La clasificación errónea de los trabajadores (generalmente definida como el caso en que un trabajador se clasifica incorrectamente como contratista independiente cuando debería haber sido un empleado) es un área de creciente preocupación para los empleadores estadounidenses. En 2015 vimos una importante actividad de las agencias reguladoras federales y estatales en torno a la clasificación de los trabajadores, y es probable que esta tendencia se acelere en el próximo año.
El Departamento de Trabajo tomó la iniciativa con su «Interpretación de los administradores», que, en esencia, establecía que «la mayoría de los trabajadores» debían considerarse empleados no exentos según las directrices vigentes. Esas normas, junto con las continuas medidas de control por parte de la Junta Nacional de Relaciones Laborales y el IRS, ponen de relieve por qué la clasificación adecuada de los trabajadores y el cumplimiento de la normativa deben ser una prioridad absoluta.
La gestión eficaz del riesgo que supone la clasificación errónea de los trabajadores plantea a las empresas el difícil reto de gestionar las relaciones con los trabajadores flexibles para satisfacer sus necesidades empresariales cambiantes, al tiempo que se garantiza una clasificación adecuada de los trabajadores en el marco de un confuso entramado de normativas federales, estatales y locales.
Los efectos negativos de la clasificación errónea de un trabajador, y su posible reclasificación, pueden causar estragos en los departamentos de Recursos Humanos, Compras, Finanzas y Prestaciones para empleados de una organización. Son muchos los problemas a los que debe hacer frente una empresa si se descubre que ha clasificado erróneamente a un trabajador. A continuación se incluye una lista parcial de los problemas que deben resolverse si se considera que un contratista independiente es, en realidad, un empleado:
- Salarios atrasados (por ejemplo, salario mínimo y pago de horas extraordinarias)
- Incumplimiento de la obligación de retener y pago indebido de impuestos federales y estatales/locales sobre la renta y el trabajo.
- No proporcionar las declaraciones salariales adecuadas, como los formularios W-2.
- Falta de cobertura de prestaciones a los empleados y medidas correctoras adecuadas
- Incumplimiento de las contribuciones del empleador y del empleado a los planes de jubilación y otros planes de prestaciones para empleados.
- Incumplimiento de la obligación de informar sobre el plan de prestaciones y los avisos administrativos.
- Impuestos especiales en virtud de la Ley de Asistencia Sanitaria Asequible (la «ACA») por no proporcionar la cobertura de plan de salud requerida.
- Responsabilidad civil extracontractual frente a un trabajador mal clasificado, así como frente a terceros que resulten perjudicados como consecuencia de los actos negligentes de un trabajador mal clasificado.
- Infracciones de las leyes laborales estatales, federales y/o extranjeras, que pueden incluir sanciones civiles y/o requisitos de notificación impuestos por la agencia gubernamental.
Además de estas implicaciones jurídicas, hay una serie de otros problemas (con importantes costes asociados) que suelen acompañar a una acción por clasificación errónea de trabajadores:
- Honorarios pagados a un abogado laboralista externo para ayudar a defender el caso
- Tiempo de gestión y distracciones para crear y defender expedientes de auditoría
- Acciones colectivas
- Prensa negativa y daño a la marca del empleador
Después de revisar la lista anterior debe ser muy evidente que las clasificaciones erróneas de los trabajadores pueden ser un negocio desagradable y es mejor evitarlas, si es posible. Afortunadamente, los expertos en cumplimiento y contratación de contratistas independientes, como Synergy Services , pueden ayudar a mitigar el riesgo de clasificación errónea de los trabajadores.
Existen otros riesgos de clasificación errónea de trabajadores que las empresas deben evaluar y considerar la adopción de medidas preventivas para evitar problemas:
- Ley de Asistencia Asequible (ACA): El fundamento mismo de la ACA se basa en la clasificación correcta de los trabajadores. Las responsabilidades de los empleadores en materia de cobertura sanitaria y el cálculo de las sanciones por no proporcionar una cobertura sanitaria conforme a la normativa dependen, en su totalidad, de si una persona está correctamente clasificada como «empleado». La clasificación errónea de los contratistas independientes puede acarrear graves consecuencias negativas. Además, un solo trabajador clasificado erróneamente puede dar lugar a la imposición de sanciones en forma de impuestos especiales de la ACA calculadas sobre la base de toda la plantilla a tiempo completo del empleador. La ACA también ha provocado que muchos empleadores tengan dificultades para resolver cuestiones de «empleo conjunto» y «coempleo» con sus proveedores de personal u otros proveedores de servicios de recursos humanos. Se recomienda a las empresas que sean extremadamente cautelosas con la clasificación de los trabajadores en este ámbito, ya que un error podría dar lugar tanto al incumplimiento de la ACA como a todas las responsabilidades derivadas de una clasificación errónea, tal y como se ha indicado anteriormente.
- Tratamiento de los empleados reclasificados en la documentación del plan de salud: La mayoría de los planes de salud (tanto los asegurados como los autofinanciados) excluyen a los contratistas independientes de la cobertura. A menos que exista una disposición expresa que indique lo contrario, un contratista independiente que sea reclasificado como empleado puede pasar a tener derecho a la cobertura de un plan de salud. Esto también podría incluir la cobertura con carácter retroactivo. Algunos empleadores abordan esta cuestión incluyendo en sus planes de salud una cláusula que excluye de la cobertura a los trabajadores reclasificados.
- Pruebas de no discriminación: Los datos que utiliza un empresario para realizar pruebas de no discriminación en los planes de salud autofinanciados y los planes de tipo «cafetería» excluyen específicamente a los contratistas independientes. En caso de que se produzca una reclasificación, dependiendo del tamaño y las características del grupo de trabajadores clasificados erróneamente, es muy posible que los resultados de las pruebas cambien. Por lo tanto, como parte de su respuesta global ante una clasificación errónea de los trabajadores, el empleador debería evaluar y, en su caso, volver a realizar las pruebas previas del plan.
- Notificaciones a los empleados exigidas por ley: Los empresarios tienen la responsabilidad de facilitar a sus empleados diversas notificaciones relativas al plan de salud en diferentes etapas del ciclo laboral. En caso de que un empresario haya reclasificado a contratistas independientes como empleados, deberá evaluar qué notificaciones deberían haberse facilitado, pero también cómo subsanar la falta de notificación previa. Un ejemplo: un empresario debe considerar en qué medida deberían haberse facilitado las notificaciones COBRA o el resumen de la cobertura de prestaciones exigido por la ACA, y a continuación determinar las consecuencias de no haber facilitado dichas notificaciones a los trabajadores afectados en el plazo establecido.
Clasificación errónea de los «otros» trabajadores
A menudo oímos hablar de un tipo de clasificación errónea de los trabajadores que consiste en clasificar indebidamente a un trabajador como autónomo en lugar de como empleado. Sin embargo, existe otra forma habitual de clasificación errónea: clasificar indebidamente a un empleado como exento del pago de horas extras y de los descansos para comer y descansar. Ambas formas de clasificación errónea de los trabajadores son muy habituales y ambas exponen a la empresa a importantes riesgos potenciales en el futuro.
Es muy habitual que una auditoría por clasificación errónea de un trabajador comience cuando un contratista independiente clasificado erróneamente presenta una solicitud de subsidio de desempleo o de indemnización por accidente laboral. En muchos casos, basta con que este único trabajador presente una reclamación salarial ante el Estado para que el departamento de empleo estatal inicie una auditoría de toda la empresa. Estas auditorías suelen suponer una carga enorme para la empresa, tanto en términos de tiempo del personal como de recursos, y suelen incluir una revisión de todos los «contratistas independientes» de la empresa y de sus prácticas salariales. Dado que muchos estados, el Departamento de Trabajo (DOL) y el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tienen acuerdos de intercambio de información, estas auditorías suelen dar lugar a que otras agencias lleven a cabo una auditoría similar, lo que conlleva el pago de salarios atrasados junto con las diversas sanciones fiscales mencionadas anteriormente.
Siguiente paso inteligente para evitar la clasificación errónea
Las empresas que recurren a trabajadores flexibles en cualquier modalidad harían bien en adoptar medidas preventivas para evitar problemas relacionados con la clasificación errónea de los trabajadores. Una táctica inteligente consiste en llevar a cabo una investigación exhaustiva de toda la plantilla flexible que presta servicios a la empresa, con el fin de determinar si los contratistas están correctamente clasificados. Se recomienda a las organizaciones que establezcan requisitos y procesos estrictos para la contratación de contratistas y que, mediante políticas y procedimientos adecuados, se mantengan siempre vigilantes en el cumplimiento de dichos requisitos. Las organizaciones más estratégicas optan por recurrir a un proveedor externo de soluciones de cumplimiento normativo y gestión de colaboradores independientes, como People2.0, para seleccionar y contratar a sus contratistas de una manera segura, eficiente, sencilla y rentable.
