Fünf Phasen einer optimierten Strategie für das Management von Zeitarbeitskräften

In den meisten großen Unternehmen ist der Einsatz von Leiharbeitern ein fester Bestandteil der Arbeitsabläufe. Leiharbeiter sind ein so wichtiger Bestandteil der modernen Belegschaft, dass laut einer Studie von WifiTalents 80 % der Unternehmen planen, ihren Einsatz von Leiharbeitern in den nächsten Jahren auszuweiten.

Da Unternehmen zunehmend auf Leiharbeitskräfte angewiesen sind, müssen die Programme zur Verwaltung dieser Belegschaft kontinuierlich optimiert werden, um zu verhindern, dass sie unter der Belastung zusammenbrechen. Stellen Sie sich das wie den Bau eines Hauses vor: Wenn Sie immer weitere Stockwerke aufsetzen, ohne das Fundament oder die Stützen zu verstärken, wird wahrscheinlich etwas einstürzen.

Glücklicherweise gibt es einen klaren, schrittweisen Ansatz zur Stärkung von Strategien für den Einsatz von Zeitarbeitskräften. Um jedoch die einzelnen Phasen zu verstehen, müssen wir zunächst einmal klären, wie eine gute Strategie für den Einsatz von Zeitarbeitskräften aussieht.

Was sollte eine Strategie zum Management von Zeitarbeitskräften beinhalten?

Unter „Contingent Staffing“ versteht man die Praxis, Zeitarbeitskräfte, Freiberufler oder Auftragnehmer einzustellen, um kurzfristigen Personalbedarf zu decken. Durch den Einsatz von Contingent Staffing können Unternehmen die Personalkosten für die Einstellung von Vollzeitmitarbeitern senken und gleichzeitig die betriebliche Effizienz in Spitzenzeiten oder Übergangsphasen aufrechterhalten.

Dieser Zugang zu einem breiteren Spektrum an Fachkräften ermöglicht es Unternehmen, die richtigen Mitarbeiter für bestimmte Projekte oder Aufgaben zu finden, erfordert jedoch ein sorgfältiges Management, um die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften und Bestimmungen zu gewährleisten. Eine Strategie zum Management von Zeitarbeitskräften dient dabei als Leitfaden und stellt sicher, dass die Mitarbeiter die Vorschriften einhalten und effizient verwaltet werden.

Wesentliche Bestandteile jeder Strategie zum Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen

In der Praxis erfordert die Strategie klare Regeln dafür, wie temporäre Fachkräfte angefordert, eingebunden, verwaltet und wieder aus dem Dienst entlassen werden, sowie die entsprechenden Systeme und Partner, die die Einhaltung dieser Regeln erleichtern.

• Umfang und Beschäftigungsmodelle: Legen Sie fest, was unter „Zeitarbeit“ in Ihrem Unternehmen fällt, und legen Sie genau fest, welches Beschäftigungsmodell für gängige Anforderungen zu verwenden ist, z. B. Zeitarbeitskräfte über eine Personalvermittlungsagentur, über die Lohnabrechnung abgeführte Auftragnehmer oder selbstständige Auftragnehmer. Dies ist wichtig, da die Wahl des falschen Modells vermeidbare Compliance-Risiken mit sich bringt und Genehmigungsverfahren verlangsamt.
• Aufnahme und Genehmigungen: Schaffen Sie einen einfachen Weg, um externe Fachkräfte einzubinden – mit klarer Budgetverantwortung und nur den wenigen Angaben, die für ein zügiges Vorgehen erforderlich sind. Zu den Angaben sollten gehören: die Definition des Erfolgs, die erforderlichen Kompetenzen, der Standort, das Startdatum, die voraussichtliche Dauer sowie die Zugangsanforderungen.
• Lebenszyklusmanagement: Legen Sie fest, was vor dem ersten Tag geschehen muss, wie Änderungen und Erweiterungen gehandhabt werden und was zu einem ordnungsgemäßen Ausscheiden gehört.
• Transparenz und Optimierung: Stellen Sie sicher, dass es eine einzige verlässliche Informationsquelle darüber gibt, wer wo im Einsatz ist, überprüfen Sie regelmäßig eine kleine Auswahl von Kennzahlen und beseitigen Sie Engpässe. Wenn das Programm ausgereift ist, unterstützen Sie Unternehmen dabei, die Personalplanung für Festangestellte und Zeitarbeitskräfte miteinander zu verknüpfen, damit Teams den Bedarf prognostizieren und einheitliche Einsatzregeln für alle Mitarbeitergruppen anwenden können.

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für alle Mitarbeiter. Dies kann äußerst komplex sein, da Zeitarbeitskräfte oft aus verschiedenen Bundesstaaten, Provinzen und Ländern rekrutiert werden. Da sich die Vorschriften je nach lokaler Rechtsordnung unterscheiden, erhöht der Einsatz grenzüberschreitender Arbeitskräfte das Risiko von Verstößen. Um auf unsere Analogie zum Hausbau zurückzukommen: Compliance ist eine tragende Säule, die trotz des enormen Drucks, dem sie ausgesetzt ist, stabil bleiben muss. Deshalb muss Ihre Strategie der Compliance besondere Aufmerksamkeit widmen.

Unternehmen, denen es an Fachwissen und Infrastruktur mangelt, sollten eine Zusammenarbeit mit einer spezialisierten Compliance-Plattform oder einem entsprechenden Anbieter in Betracht ziehen.

Weiterführende Informationen: Suchen Sie nach einer detaillierten Anleitung, wie Sie Ihre Zeitarbeitskräfte effizient einsetzen und deren Nutzen maximieren können? Lesen Sie unseren Leitfaden: „9 Schritte zum Aufbau einer erfolgreichen Strategie für den Einsatz von Zeitarbeitskräften“

Optimierung des Managements von Zeitarbeitskräften

Die folgenden fünf Phasen bieten eine einfache Möglichkeit, einzuschätzen, an welcher Stelle sich Unternehmen auf ihrem Weg zur Optimierung befinden. Für Personaldienstleister ist es von entscheidender Bedeutung, diese Phasen zu verstehen, um ihre Unternehmenspartner bei der Verbesserung ihrer Programme für den Einsatz von Zeitarbeitskräften zu unterstützen.

Diese Phasen sind: sporadisch, Anfangsphase, Normalisierung, strategisch und Optimierung. Viele Unternehmen befinden sich gleichzeitig in mehr als einer Phase. So kann es beispielsweise sein, dass Sie bei IT-Auftragnehmern strategisch vorgehen, bei Marketing-Freiberuflern jedoch nur sporadisch.

1. Sporadisch

In der sporadischen Phase ist die flexible Personalbeschaffung nicht in einem Programm organisiert. Stattdessen werden Arbeitskräfte nur in Ausnahmefällen eingesetzt. So kann es beispielsweise vorkommen, dass ein Personalverantwortlicher einen Auftragnehmer über einen bevorzugten Dienstleister beauftragt, wobei die Finanzabteilung erst dann davon erfährt, wenn die erste Rechnung gestellt wird.

Derzeit gibt es keine gemeinsamen Prozesse und keinen Überblick darüber, wie viele Leiharbeitskräfte derzeit im Einsatz sind. In dieser Phase besteht das größte Problem in unbeabsichtigten Verstößen gegen Vorschriften, insbesondere in Bezug auf die Einstufung von Arbeitskräften, die Überprüfung der Arbeitsberechtigung, den Zugriff auf Systeme und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Was als Nächstes zu tun ist

• Bestimmen Sie einen einzigen Verantwortlichen für die Einstellung von Zeitarbeitskräften und legen Sie ein Mindestmaß an Regeln fest.
• Richten Sie einen Antragsweg ein, auch wenn dieser noch so einfach ist. Zum Beispiel ein Standard-Antragsformular plus einen einfachen Genehmigungsschritt für das Budget und die Art der Rolle.
• Standardisierung der Unterlagen: Rahmenbedingungen, Vertraulichkeit, Sicherheit und eine klare Festlegung, wer für was zuständig ist, unter Einbeziehung aller Beteiligten im Talent-Ökosystem (die Organisation, der Dienstleister, der Arbeitnehmer).
• Erstellen Sie eine vorläufige Bestandsaufnahme: Wer ist beteiligt, wo, welche Aufgaben werden übernommen, über welchen Anbieter, zu welchem Tarif und bis zu welchem Enddatum?

Wie Personalvermittler helfen können

• Stellen Sie ein schnelles, standardisiertes Startpaket bereit: konforme Verträge, gegebenenfalls Überprüfungen der Arbeitsberechtigung sowie einen reibungslosen Onboarding-Prozess, der sowohl die Geschwindigkeit als auch die Mitarbeitererfahrung gewährleistet.
• Weisen Sie frühzeitig auf häufige Fehler hin (Rollenbeschreibungen, Betreuungsmodelle, Zeiterfassung) und stellen Sie eine einfache Checkliste zur Verfügung, damit Führungskräfte nicht auf gut Glück handeln.

2. Frühe Nutzung

Derzeit gilt die Beschäftigung von Leiharbeitern als anerkannte Methode, um Personalengpässe zu überbrücken. Sie kommt so häufig vor, dass sie als normal gilt, wird aber nach wie vor als eine Abfolge dringender Transaktionen verwaltet. Mehrere Teams greifen regelmäßig auf Zeitarbeitskräfte zurück, doch jedes Team nutzt unterschiedliche Anbieter, unterschiedliche Tarife und unterschiedliche Stellenbeschreibungen für ähnliche Tätigkeiten. Anfragen erfolgen aufgrund des unmittelbaren Bedarfs, und der „Prozess“ stützt sich auf isolierte E-Mails und Tabellenkalkulationen.

Das Hauptrisiko hierbei ist Uneinheitlichkeit in großem Maßstab. Es treten ungleiche Vergütungssätze für ähnliche Positionen auf. Auch die Einhaltung der Vorschriften ist uneinheitlich, und die Erfahrung der Bewerber variiert je nach Manager und Dienstleister. Diese Uneinheitlichkeit löst Widerstand bei den Beteiligten aus und veranlasst Manager dazu, die ohnehin nur schwachen Kontrollen zu umgehen. Dies führt zu unkontrollierten Ausgaben. Eine aktuelle SIA-Umfrage zeigt beispielsweise, dass bei über der Hälfte der Unternehmen 20 % der Ausgaben für Zeitarbeitskräfte außerhalb ihres genehmigten Programms getätigt werden. Das ist eine Menge Geld, das nicht ordnungsgemäß verbucht wird.

Was als Nächstes zu tun ist

• Führen Sie ein Basisprogramm mit einer Liste bevorzugter Lieferanten für wichtige Produktfamilien und einer klaren Regelung ein, wann Ausnahmen zulässig sind.
• Definieren Sie Standardvorlagen für Stellenprofile und Qualifikationsanforderungen für Ihre gängigsten befristeten Stellen, damit die Dienstleister nicht raten müssen und die Führungskräfte nicht jedes Mal alles neu formulieren müssen.
• Führen Sie einfache Vergütungsrichtlinien für gängige Funktionen und Standorte ein und verlangen Sie eine Begründung für Ausnahmen.
• Vereinheitlichen Sie die Anforderungen an die Zeiterfassung und Rechnungsstellung, damit die Finanzabteilung Zahlungen korrekt und pünktlich ausführen kann.

Wie Personalvermittler helfen können

• Klären Sie die Stellenanforderungen gemeinsam mit dem Personalverantwortlichen ab und legen Sie umgehend klare, strukturierte Anforderungen vor.
• Die Transparenz hinsichtlich der Compliance-Maßnahmen (durchgeführte Kontrollen, erfasste Dokumente, unterrichtete Mitarbeiter) erhöhen und die Bewerber auf dem Laufenden halten, um die Abbruchquote zu senken.

3. Normalisierung

In der Normalisierungsphase wird der Einsatz von Leiharbeit als Programm strukturiert. Zu diesem Zeitpunkt führen Unternehmen ein Vendor-Management-System (VMS), einen Managed-Service-Provider (MSP) oder beides ein.

Ein VMS zentralisiert Daten und Arbeitsabläufe im Bereich der Zeitarbeitskräfte, darunter die Einreichungen der Dienstleister, die Nachverfolgung der Mitarbeiter sowie die Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Ein MSP ist der operative Partner, der das Programm durchführt. Er verwaltet alles, von der Leistung der Dienstleister und des Programms bis hin zur Berichterstattung. Im Zuge der Normalisierung werden die internen Zuständigkeiten klarer. Beschaffung und Personalwesen übernehmen nun gleichermaßen die Leitung von Programmen für Zeitarbeitskräfte.

Das größte Risiko bei der Normalisierung besteht darin, dass der Prozess zwar korrekt, aber mühsam und frustrierend wird. Wenn er zusätzlichen Aufwand verursacht, ohne einen Mehrwert zu schaffen, umgehen Führungskräfte ihn einfach.

Was als Nächstes zu tun ist

• Gestalten Sie den Prozess so, dass er auf das Verhalten der Führungskräfte abgestimmt ist – das bedeutet weniger Formulare, klarere Genehmigungswege und schnellere Rückkopplungsschleifen. Wenn Sie Kontrollmechanismen benötigen, integrieren Sie diese in den Arbeitsablauf, anstatt zusätzliche Schritte hinzuzufügen.
• Legen Sie konkrete Leistungserwartungen an die Lieferanten fest, insbesondere in Bezug auf Reaktionszeiten, die Qualität der Vorauswahl, die Einhaltung von Vorschriften und die Fürsorge für die Mitarbeiter.
• Legen Sie konkrete Leistungserwartungen an die Lieferanten fest, insbesondere in Bezug auf Reaktionszeiten, die Qualität der Vorauswahl, die Einhaltung von Vorschriften und die Fürsorge für die Mitarbeiter.
• Konzentrieren Sie sich darauf, eine einheitliche Checkliste für die Einarbeitung und das Ausscheiden zu erstellen.
• Integrieren Sie Ihren Prozess für Zeitarbeitskräfte nach Möglichkeit mit den Daten aus den Bereichen Finanzen und Personalwesen, damit Sie problemlos Berichte zu Ausgaben und Personalbestand erstellen können.

Wie Personalvermittler helfen können

• Passen Sie sich dem Standard-Workflow des Kunden an und steigern Sie die Geschwindigkeit innerhalb dieses Workflows: zügige Einreichungen, saubere Daten und weniger Ausnahmen, die die Genehmigungsvorgänge verlangsamen.
• Sorgen Sie für eine positive Mitarbeitererfahrung in großem Maßstab, indem Sie die Mitarbeiter auf dem Laufenden halten und Fragen zur Vergütung zügig klären.

4. Strategisch

In der strategischen Phase setzt das Unternehmen Zeitarbeitskräfte umsichtig ein, wobei die Entscheidungsfindung auf Daten basiert. Der Einsatz von Zeitarbeitskräften ist in die übergeordnete Personalplanung eingebunden und erfolgt nicht reaktiv auf Einzelfälle. Die Verantwortlichen können darlegen, warum ein Mitarbeiter als Zeitarbeitskraft eingesetzt wird, wie Erfolg definiert wird und wie der Plan für das Ende des Einsatzes aussieht.

Das Hauptrisiko besteht nach wie vor in einer mangelnden Abstimmung zwischen dem Programm und dem Geschäftsbetrieb. Ein strategisches Programm kann dennoch scheitern, wenn es sich zu sehr auf die Senkung der Kosten konzentriert und Compliance-Risiken sowie die Mitarbeitererfahrung außer Acht lässt. Diese Probleme beeinträchtigen Ihre Fähigkeit, Mitarbeiter zu gewinnen, und können in kritischen Bereichen zu Fluktuation führen.

Was als Nächstes zu tun ist

• Verbinden Sie den bedarfsabhängigen Bedarf mit der Personalplanung. Wenn Ihr Personalplan vorsieht, dass eine bestimmte Kompetenz langfristig benötigt wird, bauen Sie dafür eine wiederverwendbare Talentpipeline auf, anstatt jede Anfrage als Neufall zu behandeln.
• Verbessern Sie die Qualität der Aufgaben durch klarere Ziele, messbare Ergebnisse und eine genauere Definition dessen, wie das „Ergebnis aussehen soll“, für jeden Auftrag.
• Die Lieferantenstrategie stärken, indem man sich bei Kernaufgaben auf weniger, dafür aber bessere Partner stützt und für Nischenaufgaben auf spezialisierte Lieferanten zurückgreift.

Wie Personalvermittler helfen können

• Schaffen Sie wiederholbare Prozesse für kritische Kompetenzen, einschließlich vorab geprüfter Talentpools, schnellerer Vorauswahlen und reibungsloser Einarbeitungen, die sowohl Geschwindigkeit als auch Erfahrung gewährleisten.
• Reduzieren Sie Compliance- und Klassifizierungsrisiken, indem Sie zu lokalen Einsatzmöglichkeiten beraten und sicherstellen, dass die Dokumentation und die Onboarding-Schritte einheitlich durchgeführt werden.

5. Optimierung

Optimierung ist nicht das Endziel. Sie ist die Phase, in der das Programm mit den Anforderungen des Unternehmens und den Arbeitsabläufen Schritt hält. In dieser Phase sind Programme für Zeitarbeitskräfte zudem besser aufgestellt, um regulatorischen Änderungen immer einen Schritt voraus zu sein.

Zu diesem Zeitpunkt sollte das Unternehmen über einen zuverlässigen, nahezu in Echtzeit verfügbaren Überblick über die Aktivitäten, Kosten, Beschäftigungsdauer und Risikoindikatoren der Zeitarbeitskräfte verfügen. Kontinuierliche Verbesserung ist fester Bestandteil des Programms, und die Prozesse werden regelmäßig überprüft, vereinfacht und optimiert, wobei die Dienstleister zu diesen Verbesserungen beitragen.

Das größte Risiko ist Selbstzufriedenheit. Vorschriften, Arbeitsmärkte und Technologien entwickeln sich ständig weiter. Wenn Unternehmen den Optimierungsprozess als abgeschlossen betrachten, laufen sie Gefahr, den Anschluss zu verlieren.

Was als Nächstes zu tun ist

• Führen Sie einen festgelegten Verbesserungszyklus mit vierteljährlichen Überprüfungen folgender Punkte durch: Nachfragemuster, Lieferantenleistung, Compliance-Abweichungen und Prozessengpässe.
• Seien Sie den regulatorischen Änderungen immer einen Schritt voraus.
• Die Steuerung aller automatisierten oder KI-gestützten Überprüfungs- und Entscheidungsprozesse, die im Rahmen des Kontingentierungsprozesses zum Einsatz kommen, ist zu verschärfen.
• Investieren Sie in die Grundlagen der Mitarbeitererfahrung, um die Fluktuation zu senken.

Wie Personalvermittler helfen können

• Bringen Sie Verbesserungsvorschläge und Lösungen ein, die auf Fakten gestützt sind, beispielsweise wo Prozessschritte zum Ausscheiden von Bewerbern führen oder wo Konformitätsprüfungen vermeidbare Verzögerungen verursachen.
• Sorgen Sie für eine positive Erfahrung der Talente durch eine zügige Einarbeitung, klare Kommunikation und schnelle Unterstützung bei Problemen.

Compliance an jeder Stelle stärken

Compliance ist die tragende Säule des Managements von Zeitarbeitskräften und muss vom Einstieg bis zum Ausscheiden gewährleistet sein. People2.0 bietet fachkundige Unterstützung im Bereich Compliance, die Unternehmen und Personaldienstleistern dabei hilft, Fachkräfte schneller einzustellen und dabei die lokalen Anforderungen einzuhalten.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um zu erfahren, wie wir Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bieten und dazu beitragen können, die Compliance in jeder Phase Ihrer Strategie für den Einsatz von Leiharbeitskräften zu stärken.

FAQ

Was versteht man unter einer optimierten Zeitarbeitsbelegschaft, und warum ist sie so wichtig?

Eine optimierte Zeitarbeitsbelegschaft ist ein strategisch verwalteter, flexibler Talentpool aus befristet Beschäftigten. Diese Belegschaft ermöglicht es Unternehmen, schnell auf spezialisierte Kompetenzen zurückzugreifen, ihre Geschäftstätigkeit zu skalieren und ihre Agilität zu steigern.

Welche verschiedenen Arten von Arbeitskräften gehören zur Zeitarbeitsbelegschaft?

Eine flexible Belegschaft setzt sich in der Regel aus verschiedenen nicht fest angestellten Arbeitskräften zusammen, darunter Freiberufler, selbstständige Auftragnehmer, Zeitarbeitskräfte, Berater und Saisonkräfte.

Was sind die wesentlichen Unterschiede zwischen der frühen Anwendungsphase und der Normalisierungsphase?

Der wesentliche Unterschied besteht in der Umstellung von einem ad-hoc-orientierten, reaktiven Ansatz in der frühen Nutzungsphase auf einen stärker standardisierten, proaktiven Ansatz in der Normalisierungsphase.

Inwiefern tragen Technologie und Partnerschaften dazu bei, den Einsatz von Zeitarbeitskräften zu optimieren?

Technologien wie beispielsweise ein Vendor-Management-System (VMS) sowie strategische Partnerschaften mit Personalvermittlungsagenturen, Employers of Record (EOR) und agents of record (AOR) sind unerlässlich, um Prozesse zu optimieren und zu automatisieren sowie den gesamten Lebenszyklus von Leiharbeitskräften unter Einhaltung aller Vorschriften zu verwalten.

Welche Kennzahlen sollten Unternehmen erfassen, um die Wirksamkeit ihrer Strategie für den Einsatz von Zeitarbeitskräften zu messen?

Um die Effektivität zu messen, sollten Sie eine ausgewogene Auswahl an Kennzahlen verfolgen, die Effizienz (z. B. Zeit bis zur Besetzung), Qualität (z. B. Zufriedenheit der einstellenden Führungskräfte) und kostenbezogene Daten (z. B. Kosten pro Einstellung) umfasst.

Redaktionelle Betreuung durch Jeremiah Akin, Senior Manager, Global Brand and Content