Die vielen potenziellen Fallstricke einer falschen Klassifizierung von Arbeitnehmern

Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern (im Allgemeinen definiert als der Fall, in dem ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wird, obwohl er eigentlich ein Arbeitnehmer sein sollte) ist ein wachsendes Problem für US-Arbeitgeber. Im Jahr 2015 gab es erhebliche Aktivitäten von Bundes- und einzelstaatlichen Regulierungsbehörden im Zusammenhang mit der Klassifizierung von Arbeitnehmern, und dieser Trend wird sich im kommenden Jahr wahrscheinlich noch verstärken.

Das Arbeitsministerium übernahm mit seiner „Administrators Interpretation“ eine Vorreiterrolle, wonach „die meisten Arbeitnehmer“ nach den geltenden Richtlinien grundsätzlich als nicht freigestellte Arbeitnehmer einzustufen sind. Diese Vorschriften sowie die anhaltenden Durchsetzungsmaßnahmen der National Labor Relations Board und der IRS verdeutlichen, warum die korrekte Einstufung von Arbeitnehmern und die Durchsetzung der Vorschriften oberste Priorität haben sollten.

Die effektive Bewältigung des Risikos einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern stellt Unternehmen vor die anspruchsvolle Aufgabe, flexible Arbeitsverhältnisse so zu gestalten, dass sie ihren sich wandelnden geschäftlichen Anforderungen gerecht werden und gleichzeitig eine korrekte Einstufung der Arbeitnehmer im Rahmen einer unübersichtlichen Vielzahl von Bundes-, Landes- und Kommunalvorschriften gewährleisten.

Die negativen Auswirkungen einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern und einer möglichen Neueinstufung können in den Bereichen Personalwesen, Beschaffung, Finanzen und Sozialleistungen eines Unternehmens erhebliche Probleme verursachen. Es gibt zahlreiche Probleme, mit denen sich ein Unternehmen auseinandersetzen muss, wenn festgestellt wird, dass es einen Arbeitnehmer falsch eingestuft hat. Im Folgenden finden Sie eine unvollständige Liste von Problemen, die gelöst werden müssen, wenn ein unabhängiger Auftragnehmer als Arbeitnehmer eingestuft wird:

• Lohnnachzahlungen (z. B. Mindestlohn und Überstundenvergütung)
• Nicht einbehaltene und zu wenig gezahlte Bundes- und Landes-/Gemeindesteuern und Lohnsteuern
• Das Versäumnis, ordnungsgemäße Lohnausweise wie die Formulare W-2 vorzulegen
• Nichtgewährung von Sozialleistungen für Arbeitnehmer und geeignete Abhilfemaßnahmen
• Nicht geleistete Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zu Renten- und anderen Sozialleistungsplänen
• Nichteinhaltung der vorgeschriebenen Offenlegung von Leistungsplänen und Verwaltungsmitteilungen
• Verbrauchssteuern im Rahmen des Affordable Care Act (ACA“) für das Versäumnis, den erforderlichen Krankenversicherungsschutz anzubieten
• zivilrechtliche Haftung aus unerlaubter Handlung gegenüber einem falsch eingestuften Arbeitnehmer sowie gegenüber Dritten, die infolge der fahrlässigen Handlungen eines falsch eingestuften Arbeitnehmers geschädigt werden
• Verstöße gegen einzelstaatliche, bundesstaatliche und/oder ausländische Arbeitsgesetze, die zivilrechtliche Strafen und/oder von der Behörde auferlegte Meldepflichten beinhalten können

Neben diesen rechtlichen Folgen gibt es eine Reihe weiterer Probleme (mit erheblichen Kosten), die häufig mit einer Klage wegen falscher Einstufung von Arbeitnehmern einhergehen:

• Honorare für externe Arbeitsrechtsberater, die bei der Verteidigung des Falles helfen
• Zeitaufwand für das Management und Ablenkung bei der Erstellung und Verteidigung von Prüfungsunterlagen
• Sammelklagen
• Negative Presse und Schädigung der Arbeitgebermarke

Nach Durchsicht der obigen Liste sollte klar sein, dass die falsche Einstufung von Arbeitnehmern eine unangenehme Angelegenheit sein kann und am besten vermieden wird, wenn dies überhaupt möglich ist. Glücklicherweise können Experten für die Einhaltung von Vorschriften und die Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer wie Synergy Services dazu beitragen, das Risiko einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern zu mindern.

Es gibt noch weitere Risiken für die falsche Einstufung von Arbeitnehmern, die Unternehmen bewerten und vorbeugende Maßnahmen zur Vermeidung von Problemen in Betracht ziehen sollten:

• Affordable Care Act: Die Grundlage des ACA beruht auf der korrekten Einstufung von Arbeitnehmern. Die Versicherungspflichten des Arbeitgebers sowie die Berechnung von Strafen bei Nichtgewährung einer vorschriftsmäßigen Krankenversicherung hängen davon ab, ob eine Person ordnungsgemäß als „Arbeitnehmer“ eingestuft ist. Falsch eingestufte Selbstständige können erhebliche negative Folgen nach sich ziehen. Zudem kann bereits ein einziger falsch eingestufter Arbeitnehmer die Verhängung von ACA-Verbrauchssteuerstrafen auslösen, die sich auf die gesamte Vollzeitbelegschaft des Arbeitgebers beziehen. Der ACA hat zudem dazu geführt, dass viele Arbeitgeber Schwierigkeiten haben, Probleme im Zusammenhang mit „gemeinsamer Beschäftigung“ und „Mitbeschäftigung“ mit ihren Personaldienstleistern oder anderen Anbietern von Personaldienstleistungen zu lösen. Unternehmen wird empfohlen, bei der Einstufung von Arbeitnehmern in diesem Bereich besonders vorsichtig vorzugehen, da ein Fehler sowohl zu einem Verstoß gegen den ACA als auch zu allen oben aufgeführten Haftungsrisiken aufgrund einer falschen Einstufung führen kann.
• Behandlung falsch eingestufter Arbeitnehmer in den Unterlagen zu Krankenversicherungsplänen: Die meisten Krankenversicherungspläne (sowohl versicherte als auch selbstfinanzierte) schließen selbstständige Auftragnehmer vom Versicherungsschutz aus. Sofern keine ausdrückliche Bestimmung vorliegt, die etwas anderes vorsieht, kann ein selbstständiger Auftragnehmer, der als Arbeitnehmer neu eingestuft wird, Anspruch auf Versicherungsschutz im Rahmen eines Krankenversicherungsplans erhalten. Dies könnte auch einen rückwirkenden Versicherungsschutz umfassen. Einige Arbeitgeber regeln diese Frage, indem sie in ihre Krankenversicherungspläne eine Klausel aufnehmen, die neu eingestufte Arbeitnehmer vom Versicherungsschutz ausschließt.
• Diskriminierungsprüfung: Die Daten, die ein Arbeitgeber zur Durchführung von Diskriminierungsprüfungen für selbstfinanzierte Krankenversicherungspläne und Cafeteria-Pläne heranzieht, schließen selbstständige Auftragnehmer ausdrücklich aus. Im Falle einer Neuklassifizierung ist es je nach Größe und Merkmalen der falsch eingestuften Arbeitnehmergruppe durchaus möglich, dass sich die Prüfungsergebnisse ändern. Daher sollte ein Arbeitgeber im Rahmen seiner umfassenden Maßnahmen zur Behebung einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern frühere Planprüfungen bewerten und gegebenenfalls erneut durchführen.
• Gesetzlich vorgeschriebene Mitteilungen an Arbeitnehmer: Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Arbeitnehmern in verschiedenen Phasen des Beschäftigungsverhältnisses eine Reihe von Mitteilungen zu den Krankenversicherungsplänen zukommen zu lassen. Falls ein Arbeitgeber selbstständige Auftragnehmer als Arbeitnehmer neu einstuft, muss er prüfen, welche Mitteilungen hätten bereitgestellt werden müssen, aber auch, wie der bisherige Mangel an Mitteilungen behoben werden kann. Ein Beispiel: Ein Arbeitgeber muss prüfen, inwieweit COBRA-Mitteilungen oder eine gemäß dem ACA vorgeschriebene Zusammenfassung des Versicherungsschutzes hätten bereitgestellt werden müssen, und anschließend die Auswirkungen ermitteln, die sich daraus ergeben, dass diese Mitteilungen den betroffenen Arbeitnehmern nicht zum vorgeschriebenen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt wurden.

Die falsche Einstufung von „anderen“ Arbeitnehmern

Häufig hört man von der Form der falschen Einstufung von Arbeitnehmern, bei der ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als Selbstständiger statt als Angestellter eingestuft wird. Es gibt jedoch noch eine weitere häufige Form der falschen Einstufung von Arbeitnehmern: die fälschliche Einstufung eines Angestellten als von Überstundenvergütung sowie von Essens- und Ruhepausen befreit. Beide Formen der falschen Einstufung von Arbeitnehmern kommen sehr häufig vor und setzen das Unternehmen in beiden Fällen großen potenziellen Risiken für die Zukunft aus.

Es kommt sehr häufig vor, dass eine Prüfung wegen falscher Einstufung von Arbeitnehmern mit einem falsch eingestuften Selbstständigen beginnt, der einen Antrag auf Arbeitslosengeld oder eine Arbeitsunfallentschädigung stellt. In vielen Fällen reicht bereits dieser eine Arbeitnehmer, der beim Staat einen Lohnanspruch geltend macht, aus, um eine Prüfung des gesamten Unternehmens durch die staatliche Arbeitsbehörde auszulösen. Diese Prüfungen sind für das Unternehmen oft mit einem extrem hohen Aufwand verbunden, sowohl hinsichtlich des Zeitaufwands der Mitarbeiter als auch der Ressourcen, und umfassen in der Regel eine Überprüfung aller „selbstständigen Auftragnehmer“ des Unternehmens sowie der Vergütungspraktiken. Da viele Bundesstaaten, das DOL und die IRS Vereinbarungen zum Informationsaustausch haben, führen diese Prüfungen oft dazu, dass weitere Behörden eine ähnliche Prüfung durchführen, was zu Nachzahlungen von Löhnen sowie zu den oben genannten verschiedenen Steuerstrafen führt.

Kluger nächster Schritt zur Vermeidung von Fehleinstufungen

Unternehmen, die in irgendeiner Form flexible Arbeitskräfte einsetzen, tun gut daran, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, um Probleme durch eine falsche Einstufung von Arbeitskräften zu vermeiden. Eine kluge Vorgehensweise besteht darin, die gesamte flexible Belegschaft, die Dienstleistungen für das Unternehmen erbringt, gründlich zu überprüfen, um festzustellen, ob Auftragnehmer ordnungsgemäß eingestuft sind. Unternehmen wird empfohlen, strenge Anforderungen und Prozesse für die Beauftragung von Auftragnehmern festzulegen und durch geeignete Richtlinien und Verfahren stets darauf zu achten, dass diese Anforderungen eingehalten werden. Die strategisch am besten aufgestellten Unternehmen entscheiden sich für die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter von IC-Compliance- und -Engagement-Lösungen wie People2.0, um ihre Auftragnehmer auf sichere, effiziente, einfache und kostengünstige Weise zu überprüfen und zu beauftragen.