Wie eine einheitliche Einhaltung der Lohn- und Gehaltsvorschriften in verschiedenen Rechtsräumen tatsächlich aussieht
Jede Personalvermittlungsagentur, die Arbeitskräfte über verschiedene Rechtsräume hinweg vermittelt, steht vor derselben grundlegenden Herausforderung: Compliance-Vorschriften lassen sich nicht ohne Weiteres übertragen. Einstufungsstandards, steuerliche Verpflichtungen, gesetzliche Sozialleistungsvorschriften und Prioritäten bei der Durchsetzung unterscheiden sich von einem Rechtsraum zum anderen, unabhängig davon, ob es sich um Bundesländer desselben Landes oder um Länder auf verschiedenen Kontinenten handelt. Je größer der abgedeckte Bereich ist, desto stärker nimmt die Komplexität zu.
Die meisten Agenturen gehen davon aus, dass sich ihr Partner für die Lohnabrechnung darum kümmert. Oft ist diese Annahme jedoch nur teilweise richtig.
Die Agenturen, die dies gut meistern, haben eines gemeinsam: einen Partner für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, der in allen Rechtsräumen, in denen sie tätig sind, wirklich einheitlich vertreten ist und nicht nur nominell präsent ist. Dieser Unterschied ist wichtiger, als den meisten Agenturen bewusst ist – bis etwas schiefgeht.
Die Annahme, die das Risiko begründet
Wenn eine Personalvermittlungsagentur mit einem Lohnabrechnungsdienstleister zusammenarbeitet, der über eine breite geografische Reichweite verfügt, könnte man leicht annehmen, dass die Frage der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften damit geklärt ist. Der Dienstleister ist in mehreren Bundesländern oder Ländern tätig. Es besteht ein Vertrag. Die Rechnungsstellung erfolgt gebündelt. Aus Sicht der Agentur sieht es wie eine einzige Geschäftsbeziehung aus.
Hinter dieser einzigen Rechnung verbergen sich jedoch oft separate Vereinbarungen: lokale Subunternehmer, externe Auftragsverarbeiter oder unabhängige Compliance-Berater, die im Rahmen unterschiedlicher Vereinbarungen tätig sind. Der Anbieter koordiniert die Zusammenarbeit zwischen ihnen, anstatt die Leistungen direkt zu erbringen. Standards, Dokumentation und Compliance-Vorgaben sind nicht unbedingt in allen Rechtsräumen einheitlich.
Laut Staffing Industry Analysts muss die Konformitätsplanung für Zeitarbeitskräfte nicht nur Änderungen auf Bundesebene berücksichtigen, sondern auch ein Flickwerk aus einzelstaatlichen Vorschriften und internationalen Anforderungen. Allein in den USA gibt es schätzungsweise mehr als 200 Tests zur Einstufung von Arbeitskräften auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene. Rechnet man die internationalen Märkte hinzu, erweitert sich der Umfang der zu beachtenden Vorschriften erheblich.
Die Agentur bekommt diese Komplexität im Tagesgeschäft nicht mit. Aber sie ist da. Und wenn etwas schiefgeht, ist die Agentur oft die erste Instanz in der Lieferkette, auf die die Aufsichtsbehörden ihr Augenmerk richten.
Was geht kaputt: Drei Ausfallarten
Zersplitterte Lohnabrechnungsmodelle scheitern auf vorhersehbare Weise. Das Verständnis dieser Muster ist der erste Schritt, um Ihrem aktuellen oder potenziellen Partner im Bereich der Lohnabrechnung gezieltere Fragen zu stellen.
Risiko einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern
Die Einstufung von Arbeitskräften ist in jedem Rechtsraum die zentrale Frage der Rechtskonformität, und die Vorschriften unterscheiden sich erheblich. Innerhalb der USA gilt landesweit der „Economic Reality Test“ des Bundes gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA), doch Staaten wie Kalifornien wenden einen strengeren „ABC-Test“ an, der die Einstufung als unabhängiger Auftragnehmer erheblich erschwert. Mehrere andere Bundesstaaten sind dem Beispiel Kaliforniens gefolgt. Was in einem Bundesstaat zulässig ist, kann im nächsten bereits einen Verstoß darstellen.
Grenzüberschreitende Entsendungen sorgen für zusätzliche Komplexität. Im Vereinigten Königreich gelten die IR35-Regelungen für die Arbeit außerhalb des Lohnverhältnisses. Der australische „Fair Work Act“ verfolgt einen auf mehreren Faktoren basierenden Ansatz und setzt die Bestimmungen zu Scheinkontrakten konsequent durch. Wenn jede Rechtsordnung ihre eigene Einstufungslogik im Rahmen ihrer eigenen Vereinbarungen mit Dritten anwendet, gibt es keine Garantie dafür, dass die Standards einheitlich angewendet werden.
Das US-Arbeitsministerium definiert eine falsche Einstufung als einen Fall, in dem ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer, der gemäß dem FLSA als Angestellter gilt, als selbstständigen Auftragnehmer behandelt. Die finanziellen Folgen sind erheblich. Eine Analyse ergab, dass die falsche Einstufung eines einzigen Arbeitnehmers mit einem Jahreseinkommen von 100.000 US-Dollar über einen Zeitraum von drei Jahren zu einer kumulierten Lohnsteuerverbindlichkeit von mehr als 135.000 US-Dollar führt – noch ohne Zinsen und Strafen. Multipliziert man diesen Betrag mit der Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer in verschiedenen Gerichtsbarkeiten, steigt das Risiko rapide an.
Die American Staffing Association weist darauf hin, dass bei einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern auch die Kunden, die Personaldienstleister in Anspruch nehmen, mit Strafen rechnen müssen. Die Haftung liegt nicht beim Lohnabwickler, sondern geht auf die Agentur zurück.
Gesetzliche Leistungen und lokale Ansprüche
Jede Rechtsordnung hat ihre eigenen verbindlichen Arbeitnehmeransprüche: Kündigungsfristen, bezahlter Urlaub, Krankengeld, Rentenbeiträge, Anforderungen an die Gesundheitsversorgung, Abfindungen. In einem fragmentierten Modell werden diese lokal von demjenigen verwaltet, der in dem jeweiligen Markt die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführt. Wenn bei dieser Stelle Lücken in den Prozessen bestehen, erhalten die Arbeitnehmer möglicherweise nicht die ihnen gesetzlich zustehenden Leistungen.
Das ist nicht nur ein Problem der Arbeitsbeziehungen. In den meisten Rechtsordnungen stellt die Nichtgewährung gesetzlicher Ansprüche einen Rechtsverstoß dar, der mit Geldstrafen und zunehmend auch mit strafrechtlicher Haftung geahndet wird. Durch die Änderung des australischen „Fair Work Act“ im Jahr 2024 wurden die maximalen zivilrechtlichen Strafen für Unterbezahlung und Scheinvereinbarungen für Unternehmen auf das Fünffache erhöht, auf 469.500 AUD pro Verstoß. Seit Januar 2025 gilt die vorsätzliche Unterbezahlung gemäß dem „Fair Work Act“ als Straftat , die mit einer Freiheitsstrafe von bis zu 10 Jahren geahndet wird.
Im Vereinigten Königreich werden Verstöße gegen die IR35-Vorschriften mit Strafen geahndet, die bei fahrlässigen Fehlern bei 30 % der nicht gezahlten Steuern beginnen und bei vorsätzlichen Fehlern auf 70 % sowie bei vorsätzlicher Verschleierung auf 100 % steigen. Die Recruitment and Employment Confederation hat darauf hingewiesen, dass Personalagenturen im Rahmen von IR35 eine unverhältnismäßig hohe Compliance-Belastung tragen, einschließlich einer potenziellen Haftung für Statusentscheidungen, die sie nicht selbst getroffen haben. Das ist ein erhebliches Risiko für eine Agentur, die davon ausgegangen ist, dass ihr Lohnabrechnungspartner die Angelegenheiten in Großbritannien geregelt hat.
Ein wirklich einheitlicher Partner verfügt über einheitliche, überprüfbare Prozesse zur Nachverfolgung und Bereitstellung lokaler Ansprüche in allen Rechtsräumen, in denen er tätig ist. Bei einer fragmentierten Struktur ist dies in der Regel nicht der Fall.
Compliance-Berichterstattung und Vorbereitung auf Audits
Wenn Fragen zur Einhaltung der Vorschriften aufkommen, benötigen die Behörden entsprechende Unterlagen. Sie müssen kurzfristig nachweisen können, dass die Arbeitnehmer korrekt eingestuft wurden, dass die Ansprüche ausgezahlt wurden, dass die richtigen Steuern einbehalten wurden und dass die entsprechenden Meldungen erfolgt sind.
In einem fragmentierten Modell sind diese Unterlagen auf mehrere Unternehmen verteilt, von denen jedes seine Aufzeichnungen in einem eigenen Format und System führt. Die Erstellung eines lückenlosen Prüfpfads über verschiedene Rechtsräume hinweg ist zeitaufwendig, schwierig und oft unvollständig. Staffing Industry Analysts hat festgestellt, dass bei der Durchsetzung von Vorschriften zunehmend grenzüberschreitende Untersuchungen im Vordergrund stehen, wenn es um multinationale Belegschaften geht.
Ein einheitliches Modell fasst diese Dokumentation in einer einzigen Quelle zusammen. Wenn Fragen aufkommen, gibt es schnell Antworten. Bei einer Prüfung muss die Behörde nicht mehr hektisch Unterlagen von sechs verschiedenen Anbietern zusammenstellen.
Die richtigen Fragen, die man stellen sollte
Wenn Sie Ihren derzeitigen Partner für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bewerten oder einen neuen in Betracht ziehen, helfen Ihnen diese Fragen dabei, eine echte einheitliche Abdeckung von einem koordinierten Flickenteppich zu unterscheiden.
Wie wird die Einstufung von Arbeitnehmern in den einzelnen Rechtsordnungen festgelegt? Gibt es eine einheitliche interne Methodik, oder wendet jede Regionalniederlassung bzw. jeder Subunternehmer seinen eigenen Ansatz an? Wer ist verantwortlich, wenn eine Entscheidung angefochten wird?
Wer ist an den einzelnen Standorten eigentlich für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig? Handelt es sich um den Partner selbst oder um ein Netzwerk von Dritten? Falls Dritte beteiligt sind, wie wird die einheitliche Einhaltung der Vorschriften über alle Beteiligten hinweg gewährleistet?
Wie werden gesetzliche Leistungen erfasst und ausgezahlt? Gibt es ein zentrales System, das die lokalen Anspruchsvoraussetzungen überwacht und Änderungen meldet? Oder verwaltet jede regionale Stelle dies eigenständig?
Wie sieht die Prüfungsdokumentation in den verschiedenen Rechtsordnungen aus? Kann der Partner schnell eine konsolidierte Compliance-Übersicht vorlegen, und zwar in einem Format, das einer behördlichen Prüfung standhält?
Was passiert, wenn sich das regulatorische Umfeld ändert? Wer ist dafür zuständig, Veränderungen in den einzelnen Märkten zu beobachten, und wie schnell schlagen sich diese Veränderungen in der Lohnabrechnung und der Einstufungspraxis nieder?
Ein Partner, der all diese Fragen klar und einheitlich beantworten kann, agiert als einheitlicher Anbieter. Ein Partner, der sich auf lokale Teams verweist oder Ihnen je nach regionalem Ansprechpartner unterschiedliche Antworten gibt, tut dies nicht.
Was ein einheitliches Modell bietet
Die EOR- und AOR-Dienstleistungen von People2.0 sind speziell auf Personaldienstleister zugeschnitten. Das bedeutet, dass sie auf die spezifischen Compliance-Anforderungen von Personalvermittlungsagenturen ausgerichtet sind und nicht aus HR-Software für Großunternehmen umfunktioniert wurden.
Durch EOR-Dienstleistungen (Employer of Record) wird People2.0 zum rechtlichen Arbeitgeber Ihrer vermittelten Mitarbeiter in einem bestimmten Rechtsraum und übernimmt dabei den gesamten Umfang der Arbeitgeberpflichten: Lohnabrechnung, Steuern, gesetzliche Sozialleistungen, Einhaltung des Arbeitsrechts und Einstufung der Mitarbeiter. AOR-Dienstleistungen (agent of record (AOR)) decken die Beauftragung von freiberuflichen Dienstleistern ab und regeln die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die Bezahlung, ohne dass ein Arbeitsverhältnis entsteht.
Beide Dienste werden über ein einheitliches Rahmenwerk in mehr als 130 Ländern betrieben, das von Compliance-Experten vor Ort gepflegt wird. Diese beobachten die lokalen regulatorischen Rahmenbedingungen und stellen sicher, dass die Vorgehensweisen bei Gesetzesänderungen stets auf dem neuesten Stand bleiben. Die Dokumentation ist zentralisiert. Die Klassifizierungslogik ist einheitlich. Wenn Fragen aufkommen, stehen Antworten bereit.
Für eine Personalvermittlungsagentur, die Vermittlungen über mehrere Bundesstaaten oder Kontinente hinweg abwickelt, ist dies nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit. Es ist der Unterschied zwischen einer Compliance-Situation, die einer genauen Prüfung standhält, und einer, die nur so solide wirkt, bis sich das Gegenteil herausstellt.
Die Quintessenz
Einen Partner für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit großer geografischer Reichweite zu haben, ist nicht dasselbe wie über eine einheitliche, vorschriftsmäßige Infrastruktur für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in allen Ländern zu verfügen, in denen Sie tätig sind. Dieser Unterschied ist von großer Bedeutung, und die Folgen einer Verwechslung sind erheblich – unabhängig davon, wo sich Ihre Standorte befinden.
Die richtigen Fragen schon jetzt zu stellen, bevor ein Compliance-Problem auftritt, ist der wirksamste Weg, um Ihre Agentur, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kundenbeziehungen zu schützen.
Wenn Sie mit uns besprechen möchten, wie eine einheitliche Einhaltung der Lohn- und Gehaltsvorschriften für Ihre spezifischen Einsatzorte aussehen könnte, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
