Kürzlich wurde ein Bericht veröffentlicht, wonach sich Elon Musk öffentlich dafür entschuldigt habe, dass Mitarbeiter von Subunternehmern, die von Tesla beauftragt wurden, nur 5 Dollar pro Stunde verdienten. Für jedes Unternehmen kann dies peinlich sein, und ehrlich gesagt hätte dies leicht verhindert werden können. Da so viele Unternehmen in der heutigen Wirtschaft Subunternehmer einsetzen, um Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen zu erzielen, ist es unerlässlich, dass sie genau verstehen, wie ein Lieferanten-/Subunternehmerprogramm funktioniert.
Was ist ein Unterauftragnehmer?
In der Branche der Zeitarbeitskräfte im weiteren Sinne gibt es eine Reihe verschiedener Begriffe, die zur Beschreibung bestimmter Arten von Beziehungen zwischen Anbietern und Lieferanten verwendet werden. Unter dem allgemeinen Begriff „Subunternehmer“ gibt es Unterlieferanten, Verkäufer und Lieferanten. Im Allgemeinen erbringen Subunternehmer eine Dienstleistung für ihren Kunden, die in den meisten Fällen in der Bereitstellung von Fachkräften besteht, die Arbeiten für den Kunden oder den Endkunden des Kunden ausführen. In der Regel wird diese Dienstleistung benötigt, weil der Kunde niemanden hat, der die Arbeit intern erledigen kann. Ganz gleich, ob eine spezielle Qualifikation benötigt wird, die intern nicht zur Verfügung steht, ob die variable Nachfrage eine flexible Personallösung erfordert oder ob Kosteneinsparungen angestrebt werden – die Vergabe von Unteraufträgen wird sich auf lange Sicht durchsetzen.
Die Enthüllungen zu den Vergütungssätzen bei Tesla haben gezeigt, wie wichtig es für Unternehmen ist, ein umfassendes Verständnis dafür zu haben, wie sie ihre Prozesse zur Einhaltung von Vorschriften und zur Qualifizierung von Lieferanten verwalten. Tesla und Unternehmen, die ähnliche Lieferantenprozesse nutzen, würden davon profitieren, ihre Lieferantenbasis genauer unter die Lupe zu nehmen und sicherzustellen, dass ihre Lieferanten nicht nur die Richtlinien und Praktiken des Kunden einhalten, sondern auch den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
Neben der Einführung bewährter Verfahren zur Qualifizierung von Anbietern ist es wichtig, die Gewissheit zu haben, dass jeder Anbieter in das Anbieterprogramm des Kunden passt. Der Qualifizierungsprozess für Anbieter sollte unter anderem gewährleisten, dass es sich bei dem Anbieter um ein seriöses Unternehmen handelt, dass der Anbieter der tatsächliche Arbeitgeber der Dienstleister ist und diese nicht fälschlicherweise als Selbstständige einstuft, dass der Anbieter die ACA-Vorschriften einhält, dass keine weiteren versteckten Ebenen zwischen dem Anbieter, dem Arbeitnehmer und dem Kunden keine weiteren versteckten Lieferantenebenen bestehen und dass alle erforderlichen Unternehmensversicherungen vorhanden sind, wie z. B. eine Arbeitsunfallversicherung sowie Berufshaftpflicht- und allgemeine Haftpflichtversicherungen. Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass dies keine vollständige Liste ist und nur einen kleinen Teil dessen darstellt, was bei der Überprüfung der Lieferantenkonformität überprüft werden sollte.
Um sicherzustellen, dass ein Lieferantenprogramm vorschriftsmäßig verwaltet wird, muss auch die Bezahlung der Arbeitnehmer, die Dienstleistungen erbringen, berücksichtigt werden. Ein vorschriftsmäßiges Unternehmen sollte sich vergewissern, dass der Lieferant seinem Mitarbeiter einen angemessenen Lohn zahlt, dass er korrekt als Angestellter oder unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wird und dass er korrekt als befreiter oder nicht befreiter Mitarbeiter gemäß den FLSA-Richtlinien bezahlt wird. Viele Unternehmen haben strenge Anforderungen und Verfahren zur Überprüfung des Hintergrunds, die eingehalten werden müssen, damit ein Arbeitnehmer am Standort eines Kunden arbeiten kann. Unserer Erfahrung nach genügt eine einfache Strafregisterauskunft fast nie den strengen Anforderungen, die viele Unternehmen an Mitarbeiter stellen, die am Standort eines Kunden arbeiten oder Zugang zu sensiblen und oft vertraulichen Informationen erhalten sollen. Diese Vorabprüfungen können Drogenscreenings, Führerscheinüberprüfungen, Beschäftigungs- und Ausbildungsüberprüfungen, FINRA-Recherchen, FACIS-Recherchen usw. umfassen. Wenn es keinen Prozess zur Qualifizierung des Anbieters und zur Einhaltung der Vorschriften gibt, kann nicht garantiert werden, dass der Arbeitnehmer überhaupt die Mindestanforderungen des Kunden an die Vorabprüfung erfüllt.
Ein erheblicher Teil dieser Fachkräfte, die von Anbietern/Subunternehmern vermittelt werden, sind keine US-Staatsbürger und dürfen in den USA nur mit einem H-1B-Visum arbeiten. Da ein Arbeitnehmer ein H-1B-Visum nur erhalten kann, wenn sein Arbeitgeber dieses Visum beantragt, sollte der offiziell eingetragene Arbeitgeber die einzige Instanz zwischen dem Arbeitnehmer und dem Kunden sein. Wie bereits erwähnt, gibt es oft mehrere Ebenen zwischen dem Kunden, dem Dienstleister und dem Arbeitnehmer, und gerade innerhalb dieser verschiedenen Ebenen kommt es häufig zu Verstößen gegen die Vorschriften.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung der Komplexität der Unterauftragsvergabe
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Komplexität solcher Geschäftsbeziehungen: Unternehmen A benötigt hochqualifizierte Arbeitskräfte und greift auf einen Dienstleister oder Lieferanten zurück, um diese spezifischen Stellen zu besetzen. Unternehmen A konzentriert sich darauf, den Bedarf zu decken, und achtet nicht darauf, wie der Dienstleister diesen Bedarf erfüllt. In unserem Szenario vergibt Anbieter 1 einen Unterauftrag an einen anderen Anbieter, Anbieter 2, der tatsächlich einen eigenen Mitarbeiter zur Ausführung der Arbeit bereitstellt. Hinter den Kulissen könnte der Dienstleister jedoch einen weiteren Dienstleister oder Lieferanten beauftragen, der seinerseits möglicherweise wiederum einen anderen Dienstleister oder Lieferanten beauftragt, der letztendlich den benötigten Mitarbeiter auswählt, der die Arbeit für den Kunden ausführen wird. Aus Sicht von Unternehmen A verläuft der Prozess reibungslos, da der Bedarf gedeckt wurde, die Arbeit erledigt ist und Anbieter 1, der eine Geschäftsbeziehung mit Unternehmen A unterhält, die erbrachte Leistung an Unternehmen A in Rechnung stellt. Der Prozess verläuft jedoch nicht reibungslos, und aus den zahlreichen Ebenen in unserem Szenario können sich viele Probleme ergeben. Erstens gibt es keine Möglichkeit zu garantieren, dass der Arbeitnehmer einen angemessenen Lohn erhält – oder überhaupt bezahlt wird. Anbieter 1 ist nicht der offizielle Arbeitgeber des Arbeitnehmers und tatsächlich nicht für dessen Bezahlung verantwortlich. Anbieter 1 bezahlt lediglich Anbieter 2. Dies kann dazu führen, dass Arbeitnehmer, die Arbeiten für Unternehmen A ausführen, für die geleistete Arbeit nicht tatsächlich bezahlt werden. Dies ist ein großes Problem. Letztendlich trägt Unternehmen A das Risiko und ist für die Bezahlung des Arbeitnehmers verantwortlich, selbst wenn Unternehmen A bereits durch die Zahlung an Anbieter 1 für diese Arbeit bezahlt hat.
Wie das obige hypothetische Beispiel veranschaulicht, können hier Probleme entstehen, da es keine Möglichkeit gibt, zu wissen, wie viele Ebenen es gibt. Das bedeutet, dass es keine Möglichkeit gibt, zu garantieren, dass der Arbeitnehmer auf all den verschiedenen Ebenen korrekt bezahlt wird, und in einigen extremen Fällen können diese Arbeitnehmer Ansprüche gegen den Kunden geltend machen, dass sie nie bezahlt wurden, und da das Arbeitsamt die Beziehung und nicht das Geld verfolgt, ist der Kunde letztendlich derjenige, der das Risiko trägt und für die Korrektur und Auszahlung des Arbeitnehmers verantwortlich ist, selbst wenn der Kunde die Rechnung, die Lieferant 1 eingereicht hatte, bereits bezahlt hatte. Auch hier gibt es aus der Sicht des Kunden meist nur eine Ebene, und alles geht seinen gewohnten Gang.
In einigen Fällen, in denen es um ein H-1B-Visum geht, muss der eingetragene Arbeitgeber, der auch als Sponsor fungiert, in der Lage sein, dem USCIS ein Schreiben vorzulegen, in dem die Stelle beschrieben wird, einschließlich einer Stellenbeschreibung, einer Beschreibung, warum der Arbeitnehmer für die Stelle qualifiziert ist, und einer Erklärung der Beziehung zum Kunden oder Endkunden des Kunden. Wenn mehrere Ebenen involviert sind, kann dieses Schreiben schwerfällig und verwirrend werden und ein unnötiges Risiko für den Kunden darstellen, da dem Arbeitnehmer das H-1B-Visum vom USCIS-Beamten, der das Schreiben prüft, verweigert werden könnte.
Wenn es mehrere Zulieferer gibt und kein H-1B-Visum im Spiel ist, besteht ein weiteres vermeidbares Risiko in der Möglichkeit einer falschen Einstufung der Arbeitnehmer. Das Risiko besteht, wenn das Kundenunternehmen davon ausgeht, dass der Lieferant, mit dem es den Vertrag geschlossen hat, seine eigenen Mitarbeiter korrekt eingestuft hat. Dieses Risiko besteht nicht nur bei der Einstufung als unabhängiger Auftragnehmer, sondern auch bei der Einstufung des Arbeitnehmers als befreit oder nicht befreit, d. h. ob er für Überstunden in Frage kommt oder nicht.
Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass die Verantwortung für diese Einstufung ausschließlich beim offiziellen Arbeitgeber liegt. In Wirklichkeit wird die Behörde im Falle einer Klage oder einer Prüfung die Beziehung vom Arbeitnehmer bis zum Empfänger des Arbeitsergebnisses zurückverfolgen. Das bedeutet: Wenn dieser W2-Mitarbeiter fälschlicherweise als „exempt“ eingestuft wurde, trägt letztendlich das Kundenunternehmen das Risiko. Das Risiko einer falschen Einstufung ist in diesem Szenario weitaus größer als angenommen, da der Auftraggeber in der Regel keine Kenntnis von etwaigen Problemen hat und den Arbeitnehmer nicht anders behandelt als seine anderen Leiharbeitskräfte, obwohl er ihn in Wirklichkeit möglicherweise wie einen festangestellten Mitarbeiter behandelt. Es reicht schon ein einziger Arbeitnehmer, der eine Klage einreicht, in der er geltend macht, dass er falsch eingestuft wurde und eigentlich ein Angestellter des Kundenunternehmens sein sollte, oder der aufgrund eines arbeitsbedingten Unfalls einen Antrag auf Arbeitsunfallentschädigung stellt oder aufgrund der vorzeitigen Beendigung des Projekts oder der Tätigkeit einen Antrag auf Arbeitslosengeld einreicht. Jeder dieser Ansprüche könnte zu einer möglichen Prüfung des Kundenunternehmens und möglicherweise sogar des Endkunden des Auftraggebers führen.
Warum ist ein Qualifizierungsverfahren für Lieferanten notwendig?
Wie diese Diskussion gezeigt hat, ist es für jedes Unternehmen, das Leiharbeitskräfte einsetzt, von entscheidender Bedeutung, über ein Qualifizierungsverfahren für Dienstleister zu verfügen, um sowohl finanzielle als auch rufschädigende Risiken zu minimieren. In der heutigen global vernetzten Welt sollte es für den CEO eines Unternehmens wie Tesla nicht notwendig sein, sich dafür entschuldigen zu müssen, dass er festgestellt hat, dass Arbeitnehmer, die für sein Unternehmen tätig sind, nur 5 US-Dollar pro Stunde erhalten. Ein solides Qualifizierungsverfahren für Dienstleister reduziert nicht nur Risiken, sondern hilft Unternehmen auch dabei, Dienstleister schnell, effizient und unter Einhaltung aller Vorschriften zu beauftragen. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Compliance-Partner kann diesen Prozess wesentlich überschaubarer machen. Anstatt zu versuchen, jede Ebene einer Lieferantenbeziehung intern zu überprüfen, können Unternehmen auf etabliertes Fachwissen im Bereich der Arbeitsrechtskonformität zurückgreifen, um Lieferanten zu überprüfen, die korrekte Einstufung der Arbeitnehmer zu bestätigen und die oben beschriebenen Risiken zu erkennen, bevor sie zu kostspieligen Problemen werden.
