Gesetzgebungs-Update zur Jahresmitte

Gesetzgebungs-Update zur Jahresmitte 2025

Das erste Halbjahr 2025 brachte zahlreiche gesetzliche Änderungen im Bereich Beschäftigung in ganz Nordamerika mit sich. Wir haben jene Neuerungen hervorgehoben, die unserer Einschätzung nach für unsere Kunden und People2.0 sowohl in den Vereinigten Staaten als auch in Kanada besonders weitreichende Auswirkungen haben. Mit unserem Halbjahres-Newsletter möchten wir Ihnen Orientierung zu den wichtigsten gesetzlichen Entwicklungen geben und einen Ausblick auf die kommenden Monate in beiden Ländern bieten.

Vereinigte Staaten von Amerika

Bundesaktuelle Mitteilungen

Umsetzung der Anforderungen zur Ausländerregistrierung

Inkrafttreten: 11. April 2025

Neue Anforderungen zur Ausländerregistrierung sind durch die Executive Order 14159 vorgeschrieben, die von Präsident Trump am 20. Januar 2025 erlassen wurde. Diese Anordnung verpflichtet das Department of Homeland Security (DHS), sicherzustellen, dass Nicht-Staatsbürger gemäß Abschnitt 262 des Immigration and Nationality Act (INA) bei der Regierung registriert werden. Die Durchsetzung dieser Anforderungen begann am 11. April 2025, und bei Nichteinhaltung drohen Sanktionen. Die Registrierungspflicht gilt für Ausländer ab 14 Jahren, die sich bei der Beantragung eines US-Visums nicht registriert haben und sich 30 Tage oder länger in den USA aufhalten, für Kinder unter 14 Jahren, die sich ebenfalls 30 Tage oder länger in den USA aufhalten werden, sowie für weitere spezifische Kategorien ausländischer Staatsangehöriger.

Für Arbeitgeber bringt diese neue Regelung Änderungen bei den Anforderungen an die I-9-Dokumentation, potenziellen Freistellungsbedarf für Mitarbeitende zur Registrierung sowie die Notwendigkeit einheitlicher Überprüfungsrichtlinien mit sich. Arbeitgeber sollten auf eine verstärkte Durchsetzung durch das Department of Homeland Security (DHS) und mögliche Prüfungen vorbereitet sein. Diese Regelung unterstreicht die Bedeutung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und bietet Arbeitgebern Orientierung, damit sie für diese Veränderungen gewappnet sind.

Für vollständige Informationen beachten Sie bitte die HR-Mitteilung: Formular zur Ausländerregistrierung und Nachweis der Registrierung.

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Überarbeitung der I-9-Dokumentation

Inkrafttreten: 20. Januar 2025

Die U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) haben ein überarbeitetes Formular I-9 (Ausgabe vom 20. Januar 2025) veröffentlicht, das mehrere kleinere, aber wichtige Änderungen enthält, um den gesetzlichen Sprachvorgaben zu entsprechen.

Zu den wichtigsten Änderungen gehören:

• Die Terminologie in Abschnitt 1 wurde aktualisiert zu „Eine zur Erwerbstätigkeit berechtigte ausländische Person“.
• Überarbeitete Beschreibungen für zwei Dokumente der Liste B
• Aktualisierte Datenschutzmitteilung des DHS

Das aktuelle Formular bleibt bis zum 31. Juli 2026 zulässig.

Für vollständige Informationen zu diesen Aktualisierungen und deren Auswirkungen auf Ihre Abläufe lesen Sie bitte unser Dokument „Formular I-9 Updates“.

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State Updates

Alaska

Start des Programms für bezahlten Krankenstand

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Die Wähler in Alaska haben dem Alaska Ballot Measure Nr. 1 zugestimmt, das neue bezahlte Krankheitsurlaubsansprüche für Arbeitnehmer in Alaska einführt.

• Ansammlung von bezahltem Krankenstand: Mitarbeitende erwerben eine Stunde bezahlten Krankenstand für jeweils 30 geleistete Arbeitsstunden.
• Jährliche Ansparungsobergrenze: 56 Stunden
• Übertrag: Mitarbeitende können bis zu 56 Stunden angesammelten, bezahlten Krankenstands auf das nächste Jahr übertragen.
• Auszahlung: Erworbenes bezahltes Krankheitsurlaubsgeld wird weder am Jahresende noch bei Ausscheiden oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt.
• Berechtigte Mitarbeitende:
  • Vollzeit-, Teilzeit- und Zeitarbeitskräfte.
• Qualifizierende Gründe für eine Freistellung:
  • • Persönliche oder familiäre Erkrankungen, Verletzungen oder gesundheitliche Beschwerden.
    • Medizinische Diagnose, Behandlung oder Vorsorgemaßnahmen.
    • Gezielte Hilfestellung bei Problemen rund um häusliche Gewalt, sexuelle Gewalt oder Stalking.

Quelle: https://labor.alaska.gov/lss/ballot-1-faq-2025.html

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Arkansas

Implementierung Test zur Einstufung als unabhängiger Auftragnehmer

Inkrafttreten: 1. April 2025

Arkansas hat den Senatsgesetzentwurf 598 verabschiedet und damit seine arbeitsrechtlichen Bestimmungen geändert, um eine klarere Orientierung bei der Einstufung von unabhängigen Auftragnehmern zu bieten. Diese Änderung führt einen 20-Punkte-Test ein, der dabei helfen soll zu bestimmen, ob eine Arbeitskraft als Arbeitnehmer oder als unabhängiger Auftragnehmer einzustufen ist.

Wesentliche Änderungen:

• Der neue Test bewertet verschiedene Aspekte der Arbeitsbeziehung, einschließlich:
  • Der Grad der vom Arbeitgeber ausgeübten Kontrolle
  • Die Investitionen des Arbeitnehmers in Werkzeuge oder Ausrüstung
  • Die Möglichkeit von Gewinn oder Verlust
  • Das Recht, die Beziehung zu beenden
  • Ob der Arbeitnehmer Dienstleistungen für die Allgemeinheit anbietet
• Das Gesetz gilt für alle Unternehmen, die in Arkansas tätig sind, und soll das Risiko von Fehlklassifizierungen verringern.

Auswirkungen für Arbeitgeber: Die fehlerhafte Einstufung von Arbeitnehmern kann zu folgenden Konsequenzen führen:

• Rechtliche Sanktionen
• Nachzahlung von Steuern und Sozialleistungen
• Imageverlust

Diese Änderung schafft einen strukturierteren Rahmen für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und könnte Auswirkungen darauf haben, wie Unternehmen mit Freiberuflern, Beratern und sogenannten Gig-Arbeitern zusammenarbeiten.

Quelle: Arkansas-Gesetz 743

Verabschiedung eines Verbots für Tiere zur emotionalen Unterstützung in Immobilien

Inkrafttreten: 12. Juli 2025

Im April 2025 verabschiedete Arkansas das Gesetz 819, das privaten Grundstückseigentümern und Geschäftsinhabern die rechtliche Befugnis gibt, emotionale Unterstützungstiere (ESAs) von ihrem Gelände auszuschließen. Dieses Gesetz gilt nicht für Assistenztiere, die durch Bundesrecht geschützt sind.

Klare Verfahren für die Meldung von Gewalt und Belästigung sowie zur Untersuchung von Beschwerden und Vorfällen.

• Eigentumsrechte: Private Eigentümer können das Betreten ihres Grundstücks durch ESAs untersagen, sofern nicht Bundesgesetze (wie das Fair Housing Act) etwas anderes vorschreiben.
• Geschäftsräume: Geschäftsinhaber können ESAs untersagen durch:
  • Die mündliche Information von Kunden oder Besuchern, oder
  • Das Anbringen eines deutlich sichtbaren Schildes am Eingang mit dem Hinweis, dass ESAs nicht gestattet sind.
• Haftungsschutz: Eigentümer von Immobilien und Unternehmen haften in der Regel nicht für Verletzungen, die durch ESAs auf ihrem Gelände verursacht werden, es sei denn, es liegt grobe Fahrlässigkeit vor.

Dieses Gesetz spiegelt den zunehmenden Trend wider, emotionale Unterstützungstiere von Assistenzhunden zu unterscheiden. Assistenzhunde werden speziell dafür ausgebildet, bestimmte Aufgaben für Menschen mit Behinderungen zu erfüllen und sind durch den Americans with Disabilities Act (ADA) geschützt.

Quelle: Arkansas House Bill 1893

Präzisierung des Gesetzes zur Einstufung unabhängiger Auftragnehmer

Inkrafttreten: 12. Juli 2025

Im Mai 2025 hat Arkansas seinen rechtlichen Rahmen zur Bestimmung, ob eine Arbeitskraft als unabhängiger Auftragnehmer oder als Arbeitnehmer einzustufen ist, überarbeitet. Die Änderung ist Teil des Empower Independent Contractors Act und soll Unternehmen sowie Beschäftigten eine klarere Orientierung bieten.

Wesentliche Änderungen:

Verfeinerter Mehr-Faktoren-Test:

• Arkansas verwendet weiterhin einen multifaktoriellen Test (ähnlich dem 20-Faktoren-Test des IRS), jedoch betont die Änderung insbesondere die Unabhängigkeit von Weisungen und die eigenständige Geschäftstätigkeit als Hauptkriterien.

Um als unabhängiger Auftragnehmer zu gelten, muss ein Arbeitnehmer:

• Sowohl vertraglich als auch tatsächlich frei von Kontrolle und Weisungen bei der Ausführung der Arbeit sein und üblicherweise in einem eigenständig geführten Gewerbe oder Unternehmen gleicher Art tätig sein.
• Arbeiten außerhalb des üblichen Geschäftsbetriebs des Auftraggebers oder außerhalb seiner Geschäftsräume ausführen, oder

Klarstellung für Arbeitgeber:

• Das Gesetz enthält ausführlichere Beispiele und Leitlinien, um Arbeitgebern bei der korrekten Einstufung von Arbeitskräften zu helfen.
• Eine Fehlklassifizierung kann zu Sanktionen führen, einschließlich Nachzahlungen von Steuern und Sozialleistungen.

Arbeitslosenversicherung-Steuerliche Auswirkungen:

• Für Zwecke der Arbeitslosenversicherung (UI) gilt: Erfüllt eine Arbeitskraft die Prüfung nicht, muss sie als Arbeitnehmer eingestuft werden und der Arbeitgeber ist verpflichtet, entsprechend UI-Beiträge zu entrichten.

Diese Änderung ist Teil eines umfassenden nationalen Trends, die Regeln zur Einstufung von Arbeitskräften zu präzisieren, insbesondere im Bereich der Gig-Economy.

Quelle: Arkansas Division of Workforce Services

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Colorado

Änderung des Datenschutzgesetzes bezüglich biometrischer Informationen

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Mit Wirkung zum 1. Juli 2025 sieht eine Änderung des Colorado Privacy Act neue Anforderungen für Unternehmen vor, die biometrische Daten erfassen und verwenden. Arbeitgeber sind verpflichtet, vor der Erhebung und Nutzung biometrischer Informationen von potenziellen und aktuellen Mitarbeitenden deren Einwilligung einzuholen und eine Richtlinie zum Umgang mit biometrischen Daten zu implementieren.

Auch wenn viele der neuen Anforderungen nicht für biometrische Daten gelten, die im Beschäftigungskontext erhoben werden, sind Arbeitgeber verpflichtet, eine Überprüfung ihrer aktuellen Datenverarbeitungspraktiken durchzuführen, um festzustellen, ob sie biometrische Informationen erfassen. Falls dies der Fall ist, müssen sie Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung des neuen Gesetzes sicherzustellen.

Quelle: Littler – Auswirkungen des Colorado Biometrics Law

Verlängerung der Einreichungsfrist nach dem Antidiskriminierungsgesetz

Inkrafttreten: 6. August 2025

Das Colorado Anti-Diskriminierungsgesetz („CADA“) wurde durch die Gesetzesänderung HB 22-1367 angepasst, um die Frist, innerhalb derer Arbeitnehmer*innen eine Verletzung des CADA geltend machen können, von 180 auf 300 Tage zur Einreichung einer Beschwerde zu verlängern. Diese Änderung steht im Einklang mit dem Zeitrahmen der US-amerikanischen Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). Die Änderungen erweitern zudem die Rechtsbehelfe für Beschäftigte, die eine Altersdiskriminierung geltend machen, indem sie neben Wiedereinstellung, Nachzahlung, zukünftige Zahlungen und pauschalierten Schadensersatz nun auch die Möglichkeit vorsehen, Strafschadensersatz zu erhalten. Ein weiterer wichtiger Aspekt der Gesetzesänderungen ist die erweiterte Definition des Begriffs „Arbeitnehmer*in“, die nun auch Hausangestellte einschließt.

Quelle: Colorado Capitol Watch – HB25-1239

Ausweitung des Schutzes vor Vergeltungsmaßnahmen im Lohn- und Arbeitszeitgesetz

Inkrafttreten: 6. August 2025

Colorado hat das Gesetz „House Bill 25-1001“ verabschiedet, das die Lohn- und Arbeitszeitgesetze des Bundesstaates erheblich ändert, einschließlich einer deutlichen Ausweitung des Schutzes von Arbeitnehmern vor Vergeltungsmaßnahmen. Zu den wichtigsten Neuerungen gehören:

Wesentliche Änderungen in HB25-1001

1. Erweiterte Definition des Arbeitgebers:
   • Umfasst nun auch Personen, die mindestens 25 % eines Unternehmens besitzen oder kontrollieren.
2. Erhöhte Anspruchsgrenzen für Lohnforderungen
   • Die Obergrenze für administrative Lohnforderungen wird ab dem 1. Juli 2026 von 7.500 $ auf 13.000 $ angehoben. Ab dem Jahr 2028 erfolgen weitere Anpassungen entsprechend der Inflation.
3. Strengere Strafen für Fehlklassifizierung:
   • Arbeitgeber, die Arbeitnehmer fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer einstufen, können mit Geldstrafen zwischen 5.000 und 50.000 US-Dollar pro Mitarbeiter belegt werden – abhängig vom Schweregrad des Verstoßes und davon, ob das Problem behoben wird.
4. Erweiterter Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen
   • Abschnitt 7 des Gesetzentwurfs erweitert die Bestimmungen zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, sodass nun mehr Arten geschützter Aktivitäten und mehr Personen erfasst werden, nicht nur Arbeitnehmer.
   • Es wird außerdem verlangt, dass bei der Bewertung von Vergeltungsansprüchen der zeitliche Zusammenhang zwischen einer geschützten Tätigkeit und einer nachteiligen Maßnahme berücksichtigt wird.
5. Öffentliche Offenlegung und behördliche Benachrichtigung:
   • Arbeitgeber, die gegen die Vorschriften verstoßen, werden öffentlich bekannt gemacht, und gegebenenfalls können staatliche Stellen benachrichtigt werden, um weitere Maßnahmen zu ergreifen, wie beispielsweise den Entzug von Lizenzen.
6. Lokale Durchsetzungsbehörden gestärkt:
   • Städten und Landkreisen ist es nun ausdrücklich gestattet, eigene Lohnvorschriften zu erlassen und durchzusetzen.

Diese Änderungen treten am 6. August 2025 in Kraft und sind darauf ausgelegt, den Arbeitnehmerschutz zu stärken, die Durchsetzung zu verbessern und Lohnraub sowie Vergeltungsmaßnahmen entgegenzuwirken.

Quelle: Colorado Legislative – HB25-1001

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Idaho

Ausweitung des Verbots medizinischer Eingriffe

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Dieses Gesetz verbietet den meisten öffentlichen und privaten Einrichtungen in Idaho, von Einzelpersonen medizinische Eingriffe, einschließlich Impfungen, als Voraussetzung für Dienstleistungen oder eine Anstellung zu verlangen, sofern dies nicht bundesrechtlich vorgeschrieben ist.

Umfang der „medizinischen Eingriffe“:

• Das Gesetz definiert den Begriff „medizinischer Eingriff“ weitreichend und schließt dabei Impfstoffe, Medikamente, Verfahren und Geräte mit ein.
• Das bedeutet, dass Arbeitgeber diese Maßnahmen weder für die Einstellung noch für den Fortbestand des Arbeitsverhältnisses oder den Zugang zum Arbeitsplatz vorschreiben dürfen.

Quelle: Idaho State Legislature – Senate Bill 1210

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Illinois

Überarbeitung der Verordnung über verpflichtende bezahlte Freistellung in Cook County

Inkrafttreten: 10. April 2025

Am 10. April 2025 genehmigte der Cook County Board of Commissioners eine Überarbeitung der Verordnung über bezahlten Urlaub.

Überarbeitungen der Verordnung umfassen:

• Kein Anspruch auf bezahlten Urlaubsanspruch während der Nutzung von bezahltem Urlaub: Bezahlter Urlaub wird ausschließlich auf tatsächlich geleistete Arbeitsstunden gewährt.
• Zahltag bei Inanspruchnahme von bezahltem Urlaub: Bisher verlangte die Verordnung eine Auszahlung zum Zahltag des Abrechnungszeitraums, in dem der/die Mitarbeiter/in den Urlaub genommen hat. Nun erfolgt die Auszahlung erst am Zahltag des Abrechnungszeitraums nach dem Zeitraum, in dem der Urlaub genommen wurde.
• Zusätzliche Leistungen bei der Inanspruchnahme von bezahltem Urlaub: Die überarbeiteten Regelungen besagen, dass Arbeitgeber, die während des gesetzlichen bezahlten Urlaubs Leistungen wie den Erwerb von Urlaubsansprüchen, die Anrechnung von Betriebszugehörigkeit oder Gesundheitsleistungen gewähren, diese Leistungen so gewähren müssen, als ob der Arbeitnehmer regulär arbeiten würde.
• Verwendung bei Suspendierung oder Disziplinarischer Freistellung: Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmer nicht verpflichten, gesetzlichen bezahlten Urlaub zu nehmen, können jedoch nach eigenem Ermessen erlauben, dass dieser Urlaub unter diesen Umständen genutzt wird.

Quelle: Cook County, Illinois, überarbeitet die Vorschriften für bezahlten Urlaub weiter | Littler

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Iowa

Iowa

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Im Februar 2025 unterzeichnete die Gouverneurin von Iowa, Kim Reynolds, ein Gesetz, das Geschlechtsidentität als geschützte Kategorie aus dem Iowa Civil Rights Act entfernt. Diese Änderung bedeutet, dass trans- und nichtbinäre Personen in Iowa künftig nicht mehr vor Diskriminierung aufgrund ihrer Geschlechtsidentität in Bereichen wie Beschäftigung, Wohnen, Bildung und öffentlicher Unterbringung geschützt sind.

Obwohl Iowa die Geschlechtsidentität als geschützte Kategorie nach Landesrecht entfernt hat, sollten Arbeitgeber beachten, dass die Geschlechtsidentität weiterhin nach Bundesrecht, insbesondere gemäß Titel VII des Civil Rights Act von 1964, geschützt ist.

Wichtige Punkte:

• Staatliche Definitionen: Das neue Gesetz des Bundesstaates Iowa definiert „männlich“ und „weiblich“ anhand des bei der Geburt zugewiesenen Geschlechts und stellt klar, dass „Geschlecht“ nicht gleichbedeutend mit der Geschlechtsidentität ist. Dadurch werden geschlechtsbezogene Unterscheidungen, beispielsweise in Toiletten und Umkleideräumen, ermöglicht.
• Bundesrechtlicher Schutz: Titel VII, der für Arbeitgeber mit mindestens 15 Beschäftigten gilt, untersagt Diskriminierung am Arbeitsplatz aufgrund der Geschlechtsidentität, wie vom Obersten Gerichtshof der USA im Fall Bostock v. Clayton County bestätigt.
• Kommunale Verordnungen: Einige Gemeinden in Iowa verbieten weiterhin die Diskriminierung aufgrund der Geschlechtsidentität.
• Lokale Vorschriften: Arbeitgeberhinweis: Arbeitgeber in Iowa sollten rechtlichen Beistand hinzuziehen, um Richtlinien und Praktiken zu aktualisieren und die Einhaltung von bundesstaatlichen, bundesrechtlichen und lokalen Gesetzen in Bezug auf Geschlechtsidentität sicherzustellen.

Quelle: Jackson Lewis – Gesetz zur Geschlechtsidentität in Iowa

Kommunale Verordnungen: Verbesserung des Schutzes für Adoptiveltern während des Elternurlaubs

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Gouverneurin Kim Reynolds hat das Gesetz House File 248 unterzeichnet, das Adoptiveltern gleiche Rechte beim Elternurlaub gewährt.

Wichtige Bestimmungen von HF 248

• Arbeitgeber in Iowa sind nun verpflichtet, Adoptiveltern von Kindern bis zu sechs Jahren im Hinblick auf Folgendes genauso zu behandeln wie leibliche Eltern von Neugeborenen:
  • Beschäftigungsrichtlinien
  • Leistungen
  • Leistungen
• Schutz des Arbeitsplatzes
• Das Gesetz verfolgt das Ziel, sicherzustellen, dass Adoptiveltern ausreichend Zeit haben, eine Bindung zu ihrem Kind aufzubauen – einschließlich der Zeit, die für Reisen und die häufig mit einer Adoption verbundenen rechtlichen Verfahren benötigt wird.

Auswirkungen für Arbeitgeber:

• Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Elternzeitregelungen, um die Einhaltung des neuen Gesetzes sicherzustellen.
• Stellen Sie sicher, dass Personalabteilungen und Führungskräfte hinsichtlich der aktualisierten Rechte von Adoptiveltern geschult werden.
• Berücksichtigen Sie, wie sich diese Veränderung auf die Urlaubsplanung, die Verwaltung von Sozialleistungen und die Mitarbeiterkommunikation auswirken könnte.

Quelle: BillTrack50 – Iowa HF 248

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Maryland

Implementierung des Gesetzes zum Online-Datenschutz

Inkrafttreten: 1. Oktober 2025

Maryland hat das „Online Data Privacy Act“ (MODPA) verabschiedet, das am 1. Oktober 2025 in Kraft treten wird. Dieses Gesetz zielt darauf ab, den Umgang von Unternehmen mit den personenbezogenen Daten von Verbraucherinnen und Verbrauchern zu regeln und gewährt den Einwohnerinnen und Einwohnern Marylands mehrere Rechte in Bezug auf ihre Daten.

Wichtige Punkte:

1. Anwendbarkeit: Das MODPA gilt für Unternehmen, die in Maryland tätig sind oder Produkte bzw. Dienstleistungen anbieten, die sich gezielt an Einwohner dieses Bundesstaates richten, insbesondere wenn sie erhebliche Mengen personenbezogener Daten verarbeiten.
2. Verbraucherrechte: Einwohner von Maryland können:
   • Auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen.
   • Ungenauigkeiten in deren Daten korrigieren lassen.
   • Deren Daten löschen zu lassen.
   • Vom Verkauf ihrer Daten und deren Nutzung für zielgerichtete Werbung absehen.
3. Geschäftliche Verpflichtungen: Unternehmen müssen:
   • Klare Datenschutzhinweise bereitstellen.
   • Datenschutz-Folgenabschätzungen für Aktivitäten durchführen, die ein erhöhtes Risiko für Verbraucher darstellen.
4. Ausnahmen: Finanzinstitute sowie Daten, die durch andere Datenschutzgesetze wie HIPAA und FERPA geschützt sind, sind ausgeschlossen.

Quelle: Bericht zum Datenschutz am Arbeitsplatz – Maryland Data Privacy Law

Elternurlaubsgesetz Änderung der Deckung

Inkrafttreten: 1. Oktober 2025

Am 6. Mai 2025 unterzeichnete Gouverneur Wes Moore den Senatsgesetzentwurf 785 und setzte damit eine Änderung des Maryland Parental Leave Act (MPLA) in Kraft. Diese Änderung, die am 1. Oktober 2025 wirksam wird, präzisiert den Geltungsbereich für Arbeitgeber und soll dazu beitragen, Unklarheiten zwischen den staatlichen und den bundesrechtlichen Vorgaben zum Elternurlaub zu verringern.

Wesentliche Änderungen:

• Von der FMLA erfasste Arbeitgeber ausgenommen: Arbeitgeber, die bereits durch das bundesweite Family and Medical Leave Act (FMLA) abgedeckt sind, unterliegen künftig nicht mehr dem MPLA.
• Das MPLA galt bislang für Arbeitgeber in Maryland mit 15 bis 49 Beschäftigten und verpflichtete diese, bis zu sechs Wochen unbezahlten Elternurlaub im Falle der Geburt, Adoption oder Aufnahme eines Pflegekindes zu gewähren.
• Die Änderung schließt Arbeitgeber von der MPLA-Abdeckung aus, sofern sie durch das FMLA abgedeckt sind – selbst wenn sie in den Bereich von 15 bis 49 Beschäftigten fallen -, vorausgesetzt, sie haben im aktuellen oder vorherigen Jahr die FMLA-Schwelle von 50 oder mehr Beschäftigten erreicht.

Auswirkungen für Arbeitgeber:

• Überprüfen Sie Ihren Mitarbeiterbestand der letzten zwei Jahre, um festzustellen, ob Ihr Unternehmen unter das FMLA fällt.
• Aktualisieren Sie Ihre Urlaubsrichtlinien, um diese Änderung zu berücksichtigen und unnötige Doppelarbeit bei der Einhaltung staatlicher und bundesstaatlicher Vorgaben zu vermeiden.
• Schulen Sie das Personal im Bereich Human Resources, um die korrekte Anwendung des jeweils zutreffenden Urlaubsrechts entsprechend der Größe und dem Versicherungsstatus Ihrer Organisation sicherzustellen.

Quelle: Maryland ändert das Elternurlaubsgesetz, um FMLA-Arbeitgeber auszunehmen

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Massachusetts

Verabschiedung des Gesetzes zur Entgelttransparenz

Inkrafttreten: 31. Juli 2025

Gouverneurin Healey hat das Gesetz zur Gehaltsspannen-Transparenz (H.4890) unterzeichnet, das die Gleichberechtigung und Transparenz bei der Bezahlung erhöht, indem es Arbeitgeber verpflichtet, Gehaltsspannen offenzulegen und die Rechte der Arbeitnehmer schützt, nach Gehaltsspannen zu fragen.

Offenlegung der Gehaltsspanne: Arbeitgeber mit 25 oder mehr Mitarbeitern müssen in allen Stellenanzeigen, sowohl intern als auch extern, die Gehaltsspanne angeben.

Datenmeldepflichten: Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten sind verpflichtet, jährlich Berichte über die demografische Zusammensetzung ihrer Belegschaft einzureichen, einschließlich der EEO-1-Berichte.

Strafen bei Nichteinhaltung:

• Erster Verstoß: Verwarnung.
• Zweites Vergehen: Geldstrafe bis zu 500 $.
• Dritter Verstoß: Geldstrafe bis zu 1.000 US-Dollar.
• Wiederholte Verstöße: Höhere Strafen.

Dieses Gesetz verfolgt das Ziel, Gehaltsunterschiede zu beseitigen und ein gerechteres Arbeitsumfeld im Bundesstaat Massachusetts zu fördern.

Quelle: SHRM – Gesetz zur Lohntransparenz in Massachusetts

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Minnesota

Umsetzung des Verbraucherdatenschutzgesetzes

Inkrafttreten: 31. Juli 2025

Das „Minnesota Consumer Data Privacy Act“ (MNCDPA) wurde am 25. Mai 2024 unterzeichnet und tritt am 31. Juli 2025 in Kraft. Dieses Gesetz hat zum Ziel, die personenbezogenen Daten der Einwohner von Minnesota zu schützen und steht im Einklang mit ähnlichen Datenschutzgesetzen anderer Bundesstaaten.

Wichtige Punkte:

1. Anwendbarkeit: Das MNCDPA gilt für Unternehmen, die:
   • Anwendbarkeit: Tätig in Minnesota oder Ausrichtung auf Einwohner von Minnesota.
2. Verbraucherrechte: Einwohner von Minnesota haben das Recht auf:
   • Auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen.
   • Ungenauigkeiten in deren Daten korrigieren lassen.
   • Deren Daten löschen zu lassen.
   • Vom Verkauf ihrer Daten und deren Nutzung für zielgerichtete Werbung absehen.
3. Geschäftliche Verpflichtungen: Unternehmen müssen:
   • Klare Datenschutzhinweise bereitstellen.
   • Datenschutz-Folgenabschätzungen für Aktivitäten durchführen, die ein erhöhtes Risiko für Verbraucher darstellen.
   • Angemessene Maßnahmen zur Datensicherheit aufrechterhalten.
4. Ausnahmen: Das Gesetz sieht Ausnahmen für bestimmte Organisationen und Datentypen vor, darunter:
   • Regierungsstellen, bundesstaatlich anerkannte Indianerstämme und kleine Unternehmen.
   • Daten, die durch andere Datenschutzgesetze wie HIPAA, FERPA und den Gramm-Leach-Bliley Act geschützt sind.

Auswirkung: Das MNCDPA stärkt den Verbraucherschutz und verpflichtet Unternehmen zur Einführung robuster Datenschutzmaßnahmen. Dadurch wird für die Einwohner von Minnesota eine größere Transparenz und Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten gewährleistet.

Quelle: White & Case – Minnesota-Datenschutzgesetz

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Missouri

Start des Programms für bezahlten Krankenstand

Inkrafttreten: 1. Mai 2025

Am 1. Mai 2025 trat die bezahlte Krankenzeitregelung in Missouri in Kraft.

Wesentliche Punkte dieses Gesetzes:

• Ansammlung von bezahlter Krankzeit: Mitarbeitende erwerben für jeweils 30 geleistete Arbeitsstunden eine Stunde bezahlte Krankzeit. Die Stunden müssen dabei nicht aufeinanderfolgend erbracht werden.
• Übertrag: Mitarbeitende können am Jahresende bis zu 80 Stunden nicht genutzter, erworbener bezahlter Krankentage in das nächste Jahr übertragen.
• Nutzungsgrenze: Mitarbeitende können bis zu 56 Stunden angesammelte, bezahlte Krankheitszeit in Anspruch nehmen.
• Nutzung von erworbenen bezahlten Krankheitstagen: Bezahlte Krankheitstage können für die eigene Erkrankung, die Betreuung von Familienangehörigen, Notfälle sowie weitere durch das Landesrecht anerkannte Gründe verwendet werden.
• Auszahlung: Erworbenes bezahltes Krankheitsurlaubsgeld wird weder am Jahresende noch bei Ausscheiden oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt.

Für weitere Informationen beachten Sie bitte unsere Mitteilung zum bezahlten Krankenstand in Missouri.

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Montana

Gesetzesänderung zum Diskriminierungsverbot aufgrund des Impfstatus

Inkrafttreten: 1. Oktober 2025

Montana hat sein Antidiskriminierungsgesetz—Mont. Code Ann. § 49-2-312—geändert, um den Schutz vor Diskriminierung aufgrund des Impf- oder Immunitätsstatus zu stärken und klarzustellen. Dieses Gesetz, das ursprünglich als Reaktion auf COVID-19-Impfvorgaben erlassen wurde, wurde vom Berufungsgericht des neunten Bezirks bestätigt und steht weiterhin im Mittelpunkt rechtlicher und regulatorischer Diskussionen.

Klare Verfahren für die Meldung von Gewalt und Belästigung sowie zur Untersuchung von Beschwerden und Vorfällen.

• Arbeitgeber in Montana ist es untersagt, nach dem Impf- oder Immunstatus von Mitarbeitern oder Bewerbern zu fragen oder diese aufgrund ihres Impf- oder Immunstatus zu benachteiligen.
• Das Gesetz gilt weitgehend für die meisten Beschäftigungssektoren, mit begrenzten Ausnahmen für bestimmte Gesundheitseinrichtungen wie Pflegeheime und Krankenhäuser.
• Das Ninth Circuit Court hat kürzlich das Gesetz im Fall Montana Medical Assn. v. Knudsen bestätigt und entschieden, dass den Klägern die Klagebefugnis fehlte, um das Gesetz aus Gründen des Vorrangs des Bundesrechts anzufechten.

Quelle: Montana Code Annotated 49-2-312

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Nebraska

Einführung eines Programms für bezahlten Krankenstand

Inkrafttreten: 1. Oktober 2025

Die Wähler in Nebraska haben die Initiative 436 angenommen, welche das „Nebraska Healthy Families and Workplace Act“ einführt. Dieses Gesetz verpflichtet private Arbeitgeber dazu, ab dem 1. Oktober 2025 allen Beschäftigten bezahlten Krankenstand zu gewähren. Die Regelung gilt für alle Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr mindestens 80 Stunden in Nebraska arbeiten.

Wesentliche Details umfassen:

1. Ansammlung: Mitarbeitende erwerben für jeweils 30 geleistete Arbeitsstunden eine Stunde bezahlten Krankheitsurlaub.
2. Nutzungsbeschränkungen: Bis zu 56 Stunden im Kalenderjahr.
3. Übertrag: Nicht genommener bezahlter Krankenstand kann bis zu 56 Stunden in das folgende Jahr übertragen werden.
4. Berechtigung: Alle Mitarbeitenden, einschließlich Teilzeit- und Aushilfskräfte, sind berechtigt, bezahlten Krankenurlaub anzusammeln.
5. Verwendung: Bezahlte Krankentage können für die eigene Krankheit, Arzttermine oder zur Pflege eines Familienmitglieds genutzt werden.

Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen an das People2.0 Human Resources Team unter HR@People20.com.

Ressourcen: SHRM – Gesetz über bezahlte Krankheitszeiten in Nebraska

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New Hampshire

Anforderungen zur Umsetzung von Stillpausen am Arbeitsplatz

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Ab dem 1. Juli 2025 verpflichtet das New Hampshire House Bill 358 Arbeitgeber dazu, stillenden Müttern eine unbezahlte Pause von 30 Minuten für jeweils drei Arbeitsstunden zum Abpumpen von Muttermilch zu gewähren. Arbeitgeber müssen außerdem einen privaten Raum – der kein Badezimmer ist -, der vor Einblicken geschützt und frei von Störungen ist, zur Verfügung stellen, in dem die Mitarbeiterin Muttermilch abpumpen kann. Dieses Gesetz stellt sicher, dass stillende Mütter die nötige Zeit und den geeigneten Raum zum Abpumpen von Muttermilch erhalten und fördert so ein unterstützendes Arbeitsumfeld für frischgebackene Mütter.

Falls die Einhaltung dieser Bestimmungen unter Berücksichtigung der Größe, der finanziellen Ressourcen, der Art und der Struktur des Unternehmens eine unzumutbare Härte darstellen würde, kann der Arbeitgeber ein Gespräch mit dem Arbeitnehmer führen, um eine zumutbare Alternative zu vereinbaren. Arbeitgeber mit weniger als 50 Mitarbeitern unterliegen diesen Anforderungen nicht, sofern dadurch eine unzumutbare Härte entstehen würde.

Quelle: SHRM – Unterkünfte für stillende Mütter in New Hampshire

Zusätzliche Ressource: Merkblatt Pausenzeiten für stillende Mütter

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New Jersey

Start des Gesetzes zur Transparenz von Vergütung und Leistungen

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Seit dem 1. Juni 2025 ist das New Jersey Pay and Benefit Transparency Act (NJPBTA) offiziell in Kraft. Dieses neue Gesetz wurde entwickelt, um Lohngerechtigkeit und Transparenz am Arbeitsplatz zu fördern.

Arbeitgeber mit 10 oder mehr Beschäftigten in New Jersey sind betroffen, und das Gesetz gilt sowohl für Arbeitsplätze im Bundesstaat als auch für Remote-Positionen, die von Einwohnern New Jerseys besetzt werden können.

Wesentliche Anforderungen:

1. Stellenanzeigen müssen Folgendes enthalten:
   • Eine Gehalts- oder Stundenlohnbandbreite.
   • Eine allgemeine Beschreibung von Zusatzleistungen umfasst in der Regel Angebote wie Krankenversicherung, bezahlte Freistellung und Altersvorsorge. Die Krankenversicherung bietet Schutz im Krankheitsfall und sichert den Zugang zu medizinischen Leistungen. Durch bezahlte Freistellung erhalten Mitarbeitende die Möglichkeit, sich bei Bedarf von der Arbeit zu erholen, ohne finanzielle Einbußen zu erleiden. Altersvorsorgepläne unterstützen die langfristige finanzielle Absicherung nach dem Ausscheiden aus dem Berufsleben und tragen zu einer sorgenfreien Zukunft bei.
2. Aufstiegsmöglichkeiten:
   • Arbeitgeber müssen derzeitige Mitarbeiter über die meisten Beförderungsmöglichkeiten informieren, bevor oder gleichzeitig mit externen Bewerbern.

Warum es wichtig ist: Die Nichteinhaltung kann zu Sanktionen, rechtlichen Konsequenzen und Reputationsrisiken führen. Transparenz ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung – sie verschafft im heutigen Arbeitsmarkt auch einen Wettbewerbsvorteil.

Vorbereitung: So gehen Sie vor

• Überprüfen Sie Ihre Stellenanzeigen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Angaben zu Vergütung und Sozialleistungen enthalten.
• Überprüfen Sie die internen Beförderungsrichtlinien, um eine rechtzeitige Kommunikation mit den aktuellen Mitarbeitenden sicherzustellen.
• Schulen Sie die Personalabteilung und die Führungskräfte im Recruiting zu den neuen Anforderungen.

Quelle: Navigating New Jersey’s Pay Transparency Act, Effective June 1 | Troutman Pepper Locke

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New York

Umsetzung des Gesetzes zur Reduzierung von Verletzungen bei Lagerarbeitern

Inkrafttreten: 1. Juni 2025 (Bewertung bis zum 19. Juni 2025)

Das „New York Warehouse Worker Injury Reduction Act“, das von Gouverneurin Kathy Hochul unterzeichnet wurde, ist am 1. Juni 2025 in Kraft getreten. Dieses Gesetz schreibt vor, dass Lagerhausbetreiber mit mindestens 100 Beschäftigten an einem einzelnen Verteilzentrum oder 1.000 Beschäftigten über mehrere Standorte im Bundesstaat New York formelle Programme zur Verletzungsprävention entwickeln müssen. Ziel dieser Programme ist es, das Risiko von muskuloskelettalen Verletzungen durch umfassende Bewertungen und Schulungen zu minimieren. Arbeitgeber sind verpflichtet, einen qualifizierten Ergonom zu beauftragen, um Risikofaktoren zu analysieren und bis spätestens 19. Juni 2025 eine schriftliche Bewertung vorzulegen.

Das Programm zur Verringerung von Verletzungen muss Arbeitsplatzbegehungen, die Kontrolle von Gefährdungen, Mitarbeiterschulungen, medizinische Versorgung und Erste-Hilfe-Maßnahmen vor Ort sowie die Einbindung der Beschäftigten umfassen. Arbeitgeber sind verpflichtet, jährlich Schulungen in einer Sprache und mit einem Vokabular anzubieten, das die Beschäftigten verstehen. Diese Schulungen müssen Themen wie Symptome von Muskel-Skelett-Verletzungen, Risikofaktoren, Methoden zur Risikominderung sowie die Rechte und Aufgaben von Arbeitsschutzausschüssen abdecken. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber, die medizinisches Personal oder Ersthelfer vor Ort beschäftigen, einen zugelassenen medizinischen Berater hinzuziehen, um die Einhaltung anerkannter medizinischer Praktiken sicherzustellen.

Für ausführliche Informationen beachten Sie bitte unsere Mitteilung zu Verletzungen von Lagerarbeiterinnen und Lagerarbeitern.

Auslaufen des COVID-19-Programms für bezahlten Sonderurlaub

Inkrafttreten: 31. Juli 2025

Die bezahlte Freistellung im Zusammenhang mit COVID-19, gültig ab dem 1. Januar 2020, läuft am 31. Juli 2025 aus. Nach diesem Datum müssen Mitarbeitende, die aufgrund einer COVID-19-Quarantäne oder -Isolation freigestellt werden müssen, ihre bestehenden Optionen für bezahlte Freistellung nutzen, wie zum Beispiel das „New York State Paid Sick Leave“ oder die „New York City Earned Sick and Safe Time“.

Quelle: COVID-19 Bezahlter Urlaub: Leitfaden für Arbeitgeber | Bezahlter Familienurlaub

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Ohio

Elektronische Genehmigung zur Bekanntgabe des Arbeitsrechts

Inkrafttreten: 21. Juli 2025

Im April 2025 unterzeichnete der Gouverneur von Ohio, Mike DeWine, das Gesetz Senate Bill 33, das es Arbeitgebern erlaubt, bestimmte staatlich vorgeschriebene arbeitsrechtliche Hinweise online zu veröffentlichen, anstatt sie physisch am Arbeitsplatz auszuhängen.

Zentrale Eckpunkte:

• Inkrafttreten: Das Gesetz soll voraussichtlich im Juli 2025 in Kraft treten, 90 Tage nachdem es beim Secretary of State eingereicht wurde.
• Geltungsbereich: Gilt ausschließlich für arbeitsrechtliche Aushangpflichten auf Landesebene. Die bundesweiten Aushangpflichten bleiben unverändert.
• Berechtigte Mitteilungen:
  • Jugendarbeitsschutzgesetz
  • Mindestlohngesetz für faire Arbeitsbedingungen
  • Antidiskriminierungs- und Bürgerrechtsgesetz
  • Tariflohngesetz
  • Berufsunfallversicherungsgesetz
  • Gesetz über das Programm zur Risikominderung im öffentlichen Beschäftigungssektor

Anforderungen

• Hinweise müssen online in einer für Mitarbeitende zugänglichen Weise veröffentlicht werden.
• Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Mitarbeiter über die digitalen Bekanntmachungen informiert sind und Zugang zu diesen haben.

Diese Änderung ist darauf ausgerichtet, die Compliance-Praktiken zu modernisieren – insbesondere für remote und hybride Arbeitsplätze – und den administrativen Aufwand für Arbeitgeber zu reduzieren.

Quelle: Senate Bill 33 | 136th General Assembly | Ohio Legislature

Verabschiedung des Gesetzes zur Offenlegung und Transparenz von Gehältern in Cleveland

Inkrafttreten: 27. Oktober 2025

Der Stadtrat von Cleveland hat eine Verordnung verabschiedet, die Unternehmen in Cleveland mit fünfzehn oder mehr Mitarbeitenden innerhalb der Stadtgrenzen untersagt, nach Gehältern zu fragen, und diese Unternehmen verpflichtet, Gehaltsinformationen in Stellenausschreibungen anzugeben.

The ordinance allows employers to cure violations without receiving a civil monetary penalty but provides for civil penalties up to $5,000 for refusal to comply and multiple violations.

Quelle: Gesetzgebung des Stadtrats von Cleveland

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Oregon

Änderung des Programms für bezahlten Familien- und Krankenurlaub

Inkrafttreten: 24. September 2025

Oregon hat sein Programm für bezahlten Familien- und medizinischen Urlaub (PFML) überarbeitet. Die Änderungen treten am 24. September 2025 in Kraft. Ziel dieser Aktualisierungen ist es, die Verwaltung zu verbessern, die Verantwortlichkeiten zu präzisieren und den Schutz der Arbeitnehmer zu stärken.

Zu den wichtigsten Highlights gehören:

1. Klar definierte Verwaltungsaufsicht
   • Der Senate Bill 69 (SB 69) bestimmt das Bureau of Labor and Industries (BOLI) als zuständige Behörde für die Überwachung der Vorschriften zu Vergeltungsmaßnahmen und Diskriminierung im Rahmen der PFML-Gesetze.
2. Klar definierte Verwaltungsaufsicht
   • Die Änderungen bringen das PFML-Programm weiter in Einklang mit dem Oregon Family Leave Act (OFLA), insbesondere im Hinblick auf die Arbeitgeberpflichten und Arbeitnehmerrechte.
3. Verbesserte Durchsetzung und Rechtsmittel
   • Das Oregon Employment Department (OED) und BOLI werden ihre Maßnahmen zur Durchsetzung, zu Rechtsmitteln und zur Aufklärung koordinieren, um eine reibungslosere Verwaltung sowie eine bessere Unterstützung sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer zu gewährleisten.
4. Unterstützung für kleine Arbeitgeber und Selbstständige:
   • Fortlaufende Unterstützung und optionale Teilnahme für kleine Arbeitgeber und Selbstständige, einschließlich Zuschüssen und Wahlmöglichkeiten
5. Arbeitsplatzschutz und Dauer des Urlaubs
   • Mitarbeitende haben weiterhin Anspruch auf bis zu 12 Wochen bezahlten Urlaub (in bestimmten schwangerschaftsbezogenen Fällen bis zu 14 Wochen) mit Kündigungsschutz, sofern sie seit mindestens 90 Tagen beim selben Arbeitgeber beschäftigt sind.

Quelle: Oregon Legislative Information System – SB69

Umsetzung des Verbots altersabhängiger Einstellungsuntersuchungen

Inkrafttreten: 28. September 2025

Oregon hat sein Antidiskriminierungsgesetz dahingehend geändert, dass vorvertragliche Anfragen, die Informationen über das Alter eines Bewerbers offenlegen könnten, untersagt sind. Das Gesetz verbietet Diskriminierung im Arbeitsverhältnis aufgrund des Alters, und die Änderung untersagt es Arbeitgebern sowie Arbeitsvermittlungsagenturen, nach dem Alter, dem Geburtsdatum, den Zeiträumen des Besuchs einer Bildungseinrichtung oder dem Abschlussdatum eines Bewerbers zu fragen, es sei denn:

• Ein erstes Vorstellungsgespräch wurde bereits durchgeführt; oder
• Falls kein Erstgespräch stattgefunden hat, wurde bereits ein bedingtes Beschäftigungsangebot ausgesprochen.

Diese Einschränkungen gelten nicht, wenn solche Informationen erforderlich sind, um zu bestätigen, dass der Bewerber die objektiven beruflichen Anforderungen erfüllt oder um einer bundesstaatlichen, staatlichen oder lokalen Vorschrift oder Regelung nachzukommen.

Die Änderung hebt außerdem eine Bestimmung auf, die es Ausbildungsprogrammen bisher erlaubte, ältere Bewerber auszuschließen. Ausbildungsprogramme dürfen künftig einen Auszubildenden nicht mehr ablehnen, nur weil dieser die erforderliche Ausbildung voraussichtlich erst nach Vollendung des 70. Lebensjahres abschließen würde.

Quelle: Oregon Legislative – Schutz vor Altersdiskriminierung

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Vermont

Umsetzung des Gesetzes über die Offenlegung von Vergütungen

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Das Gesetz zur Offenlegung der Vergütung („Compensation Disclosure Law“) ist das neue Gesetz zur Transparenz bei der Bezahlung im US-Bundesstaat Vermont. Es gilt für Arbeitgeber mit mindestens fünf Beschäftigten, sofern mindestens eine dieser Personen in Vermont tätig ist.

• Anforderung: Arbeitgeber müssen in allen Stellenanzeigen eine Gehalts- oder Lohnspanne in gutem Glauben angeben für:
  • Positionen mit Standort in Vermont
  • Remote-Positionen, die an ein Büro oder einen Arbeitsstandort mit Sitz in Vermont gebunden sind

Ziel dieses Gesetzesentwurfs ist es, Lohngleichheit und Transparenz zu fördern sowie Lohndiskriminierung zu verringern.

Quelle: ACT155 in der verabschiedeten Fassung.pdf

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Virginia

Umsetzung der Meldepflicht für Gewaltvorfälle am Arbeitsplatz im Krankenhaus

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Virginias neues Gesetz, das am 1. Juli 2025 in Kraft tritt, verpflichtet Krankenhäuser dazu, ein umfassendes Meldesystem für Vorfälle von Gewalt am Arbeitsplatz einzurichten. Dieses System erfordert, dass Krankenhäuser Vorfälle von Gewalt am Arbeitsplatz dokumentieren, nachverfolgen und analysieren, einschließlich Angaben wie Datum, Uhrzeit, Beschreibung des Vorfalls sowie den Berufsbezeichnungen der betroffenen Mitarbeitenden. Ziel des Gesetzes ist es, die Prävention von Gewalt durch Aufklärung, Deeskalationstraining, Risikobewertung und entsprechende Maßnahmenplanung zu verbessern.

Krankenhäuser sind verpflichtet, alle Mitarbeitenden über das Meldesystem zu informieren, einschließlich Richtlinien darüber, wann und wie Vorfälle zu melden sind. Meldungen müssen für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden und umfassende Angaben zu jedem einzelnen Vorfall enthalten, einschließlich:

1. Das Datum und die Uhrzeit des Vorfalls;
2. Eine Beschreibung des Vorfalls, einschließlich der Berufsbezeichnung(en) der betroffenen Mitarbeiter.
3. Ob es sich bei der Täterperson um eine Patientin/einen Patienten, eine Besucherin/einen Besucher, eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter oder eine andere Person handelte;
4. Eine Beschreibung des Ortes, an dem sich der Vorfall ereignet hat.
5. Informationen im Zusammenhang mit dem Vorfall, einschließlich der Frage, ob es sich um einen körperlichen Angriff mit oder ohne Waffe oder Gegenstand, eine Androhung körperlicher Gewalt oder die Verwendung einer Waffe oder eines anderen Gegenstands mit der Absicht, Körperverletzung zu verursachen, um einen sexuellen Übergriff oder eine Drohung mit einem sexuellen Übergriff oder um „sonstige“ nicht ausdrücklich aufgeführte Vorfälle handelte; Informationen im Zusammenhang mit dem Vorfall, einschließlich der Frage, ob es sich um einen körperlichen Angriff mit oder ohne Waffe oder Gegenstand, eine Androhung körperlicher Gewalt oder die Verwendung einer Waffe oder eines anderen Gegenstands mit der Absicht, Körperverletzung zu verursachen, um einen sexuellen Übergriff oder eine Drohung mit einem sexuellen Übergriff oder um „sonstige“ nicht ausdrücklich aufgeführte Vorfälle handelte.Informationen zu dem Vorfall, einschließlich der Angabe, ob es sich um einen körperlichen Angriff mit oder ohne Waffe oder Gegenstand, die Androhung körperlicher Gewalt oder die Verwendung einer Waffe oder eines anderen Gegenstands mit der Absicht, Körperverletzungen zu verursachen, einen sexuellen Übergriff oder die Androhung eines sexuellen Übergriffs oder etwas anderes“ handelt, das nicht ausdrücklich aufgezählt ist;
6. Die Reaktion auf den Vorfall sowie alle daraus resultierenden Konsequenzen, einschließlich der Frage, ob Sicherheitskräfte oder Strafverfolgungsbehörden kontaktiert wurden und, falls ja, wie diese reagiert haben und ob der Vorfall zu einer Änderung der Krankenhausrichtlinien geführt hat; und
7. Angaben zur Person, die den Bericht erstellt hat, einschließlich Name, Berufsbezeichnung und Datum der Fertigstellung.

Zusätzlich sind Krankenhäuser verpflichtet, Vorfalldaten vierteljährlich an ihre leitenden Ärzte und Pflegedienstleitungen sowie ab dem 1. Juli 2026 jährlich an das Gesundheitsministerium zu übermitteln. Dies gewährleistet eine systematische Erfassung und Analyse von Vorfällen mit Gewalt am Arbeitsplatz.

Das staatliche Gesundheitsamt wird Vorschriften für die jährliche Berichterstattung erlassen, und der Secretary of Health and Human Resources von Virginia wird bis zum 1. November 2025 Empfehlungen zur Datenerhebung und -berichterstattung vorlegen. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die Sicherheit von Beschäftigten im Gesundheitswesen zu verbessern, indem ein strukturierter Ansatz zur Dokumentation und Bewältigung von Gewalt am Arbeitsplatz sichergestellt wird.

Quelle: Littler – Virginia Hospital Violence Reporting

Anpassung des Schwellenwerts für die Vergütung bei Konkurrenzverboten

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Virginia hat sein Gesetz zu Wettbewerbsverboten geändert und die Vergütungsschwelle angehoben, die einen „Geringverdiener“ definiert. Diese Änderung wirkt sich darauf aus, welche Arbeitnehmer nach dem Recht Virginias vor Wettbewerbsverboten geschützt sind.

• Die Jahresarbeitsentgeltgrenze für „Niedriglohnempfänger“ wurde von 73.320 $ auf 76.081 $ erhöht.
• Diese Anpassung spiegelt die Aktualisierung des durchschnittlichen Wochenlohns im Bundesstaat Virginia wider, der vom Ministerium für Arbeit und Industrie (DOLI) ermittelt wurde.
• Arbeitgebern ist es untersagt, mit Arbeitnehmern, die unterhalb dieser Schwelle verdienen, Wettbewerbsverbote abzuschließen oder durchzusetzen.

Auswirkungen für Arbeitgeber:

• Arbeitgeber müssen Vergütungsniveaus und Wettbewerbsverbote überprüfen, um die Einhaltung sicherzustellen.
• Wettbewerbsverbote in Arbeitsverträgen mit Beschäftigten, die jährlich weniger als 76.081 US-Dollar verdienen, könnten nicht durchsetzbar sein.
• Dieses Gesetz gilt für nicht freigestellte Arbeitnehmer und ist Teil der umfassenderen Bemühungen Virginias, restriktive Vereinbarungen in Arbeitsverträgen zu begrenzen.

Quelle: Littler – Schwellenwert für Wettbewerbsverbote in Virginia

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Washington

Gesetzesnänderung zur Gleichbehandlung bei Entgelt und Chancengleichheit

Inkrafttreten: 27. Juli 2025

Gouverneur Bob Ferguson hat den Senatsgesetzentwurf 5408 unterzeichnet, wodurch das EPOA (Equal Pay and Opportunities Act Amendment) geändert wird. Diese Änderungen treten am 27. Juli 2025 in Kraft und sollen die Arbeitgeberpflichten klarstellen, das Risiko von Rechtsstreitigkeiten verringern und einen ausgewogeneren Rahmen für die Durchsetzung schaffen.

Wesentliche Änderungen an der EPOA

1. Hinweis- und Nachbesserungsfrist (2025-2027): Arbeitgeber sind nun verpflichtet, nicht konforme Stellenanzeigen nach Erhalt einer schriftlichen Mitteilung zu korrigieren. Erfolgt die Korrektur innerhalb dieses Zeitraums, werden keine Schadensersatzansprüche oder Strafen verhängt.
2. Es ist Arbeitgebern nun gestattet, anstelle einer Gehaltsspanne einen einzelnen fixen Gehaltsbetrag in Stellenanzeigen aufzuführen, sofern lediglich eine Summe gezahlt wird (etwa bei internen Transfers oder Positionen mit fest definiertem Gehalt).
3. Präzisierte Rechtsmittel: Die betreffenden Antragstellen können eine der folgenden Alternativen auswählen:
   • Verwaltungsrechtliche Maßnahmen (zivilrechtliche Bußgelder bis zu 1.000 US-Dollar sowie gesetzlich festgelegte Schadensersatzansprüche zwischen 100 und 5.000 US-Dollar), oder
   • Eine private Zivilklage auf gesetzlichen Schadensersatz und Anwaltskosten.
4. Ausnahmen für unbeabsichtigte Veröffentlichungen: Stellenanzeigen, die ohne Zustimmung des Arbeitgebers digital vervielfältigt werden, sind von den Anforderungen zur Offenlegung der Vergütung ausgenommen.

Quelle: Der Gouverneur von Washington unterzeichnet ein Gesetz, das wichtige Änderungen am Gesetz über Lohngleichheit und Chancengleichheit vornimmt – Ogletree

Änderung des Gesetzes über den Zugang zur Personalakte

Inkrafttreten: 27. Juli 2025

Gouverneur Bob Ferguson hat den Gesetzentwurf 1308 unterzeichnet, mit dem die staatlichen Vorschriften über den Zugang von Mitarbeitern zu Personalakten geändert werden. Diese Änderungen werden am 27. Juli 2025 in Kraft treten.

Wesentliche Änderungen gemäß HB 1308

1. Definition der Personalakte
   • Das Gesetz enthält nun eine eindeutige Definition, was als Personalakte gilt. Sie umfasst:
   • Bewerbungsunterlagen
   • Leistungsbeurteilungen
   • Abgeschlossene Disziplinarmaßnahmen
   • Unterlagen zu Abwesenheiten und betrieblichen Maßnahmen (z. B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Urlaubsanträge)
   • Gehaltsabrechnungen

Arbeitsverträge

2. Zugang und Fristvorgaben
Arbeitgeber sind nun verpflichtet, eine Kopie der Personalakte innerhalb von 21 Kalendertagen nach Eingang eines schriftlichen Antrags bereitzustellen. Dies gilt sowohl für aktuelle als auch für ehemalige Beschäftigte, die zudem berechtigt sind, einen Vertreter zur Entgegennahme der Akte zu benennen.

3. Schriftliche Entlassungserklärungen
Auf Anfrage müssen Arbeitgeber innerhalb von 21 Kalendertagen eine unterzeichnete, schriftliche Erklärung vorlegen, die Folgendes enthält:

• • Das Inkrafttreten der Entlassung
  • Ob ein Grund für die Entlassung vorlag
  • Falls ja, der/die Grund/Gründe für die Beendigung

Das Inkrafttreten der Entlassung

• Falls ja, der/die Grund/Gründe für die Beendigung
• Maßnahmen des Arbeitgebers:
• Sorgen Sie für eine sichere und strukturierte Aufbewahrung von Unterlagen, insbesondere im Hinblick auf Aufzeichnungen zu Unterbringung und Abwesenheiten, die möglicherweise auch bundesrechtlichen Vertraulichkeitsvorschriften (z. B. ADA) unterliegen.
• Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Richtlinien und Verfahren zur Personalakte.

Diese Änderung erhöht die Transparenz für Mitarbeitende und führt zugleich neue Compliance-Pflichten für Arbeitgeber ein. Es wird empfohlen, rechtlichen Beistand hinzuzuziehen, um die Übereinstimmung mit bundes- und landesrechtlichen Vorgaben sicherzustellen.

Ausweitung des bezahlten Krankenurlaubs im Rahmen von Einwanderungsverfahren

Inkrafttreten: 27. Juli 2025

Die Änderung tritt am 27. Juli 2025 in Kraft und ermöglicht es den Mitarbeitenden, angesammelten bezahlten Krankenstand für einwanderungsbezogene Verfahren zu nutzen.

Wichtige Bestimmungen des HB 1875:

1. Erweiterte Anspruchsberechtigung für Freistellungen: Mitarbeitende können den bezahlten Krankenstand nun nutzen, um:
   • Wichtige Bestimmungen des HB 1875:
   • Sich auf gerichtliche oder verwaltungsrechtliche Einwanderungsverfahren vorbereiten oder daran teilnehmen.
2. Definition von Familienmitglied
   Das Gesetz definiert den Begriff „Familienmitglied“ weit gefasst und schließt ein:
   • Kind, Enkelkind, Großelternteil, Elternteil, Geschwister oder Ehepartner
   • Personen, die im Haushalt des Mitarbeiters wohnen oder auf die Betreuung durch den Mitarbeiter angewiesen sind.
3. Überprüfungsanforderungen: Arbeitgeber können die Vorlage von Unterlagen verlangen, die Folgendes umfassen können:
   • Eine Stellungnahme von einem Einwanderungsbefürworter, Rechtsanwalt, Geistlichen oder einer anderen Fachperson
   • Eine schriftliche Stellungnahme des Mitarbeiters

Arbeitgeber dürfen nicht verlangen, dass personenbezogene Informationen zum Einwanderungsstatus offengelegt werden.

Auswirkungen für Arbeitgeber:

• Aktualisieren Sie Ihre Richtlinien zum Krankenstand sowie die Mitarbeiterhandbücher, damit die erweiterten Anspruchsgründe entsprechend berücksichtigt werden.
• Schulen Sie das Personal aus der Personalabteilung sowie das Management zu den neuen Bestimmungen und den zulässigen Formen der Nachweisführung.
• Stellen Sie bei der Bearbeitung von urlaubsbezogenen Anträgen im Zusammenhang mit Einwanderungsangelegenheiten die Vertraulichkeit sowie die Einhaltung des Datenschutzes sicher.

Diese Änderung spiegelt Washingtons anhaltendes Engagement wider, Einwanderergemeinschaften zu unterstützen und einen gerechten Zugang zu Arbeitnehmerschutzmaßnahmen sicherzustellen.

Quelle: Gov. Signs Paid Sick Leave Expansion for Immigration Proceedings Into Law — Osman Salahuddin

Umsetzung des Mini-WARN-Gesetzes

Inkrafttreten: 27. Juli 2025

Am 27. Juli 2025 trat das Gesetz zur Sicherstellung einer rechtzeitigen Benachrichtigung und Leistungsgewährung für entlassene Arbeitnehmer – allgemein bekannt als Mini-WARN-Gesetz – in Kraft. Dieses Gesetz führt neue Verpflichtungen für Arbeitgeber hinsichtlich der frühzeitigen Ankündigung von Massenentlassungen und Betriebsschließungen ein.

Wichtige Bestimmungen des Mini-WARN-Gesetzes von Washington

1. Breitere Arbeitgeberabdeckung
   • Gilt für Arbeitgeber des privaten Sektors mit 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigten im Bundesstaat Washington
   • Dies ist eine niedrigere Schwelle als das bundesweite WARN-Gesetz, das für Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten gilt.Dies ist ein niedrigerer Schwellenwert als der bundesweite WARN Act, der für Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten gilt.
2. Auslösende EreignisseArbeitgeber müssen mindestens 60 Tage im Voraus eine schriftliche Mitteilung über Folgendes machen:
   • Eine Massenentlassung, bei der innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen mindestens 50 Vollzeitbeschäftigte betroffen sind.
   • Eine Betriebsstilllegung, sei sie vorübergehend oder dauerhaft, an einem einzelnen Standort.
3. Mitteilungen sind zu richten an:
   • Betroffene Mitarbeitende
   • Ggf. zuständige Gewerkschaftsvertreter
   • Das Arbeitsamt des Bundesstaates Washington (Employment Security Department, ESD)
   • Örtlich gewählte Amtsträger im betroffenen Zuständigkeitsbereich
4. Hinweis zu den Inhaltsanforderungen: Hinweise müssen Folgendes enthalten:
   • Unternehmens- und Standortinformationen
   • Ob die Maßnahme vorübergehend oder dauerhaft ist
   • Daten der Arbeitsplatzverluste
   • Berufsbezeichnungen und Namen der betroffenen Mitarbeitenden
   • Unabhängig davon, ob die Maßnahme aufgrund einer Verlagerung oder einer Auslagerung erfolgt
5. Ähnlich wie beim bundesweiten WARN-Gesetz gelten Ausnahmen für:
   • Unvorhersehbare betriebliche Umstände
   • Naturkatastrophen
   • Unternehmen mit finanziellen Problemen, die proaktiv Investoren ansprechen
6. Sonderregelung für beurlaubte Mitarbeitende: Mitarbeitende, die sich im Rahmen des Washington Paid Family and Medical Leave im Urlaub befinden, dürfen nur dann in eine Kündigungsmitteilung einbezogen werden, wenn:
   • Das gesamte Unternehmen wird geschlossen, oder
   • Eine gültige Ausnahmegenehmigung vorliegt.

Quelle: Ogletree Deakins – Washingtoner Mini-WARN-Gesetz

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West Virginia

Ausweitung der Ausschlussgründe für Arbeitslosengeld aufgrund von Drogentests

Inkrafttreten: 2. Juli 2025

West Virginia wird Änderungen an seinen Arbeitslosenentschädigungsgesetzen gemäß House Bill 2441 umsetzen. Diese Gesetzgebung erweitert die Umstände, unter denen Personen aufgrund von Drogen- oder Alkoholkonsum vom Bezug von Arbeitslosengeld ausgeschlossen werden können.

Wichtige Bestimmungen von HB 2441

• Mitarbeitende, die aufgrund eines nicht bestandenen Zufalls-Drogen- oder Alkoholtests entlassen wurden, können nun vom Bezug von Arbeitslosengeld ausgeschlossen werden.
• Die Disqualifizierung gilt ausdrücklich für Positionen, die als „sicherheitsrelevant“ eingestuft werden und bei denen der Substanzkonsum ein Risiko für die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden oder anderer Personen darstellt.
• Diese Änderung baut auf bestehendem Recht auf, das bereits vorsieht, dass Personen disqualifiziert werden, wenn sie bei der Arbeit unter Alkoholeinfluss stehen, einen Drogentest verweigern oder die Testergebnisse manipulieren.

Auswirkungen für Arbeitgeber:

• Arbeitgeber sollten überprüfen und eindeutig festlegen, welche Positionen als sicherheitsrelevant gelten.
• Es ist ratsam, Mitarbeiterhandbücher und Richtlinien zur Drogenkontrolle zu aktualisieren, um diese Änderungen widerzuspiegeln.
• Stellen Sie sicher, dass die Verfahren zur Drogenkontrolle den bundesstaatlichen und bundesweiten gesetzlichen Vorgaben entsprechen, insbesondere im Hinblick auf das rechtliche Gehör (Due Process) und die Dokumentation.

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Blick in die Zukunft: Anstehende Gesetzesänderungen

• Alabama – Flexible Leistungskonten für freiberufliche Auftragnehmer (ab 31. Dezember 2025 wirksam)
• Indiana – Gesetz zum Schutz von Verbraucherdaten (in Kraft ab 1. Januar 2026)
• Kentucky – Gesetz zum Schutz von Verbraucherdaten (in Kraft ab 1. Januar 2026)
• Maine – Gesetz über bezahlten Familien- und Krankenurlaub (in Kraft ab 1. Januar 2026)
• Maryland – Programm für bezahlten Familien- und Krankenurlaub (in Kraft ab 1. Januar 2026) Hinweis: Leistungszahlungen beginnen ab dem 1. Januar 2028.
• Minnesota – Gesetz über bezahlten Familien- und Krankenurlaub (in Kraft ab 1. Januar 2026)
• Minnesota – Erweiterung des Gesetzes über bezahlten Urlaub (in Kraft ab 1. Januar 2026)
• New York – Gesetz zum Schutz von Callcenter-Beschäftigten (in Kraft ab 21. Dezember 2025)
• New York – Gesetz zum Schutz von Callcenter-Beschäftigten (in Kraft ab 21. Dezember 2025)
• Oregon – Gesetz zur Transparenz bei der Lohnabrechnung (in Kraft ab 1. Januar 2026)
• Washington – Änderung des Washington Cares Programms (in Kraft ab 1. Januar 2026)
• Washington – Erweiterung des Anspruchs auf Freistellung und Unterstützung für Opfer von Hasskriminalität (in Kraft ab 1. Januar 2026)
• Washington – Änderung zum Schutz isolierter Beschäftigter vor Belästigung (in Kraft ab 1. Januar 2026)
• Washington – Änderung zum Gesetz über bezahlten Familien- und Krankenurlaub (in Kraft ab 1. Januar 2026)

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Canada

Alberta

Änderung zur Prävention von Gewalt und Belästigung am Arbeitsplatz

Inkrafttreten: 4. Dezember 2025

Am 4. Dezember 2024 hat die Regierung von Alberta durch die Ministerialverordnung 2024-12 umfassende Änderungen am Occupational Health and Safety Code vorgenommen. Obwohl sich durch diese Ministerialverordnung zahlreiche Änderungen im gesamten Code ergeben, betreffen die für Arbeitgeber in Alberta interessantesten Neuerungen Teil 27 — Gewalt und Belästigung.

Wesentliche Änderungen:

Neuklassifizierung von Gewalt und Belästigung

• Abschnitt 389 des Kodex wurde aufgehoben, was bedeutet, dass Gewalt und Belästigung nicht mehr als „Gefahren“ eingestuft werden.
• Infolgedessen gelten die Anforderungen aus Teil 2 des Kodex nicht mehr unmittelbar für Gewalt und Belästigung am Arbeitsplatz, und eine Gefährdungsbeurteilung muss nicht mehr vor Beginn der Arbeit auf der Arbeitsstätte durchgeführt werden.
• Änderungen an Teil 27 übernehmen jedoch viele der gleichen Formulierungen und Konzepte aus Teil 2.

Vereinfachte Anforderungen an Präventionspläne Teil 27 verlangt nun von Arbeitgebern, einen einheitlichen Plan zur Verhinderung von Gewalt und Belästigung vorzuhalten. Der Plan muss Folgendes beinhalten:

• Maßnahmen zur Beseitigung oder, sofern dies nicht angemessen praktikabel ist, zur Kontrolle der Gefährdungen durch Gewalt und Belästigung gegenüber Beschäftigten;
• Verfahren zur Information der Beschäftigten über die Art der Gefährdung durch Gewalt und Belästigung; und
• klare Verfahren für die Meldung von Gewalt und Belästigung sowie zur Untersuchung von Beschwerden und Vorfällen.

Klare Verfahren für die Meldung von Gewalt und Belästigung sowie zur Untersuchung von Beschwerden und Vorfällen.

Die aktualisierten Überprüfungsanforderungen bleiben in Teil 27 bestehen und sehen vor, dass der Präventionsplan alle drei Jahre oder auf Verlangen des gemeinsamen Gesundheits- und Sicherheitsausschusses beziehungsweise der entsprechenden Vertretung überprüft und gegebenenfalls überarbeitet wird. Ein Vorfall von Gewalt oder Belästigung löst jedoch nicht mehr automatisch eine Überprüfung aus, es sei denn, der Vorfall weist darauf hin, dass eine Überprüfung erforderlich ist. Darüber hinaus ist nun eine Überprüfung erforderlich, wenn sich die Arbeit oder der Arbeitsplatz so verändert, dass dies das Potenzial für das Auftreten von Gewalt oder Belästigung beeinflussen könnte.

Quelle: Carbert Waite LLP – Änderungen zur Prävention von Gewalt und Belästigung in Alberta

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British Columbia

Änderung der Beschränkung für Krankmeldungsanfragen

Inkrafttreten: 2025 (konkretes Datum wird noch bekanntgegeben)

Die Regierung von British Columbia hat das Gesetz Nr. 11, das „Employment Standards Amendment Act, 2025“, verabschiedet, das die Möglichkeit von Arbeitgebern einschränkt, bei kurzfristigen, gesundheitsbedingten Fehlzeiten ein ärztliches Attest zu verlangen.

Klare Verfahren für die Meldung von Gewalt und Belästigung sowie zur Untersuchung von Beschwerden und Vorfällen.

• Die Begriffe „bestimmte Umstände“ und „kurzfristige Grundlage“ wurden bisher noch nicht offiziell definiert.
• Es wird erwartet, dass Entwürfe für Vorschriften diese Definitionen vor Beginn der Grippesaison 2025 klarstellen.
• Nach Angaben des Arbeitsministers soll diese Änderung auf sehr kurze Abwesenheiten Anwendung finden.
• Bei längeren Abwesenheiten, der Rückkehr an den Arbeitsplatz oder im Rahmen von Anpassungsprozessen sollten Arbeitgeber weiterhin berechtigt sein, medizinische Informationen anzufordern.

Quelle: Kent Employment Law – B.C. Sick Note Law

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Nova Scotia

Umsetzung des Gesetzes für Stärkere Arbeitsplätze in Nova Scotia

Wirksamkeitsdaten: Mehrere Termine im Laufe des Jahres 2025

Die Regierung von Nova Scotia hat das Gesetzesentwurf 464, das Gesetz für stärkere Arbeitsplätze in Nova Scotia (2024), verabschiedet. Ziel dieses Gesetzes ist es, die Gesundheit, Sicherheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer in der gesamten Provinz zu verbessern. Die Gesetzgebung ändert drei zentrale Rechtsvorschriften: den Labour Standards Code (LSC), das Gesetz über Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit (OHSA) sowie das Gesetz über die Arbeiterentschädigung (WCA).

Änderungen des Arbeitsgesetzbuches

Inkrafttreten: 1. Januar 2025

Umsetzung der Freistellung bei schwerer Erkrankung

• Der Gesetzentwurf 464 führt einen neuen gesetzlichen Anspruch auf Freistellung ein: den Sonderurlaub bei schwerer Erkrankung.
• Anspruchsberechtigte Mitarbeitende haben das Recht auf unbezahlten Urlaub von bis zu 27 Wochen, wenn bei ihnen eine schwere Erkrankung diagnostiziert wird oder sie eine schwere Verletzung erleiden.
• Der Anspruch auf Freistellung wegen schwerer Erkrankung darf innerhalb eines Zeitraums von 52 Wochen insgesamt nicht länger als 27 Wochen dauern (Ausnahmen können gelten).
• Anspruch auf Urlaub: Mitarbeitende sind für diesen gesetzlichen Urlaub berechtigt, sobald sie mindestens drei (3) Monate beschäftigt sind.
• Zukünftige Vorschriften werden den Umfang der Informationen festlegen, die Arbeitgeber von Arbeitnehmern anfordern dürfen. Bis dahin können Arbeitgeber diejenigen Informationen anfordern, die sie unter den jeweiligen Umständen für angemessen halten.

Erweiterter Kranken- und Familienverantwortungsurlaub

• Der Zeitraum des gesetzlichen unbezahlten Krankenstands wurde von drei auf fünf unbezahlte Tage pro Jahr erhöht.
• Darüber hinaus sieht das Gesetz 464 nun zusätzlich drei weitere unbezahlte Urlaubstage vor, um sich um ein krankes oder verletztes Kind, einen Elternteil oder ein Familienmitglied zu kümmern oder um medizinische, zahnärztliche oder ähnliche Termine wahrzunehmen, die während der Arbeitszeit stattfinden können.
• Mitarbeitende sollten ihrem Arbeitgeber eine geplante Abwesenheit so früh wie möglich mitteilen.
• m diesen Änderungen des LSC zu entsprechen, müssen Arbeitgeber in Nova Scotia ihre betrieblichen Richtlinien überprüfen und anpassen, insbesondere jene, die sich auf Abwesenheiten beziehen.

Änderungen des Gesetzes über Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Inkrafttreten: 1. September 2025

Erweiterte Definition von Gesundheit und Sicherheit

• Die Definition von „Gesundheit und Sicherheit“ umfasst nun ausdrücklich sowohl die physische als auch die psychische Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Verpflichtende Umsetzung einer Richtlinie zur Verhinderung von Belästigung am Arbeitsplatz

• Alle Arbeitgeber, die unter die Provinzgesetzgebung fallen, müssen zusätzlich zu bestehenden Richtlinien zur Verhinderung von Gewalt am Arbeitsplatz eine formelle Richtlinie zur Verhinderung von Belästigung am Arbeitsplatz entwickeln und umsetzen.

Klarstellung des Rechts auf Arbeitsverweigerung bei Gefahr

• Es wird klargestellt, dass Mitarbeitende, die unsichere Arbeit ablehnen, auf andere Aufgaben umverteilt werden können, ohne dass dies als Repressalie im Sinne des Gesetzes gilt.

Änderungen am Gesetz über die Arbeitnehmerentschädigung

Inkrafttreten: 15. Juli 2025

Erweiterte Aufgaben im Rahmen der Wiedereingliederung

• Neue Pflichten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zur frühzeitigen und sicheren Wiedereingliederung verletzter Mitarbeitender.

Arbeitgeberpflichten:

• Kontaktaufnahme mit dem verletzten Mitarbeitenden so bald wie möglich und fortlaufende Kommunikation
• Angebot geeigneter und verfügbarer Arbeit, um das Einkommen vor der Verletzung möglichst wiederherzustellen
• Bereitstellung aller von der Entschädigungsbehörde angeforderten Informationen
• Einhaltung zukünftiger Vorschriften

Arbeitnehmerpflichten:

• Kontaktaufnahme mit dem Arbeitgeber so bald wie möglich und offene Kommunikation während der Genesung
• Unterstützung bei der Identifizierung geeigneter Arbeitsmöglichkeiten
• Bereitstellung aller von der Behörde angeforderten Informationen
• Einhaltung zukünftiger Vorschriften

Quelle: Peninsula Group – Nova Scotia Stronger Workplaces Act Guide

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Ontario

Umsetzung des Langzeitkrankheitsurlaubs

Inkrafttreten: 19. Juni 2025

Am 19. Dezember 2024 erhielt das Gesetz „Working for Workers Six Act, 2024“ (Bill 229) der Provinz Ontario die königliche Zustimmung.

Die folgende Änderung des Employment Standards Act, 2000 (ESA) tritt am 19. Juni 2025 in Kraft:

• Beschäftigte mit mindestens 13 Wochen Betriebszugehörigkeit haben Anspruch auf unbezahlten Urlaub von bis zu 27 Wochen, wenn sie aufgrund einer schweren Erkrankung ihre Tätigkeit nicht ausüben können.
• Der Arbeitsplatz ist während dieser Zeit geschützt.
• Die Wochen müssen nicht zusammenhängend genommen werden.

Zukünftige Änderung: Eine weitere Änderung wird zu einem noch bekanntzugebenden Zeitpunkt in Kraft treten.

• Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit mindestens 13 Wochen Betriebszugehörigkeit hat Anspruch auf unbezahlten Urlaub von bis zu 16 Wochen nach der Aufnahme oder Ankunft eines Kindes in die Obhut, Betreuung und Verantwortung des Mitarbeitenden im Rahmen einer Adoption oder Leihmutterschaft.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an HRCanada@people20.com.

Anforderungen an öffentliche Stellenausschreibungen und Aufbewahrungspflichten

Inkrafttreten: 1. Juli 2025 und 1. Januar 2026

Diese neuen Anforderungen treten in zwei Phasen in Kraft: 1. Juli 2025 und 1. Januar 2026 und gelten für Arbeitgeber mit 25 oder mehr Mitarbeitenden.

Arbeitsvertragsinformationen für Neueinstellungen

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Arbeitnehmern die folgenden Informationen schriftlich vor dem ersten Arbeitstag, oder – sofern dies nicht praktikabel ist – so bald wie zumutbar möglich, bereitzustellen:

• Der rechtliche Name des Arbeitgebers sowie etwaige abweichende Firmen- oder Handelsnamen;
• Kontaktinformationen des Arbeitgebers, einschließlich Anschrift, Telefonnummer und einer oder mehrerer Kontaktpersonen;
• Eine allgemeine Beschreibung des erwarteten ersten Einsatzortes des Arbeitnehmers;
• Der Einstiegsstundenlohn oder eine andere Vergütungsart bzw. Provision, sofern zutreffend;
• Der vom Arbeitgeber festgelegte Lohnabrechnungszeitraum und Zahltag;
• Eine allgemeine Beschreibung der zunächst erwarteten Arbeitszeiten des Arbeitnehmers.

Die oben genannten Informationspflichten gelten (nicht) für folgende Fälle:

• Arbeitgeber mit weniger als 25 Mitarbeitern am ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers; oder
• Arbeitnehmer, die als Einsatzkräfte (Assignment Employees) tätig sind.

Zur Klarstellung: „Einsatzkräfte“ sind laut ESA Arbeitnehmer, die von einer Zeitarbeitsfirma zum vorübergehenden Einsatz bei Kunden dieser Agentur beschäftigt werden.

Pflichten bei Stellenausschreibungen

Inkrafttreten: 1. Januar 2026

Durch den Working for Workers Four Act, 2024, und den Working for Workers Five Act, 2024, wurden neue Anforderungen für öffentlich ausgeschriebene Stellenanzeigen eingeführt. Eine aktuelle Verordnung konkretisiert die Reichweite der neuen Verpflichtungen.

Eine öffentlich ausgeschriebene Stelle ist eine externe Ausschreibung, die ein Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person in irgendeiner Form der Allgemeinheit zugänglich macht. Ausgenommen sind:

• Allgemeine Rekrutierungskampagnen ohne Bezug auf eine konkrete Position;
• Allgemeine „Mitarbeiter gesucht“-Hinweise ohne konkrete Position;
• Ausschreibungen, die ausschließlich bestehenden Mitarbeitern offenstehen;
• Ausschreibungen, bei denen die Tätigkeit (i) außerhalb Ontarios oder (ii) außerhalb und innerhalb Ontarios erfolgt, sofern die außerhalb Ontarios verrichtete Arbeit keine Fortsetzung der Arbeit in Ontario darstellt.

Erforderliche Angaben in Stellenausschreibungen

• Vergütungsspanne: Arbeitgeber müssen Angaben zur erwarteten Vergütung oder zur Spanne der erwarteten Vergütung in der Stellenanzeige machen. Liegt eine Spanne vor, darf die Differenz zwischen dem höchsten und niedrigsten Vergütungssatz maximal 50.000 $ betragen (z. B. 70.000 $ bis 120.000 $). Vergütung umfasst im Sinne der Ausschreibung alle als „Lohn“ im Sinne von Abschnitt 1 ESA definierten Leistungen. Arbeitgeber sollten sorgfältig prüfen, welche Vergütungsbestandteile gegebenenfalls nicht in die Spanne aufgenommen werden.

Diese Verpflichtung entfällt, wenn die Stelle eine erwartete Jahresvergütung von mehr als 200.000 $ vorsieht oder die Vergütungsspanne bei mehr als 200.000 $ endet.

• Kanadische Erfahrung: Arbeitgeber dürfen in Ausschreibungen oder Bewerbungsformularen keine Anforderungen an kanadische Berufserfahrung stellen.
• Künstliche Intelligenz: Wird bei der Vorauswahl, Bewertung oder Auswahl von Bewerbern Künstliche Intelligenz eingesetzt, muss dies in der Stellenausschreibung offengelegt werden.

Künstliche Intelligenz ist definiert als ein maschinengestütztes System, das auf Grundlage von Eingaben Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen generiert, die physische oder virtuelle Umgebungen beeinflussen können.

• Bestehende Vakanz: Die Ausschreibung muss offenlegen, ob es sich um eine bereits bestehende vakante Position handelt.
• Information nach Vorstellungsgespräch: Führt ein Arbeitgeber ein Vorstellungsgespräch mit einem Bewerber, muss er diesen spätestens 45 Tage nach dem letzten Gespräch darüber informieren, ob eine Einstellungsentscheidung bezüglich der Stelle getroffen wurde.
• Aufbewahrungspflicht: Arbeitgeber müssen Stellenausschreibungen, zugehörige Bewerbungsformulare sowie die nach dem Vorstellungsgespräch übermittelten Informationen für drei Jahre aufbewahren.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an HRCanada@people20.com.

Erforderliche Angaben in Stellenausschreibungen

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Das Gesetz „Working for Workers Five Act, 2024“ hat das Arbeitsschutzgesetz (OHSA) in Ontario um neue Anforderungen für Waschraumeinrichtungen auf Baustellen ergänzt.

Verordnung 480/24 – Waschraumeinrichtungen – Reinigungsnachweise (Regel #1)

Regel #1 stellt klar, dass Arbeitgeber und Bauleiter ihrer Verpflichtung zur Bereitstellung von Reinigungsnachweisen nachkommen, indem sie:

• Den Nachweis an gut sichtbarer Stelle in oder in der Nähe der betreffenden Waschräume anbringen, sodass er den Beschäftigten auffällt; oder
• Den Nachweis elektronisch bereitstellen und die Beschäftigten anleiten, wo und wie sie darauf zugreifen können.

Regel #1: Der Nachweis muss Datum und Uhrzeit der zwei letzten Reinigungen des Waschraums enthalten.

Verordnung 482/24 – Waschraumeinrichtungen auf Baustellen (Regel #2)

Regel #2 ändert die Bauverordnung O. Reg. 213/91 (Construction Projects) und verlangt, dass Bauleiter Aufzeichnungen über Wartung, Reinigung und Desinfektionsdienste sämtlicher Toiletten, Urinale und Reinigungsbereiche führen. Diese Aufzeichnungen müssen alle Servicetermine der letzten sechs Monate oder – falls kürzer – der Projektdauer enthalten. 29(12). Regel #2 ändert die Bauverordnung O. Reg. 213/91 (Construction Projects) und verlangt, dass Bauleiter Aufzeichnungen über Wartung, Reinigung und Desinfektionsdienste sämtlicher Toiletten, Urinale und Reinigungsbereiche führen. Diese Aufzeichnungen müssen alle Servicetermine der letzten sechs Monate oder – falls kürzer – der Projektdauer enthalten.

Ab 1. Januar 2026 müssen Bauleiter sowohl Regel #1 als auch Regel #2 einhalten.

Quelle: Littler – Ontario OHSA Waschraumvorschriften

Inkrafttreten des Digital Platform Workers’ Rights Act

Inkrafttreten: 1. Juli 2025

Ab dem 1. Juli 2025 stärkt das neue Digital Platform Workers’ Rights Act (DPWRA) in Ontario die Rechte von Plattformarbeitern (z. B. in Fahrdienst-, Liefer-Apps und Freelancer-Marktplätzen). Wichtige Bestimmungen sind:

• Transparenz: Beschäftigte müssen klare Informationen zur Lohnberechnung, Auftragsvergabe und Leistungsbewertung erhalten.
• Regelmäßige Bezahlung: Plattformbetreiber müssen feste Lohnabrechnungszeiträume und Zahltage festlegen.
• Mindestlohn-Garantie: Für jeden Auftrag ist mindestens der gesetzliche Mindestlohn Ontarios zu zahlen.
• Zugang zur Plattform: Bei Entfernung von der Plattform muss eine schriftliche Begründung sowie eine Frist von zwei Wochen gewährt werden.
• Örtliche Streitbeilegung: Alle arbeitsbezogenen Streitigkeiten sind in Ontario zu klären.
• Aufzeichnungspflichten: Plattformen müssen Arbeitsunterlagen für drei Jahre nach Beendigung des Zugangs aufbewahren.

Quelle: Filion Wakely Thorup Angeletti LLP – Rechte von Arbeitnehmern auf digitalen Plattformen

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Prince Edward Island

Umsetzung des Gesetzes zum Schutz von Zeitarbeitskräften aus dem Ausland

Inkrafttreten: 1. April 2025

Das Gesetz zum Schutz von Zeitarbeitskräften aus dem Ausland („Temporary Foreign Worker Protection Act“) wird in mehreren Phasen eingeführt. Die erste Phase, die neue Schutzmaßnahmen für ausländische Zeitarbeitskräfte sowie eine neue Lizenzpflicht für Vermittler beinhaltet, ist am 1. April 2025 in Kraft getreten.

Diese Phase des Gesetzes führt mehrere neue Anforderungen für Arbeitgeber und Vermittler ein, darunter:

• Vermittler und Arbeitgeber dürfen keine falschen oder irreführenden Informationen in Bezug auf Vermittlungsdienste, Einwanderung, Einwanderungsdienste, Beschäftigung oder Unterbringung bereitstellen.
• Vermittler und Arbeitgeber dürfen den Reisepass oder andere amtliche Dokumente einer ausländischen Arbeitskraft nicht in Besitz nehmen oder einbehalten, es sei denn, dies geschieht vorübergehend zum Kopieren oder zur Erfassung von Informationen.
• Vermittler und Arbeitgeber dürfen Beschäftigungsmöglichkeiten nicht falsch darstellen, einschließlich Angaben zur Position, zu den Aufgaben, zur Beschäftigungsdauer, zu Lohn und Leistungen oder zu anderen Bedingungen.
• Vermittler und Arbeitgeber dürfen keine Abschiebung oder andere Maßnahmen androhen, wenn kein rechtmäßiger Grund vorliegt.

Zusätzliche Anforderungen für Vermittler

• Vermittler dürfen ausländischen Arbeitskräften keine Gebühren oder Kosten für Vermittlungsdienste in Rechnung stellen.
• Vermittler, die Arbeitgeber bei der Suche nach ausländischen Arbeitskräften unterstützen, müssen lizenziert sein.
• Vermittler müssen mit jedem Arbeitgeber und jeder ausländischen Arbeitskraft einen schriftlichen Vertrag abschließen.

Quelle: Government of Prince Edward Island – Temporary Foreign Worker Protection

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Saskatchewan

Änderung des Saskatchewan Employment Act (Gesetzentwurf Nr. 5)

Inkrafttreten: Wird noch bekannt gegeben

Die Regierung hat Änderungen am Saskatchewan Employment Act – Gesetzentwurf Nr. 5 – verabschiedet.

Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen für Arbeitgeber in Saskatchewan

Beschränkung von Attest-Anforderungen: Arbeitgeber dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen ein ärztliches Attest für krankheits- oder verletzungsbedingte Fehlzeiten eines Mitarbeiters (oder eines engen Familienmitglieds) verlangen:

• Der Mitarbeiter war mehr als fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage abwesend, oder
• Der Mitarbeiter hatte innerhalb der letzten 12 Monate zwei oder mehr nicht aufeinanderfolgende Fehlzeiten.

Erweiterte Anspruchsdauer für Krankheitsurlaub: Beschäftigte haben nun Anspruch auf bis zu 27 Wochen unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Langzeitkrankheitsurlaub (zuvor 12 Wochen). Dies bringt die provinziellen Schutzregelungen in Einklang mit den bundesweiten Leistungen der Arbeitslosenversicherung (EI) im Krankheitsfall.

Ausgeweiteter Trauerurlaub: Das Gesetz stellt klar, dass Trauerurlaub nun auch im Falle eines Schwangerschaftsverlustes genommen werden kann. Außerdem wird der Zeitraum, in dem die fünf Tage unbezahlter Trauerurlaub genommen werden können, auf bis zu sechs Monate nach dem Tod oder Schwangerschaftsverlust ausgeweitet, um betroffenen Beschäftigten mehr Flexibilität zu bieten.

Änderungen beim Mutterschaftsurlaub: Der Anspruch auf Mutterschaftsurlaub wurde erweitert und umfasst nun auch Beschäftigte, die bis zu 20 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin einen Schwangerschaftsverlust erleiden.

Neuer Urlaub bei zwischenmenschlicher Gewalt: Beschäftigte, die von zwischenmenschlicher oder sexueller Gewalt betroffen sind, haben Anspruch auf einen neuen unbezahlten Urlaub von bis zu 16 Wochen, der innerhalb eines Zeitraums von 52 Wochen am Stück genommen werden kann. Dies kommt zu dem bisherigen Anspruch von 10 Tagen (fünf bezahlt, fünf unbezahlt) hinzu, die hintereinander oder einzeln genommen werden können. Der Urlaub kann beispielsweise genutzt werden, um medizinische oder psychologische Hilfe in Anspruch zu nehmen, umzuziehen oder rechtliche beziehungsweise polizeiliche Unterstützung zu suchen.

Schutz von Trinkgeldern : Arbeitgebern ist es verboten, Trinkgelder oder Gratifikationen einzubehalten, abzuziehen oder deren Rückgabe zu verlangen, sofern dies nicht gesetzlich ausdrücklich erlaubt ist. Die Änderungen geben den Behörden außerdem die Möglichkeit, den Begriff „Gratifikationen“ zu definieren und Bedingungen für zulässige Pooling-Vereinbarungen festzulegen. Konkrete Einzelheiten hierzu stehen noch aus.

Flexible Definition des Überstunden-Tages: Arbeitgeber können einen „Arbeitstag“ für Überstunden entweder als Kalendertag oder als Zeitraum von 24 aufeinanderfolgenden Stunden definieren. Unabhängig von der gewählten Definition müssen Beschäftigte innerhalb von 24 Stunden mindestens acht zusammenhängende Stunden Ruhezeit erhalten. Arbeitgeber müssen ihre gewählte Definition bei der Arbeitszeiteinteilung klar kommunizieren.

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Weitere wichtige Änderungen

Klarstellungen zur Lohnzahlung: Arbeitgeber dürfen Löhne in bar auszahlen und müssen für Zeiträume, die durch gesetzliche Abfindungen abgedeckt sind, keinen Urlaubszuschlag zahlen.

Überstundenregelung für Teilzeitbeschäftigte: Bei Teilzeitkräften werden Überstunden auf Grundlage der geplanten Arbeitszeit und nicht auf Basis des Standard-Arbeitstags von acht Stunden berechnet.

Ausnahmen für nicht tarifgebundene Arbeitsplätze: Nicht tarifgebundene Arbeitgeber können beim Direktor der Arbeitsstandards Ausnahmen von Pausen- und Vorankündigungsfristen beantragen, sofern die schriftliche Zustimmung der Beschäftigten vorliegt. Gewerkschaften können ähnliche Ausnahmen direkt mit Arbeitgebern aushandeln.

Ruhezeiten für Einzelhandelsbeschäftigte: Die bisherige Pflicht, Einzelhandelsbeschäftigten zwei aufeinanderfolgende freie Tage pro Woche zu gewähren, wurde auf einen freien Tag pro Woche reduziert und damit an andere Branchen angeglichen.

Zulässige Lohnabzüge: Mit Zustimmung der Beschäftigten dürfen Arbeitgeber nun Beträge für Gehaltsvorschüsse, freiwillige Weiterbildungen und Wohnkostenzuschüsse vom Lohn abziehen.

Erweiterte Durchsetzung bei Diskriminierung: Der Direktor der Arbeitsstandards hat erweiterte Befugnisse, Abhilfemaßnahmen anzuordnen, wenn ein Arbeitgeber diskriminierende Maßnahmen gegen einen Beschäftigten ergreift.

• Wiedereinstellung des Mitarbeiters
• Zahlung des entgangenen Arbeitsentgelts
• Entfernung von Disziplinarmaßnahmen aus der Personalakte

Diese Anordnungen sind sofort vollstreckbar, auch wenn gegen sie Berufung eingelegt wurde, es sei denn, sie werden von einer entscheidungsbefugten Stelle oder dem Direktor aufgehoben.

Erhöhung des Schwellenwerts für die Massenentlassungsanzeige
Arbeitgeber sind verpflichtet, betroffene Arbeitnehmer, den Minister sowie ggf. die zuständige Gewerkschaft zu benachrichtigen, wenn innerhalb eines Vier-Wochen-Zeitraums 25 oder mehr Mitarbeiter entlassen werden. Zuvor lag der Schwellenwert bei 10 Mitarbeitern.

Quelle: MLT Aikins – Saskatchewan Employment Act Amendments

Bei Fragen dazu, wie sich diese Änderungen auf Ihre Geschäftstätigkeit auswirken könnten, wenden Sie sich bitte an Ihre lokale People2.0-Ansprechperson oder das Human Resources Team. Für das US-HR-Team erreichen Sie uns unter HR@People20.com, für das kanadische HR-Team unter hrcanada@people20.com.

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Gesetzgebungs-Update zur Jahresmitte 2025

Das erste Halbjahr 2025 brachte zahlreiche gesetzliche Änderungen im Bereich Beschäftigung in ganz Nordamerika mit sich. Wir haben jene Neuerungen hervorgehoben, die unserer Einschätzung nach für unsere Kunden und People2.0 sowohl in den Vereinigten Staaten als auch in Kanada besonders weitreichende Auswirkungen haben. Mit unserem Halbjahres-Newsletter möchten wir Ihnen Orientierung zu den wichtigsten gesetzlichen Entwicklungen geben und einen Ausblick auf die kommenden Monate in beiden Ländern bieten.