De vele potentiële valkuilen van verkeerde indeling van werknemers

Misclassificatie van werknemers (over het algemeen gedefinieerd als het geval waarin een werknemer ten onrechte wordt geclassificeerd als een onafhankelijke aannemer terwijl hij een werknemer had moeten zijn) is een groeiend punt van zorg voor Amerikaanse werkgevers. In 2015 zagen we een aanzienlijke activiteit van federale en staatsregulerende instanties rond de classificatie van werknemers, en deze trend zal het komende jaar waarschijnlijk versnellen.

Het Ministerie van Arbeid nam het voortouw met zijn ‘Administrators Interpretation’, waarin in wezen werd gesteld dat „de meeste werknemers” volgens de huidige richtlijnen als niet-vrijgestelde werknemers moeten worden beschouwd. Deze voorschriften, in combinatie met de voortdurende handhavingsmaatregelen van de National Labor Relations Board en de IRS, onderstrepen waarom een juiste indeling van werknemers en handhaving hiervan een topprioriteit moeten zijn.

Het effectief beheersen van het risico op een onjuiste indeling van werknemers stelt bedrijven voor de uitdagende taak om flexibele arbeidsrelaties zo te beheren dat deze aansluiten bij hun veranderende bedrijfsbehoeften, en tegelijkertijd te zorgen voor een juiste indeling van werknemers binnen een wirwar van federale, staats- en lokale regelgeving.

De negatieve gevolgen van een onjuiste indeling van werknemers, en een eventuele herindeling, kunnen grote chaos veroorzaken binnen de afdelingen Personeelszaken, Inkoop, Financiën en Personeelsvoorzieningen van een organisatie. Er zijn tal van kwesties waarmee een bedrijf te maken krijgt als blijkt dat het een werknemer onjuist heeft ingedeeld. Hieronder volgt een gedeeltelijke lijst van kwesties die moeten worden opgelost als een zelfstandige aannemer als werknemer wordt aangemerkt:

• Achterstallig loon (bijv. minimumloon en loon voor overwerk)
• Niet-inhouden en te weinig betalen van federale en staats/lokale inkomsten- en arbeidsbelastingen
• Het niet verstrekken van de juiste loonopgaven, zoals formulieren W-2
• Geen dekking personeelsbeloningen en passende corrigerende maatregelen
• Het niet afdragen van werkgevers- en werknemersbijdragen aan pensioen- en andere regelingen voor werknemers
• Het niet verstrekken van vereiste informatie over pensioenregelingen en administratieve kennisgevingen
• Accijnzen onder de Affordable Care Act (de "ACA") voor het niet bieden van verplichte dekking voor een ziektekostenverzekering
• Aansprakelijkheid wegens onrechtmatige daad jegens een verkeerd ingeschaalde werknemer en jegens derden die gewond zijn geraakt als gevolg van de nalatigheid van een verkeerd ingeschaalde werknemer
• Overtredingen van staats-, federale en/of buitenlandse arbeidswetten, die civielrechtelijke sancties en/of kennisgevingseisen van de overheidsinstantie kunnen inhouden

Naast deze juridische implicaties zijn er nog een aantal andere zaken (met aanzienlijke bijbehorende kosten) die vaak gepaard gaan met een rechtszaak over werknemers die verkeerd geclassificeerd zijn:

• Honoraria betaald aan externe arbeidsrechtadvocaten om de zaak te helpen verdedigen
• Tijd en afleiding voor het management om auditdossiers op te bouwen en te verdedigen
• Groepsacties
• Negatieve pers en schade aan het werkgeversmerk

Na het doornemen van de bovenstaande lijst zou het duidelijk moeten zijn dat werknemers verkeerd indelen een vervelende zaak kan zijn en het beste vermeden kan worden, als dat mogelijk is. Gelukkig kunnen experts op het gebied van onafhankelijke contractanten, zoals Synergy Services, helpen om het risico op een verkeerde indeling van werknemers te beperken.

Er zijn nog andere risico’s op werknemersmisclassificatie die bedrijven moeten evalueren en waarvan ze kunnen overwegen om preventieve maatregelen te nemen om problemen te voorkomen:

• Affordable Care Act: De ACA is in de kern gebaseerd op de juiste indeling van werknemers. De verplichtingen van werkgevers op het gebied van ziektekostenverzekering en de berekening van boetes bij het niet aanbieden van een aan de voorschriften beantwoordende ziektekostenverzekering hangen allemaal af van de vraag of iemand correct is ingedeeld als „werknemer”. Verkeerd ingedeelde zelfstandige contractanten kunnen grote nadelige gevolgen met zich meebrengen. Bovendien kan één enkele verkeerd ingedeelde werknemer ertoe leiden dat er ACA-accijnsboetes worden opgelegd op basis van het volledige aantal fulltime werknemers van de werkgever. De ACA heeft er ook toe geleid dat veel werkgevers worstelen met het oplossen van kwesties rond ‘gezamenlijk dienstverband’ en ‘medewerkgeverschap’ met hun uitzendbureaus of andere leveranciers van personeelsdiensten. Bedrijven wordt aangeraden extra voorzichtig te zijn met de indeling van werknemers op dit gebied, aangezien een fout kan leiden tot zowel niet-naleving van de ACA als alle hierboven genoemde aansprakelijkheden voor onjuiste indeling.
• Behandeling van ten onrechte als zelfstandige aangemerkte werknemers in de polisvoorwaarden van een zorgverzekering: De meeste zorgverzekeringen (zowel verzekerde als zelfgefinancierde) sluiten zelfstandige contractanten uit van de dekking. Tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald, kan een zelfstandige contractant die achteraf als werknemer wordt aangemerkt, in aanmerking komen voor dekking onder een zorgverzekering. Dit kan ook dekking met terugwerkende kracht inhouden. Sommige werkgevers pakken dit probleem aan door in hun zorgverzekeringen een bepaling op te nemen die heringedeelde werknemers uitsluit van de dekking.
• Non-discriminatietests: De gegevens die een werkgever gebruikt om non-discriminatietests uit te voeren voor zelfgefinancierde zorgverzekeringen en cafetariaplannen, sluiten zelfstandige contractanten uitdrukkelijk uit. In het geval van een herclassificatie is het, afhankelijk van de omvang en kenmerken van de verkeerd geclassificeerde groep werknemers, heel goed mogelijk dat de testresultaten veranderen. Daarom dient een werkgever, als onderdeel van zijn algehele reactie op een onjuiste classificatie van werknemers, eerdere planbeoordelingen te evalueren en eventueel opnieuw uit te voeren.
• Wettelijk verplichte kennisgevingen aan werknemers: Werkgevers zijn verplicht om hun werknemers in verschillende fasen van de arbeidsrelatie diverse kennisgevingen over de ziektekostenverzekering te verstrekken. Indien een werkgever zelfstandige contractanten laat herclassificeren als werknemers, moet hij nagaan welke kennisgevingen hadden moeten worden verstrekt, maar ook hoe het eerdere gebrek aan kennisgeving moet worden aangepakt. Een voorbeeld: een werkgever moet nagaan in hoeverre COBRA-kennisgevingen of een overzicht van de verzekeringsdekking (Summary of Benefits Coverage), zoals vereist onder de ACA, hadden moeten worden verstrekt, en vervolgens bepalen wat de gevolgen zijn van het niet verstrekken van die kennisgevingen aan de betrokken werknemers op het vereiste tijdstip.

De verkeerde classificatie van "andere" werknemers

We horen vaak over de vorm van verkeerde indeling van werknemers waarbij een werknemer ten onrechte als zelfstandige wordt aangemerkt in plaats van als werknemer in loondienst. Er is echter nog een andere veelvoorkomende vorm van verkeerde indeling van werknemers: het ten onrechte aanmerken van een werknemer als iemand die is vrijgesteld van overwerkvergoeding en van maaltijd- en rustpauzes. Beide vormen van verkeerde indeling van werknemers komen zeer vaak voor en stellen het bedrijf bloot aan grote potentiële risico’s in de toekomst.

Het komt heel vaak voor dat een controle naar onjuiste indeling van werknemers begint met een onjuist ingedeelde zelfstandige die een aanvraag indient voor een werkloosheidsuitkering of een vergoeding uit hoofde van de arbeidsongevallenverzekering. In veel gevallen is het feit dat deze ene werknemer een loonaanspraak indient bij de staat al voldoende om een controle van het gehele bedrijf door de arbeidsinspectie van de staat in gang te zetten. Deze controles zijn vaak zeer belastend voor het bedrijf, zowel wat betreft de tijd van het personeel als de benodigde middelen, en omvatten doorgaans een onderzoek naar alle „zelfstandige contractanten” van het bedrijf en de beloningspraktijken. Aangezien veel staten, het DOL en de IRS overeenkomsten hebben voor het delen van informatie, leiden deze controles er vaak toe dat ook andere instanties een soortgelijke controle uitvoeren, wat resulteert in achterstallige loonbetalingen en diverse fiscale boetes, zoals hierboven besproken.

Slimme volgende stap om verkeerde classificatie te voorkomen

Bedrijven die op welke manier dan ook gebruikmaken van flexibele werknemers, doen er goed aan preventieve maatregelen te nemen om problemen met een onjuiste indeling van werknemers te voorkomen. Een slimme tactiek is het uitvoeren van een grondig onderzoek naar het gehele flexibele personeelsbestand dat diensten verleent aan het bedrijf, om vast te stellen of opdrachtnemers correct zijn ingedeeld. Organisaties wordt aangeraden strenge eisen en processen op te stellen voor het inschakelen van opdrachtnemers en door middel van een goed beleid en de juiste procedures moeten zij er voortdurend op toezien dat aan deze eisen wordt voldaan. De meest strategische organisaties kiezen ervoor om samen te werken met een externe aanbieder van IC-compliance- en inzetoplossingen, zoals People2.0, om hun contractanten op een veilige, efficiënte, eenvoudige en kosteneffectieve manier te screenen en in te zetten.