gebaseerd op geïsoleerde e-mails en spreadsheets.
Het belangrijkste risico hierbij is inconsistentie op grote schaal. Er ontstaan ongelijkmatige tarieven voor vergelijkbare functies. Ook de naleving is ongelijkmatig, en de ervaring van kandidaten varieert per manager en leverancier. Deze inconsistentie leidt tot weerstand bij belanghebbenden en zet managers ertoe aan de weinige controles die er zijn te omzeilen. Dit leidt tot ongeoorloofde uitgaven. Uit een recent onderzoek van SIA blijkt bijvoorbeeld dat bij meer dan de helft van de bedrijven 20% van de uitgaven voor tijdelijk personeel buiten hun goedgekeurde programma om plaatsvindt. Dat is een aanzienlijk bedrag waarover geen goede verantwoording wordt afgelegd.
Wat nu te doen?
- Voer een basisprogramma in met een lijst van voorkeursleveranciers voor belangrijke functiegroepen en een duidelijke regel voor wanneer uitzonderingen zijn toegestaan.
- Stel standaardsjablonen en vaardigheidseisen op voor uw meest voorkomende tijdelijke functies, zodat leveranciers niet hoeven te gissen en managers niet telkens opnieuw alles hoeven te herschrijven.
- Stel eenvoudige richtlijnen voor salarissen op voor veelvoorkomende functies en locaties, en eis een motivering voor uitzonderingen.
- Standaardiseer de vereisten voor tijdregistratie en facturering, zodat het financiële team de betalingen nauwkeurig en op tijd kan verrichten.
Hoe personeelsleveranciers kunnen helpen
- Overleg met de wervingsmanager over de vacature en lever snel een duidelijk, gestructureerd profiel aan.
- Zorg voor meer transparantie over de nalevingsstappen (uitgevoerde controles, vastgelegde documenten, geïnformeerde werknemers) en houd kandidaten op de hoogte, zodat het aantal afhakers afneemt.
3. Normalisatie
In de normalisatiefase wordt het contingent als een programma gestructureerd. Op dit moment voeren organisaties een leveranciersbeheersysteem (VMS), een managed service provider (MSP) of beide in.
Een VMS centraliseert gegevens en werkprocessen met betrekking tot tijdelijke personeelsinzet, waaronder inzendingen van leveranciers, het bijhouden van werknemers, en tijdregistratie en facturering. Een MSP is de operationele partner die het programma uitvoert. Zij beheren alles, van de prestaties van leveranciers en het programma tot de rapportage. Tijdens het normalisatieproces wordt de interne verantwoordelijkheid duidelijker. Inkoop en HR hebben nu evenveel kans om programma’s voor tijdelijke personeelsinzet te leiden.
Het grootste risico bij normalisatie is dat het proces weliswaar correct verloopt, maar ook omslachtig en frustrerend wordt. Als het voor extra weerstand zorgt zonder dat het een meerwaarde oplevert, zullen managers het omzeilen.
Wat nu te doen?
- Stem het proces af op het gedrag van managers, wat neerkomt op minder formulieren, duidelijkere goedkeuringsprocedures en snellere feedbackcycli. Als er controles nodig zijn, integreer deze dan in de workflow in plaats van extra stappen toe te voegen.
- Stel concrete prestatieverwachtingen voor leveranciers vast op het gebied van reactietijd, kwaliteit van de shortlist, naleving van voorschriften en zorg voor werknemers.
- Stel concrete prestatieverwachtingen voor leveranciers vast op het gebied van reactietijd, kwaliteit van de shortlist, naleving van voorschriften en zorg voor werknemers.
- Richt je op het opstellen van een consistente checklist voor onboarding en offboarding.
- Integreer uw proces voor tijdelijke medewerkers waar mogelijk met financiële en HR-gegevens, zodat u eenvoudig rapportages kunt maken over uitgaven en personeelsbezetting.
Hoe personeelsleveranciers kunnen helpen
- Pas de processen aan de standaardworkflow van de klant aan en zorg voor meer efficiëntie binnen die workflow: snelle indieningen, schone gegevens en minder uitzonderingen die de goedkeuringsprocedure vertragen.
- Ondersteun de ervaring van medewerkers op grote schaal door hen op de hoogte te houden en vragen over salaris snel op te lossen.
4. Strategisch
In de strategische fase maakt de organisatie oordeelkundig gebruik van tijdelijke arbeidskrachten, waarbij de besluitvorming op gegevens is gebaseerd. Het inhuren van tijdelijke krachten maakt deel uit van een bredere personeelsplanning en is geen reactie op individuele vacatures. Belanghebbenden kunnen uitleggen waarom een werknemer als tijdelijke kracht wordt ingezet, hoe succes wordt gedefinieerd en wat het plan is aan het einde van de opdracht.
Het belangrijkste risico blijft de gebrekkige afstemming tussen het programma en de bedrijfsvoering. Een strategisch programma kan nog steeds mislukken als het zich te eenzijdig richt op loonverlaging en geen rekening houdt met nalevingsrisico’s en de ervaring van de werknemers. Deze kwesties beïnvloeden uw vermogen om werknemers aan te trekken en kunnen leiden tot personeelsverloop op cruciale gebieden.
Wat nu te doen?
- Koppel de tijdelijke vraag aan de personeelsplanning. Als uit uw personeelsplan blijkt dat een bepaalde vaardigheid een behoefte op lange termijn is, zorg dan voor een herhaalbare talentpijplijn hiervoor, in plaats van elke aanvraag als een nieuw verzoek te behandelen.
- Verbeter de kwaliteit van de functies door duidelijkere doelstellingen, meetbare resultaten en een beter omschreven beeld van „hoe het er goed uitziet“ voor elke opdracht.
- Versterk de leveranciersstrategie door voor kernfuncties een beroep te doen op een kleiner aantal, maar betere partners, en voor nichewerk op gespecialiseerde leveranciers.
Hoe personeelsleveranciers kunnen helpen
- Zorg voor herhaalbare processen voor cruciale vaardigheden, waaronder vooraf gescreende talentpools, snellere selectielijsten en soepelere startfasen die zowel snelheid als ervaring waarborgen.
- Beperk de risico’s op het gebied van naleving en classificatie door advies te geven over lokale samenwerkingsmogelijkheden en ervoor te zorgen dat de documentatie en de stappen voor het inwerken van nieuwe medewerkers op een consistente manier worden afgerond.
5. Optimalisatie
Optimalisatie is niet het einddoel. Het is de fase waarin het programma gelijke tred houdt met de behoeften van de organisatie en de manier waarop het werk wordt uitgevoerd. Het is ook het punt waarop programma’s voor tijdelijk personeel beter in staat zijn om veranderingen in de regelgeving voor te blijven.
In deze fase zou de organisatie een betrouwbaar, vrijwel realtime overzicht moeten hebben van de activiteiten, de kosten, de diensttijd en de risico-indicatoren van het tijdelijke personeelsbestand. Continue verbetering is in het programma ingebed en de processen worden regelmatig geëvalueerd, vereenvoudigd en verfijnd, waarbij leveranciers aan die verbeteringen bijdragen.
Het grootste risico is zelfgenoegzaamheid. Regelgeving, arbeidsmarkten en technologie blijven zich allemaal verder ontwikkelen. Wanneer organisaties optimalisatie als een afgerond proces beschouwen, lopen ze het risico achterop te raken.
Wat nu te doen?
- Zorg voor een vast verbeteringsritme met driemaandelijkse evaluaties van: vraagpatronen, leveranciersprestaties, afwijkingen op het gebied van naleving en knelpunten in de processen.
- Blijf de veranderingen in de regelgeving een stap voor.
- Versterk het toezicht op alle geautomatiseerde of door AI ondersteunde screening- en besluitvormingsprocessen die in het proces voor tijdelijke medewerkers worden gebruikt.
- Investeer in de basiselementen van de werknemerservaring die het personeelsverloop verminderen.
Hoe personeelsleveranciers kunnen helpen
- Kom met verbeteringsvoorstellen en oplossingen die op feiten zijn gebaseerd, bijvoorbeeld waar processtappen ervoor zorgen dat kandidaten afhaken of waar nalevingscontroles vermijdbare vertragingen veroorzaken.
- Zorg voor een positieve ervaring voor talent door middel van een snelle inwerkperiode, duidelijke communicatie en snelle ondersteuning bij problemen.
De naleving op elk punt versterken
Naleving vormt de hoeksteen van het beheer van tijdelijke personeelsbestanden en moet van het eerste contact tot het afscheid worden gewaarborgd. People2.0 biedt deskundige ondersteuning op het gebied van naleving, waardoor bedrijven en personeelsleveranciers sneller talent kunnen aantrekken en tegelijkertijd aan de lokale vereisten kunnen voldoen.
Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij waarde kunnen toevoegen aan uw organisatie en u kunnen helpen de naleving van de regelgeving in elke fase van uw strategie voor tijdelijk personeel te versterken.
FAQ
Wat is een geoptimaliseerd tijdelijk personeelsbestand, en waarom is dit zo belangrijk?
Een geoptimaliseerd tijdelijk personeelsbestand is een strategisch beheerde, flexibele talentenpool van tijdelijke werknemers. Dankzij dit personeelsbestand kunnen organisaties snel gebruikmaken van gespecialiseerde vaardigheden, hun activiteiten opschalen en hun wendbaarheid vergroten.
Welke verschillende soorten werknemers maken deel uit van een flexibele personeelspool?
Een flexibele personeelsgroep bestaat doorgaans uit diverse niet-vaste werknemers, waaronder freelancers, zelfstandige aannemers, uitzendkrachten, consultants en seizoensmedewerkers.
Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen de vroege gebruiksfase en de normalisatiefase?
Het belangrijkste verschil is de overgang van een ad-hoc, reactieve aanpak in de vroege gebruiksfase naar een meer gestandaardiseerde, proactieve aanpak in de normalisatiefase.
Hoe dragen technologie en samenwerkingsverbanden bij aan het realiseren van een optimaal inzetbaar tijdelijk personeelsbestand?
Technologie, zoals een vendor management systeem (VMS), en strategische partnerschappen met uitzendbureaus, employer of record (EOR) en agents of record (AOR) zijn essentieel voor het stroomlijnen en automatiseren van processen, en voor het op een regelconforme manier beheren van de volledige levenscyclus van tijdelijke medewerkers.
Welke indicatoren moeten bedrijven bijhouden om de effectiviteit van hun strategie voor tijdelijke arbeidskrachten te meten?
Om de effectiviteit te meten, moet u een evenwichtige reeks indicatoren bijhouden, waaronder efficiëntie (bijv. de tijd die nodig is om een vacature te vervullen), kwaliteit (bijv. de tevredenheid van de wervingsmanager) en kosten gerelateerde gegevens (bijv. de kosten per aanwerving).
Redactionele begeleiding door Jeremiah Akin, Senior Manager, Global Brand and Content
