Récemment, un rapport a été publié indiquant qu’Elon Musk s’était publiquement excusé pour les travailleurs de sous-traitants embauchés par Tesla qui étaient payés seulement 5 $ de l’heure. Pour n’importe quelle entreprise, cela peut être une honte, et franchement, cela aurait facilement pu être évité. Parce que de nombreuses entreprises dans l’économie actuelle font appel à des sous-traitants pour l’efficacité et les économies qu’ils procurent, il est essentiel qu’elles comprennent bien comment fonctionne un programme fournisseur/sous-traitant .
Alors, qu’est-ce qu’un sous-traitant?
Dans l’industrie plus large de la main-d’œuvre contingente, il existe une variété de termes différents utilisés pour décrire des types spécifiques de relations entre fournisseurs et fournisseurs. Sous l’égide générale de « sous-traitant », il existe des sous-fournisseurs, des fournisseurs et des sous-fournisseurs. En général, les sous-traitants fournissent un service à leur client, qui, dans la plupart des cas, consiste à fournir des travailleurs qualifiés pour effectuer le travail pour le client ou le client final du client. Habituellement, ce service est nécessaire parce que le client n’a personne pour effectuer le travail à l’interne. Qu’il y ait besoin d’une compétence spécialisée qui n’est pas disponible à l’interne, une demande variable nécessitant une solution de dotation flexible, ou un besoin d’économies, la sous-traitance est là pour durer.
Les révélations sur les taux de rémunération chez Tesla ont démontré la valeur pour les entreprises d’avoir une réelle compréhension de la façon dont elles gèrent leur processus de conformité et de qualification des fournisseurs . Tesla et les entreprises utilisant des processus similaires bénéficieraient d’examiner plus en profondeur leur population de fournisseurs et de s’assurer que ces derniers respectent non seulement les politiques et pratiques du client, mais aussi que le fournisseur est conforme aux yeux de la loi.
Avec les meilleures pratiques en place pour qualifier les fournisseurs, il est important d’avoir l’assurance que chaque fournisseur s’inscrit dans le programme fournisseur du client. Le processus de qualification du fournisseur devrait, parmi bien d’autres exigences, permettre de garantir que le fournisseur est une entreprise légitime, que le fournisseur est le véritable employeur des travailleurs effectuant les services et ne les classe pas à tort comme des travailleurs indépendants, que le fournisseur est conforme à l’ACA, qu’il n’y a pas d’autres couches de fournisseurs cachées entre le fournisseur, le travailleur et le client, et que toutes les assurances commerciales appropriées soient en place, telles que l’indemnisation des travailleurs, l’assurance responsabilité professionnelle et la responsabilité civile générale. Il est aussi important de noter qu’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive et ne représente qu’une petite partie de ce qui doit être vérifié pour assurer la conformité des fournisseurs.
Le paiement au travailleur qui effectue les services est également pris en compte pour s’assurer qu’un programme fournisseur est bien géré. Une entreprise conforme devrait vérifier que le fournisseur verse à son employé un salaire raisonnable, qu’il est correctement classé comme employé ou travailleur autonome, et qu’il est correctement payé comme employé exempté ou non exempté selon les directives de la FLSA. Beaucoup d’entreprises ont des exigences strictes en matière de vérification des antécédents et des processus qui doivent être respectés pour qu’un travailleur puisse effectuer un travail sur le site d’un client. D’après notre expérience, une simple fouille criminelle instantanée ne répondra presque jamais aux exigences strictes que de nombreuses entreprises exigent pour les travailleurs sur place chez un client ou pour accéder à des informations sensibles, confidentielles et souvent confidentielles. Ces pré-dépistages pourraient inclure des tests de dépistage de drogues, des vérifications de permis, des vérifications d’emploi et d’éducation, des recherches FINRA, des recherches FACIS, etc. S’il n’y a pas de processus de qualification et de conformité des fournisseurs, rien ne garantit que le travailleur sera même admissible aux normes minimales de présélection du client.
Une part importante de ces travailleurs qualifiés identifiés par les fournisseurs ou sous-traitants ne sont pas citoyens américains et ne peuvent travailler aux États-Unis qu’avec un visa H-1B. Puisqu’un travailleur ne peut obtenir un visa H-1B que si son employeur parraine ce visa, l’employeur responsable devrait être la seule couche entre le travailleur et le client. Comme mentionné précédemment, il y a souvent plusieurs couches entre le client, le fournisseur et le travailleur, et c’est à l’intérieur de ces multiples couches que la non-conformité existe souvent.
Un exemple pour illustrer la complexité de la sous-traitance
L’exemple suivant illustre la complexité de ces mandats : l’entreprise A a besoin d’un travailleur hautement qualifié et dispose d’un fournisseur ou d’un fournisseur qu’elle utilise pour remplir ces rôles spécifiques. L’entreprise A se concentre sur la satisfaction du besoin et ne se soucie pas de la façon dont le fournisseur répond à ce besoin. Dans notre scénario, le fournisseur 1 sous-traite avec un autre fournisseur, le fournisseur 2, qui fournit en fait à son employé l’exécution du travail. Cependant, en coulisses, le fournisseur pourrait sous-traiter avec un autre fournisseur ou fournisseur, qui à son tour pourrait potentiellement sous-traiter avec un autre fournisseur ou fournisseur qui, en fin de compte, identifie le travailleur nécessaire pour effectuer le travail pour le client. Aux yeux de l’entreprise A, le processus est fluide parce que le besoin a été comblé, le travail est terminé, et le fournisseur 1, qui entretient une relation avec l’entreprise A, facture l’entreprise A pour le travail effectué. Cependant, le processus n’est pas fluide, et de nombreux problèmes peuvent découler des multiples couches dans notre scénario. Premièrement, il n’y a aucun moyen de garantir que le travailleur reçoit un salaire raisonnable, ou même qu’il soit payé du tout. Le fournisseur 1 n’est pas l’employeur officiel du travailleur et n’est pas réellement responsable de payer le travailleur. Le vendeur 1 paie simplement le vendeur 2. Cela peut entraîner des travailleurs effectuant du travail pour l’entreprise A qui ne sont en réalité pas payés pour le travail effectué. C’est un problème majeur. En fin de compte, l’entreprise A est à risque et sera responsable de payer le travailleur, même si l’entreprise A a déjà payé pour ce travail en payant le fournisseur 1.
Comme l’illustre l’exemple hypothétique ci-dessus, les problèmes qui peuvent survenir ici sont qu’il n’y a aucun moyen de savoir combien de couches il y a en jeu. Cela signifie qu’il n’y a aucun moyen de garantir que le travailleur est correctement payé à travers toutes les différentes couches, et dans certains cas extrêmes, ces travailleurs peuvent déposer des réclamations contre le client en affirmant qu’ils n’ont jamais été payés, et puisque le DOL suit la relation plutôt que l’argent, c’est finalement le client qui est à risque et responsable de corriger et de payer le travailleur, même si le client avait déjà payé la facture que le fournisseur 1 avait soumise. Encore une fois, la plupart du temps, à travers les yeux du client, il n’y a qu’une seule couche et tout avance normalement.
Dans certains cas, lorsqu’un visa H-1B est impliqué, l’employeur officiel, également le promoteur officiel, devra être en mesure de fournir une lettre à l’USCIS illustrant le poste, incluant une description de poste, une description des raisons pour lesquelles le travailleur est qualifié pour le poste, ainsi qu’une explication de la relation avec le client ou le client final du client. S’il y a plusieurs niveaux en jeu, cette lettre peut devenir lourde et confuse, causant un risque inutile pour le client, car le travailleur pourrait se voir refuser le visa H-1B par l’agent de l’USCIS qui examine la lettre.
Lorsqu’il y a plusieurs niveaux de fournisseurs et qu’il n’y a pas de visa H-1B impliqué, un autre risque évitable est la possibilité d’une classification incorrecte des travailleurs. Le risque est présent lorsque l’entreprise cliente croit que le fournisseur avec lequel elle détient l’accord a correctement classifié ses propres employés. Ce risque de classification se manifeste non seulement avec le statut de travailleur autonome, mais aussi avec la classification de l’employé comme exempté ou non exempté, c’est-à-dire admissible ou non aux heures supplémentaires.
Beaucoup d’entreprises croient à tort que cette responsabilité de classification incombe uniquement à l’employeur officiel. En réalité, si un procès ou un audit survient, le gouvernement suivra la relation entre le travailleur et le destinataire du produit, ce qui signifie que si cet employé W2 a été incorrectement classé comme exempté, l’entreprise cliente est ultimement à risque. Le risque de mauvaise classification dans ce scénario est bien plus grand qu’on ne l’imaginait, car le client ignore généralement les problèmes et traitera le travailleur de la même manière que ses autres travailleurs potentiels, alors qu’en réalité, il pourrait le traiter comme un employé ordinaire. Il suffit qu’un seul travailleur dépose une réclamation affirmant qu’il est mal classé et devrait être employé de l’entreprise cliente, ou qu’il dépose une demande d’indemnisation des travailleurs en raison d’une blessure liée au travail, ou qu’une demande d’assurance-emploi en raison de la fin du projet ou du travail plus tôt que prévu. Chacune de ces affirmations pourrait mener à un audit potentiel pour l’entreprise cliente, et même possiblement pour le client final du client.
Pourquoi est-il nécessaire d’avoir un processus de qualification de fournisseur?
Comme cette discussion l’a démontré, il est vital pour toute organisation impliquant une main-d’œuvre temporaire de disposer d’un processus de qualification des fournisseurs afin d’atténuer les risques tant financiers que réputationnels. Il ne devrait pas y avoir besoin qu’un PDG d’une organisation comme Tesla ait à s’excuser de découvrir que les travailleurs travaillant pour son entreprise ne sont payés que 5 $ de l’heure dans le monde mondialement connecté d’aujourd’hui. Un processus solide de qualification des fournisseurs ne réduit pas seulement les risques, il aide aussi les organisations à recruter des fournisseurs rapidement, efficacement et de manière conforme. Travailler avec un partenaire expérimenté en conformité peut rendre ce processus beaucoup plus gérable. Plutôt que de tenter de vérifier chaque couche de la relation avec un fournisseur en interne, les organisations peuvent s’appuyer sur une expertise établie en conformité de la main-d’œuvre pour évaluer les fournisseurs, confirmer la classification correcte des travailleurs et détecter les types de risques mentionnés ci-dessus avant qu’ils ne deviennent des problèmes coûteux.
