Wie Personalagenturen sich in einem angespannten Markt einen Vorsprung verschaffen können

So gewinnen Sie mehr Aufträge in einem Personalvermittlungsmarkt mit geringem Wachstum

Der Wettbewerb in der Personalvermittlungsbranche war schon immer hart. Da sich die Branche jedoch noch immer von einer Flaute erholt, können sich Agenturen nicht auf eine steigende Nachfrage verlassen, um ihren Umsatz zu steigern. Um zu wachsen, müssen sie einen größeren Anteil am bestehenden Geschäft gewinnen.

Das wirft eine wichtige Frage auf: Wenn alle um dieselben Aufträge konkurrieren, was hilft einer Agentur dann tatsächlich dabei, mehr davon zu gewinnen?

Auch wenn die Antwort für jede Agentur unterschiedlich ausfällt, gibt es klare Maßnahmen, mit denen Sie mehr Kunden binden und neue Aufträge gewinnen können. Der erste Schritt besteht darin, zu verstehen, wie sich Trends auf die gesamte Branche auswirken.

Lage der Personalvermittlungsbranche

Die Personalvermittlungsbranche verzeichnet Wachstum, wenn auch in sehr gemächlichem Tempo. Eine aktuelle SIA-Studie prognostiziert für den US-Markt bis Ende 2026 ein bescheidenes Wachstum von 1 %. Damit ist die Branche auf dem besten Weg, ein Volumen von 180,2 Milliarden US-Dollar zu erreichen – eine Zahl, die immer noch unter dem Niveau vor der Pandemie liegt. Für 2027 wird ein weiterer Anstieg um 2 % prognostiziert.

Der Lichtblick ist, dass überhaupt wieder Wachstum zu verzeichnen ist, insbesondere angesichts der Unsicherheiten im Zusammenhang mit der KI und der Tatsache, dass die Branchenumsätze in den vergangenen Jahren zurückgegangen sind. Auch die Nachfrage hat sich verändert. Viele unserer Partner aus der Personalvermittlungsbranche berichten, dass ihre Kunden die Besetzung von Stellen zunehmend auf Positionen beschränken, bei denen unmittelbarer Bedarf besteht. Zudem legen sie strengere Maßstäbe an die Eignung der Bewerber an und benötigen länger für die Genehmigung von Stellen, was die Besetzung von Stellen erschwert.

Gleichzeitig zeigen Daten der SIA, dass ein größerer Teil der Arbeit in Richtung Leistungsbeschreibung (SOW), Beratung und Managed Services verlagert wird. Im Rahmen dieser Vereinbarungen übernehmen Personalagenturen eine unterstützende Rolle, indem sie Partnern dabei helfen, die Teams zusammenzustellen, die zur Erreichung eines definierten Ergebnisses erforderlich sind. Dies unterscheidet sich von der traditionellen Personalvermittlung, bei der zunächst eine zu besetzende Stelle im Mittelpunkt steht. Hier ist der Ausgangspunkt die Arbeit selbst. Der Kunde kauft Unterstützung ein, um diese Arbeit zu erledigen, während Fachkräfte als Teil der Leistungserbringung hinzugezogen werden.

Um diese Aufträge zu gewinnen, müssen Personalagenturen ihren Ansatz anpassen, um diese Art von projekt- und lösungsorientierten Aufträgen zu unterstützen. Dieser Wandel vollzieht sich in einem Umfeld, in dem größere Akteure einen erheblichen Marktanteil halten. In den USA beispielsweise kontrollieren etwas mehr als 200 der größten Unternehmen rund 67 % des Marktes.

Es handelt sich zweifellos um ein herausforderndes Umfeld. Dennoch gibt es nach wie vor zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Positionierung zu verbessern und sich gegenüber der Konkurrenz zu behaupten. Der erste Schritt besteht darin, Ihre bestehenden Kunden unter die Lupe zu nehmen.

Kundenbindung bleibt der Schlüssel zum Wettbewerbserfolg

Die Betreuung bestehender Kunden kann für das Wachstum genauso wichtig sein wie die Gewinnung neuer Kunden. Ihre wiederkehrenden Aufträge bilden den starken Stamm, von dem aus Ihre Agentur neue Zweige schlagen und expandieren kann. Tatsächlich berichtet McKinsey, dass 80 % des Wachstums erfolgreicher Unternehmen darauf zurückzuführen sind, dass sie mehr Umsatz mit bestehenden Kunden erzielen.

Die Kundenbindung hängt davon ab, ob Sie in der Lage sind, gemeinsam mit Ihren Kunden zu wachsen. Wenn sich deren Unternehmen weiterentwickeln, ändern sich auch ihre Personalbedürfnisse entsprechend. Ein Kunde, der beispielsweise früher vor Ort Personal eingestellt hat, könnte nun beginnen, in internationale Märkte zu expandieren. Um diesen Kunden zu halten, müssen Sie möglicherweise die Infrastruktur und das Fachwissen aufbauen, die erforderlich sind, um Fachkräfte in neuen Ländern zu vermitteln.

Ihre bestehenden Kunden sollten im Vordergrund stehen, wenn wir die Faktoren untersuchen, die Sie möglicherweise behindern. Denn deren Lösung macht Ihre Agentur für bestehende Kunden ebenso attraktiv wie für neue.

Strategien, die internationalen Personalvermittlungsagenturen helfen, ihr Wachstum voranzutreiben

Kapazitäten und Markteinführungsgeschwindigkeit verbessern

Da projektbasierte Arbeit immer häufiger wird, müssen viele Kunden ihren Personalbestand kurzfristig aufstocken oder reduzieren. Sie sind auf Agenturen angewiesen, die schnell reagieren, ein hohes Vermittlungsvolumen bewältigen und Mitarbeiter ohne unnötige Verzögerungen in den Einsatz schicken können.

Dieses Maß an Flexibilität hängt von einem robusten Backoffice ab. Lohnabrechnung, Compliance, Einarbeitung und Mitarbeiterbetreuung müssen reibungslos funktionieren, auch wenn die Nachfrage steigt.

Technologie kann wertvolle Kapazitäten schaffen, während der richtige Backoffice-Partner die Infrastruktur und das Fachwissen für die Skalierung bereitstellen kann. Beide Ansätze können Ihnen helfen, mehr Mitarbeiter schneller zu vermitteln, ohne den internen Personalbestand zu erhöhen.

Unterstützung für mehr länderübergreifende Vermittlungen

Kunden weiten ihre Suche nach qualifizierten Arbeitskräften aus. Einige suchen über die Grenzen hinaus, da das richtige Fachwissen vor Ort knapp ist. Andere erschließen neue Märkte, in denen geeignete Talente möglicherweise leichter zugänglich oder kostengünstiger sind.

Agenturen, die Stellenvermittlungen über mehrere Bundesstaaten, Provinzen und/oder Länder hinweg unterstützen können, sind besser aufgestellt, um gemeinsam mit diesen Kunden zu wachsen. Sie können zudem einen größeren Kandidatenpool anbieten, wenn die lokalen Möglichkeiten nicht ausreichen.

Diese Fähigkeit muss über die Personalbeschaffung hinausgehen. Die Agentur benötigt zudem eine zuverlässige Möglichkeit, Arbeitskräfte in jedem Markt einzustellen oder zu beschäftigen. „Employer of Record“- und „Agent of Record “-Dienstleistungen bieten die dafür erforderliche Infrastruktur und unterstützen gleichzeitig wesentliche Funktionen wie Lohnabrechnung, Compliance und Personalverwaltung.

Heben Sie Ihr Unternehmen von der Masse ab

Aktuelle Erkenntnisse der ASA zeigen, dass Arbeitgeber bei der Personalauswahl zunehmend selektiver vorgehen und sich oft auf spezifische Fähigkeiten konzentrieren, die für aktuelle Projekte benötigt werden. Dies eröffnet Chancen für Agenturen mit fundierten Branchen- oder Funktionskenntnissen.

Eine weitere Möglichkeit zur Differenzierung liegt in der Art und Weise, wie die Agentur ihre Leistungen erbringt. Ein Unternehmen kann sich durch seine geografische Reichweite, seine Fähigkeit zur Unterstützung projektbezogener Arbeit oder seine Erfolgsbilanz im Bereich Compliance auszeichnen – ein äußerst wichtiger Aspekt, auf den wir im nächsten Punkt näher eingehen werden.

Unabhängig davon, was Ihre Agentur auszeichnet, kommt es darauf an, diesen Unterschied deutlich zu machen. Allgemeine Aussagen zu Service oder Qualität lassen sich leicht treffen, sind aber schwer zu belegen. Kunden benötigen einen klaren, konkreten Grund, um sich für eine bestimmte Agentur zu entscheiden.

Mit Compliance punkten

Compliance war schon immer wichtig; doch heute hat die zunehmende Komplexität rund um das Thema Compliance dazu geführt, dass sie zu einem Wettbewerbsvorteil geworden ist.

In den Vereinigten Staaten unterliegt das Arbeitsrecht raschen Veränderungen. StaffingHub berichtet, dass in den letzten Jahren eine Vielzahl von Arbeitsgesetzen eingeführt wurde, ganz zu schweigen von den komplexen arbeitsrechtlichen Vorschriften, die auf lokaler Ebene gelten. Verständlicherweise sind Kunden unsicher, welche Compliance-Anforderungen sie erfüllen müssen, und besorgt über mögliche Risiken.

Nach Angaben der US-Steuerbehörde IRS können Unternehmen, die Arbeitnehmer falsch einstufen, sowohl für den Arbeitgeber- als auch für den Arbeitnehmeranteil an den Sozialabgaben haftbar gemacht werden. Einige Bundesstaaten verhängen zusätzliche Strafen. In Colorado kann eine wiederholte und nicht korrigierte vorsätzliche Falscheinstufung zu Geldstrafen von bis zu 50.000 US-Dollar pro Arbeitnehmer führen. Auch wenn sich diese Beispiele auf die USA konzentrieren, ist Compliance ein globales Thema. Laut einer internationalen PwC-Umfrage sind 85 % der Unternehmen der Meinung, dass die Compliance-Anforderungen komplexer sind als je zuvor. Und diese Anforderungen ändern sich ständig.

Bei der Bewertung von Personalvermittlungsagenturen suchen Kunden nach einem Partner, der ihnen Sicherheit und Risikoschutz bieten kann. Außerdem wünschen sie sich einen proaktiven Partner, der ihnen hilft, mit Änderungen der gesetzlichen Vorschriften Schritt zu halten, bevor diese Auswirkungen haben.

Testen Sie Ihr Unternehmen: Können Sie diese Ausschreibung souverän beantworten?

Gängige Anforderungen in Ausschreibungen sind ein nützlicher Test für das Angebot Ihrer Agentur. Von den Alleinstellungsmerkmalen Ihres Unternehmens bis hin zur Priorisierung der Compliance – die oben genannten Strategien sollten in Ihre Ausschreibungsunterlagen einfließen. Prüfen Sie Ihr Angebot anhand der folgenden Bereiche, um festzustellen, in welchen Bereichen Sie wettbewerbsfähig sind und wo möglicherweise weitere Investitionen erforderlich sind.

1. Personalplanung

• Nachfrageprognose: Können Sie das vom Kunden prognostizierte Einstellungsvolumen sowohl in Spitzenzeiten als auch in ruhigeren Phasen abdecken?
• Kapazität der Personalvermittler: Verfügen Sie über genügend Personalvermittler und Kundenbetreuer, um das erwartete Arbeitsaufkommen zu bewältigen?
• Talentsuche: Können Sie kontinuierlich Kandidaten mit den erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen finden?
• Bewerberauswahl: Können Sie einen klaren Prozess zur Bewertung, Überprüfung und Präsentation von Bewerbern nachweisen?

2. Leistungserbringung

• Geschwindigkeit: Können Sie die Erwartungen hinsichtlich der Einreichung von Bewerbungen, der Einarbeitung und der Zeit bis zur Besetzung erfüllen?
• Geografische Abdeckung: Können Sie Arbeitskräfte in jedem erforderlichen Markt vermitteln und einsetzen?
• Technologie: Lassen sich Ihre Systeme in das Vendor-Management-System (VMS) des Kunden, das Bewerbermanagementsystem (ATS) sowie die Berichtsanforderungen integrieren?

3. Compliance und Risiko

• Einstufung von Arbeitnehmern: Können Sie nachweisen, dass Sie in jedem Rechtsgebiet über ein solides Konzept zur Einstufung von Arbeitnehmern verfügen?
• Lohnabrechnung und Steuern: Können Sie die Lohnabrechnung korrekt durchführen und gleichzeitig die lokalen steuerlichen und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen erfüllen?
• Compliance-Kontrollen: Können Sie darlegen, wie Sie den Kunden vor arbeitsrechtlichen Risiken schützen?

4. Korrekturabzug und Preisgestaltung

• Erfolgsbilanz: Können Sie Erfolge bei ähnlichen Projekten nachweisen?
• Preisgestaltung: Ist Ihre Preisgestaltung klar, transparent und in dem vom Kunden gewünschten Format dargestellt?

Schließen Sie Kompetenzlücken mit dem richtigen Personalpartner

Not macht erfinderisch. Auch wenn Sie noch nicht bereit sind, Ihr Angebot zu erweitern, oder die Bedürfnisse Ihrer derzeitigen Kunden bereits erfüllt sind, sollten Sie dennoch im Blick behalten, was als Nächstes kommen könnte.

Ein Kunde benötigt möglicherweise plötzlich Fachkräfte in einem Land, das Sie noch nicht abdecken. Wenn das passiert, sollten Sie bereits wissen, wie Sie diese Lücke schließen können. Der richtige Personalpartner kann Ihnen dabei helfen.

Partner wie People2.0 können Ihre Kapazitäten und Ihre Arbeitsgeschwindigkeit erheblich steigern, indem sie wichtige Aufgaben übernehmen – von der Einarbeitung über die Gehaltsabrechnung bis hin zur Personalverwaltung. Durch die Auslagerung dieser Backoffice-Funktionen haben Ihre Teams mehr Zeit, sich auf Kundenbeziehungen und die Geschäftsentwicklung zu konzentrieren.

Gleichzeitig ermöglichen es Ihnen „Employer of Record“- und „Agent of Record“-Dienstleistungen, Fachkräfte in Rechtsräumen und Ländern zu beschäftigen, in denen Sie keine eigene Niederlassung haben. Das Fachwissen dieser Dienstleister ist unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften in diesen neuen Märkten sicherzustellen.

Seit über 25 Jahren unterstützt People2.0 Personaldienstleister dabei, neue Chancen zu erschließen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Wir ermöglichen es Ihnen, Fachkräfte unter Einhaltung aller Vorschriften schnell und praktisch überall zu vermitteln. Einer unserer Partner im Personalbereich hat beispielsweise in nur einem Jahr ein Geschäftsvolumen von 1,7 Mio. US-Dollar aufgebaut, indem er People2.0 als Grundlage für sein Backoffice nutzte.

Wenn Sie Ihr Wachstum ankurbeln und mit den Branchenriesen konkurrieren möchten, entdecken Sie unsere Dienstleistungen und erfahren Sie mehr darüber, was wir für Sie tun können.

FAQ

1. Wie können Personaldienstleister in einem Markt mit geringem Wachstum wettbewerbsfähig bleiben?

Personalagenturen bleiben wettbewerbsfähig, indem sie den Mehrwert, den sie ihren Kunden bieten, über die reine Personalvermittlung hinaus ausweiten. Dazu gehören beispielsweise die Verbesserung der Kapazitäten, die Unterstützung bei der internationalen Personalbeschaffung, die Stärkung der Compliance sowie der Aufbau von Fachkompetenzen.

2. Auf welche Kompetenzen achten Kunden bei der Auswahl einer Personalvermittlungsagentur?

Kunden suchen nach Agenturen, die zuverlässig die benötigten Fachkräfte bereitstellen und gleichzeitig das operative Risiko reduzieren können. Kapazität, Markteinführungsgeschwindigkeit, geografische Reichweite, Compliance und Fachwissen spielen bei der Entscheidung eine Rolle.

3. Wie können Personalagenturen die internationale und länderübergreifende Personalbeschaffung unterstützen?

Personalvermittlungsagenturen können die internationale Personalbeschaffung durch Partnerschaften mit „Employer of Record“ (EOR)- und „agent of record (AOR)“-Anbietern unterstützen. Diese Partner kümmern sich um lokale Beschäftigungs-, Gehaltsabrechnungs- und Compliance-Anforderungen und ermöglichen es den Agenturen so, Fachkräfte in Märkten zu vermitteln, in denen sie keine eigene juristische Person haben.

4. Warum ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu einem Wettbewerbsvorteil für Personalvermittlungsagenturen geworden?

Kunden wollen die Gewissheit, dass jede Vermittlung den lokalen Arbeits- und Steuervorschriften entspricht. Agenturen, die solide Compliance-Prozesse nachweisen können, helfen ihren Kunden zudem dabei, rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren.

5. Wie kann ein Personalpartner meinem Personalvermittlungsunternehmen helfen, Wachstum zu erschließen?

Ein Personalpartner unterstützt Personalvermittlungsagenturen dabei, ihr Wachstum voranzutreiben, indem er ihre operativen Kapazitäten erweitert, ohne dass dafür erhebliche interne Investitionen erforderlich sind. Dazu können die Steigerung der Vermittlungskapazitäten, die Ermöglichung internationaler Personalbeschaffung, die Sicherstellung der Compliance sowie die Übernahme von Backoffice-Aufgaben gehören.