Wir sprechen oft über die falsche Einstufung von Selbstständigen und das erhebliche Risiko, das dies für Arbeitgeber darstellen kann. Heute befassen wir uns mit einer weiteren bedeutenden Form der falschen Einstufung, die häufig vorkommt: die falsche Einstufung als „Exempt“-Mitarbeiter. Genau wie bei Problemen, die sich aus der falschen Einstufung von Arbeitnehmern ergeben, die als Selbstständige eingestuft wurden, obwohl sie eigentlich als W2-Angestellte hätten eingestuft werden müssen, hat es erhebliche negative Folgen, wenn ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als „ausgenommen“ eingestuft wird, obwohl er eigentlich als „nicht ausgenommen“ eingestuft werden müsste.
Ein nicht freigestellter Arbeitnehmer wird für Überstunden mit dem halben Stundenlohn für alle Stunden bezahlt, die er in einer Woche mehr als 40 Stunden arbeitet. In Kalifornien zum Beispiel ist diese Regel strenger, und bei der Überstundenvergütung wird auch alles berücksichtigt, was an einem Tag mehr als 8 Stunden gearbeitet wird. Es gibt Ausnahmen von den Überstundenregelungen, und diese werden als „befreit“ bezeichnet, d. h. Arbeitnehmer, die diese Kriterien erfüllen, sind von der Überstundenvergütung befreit.
Die wichtigsten Ausnahmeregelungen in unserer Branche betreffen Führungskräfte, Verwaltungsangestellte, Fachkräfte und IT-Fachkräfte. Ein Arbeitnehmer muss zwingend alle Voraussetzungen mindestens einer dieser Ausnahmeregelungen erfüllen, um als ausgenommen zu gelten und keinen Anspruch auf Überstundenvergütung zu haben.
Dies bringt uns zu den aktuellen Ereignissen in Kalifornien, wo eine mutmaßliche Sammelklage gegen den Bürobedarfs-Einzelhändler Staples, Inc. (Staples) anhängig ist. Staples wird vorgeworfen, durch eine unzulässige Einstufung der Beschäftigten keine Überstundenvergütung sowie die vorgeschriebenen Essens- und Ruhepausen zu gewähren. Die fragliche Fehlklassifizierung besteht darin, dass Mitarbeiter, die als General Manager eingestellt wurden, als „exempt“ (von den Überstundenzuschlägen ausgenommen) statt als „non-exempt“ (nicht ausgenommen) eingestuft werden. Aufgrund der ausgeführten Tätigkeiten wird davon ausgegangen, dass der General Manager gemäß den Kriterien für die Verwaltungsausnahme als „exempt“ eingestuft wurde.
In der eingereichten Sammelklage geben die Kläger an, dass mehr als 50 % der täglichen Tätigkeiten des Geschäftsführers darin bestehen, routinemäßig nicht-leitende Aufgaben auszuführen, wie sie auch von nicht-befreiten Arbeitnehmern ausgeübt werden, z. B. Kundenbetreuung, Auffüllen der Regale und Müllabfuhr. Da behauptet wird, dass diese Aufgaben mehr als 50 % der täglichen Tätigkeiten des Angestellten ausmachen, besteht Anlass zur Sorge, da die Einstufung des Angestellten als befreit auf den Aufgaben basiert, mit denen er hauptsächlich beschäftigt ist.
In Kalifornien muss ein von der Überstundenregelung ausgenommener Arbeitnehmer mehr als die Hälfte seiner Arbeitszeit mit Tätigkeiten verbringen, die unter die Ausnahmeregelung fallen. Das bedeutet, dass mehr als 50 % der täglichen Tätigkeiten des von der Überstundenregelung ausgenommenen Arbeitnehmers die Kriterien für die Ausnahmeregelung erfüllen müssen. (Nebenbei sei angemerkt, dass die „50-Prozent-Regel“ in Kalifornien auch ein Kriterium ist, das in den neuen Änderungsvorschlägen zu den bundesweiten Überstundenregelungen enthalten ist.)
Der nächste Faktor ist ein gutes Beispiel dafür, wie schwierig diese Festlegungen sein können: Neben der 50 %-Regel wird auch argumentiert, dass die Rolle des Generaldirektors nicht den Freistellungsstatus erfüllt, weil er keine Entscheidungen in „Angelegenheiten von Bedeutung“ treffen darf. Obwohl der Titel des Mitarbeiters General Manager lautet, war es dieser Gruppe von Mitarbeitern nicht gestattet, Dinge zu tun, die für eine Position auf dieser Ebene von Bedeutung sind, wie z. B. das Einstellen und Entlassen von Personal, wenn dies erforderlich ist. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass „Angelegenheiten von Bedeutung“ nicht bedeutet, dass entschieden wird, wann eine Aufgabe zu erledigen ist. Nur weil ein General Manager z. B. entschieden hat, eine Aufgabe morgen statt heute zu erledigen, bedeutet dies nicht, dass er über einen Ermessensspielraum verfügt, sondern dass das unabhängige Urteil eine direkte Auswirkung auf die Managementpolitik oder den allgemeinen Geschäftsbetrieb haben muss, um tatsächlich von Bedeutung zu sein und die Freistellungskriterien zu erfüllen.
Die Verwaltungsausnahme hat sehr spezifische Kriterien, die erfüllt werden müssen, und seit 1947 hat der Oberste Gerichtshof entschieden, dass der Arbeitgeber jeden Punkt einer Ausnahme nachweisen muss, damit sie anwendbar ist.
Die administrativen Kriterien:
- Der Mitarbeiter führt hauptsächlich nicht-manuelle Arbeiten aus, die in direktem Zusammenhang mit den allgemeinen Geschäftsabläufen der Organisation stehen.
- Der Mitarbeiter ist in der Lage, regelmäßig nach eigenem Ermessen zu handeln und ein unabhängiges Urteil zu fällen.
- Der Arbeitnehmer hat eine besondere Ausbildung, Erfahrung oder Kenntnisse erworben.
- Der Arbeitnehmer wendet mehr als 50 % seiner Zeit für diese Tätigkeiten auf.
- Der Arbeitnehmer erfüllt den Mindestlohntest.
Gehen wir noch einmal auf das Szenario mit Staples ein: Es hat den Anschein, dass die Geschäftsführer nicht alle Kriterien erfüllen, die für die Freistellung von Verwaltungsaufgaben erforderlich sind, und als nicht befreite Mitarbeiter eingestuft werden sollten, die Anspruch auf Überstundenvergütung haben und denen dieselben Essens- und Ruhepausen gewährt werden sollten, die auch anderen nicht befreiten Mitarbeitern gewährt werden. Trotz des Titels eines Geschäftsführers werden mehr als 50 % der täglichen Arbeit von nicht freigestellten Mitarbeitern verrichtet, und es werden keine unabhängigen Entscheidungen in „wichtigen Angelegenheiten“ getroffen.
Es reicht nicht aus, dass der Mitarbeiter die meisten Anforderungen erfüllt, denn selbst wenn nur ein kleiner Teil der Ausnahmekriterien nicht erfüllt ist, gilt der Mitarbeiter als nicht ausgenommen. Aus diesem Grund ist es möglich, dass festgestellt wird, dass Staples seine General Manager fälschlicherweise als ausgenommen eingestuft hat und dass diese Mitarbeiter Anspruch auf Überstundenvergütung sowie auf vorgeschriebene Essens- und Ruhepausen haben sollten. Da Staples den Ausnahmestatus seiner General Manager festgelegt hat, liegt es nun in der Verantwortung des Unternehmens, dies nachzuweisen. Es gibt ein nicht ganz so gut gehütetes Geheimnis im Arbeitsrecht: Jede Regierungsbehörde, die sich mit der Einstufung von Arbeitnehmern befasst, hat eine ungeschriebene Regel; ihre Voreingenommenheit besteht darin, dass jeder Arbeitnehmer als nicht ausgenommen gilt, sofern der Arbeitgeber nicht das Gegenteil beweisen kann. Das bedeutet nicht, dass man einen Arbeitnehmer nicht als selbstständigen Auftragnehmer einstufen oder einen Angestellten als „exempt“ klassifizieren kann. Es bedeutet lediglich, dass man dabei die geltenden Bundes- und Landesrichtlinien befolgen und bereit sein muss, die Entscheidung zu verteidigen, falls man darauf angesprochen wird.
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