Was Personalvermittlungsagenturen und Unternehmen wissen müssen, wenn ein Zeitarbeitnehmer umzieht
Gutes Personal ist schwer zu finden. Diese Redensart trifft gerade jetzt besonders zu, da laut einer Studie der ManpowerGroup weltweit 72 % der Arbeitgeber Schwierigkeiten haben, offene Stellen zu besetzen.
Sobald Personalvermittlungsagenturen bewährte Zeitarbeitskräfte gefunden haben, trägt die Aufrechterhaltung des Zugangs zu diesen Arbeitskräften dazu bei, dass Endkunden die Kontinuität ihrer Projekte gewährleisten und Stellen besetzen können, die ohnehin schwer zu besetzen sind. Das bedeutet zunehmend, dass den Wünschen der Arbeitskräfte nach einem Umzug in einen anderen Bundesstaat, eine andere Provinz oder ein anderes Land entsprochen werden muss.
Mit den Talenten im Mobilbereich Schritt halten
Es wird immer schwieriger, solche Anfragen als Ausnahmen zu behandeln. Atlas berichtet, dass mehr als die Hälfte der US-Unternehmen in den letzten drei Jahren einen Anstieg der Mitarbeiterumzüge verzeichnet hat, und viele gehen davon aus, dass sich dieser Trend fortsetzen wird. In Asien beispielsweise verzeichnen mehrere Länder einen starken Zustrom mobiler Fachkräfte, darunter Indien, Singapur, Japan und Thailand – so eine Untersuchung von BCG. Allein die Vereinigten Arabischen Emirate zogen im Jahr 2025 schätzungsweise 178.000 hochqualifizierte Fachkräfte an.
Ein Umzug über Rechtsordnungen hinweg ist jedoch niemals nur eine einfache Adressänderung. Er hat Auswirkungen auf die für den Einsatz geltenden Steuer-, Arbeits- und Einstufungsvorschriften. Um einen Umzug effektiv zu bewältigen, müssen Unternehmen zunächst verstehen, inwiefern sich die Compliance-Anforderungen durch den neuen Standort des Mitarbeiters ändern.
Wie sich der Umzug von Mitarbeitern auf die Einhaltung von Vorschriften auswirkt
Jede Rechtsordnung hat ihre eigenen Steuer- und Arbeitsvorschriften. Ein Standortwechsel verändert daher die rechtlichen Verpflichtungen, die für das Personalvermittlungsunternehmen, den Kunden und den Arbeitnehmer gelten. Das bedeutet, dass die Einhaltung der Vorschriften niemals eine einmalige Aufgabe ist. Es handelt sich um eine fortlaufende Verpflichtung. Jeder Standortwechsel sollte eine erneute Überprüfung des Einsatzes nach sich ziehen, um festzustellen, ob nun neue rechtliche Verpflichtungen gelten.
Neben der Überprüfung, ob die Entsendung weiterhin den Vorschriften entspricht, müssen Personalvermittlungsagenturen auch das Risiko einer Betriebsstätte berücksichtigen. Ein Arbeitnehmer, der ins Ausland versetzt wird, kann unter bestimmten Umständen eine steuerpflichtige Geschäftspräsenz für den Kunden im neuen Land begründen. Jüngste Leitlinien der OECD stellen klar, dass dies von zahlreichen Faktoren abhängt, darunter die Dauer des Aufenthalts des Arbeitnehmers vor Ort und die Art der von ihm ausgeübten Tätigkeit. Jeder Antrag auf einen internationalen Umzug sollte daher eine Überprüfung der Unternehmenssteuerpflicht des Kunden auslösen.
Ein Standortwechsel kann sich auch auf die Einstufung von Arbeitskräften auswirken. Ein Auftragnehmer, der in einem Rechtsgebiet korrekt eingestuft ist, erfüllt in einem anderen Rechtsgebiet möglicherweise nicht mehr die gesetzlichen Kriterien, da die lokalen Vorschriften unterschiedlich sind. Die EU-Richtlinie zur Plattformarbeit veranschaulicht diesen Grundsatz für die Plattformarbeit, indem sie vorschreibt, dass der Beschäftigungsstatus in erster Linie anhand der tatsächlichen Ausübung der Tätigkeit und nicht anhand der vertraglichen Bezeichnung beurteilt werden muss. Personaldienstleister sollten daher niemals davon ausgehen, dass die Einstufung eines Arbeitnehmers automatisch auf andere Rechtsordnungen übertragbar ist.
Eine falsche Einstufung kann teuer werden. So können beispielsweise falsch eingestufte freiberufliche Auftragnehmer mit behördlichen Sanktionen und Reputationsschäden rechnen.
Das Risiko verschiebt sich je nachdem, wie die Mitarbeiter eingebunden sind
Die Compliance-Verpflichtungen variieren je nach Art des Beschäftigungsverhältnisses. Bei über eine Personalvermittlungsagentur beschäftigten Zeitarbeitern kann ein Umzug zu einer Änderung der in der neuen Gerichtsbarkeit geltenden arbeitsrechtlichen Verpflichtungen führen. Bei freiberuflichen Auftragnehmern steht die Einstufung als Arbeitnehmer im Vordergrund. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Fall.
Umzugsabwicklung für angestellte Mitarbeiter
Ein Umzug in einen neuen Rechtsraum kann dazu führen, dass die Personalvermittlungsagentur oder der Arbeitgeber andere Vorschriften in Bezug auf die Lohnabrechnung und die Arbeitsverhältnisse einhalten muss. Diese Anforderungen wirken sich darauf aus, wie der Arbeitnehmer bezahlt und besteuert wird, sowie auf die Sozialleistungen, die er erhält.
Nehmen wir die Vereinigten Staaten als Beispiel. Ein Arbeitnehmer, der von einem Bundesstaat in einen anderen umzieht, kann dadurch neue Verpflichtungen hinsichtlich der Anmeldung zur Lohnabrechnung, der Quellensteuer und der Arbeitslosenversicherung in dem neuen Bundesstaat auslösen. Ebenso kann ein Arbeitnehmer, der nach Deutschland umzieht, den deutschen Arbeitsschutzbestimmungen und den gesetzlichen Sozialversicherungsvorschriften unterliegen.
Bevor die Personalvermittlungsagentur dem Einsatz zustimmt, sollte sie sich vergewissern, dass die Gehaltsabrechnung registriert werden kann und die Vermittlung den örtlichen arbeitsrechtlichen Anforderungen entspricht.
Umzugsabwicklung für freiberufliche Auftragnehmer
Der Umzug eines unabhängigen Auftragnehmers kann dazu führen, dass das Arbeitsverhältnis nach lokalem Recht nicht mehr als selbstständige Tätigkeit gilt. Ein Vergleich der Rechtsvorschriften für unabhängige Auftragnehmer in acht Rechtsordnungen durch Hogan Lovells ergab, dass die Einstufung nicht übertragbar ist. Zwar berücksichtigen Länder bei der Einstufung von Arbeitnehmern oft ähnliche Faktoren, wenden diese jedoch unterschiedlich an. Eine Regelung, die in einem Land den Vorschriften entspricht, muss daher möglicherweise neu bewertet werden, wenn der Auftragnehmer in ein anderes Land umzieht.
In Spanien beispielsweise prüfen die Behörden, wie die Arbeit in der Praxis ausgeführt wird, einschließlich des Ausmaßes der Kontrolle durch das Unternehmen und der Einbindung des Auftragnehmers in den Geschäftsbetrieb. Der Wortlaut des Vertrags allein ist nicht ausschlaggebend für die Einstufung, sodass ein Auftragnehmer, der nach Spanien umzieht, die lokale Einstufungsprüfung möglicherweise nicht besteht, selbst wenn das Beschäftigungsverhältnis an einem anderen Ort den Vorschriften entsprach.
Ein internationaler Umzug kann auch den steuerlichen Wohnsitz des Auftragnehmers ändern oder für den Auftraggeber das Risiko einer Betriebsstätte begründen. Personalvermittlungsagenturen sollten daher sowohl die Einstufung als auch das Steuerrisiko prüfen, bevor sie den Umzug genehmigen.
Umgang mit der Umsiedlung von Mitarbeitern in großem Umfang
Schon ein einziger Umzug kann schwierig genug sein. Multipliziert man das mit Dutzenden oder Hunderten von Mitarbeitern, wird ein Ad-hoc-Ansatz schnell unüberschaubar.
Glücklicherweise kann ein klares, standardisiertes Rahmenwerk Personalvermittlungsagenturen dabei unterstützen, Umzüge in großem Umfang abzuwickeln und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften bei jedem Mitarbeiterumzug sicherzustellen. Dieses Rahmenwerk sollte:
- Jeden Standortwechsel überprüfen: Jeder Standortwechsel sollte eine Überprüfung nach sich ziehen, da am neuen Standort des Mitarbeiters andere Anforderungen hinsichtlich Gehaltsabrechnung, Steuern oder Arbeitsrecht gelten.
- Einstufung des Arbeitsverhältnisses: Der Status des Arbeitnehmers bestimmt, welche Compliance-Prüfungen gelten. Stellen Sie daher fest, ob es sich um einen fest angestellten Mitarbeiter oder einen freiberuflichen Auftragnehmer handelt.
- Beurteilen Sie die Rechtsordnung am Zielort: Prüfen Sie Faktoren wie Quellensteuer, Sozialabgaben, Registrierung und gesetzliche Beschäftigungsvorschriften. Überprüfen Sie die Einstufung erneut im Hinblick auf das lokale Recht und beurteilen Sie, ob durch den Standortwechsel das Risiko einer Betriebsstätte entsteht.
- Wählen Sie das richtige Betriebsmodell: Behalten Sie den Mitarbeiter auf der bestehenden Gehaltsliste, sofern dies am neuen Standort vorschriftsmäßig ist. Andernfalls übertragen Sie ihn auf eine lokale Gehaltsabrechnung, passen Sie das Beschäftigungsverhältnis an oder lehnen Sie den Umzug ab, wenn das Risiko nicht beherrschbar ist.
- Dokumentieren Sie die Entscheidung: Schaffen Sie einen transparenten und nachvollziehbaren Nachweis. Aktualisieren Sie Verträge, Statusfeststellungen, Genehmigungen der Auftraggeber, Anweisungen zur Gehaltsabrechnung und Erklärungen der Mitarbeiter.
- Wiederholen Sie die Überprüfung, sobald sich die Sachverhalte ändern: Behalten Sie Änderungen der lokalen Vorschriften in den Bereichen Lohnabrechnung, Steuern und Arbeitsrecht im Auge. Passen Sie den Umzugsablauf an, wenn sich die Anforderungen ändern, und wiederholen Sie die Überprüfungen, um sicherzustellen, dass jede Regelung weiterhin den Vorschriften entspricht.
Wie ein „Employer of Record“ oder „Agent of Record“ das Risiko bei einem Standortwechsel verringert
Zeitarbeitskräfte verschaffen Unternehmen Zugang zu Fachkompetenzen und die Flexibilität, auf sich ändernde Personalbedürfnisse zu reagieren. Die Unterstützung bei einem Umzug trägt dazu bei, diesen Mehrwert zu erhalten.
Für viele Unternehmen ist die Zusammenarbeit mit einem „Employer of Record“ (EOR) oder einem „Agent of Record“ (AOR) entscheidend, um die rechtlichen und Compliance-Hürden zu überwinden, die durch den Umzug von Mitarbeitern entstehen. Diese Dienstleistungen vereinfachen zudem die Beschäftigungsverhältnisse und erleichtern die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern in großem Maßstab. Jedes Modell eignet sich für eine andere Art von Mitarbeitern.
- Employer of Record (EOR): Ein EOR stellt den Arbeitnehmer im Zielland ein und ermöglicht es Personalvermittlungsagenturen oder Unternehmen, diesen zu beschäftigen, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen. Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber und kümmert sich um Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, während der Endkunde die tägliche Arbeit leitet.
- Agent of Record (AOR): Ein AOR unterstützt die Beauftragung unabhängiger Auftragnehmer, indem er deren Einstufung prüft, vorschriftsmäßige Verträge ausstellt, die Dokumentation pflegt und Zahlungen verwaltet. Er hilft dem Unternehmen dabei, einen einheitlichen Prozess anzuwenden und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften am Standort des Auftragnehmers sicherzustellen.
Unterstützung bei der Versetzung von Mitarbeitern mit People2.0
Seit mehr als 25 Jahren unterstützt People2.0 Personalvermittlungsagenturen und Unternehmen dabei, Leiharbeitskräfte grenzüberschreitend einzusetzen. Unsere „Employer of Record“ (EOR)- und „agent of record (AOR)“-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Talente auch bei einem Umzug der Mitarbeiter zu halten, ohne lokale Niederlassungen gründen oder sich allein mit ungewohnten gesetzlichen Vorschriften auseinandersetzen zu müssen.
Jedes Projekt wird von Experten vor Ort unterstützt, die mit den lokalen Vorschriften in den Bereichen Beschäftigung, Lohnabrechnung, Steuern und Einstufung von Arbeitnehmern bestens vertraut sind. Unsere Teams arbeiten zudem vorausschauend, überprüfen jedes Projekt und passen es umgehend an gesetzliche Änderungen an. Dieser Ansatz bietet unseren Partnern die Sicherheit und Kontrolle, die sie benötigen, um Mitarbeiter ohne zusätzliche Risiken oder Komplexität zu vermitteln und zu verwalten.
Da Zeitarbeitskräfte immer mobiler werden, sind für die Einhaltung der Vorschriften das richtige Fachwissen und die richtige Infrastruktur erforderlich. People2.0 bietet beides. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um zu erfahren, wie unsere EOR- und AOR-Lösungen Ihre Belegschaft unterstützen können.
FAQ
1. Bringt ein Umzug innerhalb des Landes dieselben Compliance-Risiken mit sich wie ein internationaler Umzug?
Ein Umzug innerhalb eines Landes kann ähnliche Risiken mit sich bringen, wenn der Arbeitnehmer in einen Rechtsraum wechselt, in dem andere Vorschriften in Bezug auf Lohnabrechnung, Steuern oder Arbeitsrecht gelten. So gelten beispielsweise in den US-Bundesstaaten und den kanadischen Provinzen jeweils unterschiedliche arbeitsrechtliche Bestimmungen. Wenn ein Land also mehrere interne Rechtsräume umfasst, sollten Umzüge Anlass für eine Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften geben.
2. Welche Verpflichtungen in Bezug auf Lohnabrechnung, Steuern und Beschäftigung können sich ändern, wenn ein Zeitarbeitnehmer umzieht?
Ein Standortwechsel kann verschiedene Verpflichtungen mit sich bringen, darunter Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge, die Anmeldung bei der Lohnbuchhaltung, gesetzliche Leistungen und lokale Arbeitsschutzbestimmungen. Die genauen Verpflichtungen hängen vom Status des Arbeitnehmers und den Vorschriften am neuen Standort ab.
3. Wann sollte ich einen „Employer of Record“ (EOR) anstelle eines „Agent of Record“ (AOR) einsetzen?
Verwenden Sie einen EOR für einen Arbeitnehmer, der über die lokale Lohnabrechnung beschäftigt und bezahlt werden muss. Verwenden Sie einen AOR für einen unabhängigen Auftragnehmer, der Unterstützung bei der Einstufung, vorschriftsmäßige Verträge, Dokumentation und Zahlungsabwicklung benötigt.
4. Kann ich einen Mitarbeiter nach seinem Umzug weiterhin unter seinem bestehenden Vertrag oder auf der Gehaltsliste behalten?
Nicht automatisch. Bei jedem Standortwechsel sollte eine Überprüfung erfolgen, um festzustellen, ob die bestehende Vereinbarung weiterhin den Vorschriften entspricht oder ob ein anderes Auftragsmodell erforderlich ist.
5. Wie kann ein EOR oder AOR dazu beitragen, die mit der Versetzung von Mitarbeitern verbundenen Compliance-Risiken zu verringern?
Ein EOR- oder AOR-Anbieter stellt die lokale Infrastruktur und das Fachwissen bereit, die zur Unterstützung des Einsatzes am neuen Standort des Arbeitnehmers erforderlich sind. Dadurch wird der Verwaltungs- und Compliance-Aufwand bei der Abwicklung ungewohnter Anforderungen in den Bereichen Lohnabrechnung, Steuern, Einstufung und Beschäftigung reduziert.
