Die Nachfrage eröffnet den Anbietern von Talenten derzeit große Chancen. Forbes und ein aktueller SIA-Bericht besagen, dass Freiberufler und Auftragnehmer etwa 35 % der Arbeitskräfte ausmachen. Branchenexperten gehen davon aus, dass dieser Anteil in Zukunft weiter steigen wird.
Da die Arbeit immer mobiler und globaler wird, verlassen sich Unternehmen auf Personalvermittlungspartner, die sie bei der Einstellung in einer grenzenlosen Welt unterstützen. Dies eröffnet ehrgeizigen Talentanbietern, die nach Wachstumsmöglichkeiten suchen, neue Möglichkeiten. Mit der globalen Expansion steigt jedoch auch das Risiko von Verstößen gegen die HR-Compliance, was kostspielig und schädlich sein kann.
Um das Risiko zu verringern, arbeiten diese Talentlieferanten oft mit einem Employer of Record (EOR ) und einem Agent of Record (AOR) zusammen. Solche Partner bieten lokales Fachwissen und eine zusätzliche Schutzschicht. In diesem Blogbeitrag werden einige der spezifischen Probleme erörtert, die bei der Vermittlung von Arbeitnehmern in andere Länder auftreten. Es wird auch erläutert, wie EOR- und AOR-Partner wie People2.0 helfen können.
Welchen HR-Compliance-Risiken sind Talentanbieter ausgesetzt, wenn sie weltweit expandieren wollen?
Die globale Expansion bringt große Vorteile mit sich: Sie erhöht die Vielfalt Ihres Talentpools und Ihre Gewinnspannen. Wenn Sie jedoch expandieren, steigt das Risiko der Einhaltung von HR-Vorschriften mit jeder neuen Region, in die Sie eintreten, exponentiell an. Die unterschiedlichen Anforderungen können ein verwaltungstechnischer Albtraum sein, den Überblick zu behalten, und ein Wirrwarr von Vorschriften könnte für Ihr Unternehmen eine Katastrophe bedeuten.
Herausforderungen bei der Sicherstellung der HR-Compliance:
Bedenken Sie diese potenziellen Fallstricke. Verfügen Sie über die Bandbreite und die Ressourcen, um sie intern zu bewältigen?
- Falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Ein einfacher Fehler bei der Einstufung von Arbeitnehmern als unabhängige Auftragnehmer und nicht als Angestellte kann sich zu einem rechtlichen und finanziellen Albtraum entwickeln.
- Einhaltung der Arbeitsgesetze: Jede Region, in der Sie tätig sind, bringt ihre eigenen Arbeitsgesetze und -vorschriften mit sich. Ein einziger Fehltritt kann zu saftigen Strafen, Geldbußen und langwierigen Rechtsstreitigkeiten führen.
- Einhaltung der Steuervorschriften: Die Feinheiten der Steuervorschriften sind von Land zu Land unterschiedlich. Die genaue und rechtzeitige Einbehaltung, Meldung und Überweisung von Steuern ist keine Kleinigkeit und kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, wenn dies nicht geschieht.
- Vertragliche und rechtliche Risikominderung: Verträge mit Kunden und Bewerbern sind sehr komplex. Unzureichend ausgearbeitete Verträge können Sie rechtlichen Risiken und Streitigkeiten aussetzen und Ihre Geschäftsbeziehungen gefährden.
- Onboarding und Offboarding: Der Beginn und das Ende eines Arbeitsverhältnisses sind kritische Übergangspunkte. Fehler bei Prozessen wie der rechtlichen Dokumentation, Schulung, Austrittsgesprächen und der Einhaltung von Kündigungsgesetzen können störend und schädlich sein.
- Schutz von Daten und Privatsphäre: In unserem digitalen Zeitalter kann der unsachgemäße Umgang mit sensiblen Daten zu Verstößen führen, die rechtliche Schritte nach sich ziehen und Ihren Ruf schädigen.
- Lokale Präsenz und Repräsentanz: Lokale Präsenz und Expertise zu behaupten ist eine Sache, sie zu beweisen eine andere. Das Fehlen einer legitimen Vertretung vor Ort kann zu Problemen bei der Mitbeschäftigung und zu rechtlichen Komplikationen führen.
- Kulturelle und sprachliche Barrieren: Grenzüberschreitendes Arbeiten bedeutet oft, dass man mit verschiedenen Kulturen und Sprachen zu tun hat. Fehlkommunikation kann zu Missverständnissen führen, die Ihre Beziehungen zu Kunden und Mitarbeitern gleichermaßen beeinträchtigen.
Die Komponenten, auf die ein EOR-Partner beim HR-Compliance-Management achtet
1. Verstehen Sie Ihren aktuellen Stand
Ein EOR-Partner (Employer of Record) beginnt mit der Bewertung des bestehenden HR-Compliance-Rahmens. Dazu gehört die Überprüfung von Richtlinien, Mitarbeiterklassifizierungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen und die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Die Kenntnis Ihrer aktuellen Situation hilft Ihnen, Stärken und verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln und die Einhaltung der sich in den verschiedenen Regionen entwickelnden Vorschriften zu gewährleisten.
2. Verstehen Sie Ihre globalen Expansionsziele
Ein EOR-Partner stellt sicher, dass die HR-Compliance mit Ihren globalen Expansionszielen übereinstimmt, indem er den Personalbedarf, die rechtlichen Anforderungen und die länderspezifischen Vorschriften bewertet. Dazu gehört die Bewertung von Einstellungsstrukturen, Lohnsteuer,
3. Durchführung einer Risikobewertung
Eine gründliche Risikobewertung ist entscheidend für die Identifizierung potenzieller HR-Compliance-Risiken, die zu rechtlichen Verpflichtungen oder finanziellen Strafen führen könnten. Ein EOR-Partner prüft Aspekte wie die
4. Bewertung und Priorisierung von Lücken
Sobald die HR-Compliance-Risiken identifiziert sind, besteht der nächste Schritt darin, Lücken in den Richtlinien und Verfahren zu bewerten. Ein EOR-Partner hilft dabei, diese Lücken nach Schwere und Dringlichkeit zu priorisieren, um sicherzustellen, dass kritische Compliance-Probleme – wie etwa falsch abgestimmte Arbeitsverträge oder unzureichende Aufzeichnungen – zuerst angegangen werden. Dieser strategische Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Korrekturmaßnahmen effizient umzusetzen, rechtliche Risiken zu verringern und das Personalmanagement insgesamt zu verbessern.
5. Strategien und Verfahren einführen
Klare Richtlinien und Verfahren gewährleisten Konsistenz, Verantwortlichkeit und Effizienz. Sie definieren die Rollen, straffen die Abläufe und verringern die Risiken von Kommunikationsfehlern. Ein solider Rahmen unterstützt die Entscheidungsfindung, die Konfliktlösung und die Einhaltung von Vorschriften, was letztlich die Glaubwürdigkeit und den langfristigen Erfolg erhöht.
6. Durchführung der erforderlichen Kontrollen
Die Implementierung der erforderlichen Kontrollen ist ein entscheidender Schritt in jedem Prozess, insbesondere wenn es um die Einhaltung von Vorschriften, Effizienz und Risikomanagement geht. In dieser Phase müssen die Fachleute den bestehenden Rahmen bewerten und Bereiche ermitteln, in denen Kontrollen eingeführt oder verbessert werden können, um potenzielle Risiken zu mindern und die betriebliche Effizienz zu steigern.
7. Bericht über die Einhaltung der Vorschriften
Die Compliance-Berichterstattung dient mehreren Zwecken: Sie bietet nicht nur einen klaren Rahmen für die Bewertung der Einhaltung externer Vorschriften und Standards, sondern hilft den Unternehmen auch dabei, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln. Dieser umfassende Compliance-Ansatz trägt dazu bei, Risiken zu mindern, das Vertrauen der Stakeholder zu stärken und die operative Effizienz des Unternehmens insgesamt zu verbessern.
Globale Herausforderungen bei der Gehaltsabrechnung und der Klassifizierung von Arbeitnehmern bewältigen
Für Unternehmen, die über mehrere Länder hinweg expandieren, ist die Einhaltung von Vorschriften für die globale Gehaltsabrechnung und die Klassifizierung von Arbeitnehmern eine große Herausforderung. Jede Rechtsordnung hat ihre eigenen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Beschäftigungsklassifizierungen, mit denen sich Unternehmen auseinandersetzen müssen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und kostspielige Strafen zu vermeiden. Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern – ob als unabhängige Auftragnehmer oder Vollzeitbeschäftigte – kann zu Rechtsstreitigkeiten, Steuernachzahlungen und Rufschädigung führen.
Um diese Herausforderungen effektiv zu bewältigen, müssen Unternehmen einen strategischen Ansatz verfolgen, der lokales regulatorisches Fachwissen mit fortschrittlichen Lohnbuchhaltungstechnologien verbindet. Die Zusammenarbeit mit einem EOR kann die Einhaltung der Vorschriften weiter verbessern, indem sie eine genaue Klassifizierung der Arbeitnehmer, die Verwaltung der steuerlichen Verpflichtungen und die Anpassung der Arbeitsverträge an die länderspezifischen Arbeitsgesetze gewährleistet.
Checkliste zur Einhaltung der HR-Richtlinien: 8 wichtige Punkte zu beachten
1. Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften
Die Einhaltung von Gesetzen bezieht sich auf die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, die von staatlichen Behörden erlassen wurden. Dies umfasst ein breites Spektrum an rechtlichen Verpflichtungen, darunter Arbeitsgesetze, Steuervorschriften, Gesundheits- und Sicherheitsstandards sowie Umweltschutzmaßnahmen. Die Nichteinhaltung kann schwerwiegende Folgen haben, darunter rechtliche Schritte, den Verlust von Lizenzen und eine Schädigung des Markenimages.
2. Einhaltung der Vorschriften
Die Einhaltung von Vorschriften bezieht sich auf die Befolgung von Gesetzen, Verordnungen, Richtlinien und Standards, die für ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Branche gelten. Unternehmen aller Branchen müssen sich in einer komplexen Landschaft von Vorschriften zurechtfinden, die darauf abzielen, Fairness, Sicherheit und ethische Standards in ihrem Betrieb zu gewährleisten. Die Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften können je nach Standort, Branche und Art des Unternehmens sehr unterschiedlich sein. So unterliegen Finanzinstitute beispielsweise strengen Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML), während Organisationen im Gesundheitswesen Gesetze zum Schutz der Privatsphäre von Patienten und zur Informationssicherheit einhalten müssen, wie z. B. HIPAA in den Vereinigten Staaten.
3. Einhaltung von Verträgen
Die Einhaltung von Verträgen bedeutet, dass sich alle an einem Vertrag beteiligten Parteien an die in der Vereinbarung festgelegten Bedingungen halten. Sie ist ein entscheidender Aspekt des Geschäftsbetriebs, denn sie stellt sicher, dass Vereinbarungen eingehalten werden und beide Parteien ihre Verpflichtungen wie vereinbart erfüllen. Die Nichteinhaltung von Verträgen kann zu Rechtsstreitigkeiten, Geldstrafen und einer Schädigung des Rufs eines Unternehmens führen.
4. Einhaltung des Unionsrechts
Die Einhaltung des Gewerkschaftsrechts bezieht sich auf die von den verschiedenen Gewerkschaften geschaffenen rechtlichen Rahmenbedingungen und die Arbeitsvorschriften in ihrem Zuständigkeitsbereich. Diese Gesetze sollen die Rechte der Arbeitnehmer schützen und faire Arbeitspraktiken gewährleisten, indem sie Fragen wie Löhne, Arbeitsbedingungen und Tarifverhandlungen regeln.
5. Einhaltung der HR-Technologie
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre HR-Systeme mit rechtlichen Rahmenbedingungen wie der General Data Protection Regulation (GDPR) in Europa, dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in den Vereinigten Staaten und anderen lokalen Vorschriften in Einklang stehen. Die Nichteinhaltung kann zu hohen Geldstrafen, rechtlichen Anfechtungen und einer Schädigung des Rufs eines Unternehmens führen, weshalb es für Personalverantwortliche unerlässlich ist, Compliance-Maßnahmen in ihre technologischen Rahmenbedingungen einzubetten.
6. Interne Einhaltung
Interne Compliance bezieht sich auf die Prozesse und Systeme, die Unternehmen einrichten, um sicherzustellen, dass ihre Tätigkeiten im Einklang mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien stehen. Dieser Aspekt der Unternehmensführung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der organisatorischen Integrität und die Minderung von Risiken, die mit der Nichteinhaltung von Vorschriften verbunden sind, wie z. B. rechtliche Strafen, finanzielle Verluste und Rufschädigung.
7. Internationales Arbeitsrecht
Das internationale Arbeitsrecht ist in verschiedenen internationalen Verträgen und Konventionen verankert, unter anderem in denen der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO), und befasst sich mit Themen wie Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Diskriminierung und dem Recht auf Tarifverhandlungen. Diese Bestimmungen zielen nicht nur darauf ab, die Arbeitsnormen zu verbessern, sondern auch eine gerechte wirtschaftliche Entwicklung zu fördern, indem die Arbeitsbedingungen weltweit verbessert werden.
8. Länderspezifische HR-Compliance
Ein Verständnis der länderspezifischen HR-Compliance ist für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sein wollen, unerlässlich. Jedes Land hat seinen eigenen Rechtsrahmen, der vorschreibt, wie Unternehmen ihre Belegschaft verwalten müssen, was sich erheblich auf die betriebliche Effizienz und den allgemeinen Geschäftserfolg auswirken kann. Unternehmen müssen sich mit diesen Vorschriften auseinandersetzen, um sicherzustellen, dass sie nicht nur die Vorschriften einhalten, sondern auch ein positives Arbeitsumfeld schaffen, das mit den lokalen kulturellen Standards übereinstimmt.
Wie kann ein Employer of Record Partner bei der Expansion in neue Regionen helfen?
Aufgrund der immensen Belastung durch diese Risiken suchen viele Talentanbieter nach Partnern, die die Einhaltung der Vorschriften verwalten können, damit sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie die Auslagerung des Risikomanagements bei der globalen Expansion helfen kann:
- Risikominderung und Compliance-Management: Die EOR- und AOR-Services von People2.0 bieten ein umfassendes Compliance-Schutzschild, das für die komplizierten Nuancen der globalen und lokalen Vorschriften gerüstet ist.
- Effizienter Fernbetrieb: Unsere Infrastruktur stellt Ihnen die Tools zur Verfügung, die Sie benötigen, um Mitarbeiter aus der Ferne einzustellen, komplexe Gehaltsabrechnungen zu bearbeiten und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, während Sie weltweit Mitarbeiter einstellen.
- Entwicklung zeitgemäßer Personalprogramme: Wir helfen Talentanbietern dabei, unabhängige Arbeitskräfte hinzuzufügen und globale Talente einzubinden, was zu einer vielseitigeren Belegschaft führt.
- Konzentration auf die Talentakquise: Die Auslagerung des Verwaltungsaufwands an People2.0 optimiert Ihre betriebliche Effizienz und setzt Ressourcen frei, um sich auf die Pflege von Talentbeziehungen und die Kundenzufriedenheit zu konzentrieren.
Schlussfolgerung
Die Ära des Wandels in der Arbeitswelt hat ungeahnte Möglichkeiten geschaffen, Ihr externes Personal zu erweitern. Wenn Sie bereit sind, einen globalen Talentpool anzuzapfen, sollten Sie dies tun, ohne in ein Compliance-Problem zu geraten.
Ein Partner wie People2.0 kann Sie durch die Feinheiten der Compliance navigieren, Risiken minimieren und Ihr Unternehmen schützen. Sie lagern nicht nur das Backoffice aus, sondern gehen eine strategische Partnerschaft ein, die darauf abzielt, Abläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu optimieren und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist – die Gewinnung von Talenten und die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Beginnen Sie Ihre globale Expansion mit Zuversicht und Gelassenheit. Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung und erfahren Sie mehr über die Vorteile unserer Partnerschaft.
Sind Sie an Outsourcing interessiert und nicht sicher, ob Sie sich für eine EOR oder eine AOR entscheiden sollen? In unserem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Dienstleistung für Sie die richtige ist.
