We hebben het vaak over de onjuiste classificatie van zelfstandige contractanten en het grote risico dat dit voor werkgevers kan opleveren. Vandaag bespreken we een andere belangrijke vorm van onjuiste classificatie die vaak voorkomt: onjuiste classificatie als ‘exempt’. Net zoals bij problemen die voortvloeien uit de onjuiste classificatie van werknemers die als zelfstandige worden aangemerkt terwijl ze eigenlijk als W2-werknemers hadden moeten worden geclassificeerd, zijn er aanzienlijke negatieve gevolgen verbonden aan het ten onrechte aanmerken van een werknemer als ‘vrijgesteld’ terwijl deze in feite als ‘niet-vrijgesteld’ had moeten worden geclassificeerd.
Een niet-vrijgestelde werknemer wordt betaald voor overuren tegen anderhalf uurloon voor alle uren die meer dan 40 uur per week worden gewerkt. In Californië is deze regel bijvoorbeeld strenger en wordt bij het uitbetalen van overuren ook rekening gehouden met alles wat er langer dan 8 uur op een dag wordt gewerkt. Er zijn uitzonderingen op de overwerkregels, en die worden "vrijgesteld" genoemd, wat betekent dat werknemers die aan deze criteria voldoen, zijn vrijgesteld van betaling van overuren.
De belangrijkste vrijstellingen in onze sector zijn die voor leidinggevenden, administratief personeel, professionals en IT-professionals. Een werknemer moet aan alle voorwaarden van ten minste één van deze uitzonderingen voldoen om als vrijgesteld te worden beschouwd en dus geen recht te hebben op overwerkvergoeding.
Dit brengt ons bij wat er momenteel in Californië speelt: een vermeende collectieve rechtszaak tegen kantoorartikelenketen Staples, Inc. (Staples), waarin Staples wordt beschuldigd van het niet uitbetalen van overuren en het niet toekennen van de vereiste maaltijd- en rustpauzes door een onjuiste indeling van werknemers. De foutieve indeling in kwestie houdt in dat werknemers die zijn aangenomen als General Manager, worden ingedeeld als „vrijgesteld“ in plaats van „niet-vrijgesteld“. Gezien de aard van het werk wordt aangenomen dat de General Manager op grond van de criteria voor administratieve vrijstelling als „vrijgesteld“ is ingedeeld.
In de ingediende class action stellen de eisers dat meer dan 50% van de dagelijkse activiteiten van de General Manager bestaat uit het routinematig uitvoeren van niet-leidinggevende taken zoals niet-vrijgestelde werknemers die uitvoeren, waaronder klantenservice, het vullen van winkelschappen en het buitenzetten van vuilnis. Omdat gesteld wordt dat deze taken meer dan 50% uitmaken van de dagelijkse werkzaamheden van de werknemer, is er reden tot bezorgdheid omdat de vrijstellingsclassificatie van de werknemer gebaseerd is op de taken waarmee hij of zij zich voornamelijk bezighoudt.
In Californië moet een werknemer met een vrijstelling meer dan de helft van zijn of haar tijd besteden aan werkzaamheden die onder de vrijstelling vallen. Dit betekent dat meer dan 50% van de dagelijkse werkzaamheden van de werknemer met een vrijstelling moet voldoen aan de criteria voor vrijstelling. (Terzijde: het is vermeldenswaard dat de „50%-regel“ in Californië ook een criterium is dat wordt genoemd in de nieuwe voorgestelde wijzigingen van de federale regels inzake overuren.)
De volgende factor is een goede illustratie van hoe moeilijk deze bepalingen kunnen zijn: Naast de 50%-regel wordt ook aangevoerd dat de rol van de General Manager niet voldoet aan de vrijstellingsstatus omdat ze geen beslissingen mogen nemen in "zaken van betekenis". Hoewel de titel van de werknemer General Manager is, mocht deze groep werknemers geen dingen doen die leidinggevend zijn voor een functie op dat niveau; het aannemen en ontslaan van personeel indien nodig. Het is echter belangrijk om op te merken dat "aangelegenheden van betekenis" niet betekent dat besloten moet worden wanneer een taak uitgevoerd moet worden, bijvoorbeeld omdat een General Manager heeft besloten om een taak morgen af te ronden in plaats van vandaag, impliceert niet dat er sprake is van een discretionaire bevoegdheid om onafhankelijk te oordelen, maar het onafhankelijke oordeel moet een directe invloed hebben op het managementbeleid of de algemene bedrijfsvoering om daadwerkelijk van betekenis te zijn en te voldoen aan de vrijstellingscriteria.
De administratieve vrijstelling heeft zeer specifieke criteria waaraan moet worden voldaan en sinds 1947 heeft het Hooggerechtshof geoordeeld dat de werkgever elk punt van een vrijstelling moet bewijzen om deze van toepassing te laten zijn.
De administratieve criteria:
- De werknemer verricht voornamelijk niet-manueel werk dat direct gerelateerd is aan de algemene bedrijfsvoering van de organisatie.
- De medewerker is in staat om regelmatig discretie en onafhankelijk beoordelingsvermogen uit te oefenen.
- De werknemer heeft speciale training, ervaring of kennis opgedaan.
- De werknemer besteedt meer dan 50% van de tijd aan deze activiteiten.
- De werknemer voldoet aan de minimumloontest.
Laten we het scenario met Staples nog eens bekijken: Het lijkt erop dat de General Managers niet voldoen aan alle criteria die zijn vereist voor de administratieve vrijstelling, en moeten worden geclassificeerd als niet-vrijgesteld en in aanmerking komen voor overuren en dezelfde maaltijd- en rustpauzes moeten krijgen als andere niet-vrijgestelde werknemers. Ondanks het feit dat ze de titel van General Manager hebben, is meer dan 50% van het dagelijkse werk hetzelfde als dat van niet-vrijgestelde werknemers en worden er geen onafhankelijke beslissingen genomen in "belangrijke aangelegenheden".
Het is niet voldoende dat de werknemer grotendeels aan alle vereisten voldoet, want zelfs als er maar aan één klein onderdeel van de vrijstellingscriteria niet wordt voldaan, wordt de werknemer als niet-vrijgesteld beschouwd. Hierdoor is het mogelijk dat wordt vastgesteld dat Staples General Managers ten onrechte als vrijgesteld heeft geclassificeerd, en dat deze werknemers recht zouden moeten hebben op overwerkvergoeding en op de wettelijk voorgeschreven maaltijd- en rustpauzes. Aangezien Staples de vrijstellingsstatus van hun General Managers heeft vastgesteld, is het nu hun verantwoordelijkheid om dit te bewijzen. Er is een niet zo goed bewaard geheim in het arbeidsrecht: elke overheidsinstantie die zich bezighoudt met de classificatie van werknemers hanteert een ongeschreven regel; hun uitgangspunt is dat elke werknemer als niet-vrijgesteld wordt beschouwd, tenzij de werkgever het tegendeel kan bewijzen. Dit betekent niet dat u een werknemer niet als zelfstandige kunt classificeren, of een werknemer als ‘exempt’ kunt aanmerken. Het betekent alleen dat als u dit doet, u de geldende federale en staatsrichtlijnen moet volgen en bereid moet zijn om de beslissing te verdedigen als u hierop wordt aangesproken.
Als experts op het gebied van naleving van arbeidswetgeving en personeelsbetrokkenheid neemt People2.0 dagelijks beslissingen over de indeling van werknemers voor honderden werkgevers in de hele VS. Wij zorgen ervoor dat rechtstreeks geworven flexibele werknemers grondig worden gescreend en op de juiste manier worden ingezet, zodat onze klanten hen snel kunnen inzetten voor essentiële projecten.
De kosten van een verkeerde indeling: Ontdek hoe een Fortune 100-consumentenmerk het succes bij de beoordeling van zelfstandige contractanten met 46% wist te verbeteren en 450.000 dollar bespaarde dankzij een effectievere aanpak van de indeling van contractanten. Lees de volledige casestudy.
Klaar om risico’s op het gebied van vrijstellingsclassificatie voor te zijn? Neem contact met ons op om te ontdekken hoe People2.0 u kan helpen.
