Die kaskadierenden Gefahren einer falschen Einstufung als unabhängiger Auftragnehmer

In der zweiten Hälfte des Jahres 2015 haben sowohl der IRS als auch das Department of Labor (DOL) Leitlinien herausgegeben, in denen die Bedeutung einer korrekten Klassifizierung von Arbeitnehmern für Unternehmen betont wird. Nach der Feiertagspause und zu Beginn des Jahres 2016 ist es an der Zeit, die potenziellen Risiken einer falschen Klassifizierung von Arbeitnehmern zu prüfen und wirksame Strategien zur Risikominderung zu erörtern.

Führungskräfte in den Bereichen Personal, Recht und Beschaffung werden erkennen, dass diese Veröffentlichungen der Behörden auch als Prognosen für Trends bei der Durchsetzung von Vorschriften durch die Behörden, die sie veröffentlichen, dienen. Infolgedessen werden sich die strategischen Führungskräfte entsprechend vorbereiten, um ein potenziell erhebliches rechtliches Risiko zu vermeiden.

Das Risiko einer unsachgemäßen Einstufung von Arbeitnehmern

Sowohl das DOL als auch die IRS konzentrieren sich auf einen der häufigsten Fehler, der von Unternehmen begangen wird – die falsche Einstufung eines Arbeitnehmers als unabhängiger Auftragnehmer, obwohl die Person eigentlich als Angestellter eingestuft werden müsste.

Das Problem der falschen Einstufung von Arbeitnehmern plagt Arbeitgeber jeder Größe – vom kleinsten lokalen Unternehmen bis hin zu börsennotierten Weltkonzernen. Es ist wohl auch einer der kostspieligsten arbeitsrechtlichen Fehler, die ein Unternehmen machen kann, da er schnell an Umfang zunehmen kann. Wird ein Arbeitnehmer nicht ordnungsgemäß eingestuft, kann dies dazu führen, dass man für denselben Fehler an vielen Fronten bezahlen muss:

• Steuern, Zinsen und Bußgelder: Erstens haftet der Arbeitgeber aus steuerlicher Sicht gegenüber dem Finanzamt für bestimmte nicht gezahlte Lohnsteuern sowie für Zinsen und Bußgelder.
• Gefährdung durch andere Behörden, Gesetze und Vorschriften: Neben dem IRS können auch verschiedene andere Bundes- und Landesbehörden Vollstreckungsmaßnahmen gegen den Arbeitgeber einleiten. Zum Beispiel könnte das DOL gemäß dem Fair Labor Standards Act behaupten, dass der Arbeitgeber durch die falsche Einstufung seiner Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer seinen Mitarbeitern wichtige Schutzmaßnahmen am Arbeitsplatz wie Mindestlohn und Überstundenvergütung vorenthalten hat. Um dies abzumildern, hat das DOL eine umfassende „Misclassification Initiative“ ins Leben gerufen, die darauf abzielt, den Informationsaustausch und die Durchsetzung dieser Fragen zwischen den Bundesbehörden(z. B. Employee Benefits Security Administration, OSHA, Office of Federal Contract Compliance Programs und Office of the Solicitor) zu koordinieren. Das DOL hat derzeit mit 27 Bundesstaaten Vereinbarungen über den Informationsaustausch abgeschlossen. Infolgedessen kann eine einfache und oft unschuldige Fehleinstufung dazu führen, dass ein unwissentlicher Arbeitgeber für Verstöße gegen Gesetze in den Bereichen Familien- und Krankenurlaub, Arbeitslosenversicherung, Arbeitnehmerentschädigung, Sicherheit am Arbeitsplatz, Sozialleistungen für Arbeitnehmer und/oder Überprüfung der Beschäftigung haftbar gemacht wird. Die Folgen für einen Arbeitgeber, der Arbeitnehmer falsch einstuft, können in der Folge zu Untersuchungen und Sanktionen durch eine Vielzahl anderer Bundes- und Landesbehörden führen.
• Sammelklagen: Das Versäumnis, Mitarbeiter richtig einzustufen, kann sogar zu einer Sammelklage der Arbeitnehmer selbst führen. Nur als Beispiel: Nach einem Urteil des Neunten Gerichtsbezirks aus dem Jahr 2014, wonach FedEx seine Fahrer falsch als unabhängige Auftragnehmer eingestuft hat, berichteten Zeitungen über Gespräche über einen Vergleich in Höhe von 228 Millionen Dollar zwischen dem Unternehmen und einer Gruppe seiner Fahrer.

Schlussfolgerung

Es ist immer eine gute Praxis für jedes Unternehmen und sein Führungsteam, sicherzustellen, dass das Unternehmen alle geltenden Regeln und Vorschriften zur Einstufung von Arbeitnehmern einhält. Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften proaktiv statt reaktiv handeln können. So kann ein Unternehmen beispielsweise einen Experten für die Einhaltung der Vorschriften und die Einbindung unabhängiger Auftragnehmer wie TalentWave beauftragen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen das Risiko minimiert und den maximalen Nutzen aus den unabhängigen Mitarbeitern zieht. Strategische Unternehmensleiter wissen, dass es weitaus besser ist, Zeit und Mühe darauf zu verwenden, diese Angelegenheiten im Vorfeld in Ordnung zu bringen, als erst dann, wenn eine Bundes- oder Landesbehörde ihre eigene Prüfung eingeleitet hat.