Claims wegens een onjuiste classificatie van zelfstandige contractanten (IC’s) kunnen voor werkgevers verwarrend en kostbaar zijn. De risico’s die gepaard gaan met een onjuiste classificatie van IC’s zijn wijdverbreid, en steeds meer federale en staatsinstanties richten hun aandacht op deze kwestie. Het is voor elk bedrijf belangrijk om inzicht te hebben in deze organisaties en hun rol bij het vaststellen van de IC-classificatie. In dit artikel geven we een overzicht van de regelgevende instanties op verschillende overheidsniveaus die verantwoordelijk zijn voor diverse aspecten van onjuiste classificatie van IC's.
Meer dan de helft van de staten heeft een Memorandum of Understanding ondertekend met het Amerikaanse ministerie van Arbeid waarin de deelnemende staten informatie over IC-misclassificatie mogen delen met andere overheidsinstanties. Als één overheidsinstantie wordt gealarmeerd over een verkeerde classificatieclaim, kan de informatie worden gedeeld met andere overheidsinstanties. Als een werknemer bijvoorbeeld een werkloosheidsclaim indient in de staat Californië, kan het werkloosheidsbureau van de staat de IRS op de hoogte brengen en kan de IRS een audit uitvoeren bij uw bedrijf. Eén claim voor misclassificatie van één overheidsinstantie kan gemakkelijk uitmonden in vele claims van verschillende overheidsinstanties.
De drie federale instanties die verantwoordelijk zijn voor het behandelen van claims over de verkeerde indeling van werknemers zijn het Department of Labor (DOL), de Internal Revenue Service (IRS) en de National Labor Relations Board (NLRB).
Ministerie van Arbeid
De DOL heeft twee instanties die zich bezighouden met IC-claims over verkeerde indeling: de Wage and Hour Division (WHD) en het Office of Workers' Compensation Programs (OWCP). Onlangs publiceerde het DOL de interpretatie van de administrateur over de classificatie van werknemers op basis van de economische realiteitstest.
Op de website van de DOL staat: "De missie van Wage and Hour is het bevorderen en naleven van arbeidsnormen om het welzijn van de nationale beroepsbevolking te beschermen en te verbeteren. Als een werknemer ten onrechte is geclassificeerd als een IC-werknemer terwijl hij eigenlijk geclassificeerd zou moeten worden als een W2-werknemer, kan de werknemer een claim voor minimumloon of overuren indienen bij de DOL. De WHD onderzoekt dit soort claims. Als blijkt dat een werknemer verkeerd is ingedeeld, is de werkgever verantwoordelijk voor het terugbetalen van loon aan de verkeerd ingedeelde werknemer.
Het Office of Workers’ Compensation Programs (OWCP) beheert regelingen voor arbeidsongeschiktheidsuitkeringen voor gewonde werknemers. Als een zelfstandige aannemer een claim indient bij het OWCP, wordt de status van de zelfstandige aannemer in twijfel getrokken. Aangezien zelfstandige aannemers geen werknemers zijn, komen zij niet in aanmerking voor een arbeidsongevallenvergoeding. Als het OWCP vaststelt dat een zelfstandige aannemer ten onrechte als zodanig is aangemerkt, is het bedrijf verantwoordelijk voor het uitbetalen van de arbeidsongevallenvergoeding.
NLRB
De National Labor Relations Board (NLRB) is een federale instantie die „de rechten van werknemers om zich te organiseren” waarborgt en „oneerlijke arbeidspraktijken voorkomt en verhelpt”. De NLRB hanteert een brede benadering wat betreft de soorten klachten die zij onderzoekt. Een onjuist geclassificeerde zelfstandige kan een klacht indienen dat het bedrijf waarmee hij of zij een contract heeft, hem of haar oneerlijk behandelt. De zelfstandige kan van mening zijn dat hij of zij in feite een werknemer van het bedrijf is en een klacht indienen. Als de NLRB vaststelt dat de zelfstandige ten onrechte als zodanig is aangemerkt en in feite een werknemer is, kan het bedrijf worden onderworpen aan diverse sancties op grond van de oneerlijke praktijk. De NLRB hanteert geen enkele specifieke toets om de classificatie als zelfstandige vast te stellen, maar baseert zich op een reeks verschillende toetsen.
IRS
De Internal Revenue Service (IRS) is de federale overheidsinstantie die „verantwoordelijk is voor de belastinginning en de handhaving van de belastingwetgeving”. De IRS kan een onjuiste classificatie van zelfstandigen (IC) aan het licht brengen via een controle, of via een claim van een andere overheidsinstantie op basis van een memorandum van overeenstemming. Als blijkt dat één werknemer onjuist is geclassificeerd, zal de IRS het bedrijf onderzoeken op andere werknemers die mogelijk ook onjuist zijn geclassificeerd. Als de IRS vaststelt dat een werknemer verkeerd is geclassificeerd, moet het bedrijf achterstallige belastingen betalen met 9% rente, plus een boete van 12% tot 35% van het belastingbedrag per werknemer. Het bedrijf is dan ook aansprakelijk voor eventuele overuren of het minimumloon. De IRS hanteert de Common Law-test om te bepalen of er sprake is van een verkeerde classificatie van zelfstandigen.
Nationale arbeidsbureaus
Op staatsniveau heeft elke staat zijn eigen overheidsinstanties die werknemers compenseren, discriminatie, werkloosheid en andere diensten verlenen. Elke staat gebruikt zijn eigen test om IC-classificatie te bepalen. De straffen variëren per staat en type claim.
Als voorbeeld van hoe verwarrend dit kan worden, nemen we een kijkje in New York. De staat New York pakt werknemersmisclassificatie op verschillende manieren aan. Onder leiding van het New Yorkse ministerie van Arbeid heeft New York de Joint Enforcement Task Force on Employee Misclassification (JETF), die zes New Yorkse staatsagentschappen in staat stelt om de handhaving van de classificatiewetgeving te coördineren en claims met betrekking tot misclassificatie te onderzoeken. De JETF voert haar missie uit door informatie uit te wisselen tussen de agentschappen, door te verwijzen naar de wetshandhavingsinstanties en door taken te organiseren tussen de aangesloten agentschappen.
Elk van de zes instanties pakt verschillende facetten van misclassificatie aan, afhankelijk van hun primaire functies: Het New York State Department of Labor; De New York State Workers' Compensation Board; De New York State Workers' Compensation Fraud Inspector General; Het New York State Department of Taxation and Finance; Het New York State Attorney General’s Office; De Comptroller of the City of New York.
Met name het New York State Department of Labor, een van de zes agentschappen, heeft verschillende divisies die zich bezighouden met arbeidskwesties: De Unemployment Insurance Division (afdeling werkloosheidsverzekering), de Division of Labor Standards (afdeling arbeidsnormen), de Division of Safety and Health (afdeling veiligheid en gezondheid), het Office of Special Investigations (bureau voor speciaal onderzoek) en het Bureau of Public Work (bureau voor openbare werken). IC-claims voor misclassificatie kunnen van elk van deze divisies naar elk van de andere divisies of agentschappen worden doorgesluisd. Wanneer een claim voor verkeerde classificatie ontstaat, of het nu gaat om werkloosheid, arbeidsongeschiktheid, belastingen, werknemerscompensatie of overwerk, kan één instantie informatie delen met alle instanties, waardoor een potentieel kostbaar web van problemen voor het bedrijf ontstaat.
Beste praktijken
Dit is geen volledige lijst van instanties die klachten over onjuiste indeling onderzoeken. Er zijn nog enkele andere instanties waar claims wegens onjuiste classificatie kunnen ontstaan, zoals de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) en de Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Eén enkele claim wegens verkeerde classificatie van een IC kan al snel uit de hand lopen. De meest risicobeperkende manier om claims wegens verkeerde classificatie van IC’s tegen te gaan, is door een preventieve aanpak te hanteren bij het classificeren van uw werknemers. Het Compliance-programma van People2.0 biedt uitgebreide diensten voor risicobeperking met betrekking tot verkeerde classificatie van IC's. Wij beoordelen elke IC om de juiste classificatie vast te stellen, waarbij we gebruikmaken van alle IC-classificatietests. Ontdek hoe deze aanpak een consumentenmerk uit de Fortune 100 heeft geholpen om het succespercentage bij IC-evaluaties met 46% te verhogen en $450.000 te besparen.
Agentschap Tabel
| Agentschap | Test | Soorten claims | Boetes voor verkeerde indeling |
| Afdeling Loon en Arbeid van DOL | Economische realiteiten | Minimumloon, overwerk | Achterstallig loon |
| Bureau voor werknemerscompensatieprogramma’s van DOL | Verschilt per staat (ABC, gewoonterecht of economische realiteiten) | Compensatie voor werknemers | Terugbetalingen, boetes |
| IRS | Gewoonterecht | Belastingclaims, werkloosheid | Achterstallige belastingen, boetes, werkloosheidsuitkeringen, overwerk, minimumloon |
| NLRB | Verschilt per geval | Oneerlijkheid van werknemers; vakbondsvorming | Verschilt per soort claim |
| Arbeidsbemiddelingsbureaus van de staat | Verschilt per staat (ABC, gewoonterecht of economische realiteiten) | Werkloosheid, discriminatie, werknemerscompensatie, belasting | Verschilt per type claim en staat |
