Onlangs verscheen er een bericht waarin stond dat Elon Musk zich publiekelijk had verontschuldigd voor het feit dat werknemers van door Tesla ingehuurde onderaannemers slechts 5 dollar per uur betaald kregen. Voor elk bedrijf kan dit een bron van verlegenheid zijn, en eerlijk gezegd had dit gemakkelijk voorkomen kunnen worden. Aangezien zoveel bedrijven in de huidige economie gebruikmaken van onderaannemers vanwege de efficiëntie en kostenbesparingen die deze opleveren, is het essentieel dat zij een grondig inzicht hebben in hoe een leveranciers-/onderaannemersprogramma werkt.
Wat is een onderaannemer?
In de bredere sector van uitzendkrachten zijn er verschillende termen die gebruikt worden om specifieke soorten relaties tussen leveranciers en onderaannemers te beschrijven. Onder de algemene noemer "onderaannemer" bestaan onderaannemers, verkopers en leveranciers. Over het algemeen leveren onderaannemers een dienst aan hun klant, en in de meeste scenario’s bestaat die dienst uit het leveren van geschoolde arbeiders om werk uit te voeren voor de klant of de eindklant van de klant. Meestal is deze dienst nodig omdat de klant zelf niemand heeft om het werk af te maken. Of er nu behoefte is aan een gespecialiseerde vaardigheid die intern niet beschikbaar is, een variabele vraag die een flexibele personeelsoplossing vereist of een behoefte aan kostenbesparing, uitbesteden is een blijvertje.
De onthullingen over de beloningsstructuur bij Tesla hebben aangetoond hoe belangrijk het voor bedrijven is om een goed inzicht te hebben in de manier waarop zij de naleving van voorschriften door leveranciers en het kwalificatieproces van leveranciers beheren. Tesla en bedrijven die vergelijkbare leveranciersprocessen hanteren, zouden er goed aan doen hun leveranciersbestand grondiger onder de loep te nemen en ervoor te zorgen dat hun leveranciers niet alleen voldoen aan het beleid en de praktijken van de klant, maar ook aan de wettelijke voorschriften.
Nu er best practices zijn ingevoerd voor het beoordelen van leveranciers, is het belangrijk om de zekerheid te hebben dat elke leverancier past binnen het leveranciersprogramma van de klant. Het kwalificatieproces voor leveranciers moet, naast vele andere vereisten, kunnen waarborgen dat de leverancier een legitiem bedrijf is, dat de leverancier de daadwerkelijke werkgever is van de werknemers die diensten verrichten en deze niet ten onrechte als zelfstandige aannemers classificeert, dat de leverancier voldoet aan de ACA-voorschriften, dat er geen andere verborgen leverancierslagen zijn tussen de leverancier, de werknemer en de klant, en dat alle benodigde bedrijfsverzekeringen zijn afgesloten, zoals een arbeidsongevallenverzekering, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en een algemene aansprakelijkheidsverzekering. Het is ook belangrijk op te merken dat dit geen uitputtende lijst is en slechts een klein deel vormt van wat er moet worden gecontroleerd om de naleving door leveranciers te waarborgen.
Om er zeker van te zijn dat een leveranciersprogramma in overeenstemming met de voorschriften wordt beheerd, moet ook de betaling aan de werknemer die de diensten uitvoert in overweging worden genomen. Een bedrijf dat zich aan de regels houdt, moet controleren of de leverancier zijn werknemer een redelijk loon betaalt, of hij correct is geclassificeerd als werknemer of onafhankelijke contractant en of hij correct wordt betaald als een vrijgestelde of niet-vrijgestelde werknemer volgens de FLSA-richtlijnen. Veel bedrijven hebben strenge eisen en processen voor antecedentenonderzoek waaraan moet worden voldaan voordat een werknemer werkzaamheden mag uitvoeren op de locatie van een klant. Op basis van onze ervaring zal een eenvoudig antecedentenonderzoek bijna nooit voldoen aan de strenge eisen die veel bedrijven stellen aan werknemers die op locatie bij een klant werken of toegang krijgen tot gevoelige en vaak vertrouwelijke informatie. Deze voorafgaande screenings kunnen bestaan uit drugstests, licentieverificaties, werkgelegenheids- en opleidingsverificaties, FINRA-onderzoeken, FACIS-onderzoeken, enzovoort. Als er geen kwalificatie- en nalevingsproces voor leveranciers is, is er geen garantie dat de werknemer zelfs maar voldoet aan de minimumnormen voor voorafgaande screening van de klant.
Een aanzienlijk deel van deze geschoolde werknemers die door leveranciers/onderaannemers worden aangewezen, is geen Amerikaans staatsburger en kan alleen in de VS werken met een H-1B-visum. Aangezien een werknemer alleen een H-1B-visum kan verkrijgen als zijn werkgever dit visum sponsort, zou de officiële werkgever de enige schakel tussen de werknemer en de klant moeten zijn. Zoals eerder besproken zijn er vaak meerdere schakels tussen de klant, de leverancier en de werknemer, en juist binnen deze meerdere schakels doet zich vaak niet-naleving voor.
Een voorbeeld om de complexiteit van onderaanneming te illustreren
Het volgende voorbeeld illustreert de complexiteit van deze samenwerkingsverbanden: Bedrijf A heeft behoefte aan een hoogopgeleide werknemer en doet een beroep op een dienstverlener of leverancier om deze specifieke functies te vervullen. Bedrijf A richt zich op het vervullen van deze behoefte en let er niet op hoe de dienstverlener dit precies voor elkaar krijgt. In ons scenario besteedt leverancier 1 het werk uit aan een andere leverancier, leverancier 2, die daadwerkelijk zijn eigen medewerker inzet om het werk uit te voeren. Achter de schermen zou de leverancier echter weer een onderaannemingsovereenkomst kunnen hebben met een andere leverancier of toeleverancier, die op zijn beurt mogelijk weer een onderaannemingsovereenkomst heeft met een andere leverancier of toeleverancier, die uiteindelijk degene is die de benodigde werknemer selecteert die het werk voor de klant zal uitvoeren. In de ogen van Bedrijf A verloopt het proces naadloos, omdat aan de behoefte is voldaan, het werk is voltooid en Leverancier 1, die een relatie heeft met Bedrijf A, Bedrijf A factureert voor het verrichte werk. Het proces verloopt echter niet naadloos, en de vele lagen in ons scenario kunnen tot tal van problemen leiden. Ten eerste is er geen enkele garantie dat de werknemer een redelijk loon ontvangt, of überhaupt wordt betaald. Leverancier 1 is niet de officiële werkgever van de werknemer en is in feite niet verantwoordelijk voor de betaling van de werknemer. Leverancier 1 betaalt simpelweg leverancier 2. Dit kan ertoe leiden dat werknemers die werk verrichten voor Bedrijf A, in feite niet worden betaald voor het verrichte werk. Dit is een groot probleem. Uiteindelijk loopt Bedrijf A het risico en zal het verantwoordelijk zijn voor de betaling van de werknemer, zelfs als Bedrijf A al voor dit werk heeft betaald door leverancier 1 te betalen.
Zoals het bovenstaande hypothetische voorbeeld illustreert, kunnen hier problemen ontstaan omdat er geen manier is om te weten hoeveel lagen er betrokken zijn. Dit betekent dat er geen manier is om te garanderen dat de werknemer correct wordt betaald via alle verschillende lagen, en in sommige extreme gevallen kunnen deze werknemers een claim indienen tegen de klant waarin ze zeggen dat ze nooit zijn betaald, en omdat de DOL de relatie volgt in plaats van het geld, is de klant uiteindelijk degene die het risico loopt en verantwoordelijk is voor het corrigeren en uitbetalen van de werknemer, zelfs als de klant de factuur die verkoper 1 had ingediend al had betaald. Nogmaals, meestal is er in de ogen van de klant maar één laag en gaat alles gewoon door.
In sommige gevallen, wanneer er sprake is van een H-1B-visum, moet de werkgever in kwestie, ook de sponsor, een brief kunnen overleggen aan het USCIS waarin wordt uitgelegd wat de functie inhoudt, inclusief een functieomschrijving, een beschrijving van waarom de werknemer gekwalificeerd is voor de functie en een verklaring voor de relatie met de klant of de eindklant van de klant. Als er meerdere lagen bij betrokken zijn, kan deze brief omslachtig en verwarrend worden, wat onnodige risico’s met zich meebrengt voor de klant omdat de werknemer het H-1B-visum geweigerd kan worden door de USCIS-agent die de brief beoordeelt.
Wanneer er meerdere lagen van leveranciers zijn en er geen H-1B-visum bij betrokken is, is een ander mogelijk risico dat voorkomen kan worden de mogelijkheid van onjuiste classificatie van werknemers. Dit risico is aanwezig wanneer het klantbedrijf gelooft dat de leverancier met wie ze de overeenkomst hebben hun eigen werknemers correct heeft geclassificeerd. Dit classificatierisico doet zich niet alleen voor bij de status van onafhankelijke aannemer, maar ook bij het classificeren van de werknemer als vrijgesteld of niet-vrijgesteld, wat betekent dat deze wel of niet in aanmerking komt voor overwerk.
Veel bedrijven denken ten onrechte dat deze classificatieverantwoordelijkheid uitsluitend bij de officiële werkgever ligt. In werkelijkheid zal de overheid, mocht er een rechtszaak of controle plaatsvinden, de relatie volgen van de werknemer naar de afnemer van het werkproduct. Dit betekent dat, als die W2-werknemer ten onrechte als ‘exempt’ is geclassificeerd, het klantbedrijf uiteindelijk het risico loopt. De kans op een verkeerde classificatie in dit scenario is veel groter dan men denkt, aangezien de opdrachtgever zich doorgaans niet bewust is van eventuele problemen en de werknemer op dezelfde manier behandelt als al zijn andere tijdelijke krachten, terwijl hij hem in werkelijkheid misschien behandelt als een vaste werknemer. Er is maar één werknemer nodig die een claim indient waarin hij of zij beweert dat hij of zij verkeerd is geclassificeerd en in feite een werknemer van het opdrachtgevende bedrijf zou moeten zijn, of die een claim indient voor een arbeidsongevallenvergoeding vanwege een werkgerelateerd letsel, of die een werkloosheidsuitkering aanvraagt omdat het project of het werk eerder dan verwacht is beëindigd. Elk van deze claims kan leiden tot een mogelijke controle bij het opdrachtgeversbedrijf, en mogelijk zelfs bij de eindklant van de opdrachtgever.
Waarom is een kwalificatieprocedure voor leveranciers nodig?
Zoals uit deze discussie is gebleken, is het voor elke organisatie die gebruikmaakt van tijdelijke arbeidskrachten van cruciaal belang om een kwalificatieproces voor leveranciers te hebben, om zowel financiële als reputatierisico’s te beperken. In de wereld van vandaag, waarin alles wereldwijd met elkaar verbonden is, zou de CEO van een organisatie als Tesla zich niet hoeven te verontschuldigen voor de ontdekking dat werknemers die voor zijn bedrijf werken slechts 5 dollar per uur betaald krijgen. Een sterk kwalificatieproces voor leveranciers vermindert niet alleen risico's, maar helpt organisaties ook om leveranciers snel, efficiënt en conform de regels in te schakelen. Door samen te werken met een ervaren compliancepartner kan dit proces veel beter beheersbaar worden. In plaats van intern elke laag van een leveranciersrelatie te moeten controleren, kunnen organisaties vertrouwen op gevestigde expertise op het gebied van arbeidscompliance om leveranciers te screenen, de juiste indeling van werknemers te bevestigen en de hierboven beschreven risico’s op te sporen voordat deze uitgroeien tot kostbare problemen.
