Hoe de naleving van de loonadministratie in de praktijk er in de verschillende rechtsgebieden uitziet
Elk uitzendbureau dat werknemers in verschillende rechtsgebieden plaatst, staat voor dezelfde fundamentele uitdaging: nalevingsregels zijn niet zomaar overal toepasbaar. Classificatienormen, belastingverplichtingen, wettelijke vereisten inzake secundaire arbeidsvoorwaarden en handhavingsprioriteiten verschillen van het ene rechtsgebied tot het andere, of het nu gaat om staten binnen hetzelfde land of om landen op verschillende continenten. Hoe groter het werkgebied, hoe groter de complexiteit wordt.
De meeste bureaus gaan ervan uit dat hun salarisverwerker dit wel regelt. Vaak klopt die aanname maar gedeeltelijk.
De bureaus die hier goed mee omgaan, hebben één ding gemeen: een salarisadministratiepartner die daadwerkelijk in alle rechtsgebieden waarin ze actief zijn, één geheel vormt, en daar niet alleen in naam aanwezig is. Dat verschil is belangrijker dan de meeste bureaus beseffen, totdat er iets misgaat.
De aanname die het risico veroorzaakt
Wanneer een uitzendbureau samenwerkt met een salarisverwerker die een groot geografisch bereik heeft, is het gemakkelijk om aan te nemen dat de naleving van de regelgeving daarmee is geregeld. De salarisverwerker is actief in meerdere staten of landen. Er is een contract gesloten. De facturering is gebundeld. Vanuit het perspectief van het uitzendbureau lijkt het alsof er sprake is van één enkele relatie.
Maar achter die ene factuur gaan vaak afzonderlijke afspraken schuil: lokale onderaannemers, externe verwerkers of onafhankelijke compliance-adviseurs die op basis van uiteenlopende overeenkomsten werken. De dienstverlener zorgt voor de coördinatie tussen hen in plaats van zelf rechtstreeks te leveren. Normen, documentatie en compliance-regels zijn niet noodzakelijkerwijs consistent van het ene rechtsgebied naar het andere.
Volgens Staffing Industry Analysts moet bij het opzetten van een compliance-raamwerk voor tijdelijk personeel rekening worden gehouden met een lappendeken van staatsvoorschriften en internationale vereisten, en niet alleen met veranderingen op federaal niveau. Alleen al in de VS zijn er naar schatting meer dan 200 tests voor de classificatie van personeel, verspreid over federale, staats- en lokale rechtsgebieden. Voeg daar de internationale markten aan toe, en het toepassingsgebied van de compliance-eisen neemt drastisch toe.
Het bureau merkt die complexiteit in de dagelijkse praktijk niet. Maar ze is er wel. En als er iets misgaat, is het bureau vaak de eerste schakel in de toeleveringsketen waar de toezichthouders naar kijken.
Wat gaat er mis: drie storingsvormen
Versnipperde salarisadministratieregelingen mislukken op voorspelbare manieren. Inzicht in deze patronen is de eerste stap om betere vragen te stellen aan uw huidige of toekomstige partner op het gebied van salarisadministratie.
Risico’s door onjuiste indeling van werknemers
De indeling van werknemers is in elk rechtsgebied de belangrijkste kwestie op het gebied van naleving, en de regels lopen sterk uiteen. Binnen de VS geldt de federale ‘economic reality test’ op grond van de Fair Labor Standards Act (FLSA) landelijk, maar staten zoals Californië passen een strengere ABC-test toe, waardoor het veel moeilijker is om iemand als zelfstandige aannemer in te delen. Verschillende andere staten hebben het voorbeeld van Californië gevolgd. Wat in de ene staat is toegestaan, kan in de volgende staat een overtreding zijn.
Grensoverschrijdende detacheringen maken de situatie nog complexer. Het Verenigd Koninkrijk past de IR35-regels voor werk buiten loondienst toe. De Australische Fair Work Act hanteert een benadering op basis van meerdere factoren en treedt streng op tegen schijncontracten. Wanneer elk rechtsgebied zijn eigen classificatielogica toepast via zijn eigen regeling voor derden, is er geen garantie dat de normen consistent worden toegepast.
Het Amerikaanse Ministerie van Arbeid definieert een verkeerde classificatie als een situatie waarin een werkgever een werknemer die volgens de FLSA in loondienst is, behandelt als een zelfstandige. De financiële gevolgen zijn aanzienlijk. Uit een analyse bleek dat het verkeerd classificeren van één werknemer die jaarlijks $100.000 verdient gedurende drie jaar, resulteert in een cumulatieve verschuldigde loonbelasting van meer dan $135.000, exclusief rente en boetes. Vermenigvuldig dat met meerdere werknemers in verschillende rechtsgebieden, en het risico loopt snel op.
De American Staffing Association wijst erop dat wanneer werknemers verkeerd worden ingedeeld, ook de opdrachtgevers die gebruikmaken van uitzendbureaus het risico lopen op boetes. De aansprakelijkheid ligt niet bij de salarisverwerker, maar bij het uitzendbureau.
Wettelijke uitkeringen en lokale rechten
Elk rechtsgebied kent zijn eigen reeks wettelijk vastgelegde rechten voor werknemers: opzegtermijnen, betaald verlof, doorbetaling bij ziekte, pensioenbijdragen, vereisten op het gebied van gezondheidszorg en ontslagvergoedingen. In een gefragmenteerd model worden deze zaken lokaal beheerd door degene die in die markt de salarisadministratie verzorgt. Als die entiteit hiaten in haar processen heeft, is het mogelijk dat werknemers de rechten waar ze wettelijk recht op hebben, niet ontvangen.
Dat is niet alleen een kwestie van arbeidsverhoudingen. In de meeste rechtsgebieden vormt het niet nakomen van wettelijke rechten een overtreding die financiële sancties en, in toenemende mate, strafrechtelijke aansprakelijkheid met zich meebrengt. De wijziging van de Australische Fair Work-wetgeving in 2024 heeft de maximale civielrechtelijke boetes voor onderbetaling en schijncontracten vervijfvoudigd tot 469.500 AUD per overtreding voor bedrijven. Vanaf januari 2025 werd opzettelijke onderbetaling een strafbaar feit op grond van de Fair Work Act, waarop een gevangenisstraf van maximaal 10 jaar staat.
In het Verenigd Koninkrijk worden bij niet-naleving van IR35 boetes opgelegd die beginnen bij 30% van de onbetaalde belasting voor onopzettelijke fouten, oplopend tot 70% voor bewuste fouten en 100% voor opzettelijke verzwijging. De Recruitment and Employment Confederation heeft opgemerkt dat uitzendbureaus onder IR35 een onevenredig zware nalevingslast dragen, waaronder mogelijke aansprakelijkheid voor statusbepalingen die zij niet zelf hebben uitgevoerd. Dat is een ernstig risico voor een uitzendbureau dat ervan uitging dat zijn salarisadministratiepartner de Britse regelgeving wel onder de knie had.
Een werkelijk geïntegreerde partner beschikt over consistente, controleerbare processen voor het bijhouden en verstrekken van lokale rechten in elk rechtsgebied waarin hij actief is. Bij een gefragmenteerde regeling is dat doorgaans niet het geval.
Verslaglegging over naleving en voorbereiding op audits
Wanneer er vragen rijzen over de naleving van de regelgeving, hebben instanties documentatie nodig. Ze moeten op korte termijn kunnen aantonen dat werknemers correct zijn ingedeeld, dat de verschuldigde vergoedingen zijn uitbetaald, dat de juiste belastingen zijn ingehouden en dat de vereiste aangiften zijn ingediend.
In een gefragmenteerd model is die documentatie verspreid over meerdere entiteiten, die elk hun gegevens in hun eigen formaat en systeem bijhouden. Het samenstellen van een samenhangend controlespoor over verschillende rechtsgebieden heen is een traag, moeizaam en vaak onvolledig proces. Staffing Industry Analysts heeft opgemerkt dat handhavingsstrategieën steeds meer prioriteit geven aan onderzoeken die meerdere rechtsgebieden omvatten, met name wanneer het gaat om multinationale personeelsbestanden.
Een uniform model brengt al die documentatie samen in één enkele bron. Als er vragen rijzen, zijn de antwoorden snel paraat. Bij een audit hoeft het bureau niet in allerijl documenten van zes verschillende leveranciers bij elkaar te sprokkelen.
De juiste vragen die je moet stellen
Als u uw huidige salarisverwerker aan het evalueren bent of een nieuwe overweegt, helpen deze vragen u om het verschil te zien tussen echte geïntegreerde dekking en een gecoördineerd lappendeken.
Hoe wordt de indeling van werknemers in de verschillende rechtsgebieden vastgesteld? Is er sprake van een uniforme interne werkwijze, of hanteert elk regionaal kantoor of elke onderaannemer zijn eigen aanpak? Wie is verantwoordelijk als een besluit wordt aangevochten?
Wie verzorgt de salarisadministratie eigenlijk op elke locatie? Gaat het om de partner zelf, of om een netwerk van derde partijen? Als er derde partijen bij betrokken zijn, hoe wordt dan gezorgd voor een consistente naleving bij al deze partijen?
Hoe worden wettelijke uitkeringen bijgehouden en uitbetaald? Is er een centraal systeem dat de lokale toekenningsvoorwaarden controleert en wijzigingen signaleert? Of regelt elke regionale instantie dat zelfstandig?
Hoe ziet auditdocumentatie er in verschillende rechtsgebieden uit? Kan de partner snel een geconsolideerd nalevingsrapport opstellen, en wel in een formaat dat een toetsing door de toezichthouders kan doorstaan?
Wat gebeurt er als het regelgevingsklimaat verandert? Wie is verantwoordelijk voor het bijhouden van veranderingen op de verschillende markten, en hoe snel worden die veranderingen doorgevoerd in de loonadministratie en de indeling van functies?
Een partner die al deze vragen duidelijk en consistent kan beantwoorden, opereert als een geïntegreerde dienstverlener. Een partner die de beslissing aan lokale teams overlaat of je een ander antwoord geeft, afhankelijk van met welke regionale contactpersoon je spreekt, doet dat niet.
Wat een uniform model te bieden heeft
De EOR- en AOR-diensten van People2.0 zijn speciaal ontwikkeld voor leveranciers van personeel. Dat betekent dat ze zijn afgestemd op de specifieke compliance-eisen van uitzendbureaus, en niet zijn afgeleid van HR-software voor grote ondernemingen.
Dankzij de diensten van employer of record (EOR) wordt People2.0 de wettelijke werkgever van uw ingezette werknemers in een bepaald rechtsgebied en neemt het bedrijf alle verplichtingen op zich die bij een dienstverband horen: salarisadministratie, belastingen, wettelijke uitkeringen, naleving van het arbeidsrecht en de indeling van werknemers. AOR-diensten (agent of record (AOR)) hebben betrekking op opdrachten voor zelfstandige contractanten, waarbij de naleving van de regelgeving en de betalingen worden beheerd zonder dat er een arbeidsrelatie ontstaat.
Beide diensten werken volgens één enkel, uniform kader in meer dan 130 landen, dat wordt onderhouden door lokale compliance-experts die de lokale regelgeving in de gaten houden en ervoor zorgen dat de werkwijzen up-to-date blijven naarmate de wetgeving verandert. De documentatie is gebundeld. De classificatielogica is consistent. Als er vragen rijzen, zijn er antwoorden beschikbaar.
Voor een uitzendbureau dat plaatsingen in meerdere staten of op meerdere continenten beheert, is dit niet alleen een kwestie van gemak. Het is het verschil tussen een nalevingsbeleid dat een grondige controle doorstaat en een beleid dat alleen solide lijkt, totdat blijkt dat dit niet zo is.
De kern van de zaak
Het hebben van een salarisverwerkingspartner met een breed geografisch bereik is niet hetzelfde als het beschikken over een consistente, aan de regelgeving conforme salarisverwerkingsinfrastructuur in elk rechtsgebied waar u actief bent. Dit onderscheid is van groot belang, en de gevolgen van het door elkaar halen van beide zijn aanzienlijk, ongeacht waar uw vestigingen zich bevinden.
Door nu, voordat er een nalevingsprobleem aan het licht komt, de juiste vragen te stellen, kunt u uw bureau, uw medewerkers en uw klantrelaties het meest effectief beschermen.
Als u wilt bespreken hoe een geïntegreerde naleving van de loonadministratie er voor uw specifieke uitzendactiviteiten uitziet, staan wij klaar om u te helpen.
