Schon eine gewöhnliche Vereinbarung mit einem Auftragnehmer könnte bereits eine steuerpflichtige Präsenz im Ausland begründen.
Ähnlich wie ein Eisberg im Wasser sehen sich Unternehmen, die Fachkräfte aus dem Ausland einstellen, mit einem enormen Risiko konfrontiert, das direkt unter der Oberfläche ihrer Personalprogramme lauert. Es wird als „Risiko der Betriebsstätte“ bezeichnet und kann schwerwiegende Folgen in Form von Geldstrafen und einer zusätzlichen Steuerbelastung nach sich ziehen.
Glücklicherweise tragen die richtige Beratung und eine geeignete Personalstruktur wesentlich dazu bei, das Risiko einer Betriebsstätte (PE) zu minimieren. In diesem Artikel wird untersucht, wo dieses Risiko bei der Beschäftigung von Leiharbeitern entstehen kann und wie Unternehmen darauf reagieren können, bevor es zu einem größeren Problem wird.
Lassen Sie uns zunächst klären, was das Risiko einer Betriebsstätte ist und warum es sich lohnt, darauf zu achten.
Was ist das Risiko einer Betriebsstätte? Und warum ist es von Bedeutung?
Ist Ihr Unternehmen an einem Ort tätig, an dem es keine offizielle Niederlassung unterhält? In diesem Fall könnte eine örtliche Steuerbehörde entscheiden, dass es dort eine Betriebsstätte unterhält, was bedeuten würde, dass es in diesem Land Körperschaftsteuer schulden könnte.
Eine Steuerhoheit ist jeder Ort mit eigenen Steuerregeln. Das kann ein Land, ein Bundesland oder eine Provinz sein. Während das Risiko einer Betriebsstätte bei der weltweiten Personalbeschaffung häufig diskutiert wird, kann dasselbe grundlegende Problem immer dann auftreten, wenn Arbeit über eine Steuergrenze hinweg erbracht wird.
Es besteht das Risiko, dass das Unternehmen Steuern schulden könnte, obwohl es nicht damit gerechnet hat, steuerpflichtig zu sein. Es drohen zudem Strafen, wenn die Steuerbehörde zu dem Schluss kommt, dass das Unternehmen sich an diesem Standort hätte registrieren lassen, Einkünfte hätte melden oder Steuern hätte zahlen müssen. In manchen Fällen können dieselben Einkünfte an mehr als einem Ort besteuert werden.
Beispielsweise kann ein amerikanisches Unternehmen in den USA Körperschaftsteuer zahlen. Wenn seine Tätigkeit in Deutschland eine Betriebsstätte begründet, kann Deutschland den mit diesem Markt verbundenen Gewinn ebenfalls besteuern. Ein Steuerabkommen kann zwar die endgültige Steuerlast verringern, doch dem Unternehmen könnten dennoch zusätzliche Meldepflichten und steuerliche Prüfungen entstehen.
Wie sich das PE-Risiko entwickelt
Ein PE-Risiko entsteht, wenn ein Unternehmen in einem Land, in dem es nicht offiziell registriert ist, zunehmend die Merkmale eines etablierten Unternehmens annimmt. Die Vorschriften variieren je nach Standort, doch die Steuerbehörden achten in der Regel auf bestimmte Arten von Aktivitäten:
- Feste Geschäftsstelle: Das Unternehmen verfügt über einen physischen Standort, an dem die Geschäftstätigkeit ausgeübt wird. Dazu können ein Büro, eine Niederlassung oder ein langfristiger Einsatzort gehören.
- Bauprojekte: Eine Baustelle, ein Installationsprojekt oder eine ähnliche Tätigkeit dauert länger als in den örtlichen Vorschriften festgelegt.
- Vertretungstätigkeit: Eine Person oder eine Vertretung handelt im Namen des Unternehmens in einem anderen Rechtsraum. Das Risiko ist höher, wenn diese Person oder Vertretung für das Unternehmen Verträge aushandelt oder abschließt.
- Virtuelle Betriebsstätte: In einigen Rechtsordnungen kann ein Unternehmen als steuerlich ansässig gelten, wenn es in einem Markt in erheblichem Umfang digitale Aktivitäten ausübt. Dazu können lokale Server, ein Rechenzentrum oder eine Online-Plattform gehören, die zum Verkauf oder zur Erbringung von Dienstleistungen für Kunden in diesem Markt genutzt werden.
Warum PE-Risiken oft verborgen bleiben
Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass das PE-Risiko nur für direkt beschäftigte Mitarbeiter gilt. Die Steuerbehörden beurteilen die Sachlage jedoch nicht immer so.
Leiharbeitskräfte – wie Auftragnehmer, Berater oder von Lieferanten verwaltete Arbeitskräfte – stellen nach wie vor ein Risiko dar, wenn ihre Tätigkeit den Anschein erweckt, das Unternehmen sei in einem anderen Rechtsgebiet ansässig. Die Einstufung der Arbeitskräfte ist wichtig, um zu erläutern, in welcher Form die Arbeitskraft beschäftigt wird, entscheidet jedoch nicht darüber, ob das Unternehmen eine steuerpflichtige Präsenz begründet hat.
Im Vereinigten Königreich beispielsweise stellt die Steuerbehörde klar, dass Arbeitnehmer nicht unbedingt direkt angestellt sein müssen, um eine Betriebsstätte zu begründen. Jeder Arbeitnehmer, der im Namen des Unternehmens handelt, kann ein Risiko darstellen, wenn seine Tätigkeit den Anschein erweckt, dass das Unternehmen auf diesem Markt ansässig ist.
Dies ist insbesondere bei abhängigen Vermittlern (PE) von Bedeutung. Dies ist der Fall, wenn durch eine Person, die im Auftrag des Unternehmens in einem anderen Land handelt, eine steuerpflichtige Präsenz entsteht. Der entscheidende Punkt ist die Befugnis. Verfügt ein Leiharbeitnehmer über die Befugnis, Verträge zu unterzeichnen oder wesentliche Vertragsbedingungen zu vereinbaren, können die Steuerbehörden davon ausgehen, dass dieser Arbeitnehmer eine lokale Geschäftspräsenz begründet. Ein Risiko kann auch entstehen, wenn er Geschäfte anführt, die das Unternehmen üblicherweise akzeptiert.
Um Risiken zu minimieren, muss jede grenzüberschreitende Vereinbarung mit einem Leiharbeitnehmer anhand der Vorschriften der Rechtsordnung geprüft werden, in der die Arbeit stattfindet. Bei dieser Prüfung sollte geklärt werden, ob der Arbeitnehmer das Unternehmen lediglich von einem anderen Standort aus unterstützt oder ob seine Tätigkeit den Anschein erweckt, dass das Unternehmen auf diesem Markt tätig ist.
Das Risiko steigt, wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen vor Ort vertritt. Dies kann bedeuten, dass er den Bedingungen von Kunden zustimmt, Verträge unterzeichnet oder als ständiger Ansprechpartner des Unternehmens auf dem Markt fungiert. Ein regelmäßiger Arbeitsort kann ebenfalls als Anhaltspunkt für eine Betriebsstätte gelten, wenn er zur Basis für die Ausübung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens wird.
Das OECD-Update als Anlass für eine erneute Risikobewertung
Mit der Aktualisierung des OECD-Musterabkommens für 2025 werden neue Leitlinien eingeführt, wann Telearbeit als Betriebsstätte gilt. Die wichtigste Änderung betrifft den Kommentar zu Artikel 5, der zur Auslegung dient, wann ein Unternehmen eine steuerpflichtige Präsenz in einem anderen Land haben kann.
Da das Übereinkommen viele grenzüberschreitende Steuerabkommen prägt, dürfte die Aktualisierung erhebliche Auswirkungen darauf haben, wie der Status einer Betriebsstätte in den verschiedenen Rechtsordnungen beurteilt wird.
Neue Leitlinien zur Bewertung des PE-Risikos
Laut EY werden mit den Aktualisierungen zwei klare Leitlinien zur Bestimmung des PE-Risikos eingeführt.
Der erste Punkt ist der 50-Prozent-Richtwert für die Arbeitszeit. Das Wichtigste dabei ist: Wenn jemand mehr als die Hälfte seiner Arbeitszeit vom selben Standort aus arbeitet, könnte dieser Standort für das Unternehmen wie eine feste Betriebsstätte erscheinen. Das Risiko ist am deutlichsten, wenn Remote-Mitarbeiter in Ländern tätig sind, in denen das Unternehmen keine formelle Präsenz hat. Dazu gehören auch Leiharbeitnehmer, die möglicherweise nicht unter die üblichen Mobilitätsprüfungen fallen.
Die zweite Leitlinie ist der „Commercial Reason Test“. Dabei wird geprüft, ob der Standort eines Arbeitnehmers den Geschäftsbetrieb unterstützt, beispielsweise durch den Kontakt mit lokalen Kunden oder Lieferanten. Im Gegensatz dazu reicht Remote-Arbeit, die aus Gründen der persönlichen Bequemlichkeit, zur Bindung von Fachkräften oder zur Einsparung von Bürokosten erfolgt, für sich allein genommen eher nicht aus, um die Feststellung einer Betriebsstätte zu stützen.
Die Notwendigkeit der Prüfung grenzüberschreitender Vereinbarungen
Die Aktualisierungen der OECD veranlassen Unternehmen dazu, ihre grenzüberschreitenden Arbeitsvereinbarungen zu überprüfen, bevor sie zu steuerlichen Problemen werden. Viele Organisationen werden möglicherweise feststellen, dass die Aktualisierungen ihr Risiko erhöhen oder dass ihr Risiko ohnehin schon von vornherein hoch war.
Nach Ansicht von Rechtsexperten wie Ogletree Deakins machen diese Aktualisierungen die Risikobewertung im Bereich der privaten Beteiligungen nicht zu einer reinen Abhakübung. Vielmehr unterstreichen sie die Bedeutung „solider Nachverfolgungs- und Richtlinienrahmen“, die für die Einhaltung der Vorschriften und die Vermeidung von Strafen entscheidend sind.
Da das PE-Risiko davon abhängt, welche Tätigkeiten die Mitarbeiter ausüben und wo sie diese ausüben, müssen bei der Bewertung sowohl festangestellte Mitarbeiter als auch Leihkräfte berücksichtigt werden. Bei dieser Prüfung sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden:
- Wo die Mitarbeiter tätig sind
- Wie viel Zeit verbringen sie in den einzelnen Ländern mit der Arbeit?
- Welche Tätigkeit sie ausüben
- Ob es einen geschäftlichen Grund für den Standort gibt
- Ob die lokalen Vorschriften diese Regelung anders behandeln als die OECD-Leitlinien
Lokale Vorschriften sind genauso wichtig wie der übergeordnete OECD-Rahmen
Die OECD-Leitlinien sind einflussreich, sollten jedoch nicht als allgemeingültige Regel betrachtet werden. EY weist darauf hin, dass mehrere Länder Vorbehalte geäußert oder die neuen Aktualisierungen unterschiedlich ausgelegt haben, was bedeutet, dass lokale Vorschriften weiterhin unterschiedlich angewendet werden können. Indien und Nigeria beispielsweise lehnen Teile des „Commercial-Reason-Tests“ ab. Auch Israel fügt eigene Einschränkungen hinzu, unter anderem hinsichtlich der Berechnung der 50-Prozent-Schwelle.
Kanada ist ein weiteres anschauliches Beispiel. BLG weist darauf hin, dass die OECD-Leitlinien zwar vor kanadischen Gerichten nicht bindend sind, jedoch ein etabliertes Instrument zur Auslegung der kanadischen Steuerabkommen darstellen. Für US-amerikanische Arbeitgeber mit in Kanada ansässigen Mitarbeitern sollte dies beispielsweise Anlass sein, zu prüfen, ob diese Vereinbarungen das Risiko einer Betriebsstätte mit sich bringen.
Der Grund dafür ist, dass zwar vorherrschende Trends eine allgemeine Richtung vorgeben, jedoch lokales Fachwissen erforderlich ist, um die spezifischen Vorschriften und Risiken in den einzelnen Rechtsräumen zu meistern.
Wo Programme für Zeitarbeitskräfte in der Regel ihre Grenzen haben.
Viele Programme für Zeitarbeitskräfte sind darauf ausgelegt, eine praktische Frage zu beantworten: Kann dieser Mitarbeiter eingesetzt werden?
Diese Überprüfung könnte ausreichen, um das Projekt voranzubringen. Aber sie beantwortet möglicherweise nicht die dahinterstehende steuerrechtliche Frage: Könnte die Tätigkeit dieser Person den Anschein erwecken, dass das Unternehmen in diesem Land tätig ist?
Das Ergebnis ist eine allgemeine Lücke in den Bereichen Governance und Compliance, die das Risiko erhöht. Meistens entsteht diese Lücke aufgrund eines bereits zuvor genannten Punktes. Die Verantwortung für die Beschäftigung von Arbeitskräften ist auf viele Parteien aufgeteilt, von denen jede ihre eigenen Prioritäten und Aufgaben hat. Gleichzeitig können Risiken während des gesamten Einsatzes der Arbeitskräfte zutage treten, beispielsweise bei der Einrichtung der lokalen Lohnabrechnung oder beim Onboarding. Die Überprüfung der OECD-Leitlinien durch KPMG macht deutlich, dass das Risiko einer Betriebsstätte (PE) bereits durch kleine Details bei der Beschäftigung von Arbeitskräften steigt. Diese Details werden bei standardmäßigen Lieferantenprüfungen oft übersehen, obwohl sie für die Frage nach einer Betriebsstätte von zentraler Bedeutung sind.
Um Risiken zu minimieren, benötigen Unternehmen die Unterstützung von kompetenten Partnern, die sich mit den lokalen steuerlichen Gegebenheiten auskennen. Sie benötigen Partner, die wissen, wie Aufträge so strukturiert und geprüft werden müssen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, ohne dabei an Schnelligkeit und Effizienz einzubüßen.
Wie Partnerschaften zwischen EOR und AOR das PE-Risiko verringern
EOR- und AOR-Partnerschaften verringern das Risiko einer Betriebsstätte, indem sie wichtige Arbeitgeber- und Beschäftigungsaufgaben übernehmen, die andernfalls beim Unternehmen liegen würden. Sie helfen Unternehmen dabei, grenzüberschreitend Talente unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften einzustellen, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen oder unnötige Risiken im Zusammenhang mit einer Betriebsstätte einzugehen. Beide Modelle bedienen unterschiedliche Segmente des Arbeitsmarktes.
Ein „Employer of Record“(EOR) wird eingesetzt, um Zeitarbeitskräfte zu beschäftigen, die in einem anderen Land tätig sein müssen. Der EOR beschäftigt den Arbeitnehmer über seine eigene lokale juristische Person und übernimmt die Verantwortung für das Arbeitsverhältnis. Dadurch wird das direkte Risiko einer Betriebsstätte (PE) verringert, da das lokale Arbeitsverhältnis beim EOR liegt und nicht bei der Kundenorganisation.
Ein „agent of record“(AOR) wird eingesetzt, um unabhängige Auftragnehmer zu beauftragen. Der AOR wird dabei nicht zum Arbeitgeber. Stattdessen unterstützt er die Abwicklung der Geschäftsbeziehung mit dem Auftragnehmer, einschließlich der Einstufung, der Dokumentation und der Lohnabrechnung. Dies mindert das Risiko, indem die direkte Beziehung des Unternehmens zum Auftragnehmer in dem jeweiligen Rechtsgebiet begrenzt wird.
Unternehmen setzen zunehmend auf EOR und AOR, um Talente zu gewinnen, wo immer sie zu finden sind. Steuerexperten von Thomas Reuters loben deren Zuverlässigkeit bei der Reduzierung des PE-Risikos und heben hervor, dass Unternehmen dadurch „schnell in neue Regionen expandieren können, ohne dass dadurch ein erheblicher operativer Mehraufwand entsteht“.
Vorteile einer Zusammenarbeit mit einem AOR oder EOR
Partnerschaften mit EOR- und AOR-Anbietern sorgen für eine klarere Verantwortungskette bei Personalprogrammen für Unternehmen. Anstatt auf mehrere Teams verteilt zu sein, liegen die Einhaltung der Arbeitsvorschriften und steuerliche Aspekte bei einem einzigen spezialisierten Partner, der über Fachwissen genau in diesen Bereichen verfügt.
Dieser Partner kann dann die Verantwortung für die zentralen Verwaltungsaufgaben übernehmen, die das Projekt prägen, darunter:
- Verwaltung der lokalen Beschäftigten oder Auftragnehmer
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Zahlungen an Auftragnehmer
- Einstufung und Dokumentation von Arbeitnehmern
- Steuerabzug und gesetzliche Vorschriften
- Kontinuierliche Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften bei Änderungen der lokalen Vorschriften
In ihrer Gesamtheit vermitteln diese Maßnahmen den Führungskräften einen klareren Überblick darüber, wer wo arbeitet, in welchem Umfang die einzelnen Mitarbeiter beschäftigt sind und welche Vereinbarungen möglicherweise einer genaueren steuerlichen oder Compliance-Prüfung bedürfen.
Außerdem sorgen sie dafür, dass die grenzüberschreitende Personalbeschaffung besser standardisierbar ist. Anstatt den Prozess für jeden Markt einzeln auszuarbeiten, können Teams jeden Auftrag über einen Partner abwickeln, der auf die Verwaltung der lokalen Anforderungen in Bezug auf Festanstellungen und freiberufliche Mitarbeiter spezialisiert ist.
Die Wahl des richtigen Personaldienstleisters trägt zur Einhaltung internationaler Vorschriften bei
Die Verwaltung von Betriebsstätten im Rahmen einer flexiblen Belegschaft erfordert mehr als nur das Wissen darüber, wo die Mitarbeiter tätig sind. Unternehmen benötigen eine Personalstruktur, die jeden grenzüberschreitenden Einsatz transparent, vorschriftsmäßig und leicht überprüfbar macht.
People2.0 unterstützt Unternehmen dabei, Talente unter Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften über verschiedene Rechtsräume und Landesgrenzen hinweg einzustellen und zu vermitteln. Unsere Compliance-Experten vor Ort verfügen über fundierte Kenntnisse der lokalen Gegebenheiten in den Bereichen Einstufung von Arbeitnehmern, arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Mitarbeiterbindung.
Mithilfe unserer „Employer of Record“ (EOR)- und „Agent of Record“ (AOR)-Dienstleistungen können Sie wichtige Backoffice-Aufgaben an uns auslagern und so die Beauftragung von Zeitarbeitskräften bzw. Auftragnehmern vereinfachen.
Wenn Ihr Unternehmen derzeit seine globalen Personalpläne überprüft, kann People2.0 Ihnen dabei helfen, mögliche Risiken im Bereich der Personalbeschaffung zu identifizieren. Außerdem können wir Sie dabei unterstützen, die Risiken für jedes einzelne Projekt und jeden Markt zu minimieren. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Sie bei der grenzüberschreitenden Gewinnung von Talenten unterstützen können.
FAQ
1. Was versteht man unter dem Risiko einer Betriebsstätte?
Das Risiko einer Betriebsstätte entsteht, wenn Ihr Unternehmen in einem anderen Land so umfangreiche Tätigkeiten ausübt, dass die dortige Steuerbehörde es als dort steuerpflichtig einstuft, auch wenn Sie keine lokale Gesellschaft angemeldet haben. Dies kann zu unerwarteten Steuerpflichten, Meldepflichten, Strafen oder einer genaueren Prüfung führen.
2. Können Leiharbeitnehmer für ein Unternehmen ein Risiko im Hinblick auf die Betriebsunternehmung darstellen?
Ja, Leiharbeitnehmer können das Risiko einer Betriebsstätte begründen, wenn ihre Tätigkeit den Anschein erweckt, dass das Unternehmen in einem anderen Rechtsgebiet ansässig ist. Ihr Beschäftigungsstatus spielt zwar eine Rolle, doch die Steuerbehörden legen möglicherweise größeren Wert darauf, was der Arbeitnehmer tut, wo er es tut und wie eng die Tätigkeit mit dem Unternehmen verbunden ist.
3. Bei welchen Tätigkeiten von Leiharbeitern besteht die größte Wahrscheinlichkeit, dass ein PE-Risiko entsteht?
Ein PE-Risiko besteht eher dann, wenn ein Leiharbeitnehmer das Unternehmen auf einem lokalen Markt vertritt. Dazu können die Pflege von Kundenbeziehungen, die Aushandlung von Konditionen, der Abschluss von Verträgen oder die regelmäßige Erbringung geschäftskritischer Dienstleistungen aus diesem Land gehören.
4. Inwiefern hat die Aktualisierung der OECD von 2025 die Risikobewertung bei der PE verändert?
Die Aktualisierung der OECD aus dem Jahr 2025 enthält klarere Leitlinien zur Beurteilung, wann Telearbeit zu einem Risiko der Betriebsstätte führen kann. Dabei wurden ein 50-Prozent-Richtwert für die Arbeitszeit und ein Test zur Feststellung wirtschaftlicher Gründe eingeführt, die den Schwerpunkt stärker darauf legen, wo die Arbeit verrichtet wird und warum der Arbeitnehmer dort tätig ist.
5. Inwiefern tragen EOR- und AOR-Partnerschaften dazu bei, das PE-Risiko zu verringern?
Partnerschaften mit einem „Employer of Record“ (EOR) und einem „Agent of Record“ (AOR) tragen dazu bei, das Risiko für private Unternehmen zu verringern, indem sie wichtige Arbeitgeber- oder Auftragsverpflichtungen übernehmen, die andernfalls beim Unternehmen liegen würden. Ein EOR unterstützt Zeitarbeitskräfte im Rahmen eines lokalen Arbeitsverhältnisses, während ein AOR dabei hilft, die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern regelkonformer zu gestalten.
Redaktionelle Betreuung durch Jeremiah Akin, Senior Manager, Global Brand and Content
