In de tweede helft van 2015 publiceerden zowel de IRS als het Department of Labor (DOL) richtlijnen om het belang van de juiste werknemersclassificatie voor bedrijven te benadrukken. Nu we terugkeren van de vakantieperiode en 2016 ingaan, is het een goed moment om de potentiële risico’s van werknemersclassificatie te bespreken en effectieve strategieën voor risicobeperking te bespreken.
Leidinggevenden op het gebied van personeelszaken, juridische zaken en inkoop zullen inzien dat deze overheidspublicaties tevens een goede indicatie vormen van de handhavingstrends bij de overheidsinstanties die ze publiceren. Daarom zullen strategische leiders zich hierop voorbereiden om mogelijke aanzienlijke juridische risico’s te beperken.
Het risico van een onjuiste classificatie van werknemers
Zowel de DOL als de IRS richten zich op een van de meest voorkomende fouten die bedrijven maken – het verkeerd classificeren van een werknemer als een onafhankelijke aannemer, terwijl deze persoon eigenlijk als werknemer geclassificeerd zou moeten worden.
Het probleem van de onjuiste indeling van werknemers is een plaag voor werkgevers van elke omvang – van de kleinste lokale onderneming tot beursgenoteerde internationale concerns. Het is bovendien misschien wel een van de duurste fouten op het gebied van arbeidsrecht die een bedrijf kan maken, aangezien de omvang ervan snel kan toenemen. Als een werknemer niet correct wordt ingedeeld, kan dit ertoe leiden dat een bedrijf op vele fronten voor dezelfde fout moet betalen:
- Belastingen, rente en boetes: Ten eerste is de werkgever vanuit fiscaal oogpunt jegens de IRS aansprakelijk voor bepaalde onbetaalde loonbelastingen, vermeerderd met rente en boetes.
- Blootstelling aan andere instanties, wetten en voorschriften: Los van de IRS kunnen diverse andere federale en staatsinstanties handhavingsmaatregelen tegen de werkgever nemen. Zo zou het DOL op grond van de Fair Labor Standards Act kunnen aanvoeren dat de werkgever, door zijn werknemers ten onrechte als zelfstandige aannemers in te delen, zijn werknemers mogelijk belangrijke beschermingsmaatregelen op de werkplek heeft ontzegd, zoals het minimumloon en overwerkvergoeding. Om dit risico te beperken heeft het DOL een uitgebreid „Misclassification Initiative” gelanceerd, dat tot doel heeft de inspanningen op het gebied van informatie-uitwisseling en handhaving van deze kwesties tussen federale instanties (zoals de Employee Benefits Security Administration, OSHA, het Office of Federal Contract Compliance Programs en het Office of the Solicitor) te coördineren. Het DOL heeft momenteel met 27 staten een memorandum van overeenstemming (MOU) gesloten inzake het delen van informatie. Als gevolg hiervan kan één simpele en vaak onschuldige verkeerde classificatie een onwetende werkgever blootstellen aan aansprakelijkheid voor overtredingen van wetten met betrekking tot gezins- en medisch verlof, werkloosheidsverzekering, arbeidsongevallenverzekering, veiligheid op de werkplek, personeelsvoordelen en/of werkverificatie. De gevolgen voor een werkgever die werknemers verkeerd classificeert, kunnen vervolgens leiden tot onderzoeken door en sancties van een groot aantal andere federale en staatsinstanties.
- Collectieve rechtszaken: Het niet correct indelen van werknemers kan zelfs leiden tot een collectieve rechtszaak die door de werknemers zelf wordt aangespannen. Bij wijze van voorbeeld: na een uitspraak van het Negende Circuit in 2014, waarin werd vastgesteld dat FedEx zijn chauffeurs ten onrechte als zelfstandige ondernemers had ingedeeld, berichtten nieuwsmedia over onderhandelingen over een schikking van 228 miljoen dollar tussen het bedrijf en een groep van zijn chauffeurs.
Conclusie
Het is voor elke organisatie en haar managementteam altijd een goede gewoonte om ervoor te zorgen dat het bedrijf volledig voldoet aan alle geldende regels en voorschriften met betrekking tot de indeling van werknemers. Het goede nieuws is dat bedrijven op het gebied van naleving proactief kunnen handelen in plaats van reactief. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een expert op het gebied van naleving en samenwerking met zelfstandige contractanten, zoals People2.0, inschakelen om te controleren of het bedrijf de risico’s beperkt en de maximale waarde uit zelfstandige contractanten haalt. Zoals strategische bedrijfsleiders weten, is het veel beter om tijd en moeite te steken in het op orde brengen van deze zaken in een vroeg stadium, dan nadat een federale of staatsinstantie een eigen controle heeft ingesteld.
Klaar om risico’s rond de indeling van werknemers voor te zijn? Neem contact met ons op om te ontdekken hoe People2.0 u kan helpen.
