In der zweiten Hälfte des Jahres 2015 haben sowohl der IRS als auch das Department of Labor (DOL) Leitlinien herausgegeben, in denen die Bedeutung einer korrekten Klassifizierung von Arbeitnehmern für Unternehmen betont wird. Nach der Feiertagspause und zu Beginn des Jahres 2016 ist es an der Zeit, die potenziellen Risiken einer falschen Klassifizierung von Arbeitnehmern zu prüfen und wirksame Strategien zur Risikominderung zu erörtern.
Führungskräfte aus den Bereichen Personalwesen, Rechtsabteilung und Beschaffung werden erkennen, dass diese behördlichen Veröffentlichungen auch als Prognosen für die künftigen Durchsetzungstrends der jeweiligen Behörden dienen, die sie herausgeben. Daher werden strategisch denkende Führungskräfte entsprechende Vorkehrungen treffen, um potenziell erhebliche rechtliche Risiken zu minimieren.
Das Risiko einer unsachgemäßen Einstufung von Arbeitnehmern
Sowohl das DOL als auch die IRS konzentrieren sich auf einen der häufigsten Fehler, der von Unternehmen begangen wird – die falsche Einstufung eines Arbeitnehmers als unabhängiger Auftragnehmer, obwohl die Person eigentlich als Angestellter eingestuft werden müsste.
Das Problem der falschen Einstufung von Arbeitnehmern betrifft Arbeitgeber jeder Größe – vom kleinsten lokalen Unternehmen bis hin zu börsennotierten globalen Konzernen. Es handelt sich dabei wohl auch um einen der kostspieligsten arbeitsrechtlichen Fehler, den ein Unternehmen begehen kann, da sich dessen Auswirkungen schnell ausweiten können. Wird ein Arbeitnehmer nicht ordnungsgemäß eingestuft, kann dies dazu führen, dass das Unternehmen für denselben Fehler in vielerlei Hinsicht bezahlen muss:
- Steuern, Zinsen und Strafen: Zunächst einmal haftet der Arbeitgeber aus steuerlicher Sicht gegenüber dem IRS für bestimmte nicht gezahlte Lohnsteuern sowie für Zinsen und Strafen.
- Auswirkungen durch andere Behörden, Gesetze und Vorschriften: Unabhängig vom IRS können verschiedene andere Bundes- und Landesbehörden Durchsetzungsmaßnahmen gegen den Arbeitgeber einleiten. Beispielsweise könnte das DOL gemäß dem Fair Labor Standards Act geltend machen, dass der Arbeitgeber durch die falsche Einstufung seiner Arbeitnehmer als selbstständige Auftragnehmer diesen möglicherweise wichtige Arbeitsschutzrechte wie den Mindestlohn und Überstundenvergütung vorenthalten hat. Um dem entgegenzuwirken, hat das DOL eine umfassende „Misclassification Initiative“ ins Leben gerufen, die darauf abzielt, die Bemühungen hinsichtlich des Informationsaustauschs und der Durchsetzung in diesen Fragen zwischen den Bundesbehörden (z. B. der Employee Benefits Security Administration, der OSHA, dem Office of Federal Contract Compliance Programs und dem Office of the Solicitor) zu koordinieren. Das DOL hat bislang mit 27 Bundesstaaten Vereinbarungen zum Informationsaustausch (Memorandum of Understanding, MOU) geschlossen. Infolgedessen könnte eine einfache und oft unverschuldete Fehlklassifizierung einen ahnungslosen Arbeitgeber der Haftung für Verstöße gegen Gesetze in Bezug auf Familien- und Krankenurlaub, Arbeitslosenversicherung, Arbeitsunfallversicherung, Arbeitssicherheit, Sozialleistungen und/oder Beschäftigungsnachweis aussetzen. Die Folgen einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern durch einen Arbeitgeber können in der Folge zu Ermittlungen und Sanktionen durch eine Vielzahl weiterer Bundes- und Landesbehörden führen.
- Sammelklagen: Eine fehlerhafte Einstufung von Mitarbeitern kann sogar zu einer Sammelklage seitens der Arbeitnehmer selbst führen. Nur als Beispiel: Nach einem Urteil des Ninth Circuit aus dem Jahr 2014, wonach FedEx seine Fahrer fälschlicherweise als selbstständige Auftragnehmer eingestuft hatte, berichteten Medien über Verhandlungen über einen Vergleich in Höhe von 228 Millionen US-Dollar zwischen dem Unternehmen und einer Gruppe seiner Fahrer.
Schlussfolgerung
Es ist für jedes Unternehmen und dessen Führungsteam stets empfehlenswert, sicherzustellen, dass das Unternehmen alle geltenden Vorschriften und Bestimmungen zur Einstufung von Arbeitnehmern vollständig einhält. Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften proaktiv statt reaktiv handeln können. So kann ein Unternehmen beispielsweise einen Experten für die Compliance und den Umgang mit unabhängigen Auftragnehmern wie People2.0 beauftragen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen Risiken minimiert und den maximalen Nutzen aus der Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern zieht. Wie strategisch denkende Führungskräfte wissen, ist es weitaus besser, Zeit und Mühe darauf zu verwenden, diese Angelegenheiten im Vorfeld zu regeln, als erst dann zu handeln, wenn eine Bundes- oder Landesbehörde bereits eine eigene Prüfung eingeleitet hat.
Sind Sie bereit, Risiken im Zusammenhang mit der Einstufung von Arbeitnehmern vorzubeugen? Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie People2.0 Ihnen dabei helfen kann.
