Die vielen potenziellen Fallstricke einer falschen Klassifizierung von Arbeitnehmern

Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern (im Allgemeinen definiert als der Fall, in dem ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wird, obwohl er eigentlich ein Arbeitnehmer sein sollte) ist ein wachsendes Problem für US-Arbeitgeber. Im Jahr 2015 gab es erhebliche Aktivitäten von Bundes- und einzelstaatlichen Regulierungsbehörden im Zusammenhang mit der Klassifizierung von Arbeitnehmern, und dieser Trend wird sich im kommenden Jahr wahrscheinlich noch verstärken.

Das Arbeitsministerium hat mit seiner Verwaltungsauslegung, die im Wesentlichen besagt, dass „die meisten Arbeitnehmer“ nach den geltenden Richtlinien als nicht befreite Arbeitnehmer zu betrachten sind, den Anstoß gegeben. Diese Verordnungen sowie die laufenden Durchsetzungsmaßnahmen des National Labor Relations Board und des IRS machen deutlich, warum die korrekte Einstufung von Arbeitnehmern und ihre Durchsetzung höchste Priorität haben sollten.

Ein effektives Management des Risikos einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern stellt Unternehmen vor die schwierige Aufgabe, flexible Arbeitsverhältnisse zu verwalten, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden, und gleichzeitig eine ordnungsgemäße Einstufung der Arbeitnehmer gemäß einer verwirrenden Reihe von Bundes-, Landes- und lokalen Vorschriften sicherzustellen.

Die negativen Auswirkungen einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern und einer möglichen Neueinstufung können in den Bereichen Personalwesen, Beschaffung, Finanzen und Sozialleistungen eines Unternehmens verheerende Folgen haben. Es gibt viele Probleme, mit denen sich ein Unternehmen auseinandersetzen muss, wenn festgestellt wird, dass es einen Arbeitnehmer falsch eingestuft hat. Im Folgenden finden Sie eine unvollständige Liste der Probleme, die gelöst werden müssen, wenn ein unabhängiger Auftragnehmer als Arbeitnehmer eingestuft wird:

• Lohnnachzahlungen (z. B. Mindestlohn und Überstundenvergütung)
• Nicht einbehaltene und zu wenig gezahlte Bundes- und Landes-/Gemeindesteuern und Lohnsteuern
• Das Versäumnis, ordnungsgemäße Lohnausweise wie die Formulare W-2 vorzulegen
• Nichtgewährung von Sozialleistungen für Arbeitnehmer und geeignete Abhilfemaßnahmen
• Nicht geleistete Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zu Renten- und anderen Sozialleistungsplänen
• Nichteinhaltung der vorgeschriebenen Offenlegung von Leistungsplänen und Verwaltungsmitteilungen
• Verbrauchssteuern im Rahmen des Affordable Care Act (ACA“) für das Versäumnis, den erforderlichen Krankenversicherungsschutz anzubieten
• zivilrechtliche Haftung aus unerlaubter Handlung gegenüber einem falsch eingestuften Arbeitnehmer sowie gegenüber Dritten, die infolge der fahrlässigen Handlungen eines falsch eingestuften Arbeitnehmers geschädigt werden
• Verstöße gegen einzelstaatliche, bundesstaatliche und/oder ausländische Arbeitsgesetze, die zivilrechtliche Strafen und/oder von der Behörde auferlegte Meldepflichten beinhalten können

Neben diesen rechtlichen Folgen gibt es eine Reihe weiterer Probleme (mit erheblichen Kosten), die häufig mit einer Klage wegen falscher Einstufung von Arbeitnehmern einhergehen:

• Honorare für externe Arbeitsrechtsberater, die bei der Verteidigung des Falles helfen
• Zeitaufwand für das Management und Ablenkung bei der Erstellung und Verteidigung von Prüfungsunterlagen
• Sammelklagen
• Negative Presse und Schädigung der Arbeitgebermarke

Nach Durchsicht der obigen Liste sollte klar sein, dass die falsche Einstufung von Arbeitnehmern eine unangenehme Angelegenheit sein kann und am besten vermieden wird, wenn dies überhaupt möglich ist. Glücklicherweise können Experten für die Einhaltung von Vorschriften und die Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer wie Synergy Services dazu beitragen, das Risiko einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern zu mindern.

Es gibt noch weitere Risiken für die falsche Einstufung von Arbeitnehmern, die Unternehmen bewerten und vorbeugende Maßnahmen zur Vermeidung von Problemen in Betracht ziehen sollten:

• Affordable Care Act: Die Grundlage des ACA ist die korrekte Einstufung der Arbeitnehmer. Die Verantwortung des Arbeitgebers für den Versicherungsschutz und die Berechnung der Strafen für das Versäumnis, eine konforme Krankenversicherung anzubieten, hängen davon ab, ob eine Person ordnungsgemäß als „Arbeitnehmer“ eingestuft ist. Falsch eingestufte unabhängige Auftragnehmer können erhebliche nachteilige Folgen nach sich ziehen. Darüber hinaus kann ein einziger falsch eingestufter Arbeitnehmer die Festsetzung von ACA-Verbrauchssteuerstrafen auf der Grundlage der gesamten Vollzeitbelegschaft des Arbeitgebers auslösen. Das ACA hat auch dazu geführt, dass viele Arbeitgeber Probleme mit „gemeinsamer Beschäftigung“ und „Mitbeschäftigung“ mit ihren Personalvermittlern oder anderen Personaldienstleistern lösen müssen. Den Unternehmen wird empfohlen, bei der Klassifizierung von Arbeitnehmern in diesem Bereich besonders vorsichtig zu sein, da ein Fehler sowohl zur Nichteinhaltung des ACA als auch zu allen oben genannten Haftungen für falsche Klassifizierung führen kann.
• Behandlung von falsch eingestuften Arbeitnehmern im Dokument des Gesundheitsplans: Die meisten Krankenversicherungspläne (sowohl versicherte als auch kapitalgedeckte) schließen unabhängige Auftragnehmer von der Deckung aus. Ohne eine ausdrückliche gegenteilige Bestimmung kann ein unabhängiger Auftragnehmer, der als Arbeitnehmer eingestuft wird, Anspruch auf Versicherungsschutz im Rahmen eines Krankenversicherungsplans haben. Dies könnte auch eine rückwirkende Deckung umfassen. Einige Arbeitgeber gehen dieses Problem an, indem sie in ihre Krankenversicherungspläne einen Passus aufnehmen, der neu eingestufte Arbeitnehmer vom Versicherungsschutz ausschließt.
• Nichtdiskriminierungstests: Die Daten, die ein Arbeitgeber zur Durchführung von Nichtdiskriminierungstests für kapitalgedeckte Gesundheitspläne und Cafeteria-Pläne verwendet, schließen unabhängige Auftragnehmer ausdrücklich aus. Im Falle einer Neueinstufung ist es je nach Größe und Eigenschaften der falsch eingestuften Arbeitnehmergruppe durchaus möglich, dass sich die Testergebnisse ändern. Daher sollte ein Arbeitgeber im Rahmen seiner allgemeinen Reaktion auf eine Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern frühere Planprüfungen bewerten und möglicherweise erneut durchführen.
• Gesetzlich vorgeschriebene Mitteilungen an die Mitarbeiter: Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, ihren Mitarbeitern in verschiedenen Phasen des Beschäftigungszyklus eine Reihe von Mitteilungen über den Gesundheitsplan zukommen zu lassen. Für den Fall, dass ein Arbeitgeber selbständige Auftragnehmer als Arbeitnehmer eingestuft hat, muss er prüfen, welche Mitteilungen hätten übermittelt werden müssen, aber auch, wie er das vorherige Fehlen von Mitteilungen beheben kann. Ein Beispiel: Ein Arbeitgeber muss prüfen, inwieweit COBRA-Benachrichtigungen oder eine nach dem ACA vorgeschriebene Zusammenfassung des Leistungsumfangs hätten ausgehändigt werden müssen, und dann die Auswirkungen des Versäumnisses, den betroffenen Arbeitnehmern diese Benachrichtigungen zum vorgeschriebenen Zeitpunkt zukommen zu lassen, bestimmen.

Die falsche Einstufung von „anderen“ Arbeitnehmern

Wir hören oft von der Form der falschen Einstufung von Arbeitnehmern, die darin besteht, dass ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als unabhängiger Auftragnehmer und nicht als Arbeitnehmer eingestuft wird. Es gibt jedoch noch eine andere häufige Form der falschen Einstufung von Arbeitnehmern: die unzulässige Einstufung eines Arbeitnehmers als von der Überstundenvergütung und den Essens- und Ruhepausen befreit. Beide Formen der falschen Einstufung von Arbeitnehmern sind sehr häufig und bergen für das Unternehmen große potenzielle Risiken für die Zukunft.

Eine Prüfung der falschen Einstufung von Arbeitnehmern beginnt häufig mit einem falsch eingestuften unabhängigen Auftragnehmer, der einen Antrag auf Arbeitslosengeld oder Arbeitsunfallversicherung stellt. In vielen Fällen reicht ein einziger Arbeitnehmer, der eine Lohnforderung beim Staat einreicht, aus, um eine Prüfung des gesamten Unternehmens durch die staatliche Arbeitsbehörde auszulösen. Diese Prüfungen sind für das Unternehmen oft sehr aufwändig, sowohl was den Zeit- als auch den Ressourcenaufwand betrifft, und umfassen in der Regel eine Überprüfung aller „unabhängigen Auftragnehmer“ des Unternehmens und der Lohnpraktiken. Da viele Bundesstaaten, das DOL und der IRS Vereinbarungen über den Informationsaustausch getroffen haben, führen diese Prüfungen häufig dazu, dass weitere Behörden eine ähnliche Prüfung durchführen, was zu Lohnnachzahlungen und den oben erwähnten Steuerstrafen führt.

Kluger nächster Schritt zur Vermeidung von Fehleinstufungen

Unternehmen, die flexible Arbeitskräfte in irgendeiner Form einsetzen, tun gut daran, präventiv Maßnahmen zu ergreifen, um Probleme mit der falschen Einstufung von Arbeitnehmern zu vermeiden. Eine kluge Taktik besteht darin, eine gründliche Untersuchung aller flexiblen Arbeitskräfte durchzuführen, die Dienstleistungen für das Unternehmen erbringen, um festzustellen, ob die Auftragnehmer richtig eingestuft sind. Den Unternehmen wird empfohlen, strenge Anforderungen und Verfahren für die Beauftragung von Auftragnehmern festzulegen, und sie müssen durch geeignete Richtlinien und Verfahren stets auf die Einhaltung dieser Anforderungen achten. Die strategischsten Unternehmen entscheiden sich für die Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter von Lösungen für die Einhaltung der IC-Vorschriften und die Einstellung von Mitarbeitern, wie TalentWave, um ihre Auftragnehmer auf sichere, effiziente, einfache und kostengünstige Weise zu überprüfen und einzustellen.