La mauvaise classification des travailleurs (généralement définie comme le cas où un travailleur est incorrectement classé comme travailleur autonome alors qu’il aurait dû être un employé) est une préoccupation croissante pour les employeurs américains. En 2015, nous avons observé une activité importante des agences fédérales et étatiques de réglementation autour de la classification des travailleurs, et cette tendance devrait s’accélérer au cours de l’année à venir.
Le ministère du Travail a mené la charge avec son Interprétation des Administrateurs, qui a essentiellement estimé que « la plupart des travailleurs » devraient être considérés comme des employés non exemptés selon les directives actuelles. Ces règlements, ainsi que les mesures d’application continues du National Labor Relations Board et de l’IRS, soulignent pourquoi une classification et une application appropriées des travailleurs devraient être une priorité absolue.
Gérer efficacement le risque de mauvaise classification des travailleurs présente aux entreprises la tâche difficile de gérer des relations flexibles avec les travailleurs pour répondre à leurs besoins d’affaires changeants, tout en assurant une classification adéquate des travailleurs sous un ensemble confus de réglementations fédérales, étatiques et locales.
Les effets négatifs de la mauvaise classification des travailleurs, et d’une possible reclassification, peuvent causer des ravages dans les fonctions des ressources humaines, des achats, des finances et des avantages sociaux d’une organisation. Il y a de nombreux problèmes auxquels une entreprise doit faire face si on découvre qu’elle a mal classé un travailleur. Voici une liste partielle des questions à résoudre si un travailleur autonome est considéré comme un employé :
- Arriérés de salaire (par exemple, salaire minimum et heures supplémentaires)
- Défaut de retenue et sous-paiement des taxes fédérales et étatiques/locales sur le revenu et l’emploi
- Défaut de fournir des relevés salariaux appropriés, tels que les formulaires W-2
- Défaut de fournir une couverture des avantages sociaux aux employés et des mesures correctives appropriées
- Défaut de verser des cotisations de l’employeur et des employés aux régimes de retraite et autres régimes d’avantages sociaux
- Défaut de fournir la divulgation obligatoire du régime de prestations et les avis administratifs
- Les taxes d’accise en vertu de la Loi sur les soins abordables (l’« ACA ») en cas de non-respect de la couverture requise du régime de santé
- Responsabilité civile envers un travailleur mal classé ainsi que des tiers blessés à la suite d’actes négligents d’un travailleur mal classé
- Violations des lois du travail provinciales, fédérales et/ou étrangères, qui peuvent inclure des sanctions civiles et/ou des exigences de notification imposées par l’organisme gouvernemental
En plus de ces implications juridiques, il existe un certain nombre d’autres problèmes (avec des coûts importants associés) qui accompagnent souvent une action en erreur de classification des travailleurs :
- Honoraires payés à des avocats externes en droit du travail pour aider à défendre l’affaire
- Temps de gestion et distraction pour construire et défendre des dossiers d’audit
- Recours collectifs
- Mauvaise presse et dommages à la marque employeur
Après avoir examiné la liste ci-dessus, il devrait être très clair que les erreurs de classification des travailleurs peuvent être une affaire désagréable et qu’il vaut mieux les éviter, si possible. Heureusement, des experts en conformité et engagement des travailleurs autonomes, comme Synergy Services , peuvent aider à réduire le risque de mauvaise classification des travailleurs.
Il existe d’autres risques de mauvaise classification des travailleurs que les entreprises doivent évaluer et envisager de prendre des mesures préventives pour éviter les problèmes :
- Loi sur les soins abordables : La fondation même de l’ACA repose sur la classification correcte des travailleurs. Les responsabilités de couverture de l’employeur et le calcul des pénalités en cas de non-fourniture d’une couverture santé conforme dépendent tous de la question de savoir si une personne est correctement classée comme « employé ». Des travailleurs indépendants mal classés peuvent entraîner de lourdes conséquences négatives. De plus, un seul travailleur mal classé peut déclencher l’évaluation des pénalités fiscales d’accise de l’ACA en fonction de l’ensemble de la main-d’œuvre à temps plein de l’employeur. L’ACA a aussi entraîné de nombreux employeurs à lutter pour résoudre les questions de « travail conjoint » et de « co-emploi » avec leurs fournisseurs de services de personnel ou d’autres services de capital humain. Il est conseillé aux entreprises d’être particulièrement prudentes dans la classification des travailleurs dans ce domaine, car une erreur pourrait entraîner à la fois le non-respect de l’ACA et toutes les responsabilités liées à la mauvaise classification mentionnées ci-dessus.
- Traitement des employés mal classés dans un document de régime de santé : La plupart des régimes de santé (assurés ou autofinancés) excluent les travailleurs autonomes de la couverture. Sans disposition expresse stipulant le contraire, un travailleur autonome reclassé comme employé peut devenir admissible à la couverture d’un régime d’assurance maladie. Cela pourrait aussi inclure une couverture rétroactive. Certains employeurs abordent cette question en incluant dans leurs régimes d’assurance maladie des clauses excluant les travailleurs reclassés de la couverture.
- Tests de non-discrimination : Les données qu’un employeur utilise pour effectuer des tests de non-discrimination pour les régimes de santé autofinancés et les régimes de cafétéria excluent spécifiquement les travailleurs autonomes. En cas de reclassification, selon la taille et les attributs du groupe de travailleurs mal classé, il est tout à fait possible que les résultats des tests changent. Par conséquent, dans le cadre de sa réponse globale à une mauvaise classification d’un travailleur, un employeur devrait évaluer et potentiellement refaire les tests de plans antérieurs.
- Avis aux employés légalement requis : Les employeurs ont la responsabilité de fournir une variété d’avis de régime de santé à leurs employés à différentes étapes du cycle d’emploi. Dans le cas où un employeur reclasse des travailleurs autonomes comme employés, il doit évaluer quels avis auraient dû être fournis, mais aussi comment corriger le manque de préavis antérieur. Un exemple : un employeur doit considérer dans quelle mesure les avis COBRA ou un résumé de la couverture des prestations exigés par l’ACA auraient dû être fournis, puis déterminer l’impact du défaut de fournir ces avis aux travailleurs concernés au moment requis.
La mauvaise classification de « l’autre » travailleur
On entend souvent parler d’une forme de mauvaise classification des travailleurs, qui implique une classification inappropriée d’un travailleur comme travailleur autonome plutôt qu’employé. Cependant, il existe une autre forme courante de mauvaise classification des travailleurs : la classification incorrecte d’un employé comme étant exempté des heures supplémentaires, des pauses pour repas et repos. Les deux formes de mauvaise classification des travailleurs sont très courantes et exposent l’entreprise à de grands risques potentiels futurs.
Il est très courant qu’un audit de mauvaise classification des travailleurs commence avec un travailleur indépendant mal classé qui dépose une demande d’assurance-emploi ou d’indemnisation des travailleurs. Dans bien des cas, ce seul travailleur qui dépose une réclamation salariale auprès de l’État suffit à provoquer un audit de l’ensemble de l’entreprise par le département de l’emploi de l’État. Ces vérifications sont souvent extrêmement lourdes pour l’entreprise, tant en termes de temps personnel que de ressources, et incluent généralement une révision de tous les « travailleurs indépendants » et des pratiques salariales de l’entreprise. Puisque de nombreux États, le DOL et l’IRS ont des ententes de partage d’informations, ces vérifications entraînent souvent d’autres organismes effectuant un audit similaire, entraînant des paiements de salaires en retard ainsi que les diverses pénalités fiscales mentionnées ci-dessus.
Prochaine étape intelligente pour éviter une mauvaise classification
Les entreprises qui utilisent des travailleurs flexibles à quelque manière que ce soit sont sages de prendre des mesures préventives pour éviter les problèmes de mauvaise classification des travailleurs. Une tactique intelligente consiste à mener une enquête approfondie sur l’ensemble de la main-d’œuvre flexible fournissant des services à l’entreprise afin de déterminer si les entrepreneurs sont correctement classifiés. Il est conseillé aux organisations d’établir des exigences strictes et des processus pour engager les entrepreneurs et, selon des politiques et procédures appropriées, elles doivent être toujours vigilantes dans leur respect. Les organisations les plus stratégiques choisissent de collaborer avec un fournisseur tiers de solutions de conformité et d’engagement IC, comme People2.0, pour filtrer et engager ses contractuels de manière sûre, efficace, facile et rentable.
