Wat uitzendbureaus en bedrijven moeten weten wanneer een tijdelijke werknemer verhuist
Goed personeel is moeilijk te vinden. Dit gezegde geldt nu meer dan ooit, nu volgens onderzoek van ManpowerGroup 72% van de werkgevers wereldwijd moeite heeft om vacatures te vervullen.
Zodra wervingsbureaus beproefd tijdelijk personeel hebben gevonden, helpt het behouden van de toegang tot die werknemers eindklanten om de continuïteit van projecten te waarborgen en functies te vervullen waarvoor het al moeilijk is om personeel te vinden. Dit betekent in toenemende mate dat verzoeken van werknemers om naar een andere staat, provincie of een ander land te verhuizen, moeten worden ondersteund.
De stap bijhouden met mobiel talent
Het wordt steeds moeilijker om dergelijke verzoeken als uitzonderingen te behandelen. Atlas meldt dat meer dan de helft van de Amerikaanse bedrijven de afgelopen drie jaar een toename heeft gezien in het aantal verhuizingen van werknemers, en velen verwachten dat deze trend zich zal voortzetten. In Azië trekken bijvoorbeeld verschillende landen een grote toestroom van mobiel talent aan, waaronder India, Singapore, Japan en Thailand — volgens onderzoek van BCG. Alleen al de VAE trokken in 2025 naar schatting 178.000 hoogopgeleide professionals aan.
Maar een verhuizing naar een ander rechtsgebied is nooit zomaar een adreswijziging. Het heeft gevolgen voor de regels op het gebied van belastingen, arbeidsrecht en classificatie die van toepassing zijn op de detachering. Om een verhuizing effectief te beheren, moeten bedrijven eerst begrijpen hoe de nieuwe standplaats van de werknemer de nalevingsvereisten beïnvloedt.
De invloed van de verhuizing van werknemers op de naleving van regelgeving
Elk rechtsgebied heeft zijn eigen belasting- en arbeidswetgeving. Een verhuizing heeft daarom gevolgen voor de wettelijke verplichtingen die gelden voor het uitzendbureau, de opdrachtgever en de werknemer. Dat betekent dat naleving nooit een eenmalige taak is. Het is een voortdurende verantwoordelijkheid. Bij elke verhuizing moet de plaatsing opnieuw worden bekeken om vast te stellen of er nu nieuwe wettelijke verplichtingen van toepassing zijn.
Naast het controleren of de tewerkstelling nog steeds aan de regels voldoet, moeten uitzendbureaus ook rekening houden met het risico op een vaste inrichting. Een werknemer die over de grens verhuist, kan onder bepaalde omstandigheden voor de opdrachtgever een belastbare zakelijke aanwezigheid in het nieuwe land tot stand brengen. Uit recente richtlijnen van de OESO blijkt duidelijk dat dit afhangt van talrijke factoren, waaronder de tijd die de werknemer daar doorbrengt en de aard van het werk dat hij of zij verricht. Elk verzoek tot internationale overplaatsing zou daarom aanleiding moeten geven tot een beoordeling van de vennootschapsbelastingverplichtingen van de klant.
Een verhuizing kan ook van invloed zijn op de indeling van werknemers. Een zzp’er die in het ene rechtsgebied correct is ingedeeld, voldoet in een ander rechtsgebied mogelijk niet meer aan de wettelijke criteria, omdat de lokale regelgeving verschilt. De EU-richtlijn inzake platformwerk illustreert dit principe voor platformwerk door te eisen dat de arbeidsstatus in de eerste plaats wordt beoordeeld op basis van de wijze waarop het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd, in plaats van op basis van de contractuele aanduiding. Uitzendbureaus mogen er daarom nooit van uitgaan dat de classificatie van een werknemer automatisch geldt in alle rechtsgebieden.
Als die beoordeling verkeerd uitpakt, kan dat dure gevolgen hebben. Zo kunnen bijvoorbeeld verkeerd geclassificeerde zelfstandige contractanten te maken krijgen met boetes van toezichthouders en reputatieschade.
Risico’s verschuiven afhankelijk van de manier waarop werknemers worden ingezet
De nalevingsverplichtingen variëren afhankelijk van de wijze waarop werknemers worden ingezet. Voor tijdelijke werknemers die via een loonadministratie worden doorbetaald, kan een verhuizing gevolgen hebben voor de arbeidsrechtelijke verplichtingen die in het nieuwe rechtsgebied van toepassing zijn. Voor zelfstandige aannemers is de indeling van de werknemer het belangrijkste aandachtspunt. De vereisten verschillen per categorie.
Verhuizing regelen voor werknemers in loondienst
Een verhuizing naar een nieuw rechtsgebied kan betekenen dat het uitzendbureau of de werkgever aan andere verplichtingen op het gebied van salarisadministratie en arbeidsverhoudingen moet voldoen. Deze vereisten zijn van invloed op de wijze waarop de werknemer wordt betaald en belast, evenals op de secundaire arbeidsvoorwaarden die hij ontvangt.
Laten we de Verenigde Staten als voorbeeld nemen. Een werknemer die van de ene staat naar de andere verhuist, kan hierdoor onderworpen raken aan nieuwe verplichtingen op het gebied van loonregistratie, loonbelasting en werkloosheidsverzekering. Op dezelfde manier kan een werknemer die naar Duitsland verhuist, onderworpen raken aan Duitse arbeidsbeschermingsmaatregelen en wettelijke socialezekerheidsvoorschriften.
Alvorens de overplaatsing goed te keuren, moet het uitzendbureau nagaan of de salarisadministratie kan worden geregistreerd en of de plaatsing voldoet aan de lokale arbeidsvoorwaarden.
Verhuizing regelen voor zelfstandige ondernemers
De verhuizing van een zelfstandige kan ertoe leiden dat de samenwerking volgens de lokale wetgeving niet langer als zelfstandig ondernemerschap wordt aangemerkt. Uit een vergelijking van de wetgeving inzake zelfstandigen in acht rechtsgebieden door Hogan Lovells blijkt dat de indeling niet zomaar overdraagbaar is. Hoewel landen bij het indelen van werknemers vaak rekening houden met vergelijkbare factoren, passen ze deze op verschillende manieren toe. Een regeling die in het ene land aan de voorschriften voldoet, moet daarom mogelijk opnieuw worden beoordeeld wanneer de zelfstandige naar een ander land verhuist.
In Spanje kijken de autoriteiten bijvoorbeeld naar hoe het werk in de praktijk wordt uitgevoerd, waaronder de mate van controle door het bedrijf en de mate waarin de zzp’er in het bedrijf is geïntegreerd. De bewoordingen van het contract alleen zijn niet bepalend voor de status, dus een zzp’er die naar Spanje verhuist, kan mogelijk niet voldoen aan de lokale classificatietest, zelfs als de samenwerking elders wel aan de regels voldeed.
Een internationale verhuizing kan ook de fiscale woonplaats van de contractant veranderen of voor de opdrachtgever het risico op een vaste inrichting met zich meebrengen. Uitzendbureaus dienen daarom zowel de classificatie als de fiscale risico’s te beoordelen alvorens de verhuizing goed te keuren.
Omgaan met de verplaatsing van werknemers op grote schaal
Eén verhuizing kan al moeilijk genoeg zijn. Vermenigvuldig dat met tientallen of honderden werknemers, en een ad-hocaanpak wordt al snel onbeheersbaar.
Gelukkig kan een duidelijk, gestandaardiseerd kader uitzendbureaus helpen om verhuizingen op grote schaal te begeleiden en tegelijkertijd te waarborgen dat bij elke verhuizing van een werknemer aan de voorschriften wordt voldaan. Dit kader moet:
- Controleer elke verandering van standplaats: bij elke overplaatsing moet een controle plaatsvinden, aangezien de nieuwe standplaats van de werknemer andere vereisten met betrekking tot salarisadministratie, belastingen of arbeidsvoorwaarden met zich meebrengt.
- Classificeer de arbeidsrelatie: de status van de werknemer bepaalt welke nalevingscriteria van toepassing zijn, dus ga na of het om een werknemer in loondienst of een zelfstandige gaat.
- Beoordeel de jurisdictie van bestemming: bekijk factoren zoals bronbelasting, sociale premies, registratie en verplichte arbeidsvoorwaarden. Controleer opnieuw de classificatie volgens de lokale wetgeving en beoordeel of de overplaatsing het risico op een vaste inrichting met zich meebrengt.
- Kies het juiste bedrijfsmodel: laat de werknemer op de bestaande loonlijst staan als dit op de nieuwe locatie aan de voorschriften voldoet. Anders moet u de werknemer onderbrengen bij een lokale loonadministratie, de arbeidsovereenkomst aanpassen of de overplaatsing afwijzen als het risico niet beheersbaar is.
- Leg het besluit vast: zorg voor een transparant en controleerbaar spoor. Werk contracten, statusbepalingen, goedkeuringen van klanten, looninstructies en verklaringen van werknemers bij.
- Herhaal de beoordeling telkens wanneer de feiten veranderen: houd wijzigingen in de lokale regels op het gebied van salarisadministratie, belastingen en arbeidsrecht in de gaten. Pas het verhuisproces aan wanneer de vereisten veranderen en herhaal de beoordelingen om te controleren of elke regeling nog steeds aan de voorschriften voldoet.
Hoe een ‘Employer of Record’ of ‘Agent of Record’ het risico bij een verhuizing vermindert
Tijdelijke werknemers bieden bedrijven toegang tot gespecialiseerde vaardigheden en de flexibiliteit om in te spelen op veranderende personeelsbehoeften. Door hun verhuizing te ondersteunen, blijft die meerwaarde behouden.
Voor veel bedrijven is samenwerking met een ‘Employer of Record’ (EOR) of een ‘Agent of Record’ (AOR) van cruciaal belang om de juridische en compliance-hindernissen weg te nemen die gepaard gaan met de verhuizing van werknemers. Deze diensten vereenvoudigen ook de inzet van werknemers, waardoor het op grote schaal eenvoudiger wordt om personeel op afstand te beheren. Elk model is geschikt voor een ander type werknemer.
- Employer of record (EOR): Een EOR neemt de werknemer in dienst in het land van bestemming, waardoor uitzendbureaus of ondernemingen deze werknemers in dienst kunnen houden zonder een lokale entiteit op te richten. De EOR wordt de wettelijke werkgever en verzorgt de salarisadministratie, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving van de regelgeving, terwijl de eindklant leiding geeft aan de dagelijkse werkzaamheden.
- Agent of Record (AOR): Een AOR ondersteunt de inzet van zelfstandige contractanten door hun status te beoordelen, contracten op te stellen die aan de voorschriften voldoen, de documentatie bij te houden en betalingen te beheren. Het helpt de organisatie een consistent proces toe te passen en zorgt er tegelijkertijd voor dat de regelgeving van de locatie waar de contractant werkzaam is, wordt nageleefd.
Verhuizingen van ondersteunend personeel met People2.0
Al meer dan 25 jaar helpt People2.0 uitzendbureaus en bedrijven bij het inzetten van tijdelijke werknemers over de grenzen heen. Dankzij onze ‘employer of record (EOR)-’ en ‘agent of record (AOR)-oplossingen kunnen organisaties talent behouden wanneer werknemers verhuizen, zonder dat ze daarvoor lokale vestigingen hoeven op te richten of zich in hun eentje door onbekende wettelijke voorschriften hoeven te worstelen.
Elke opdracht wordt ondersteund door deskundigen ter plaatse die op de hoogte zijn van de lokale voorschriften op het gebied van arbeid, salarisadministratie, belastingen en de indeling van werknemers. Onze teams lopen bovendien voor op de risico’s: ze beoordelen elke opdracht en passen wetswijzigingen direct toe zodra deze van kracht worden. Deze aanpak biedt onze partners de gemoedsrust en controle die ze nodig hebben om werknemers in te zetten en te beheren zonder extra risico’s of complexiteit.
Naarmate tijdelijke werknemers steeds mobieler worden, zijn de juiste expertise en infrastructuur nodig om aan de regelgeving te blijven voldoen. People2.0 biedt beide. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe onze EOR- en AOR-oplossingen uw personeelsbestand kunnen ondersteunen.
FAQ
1. Brengt een binnenlandse verhuizing dezelfde nalevingsrisico’s met zich mee als een internationale verhuizing?
Een verhuizing binnen het eigen land kan vergelijkbare risico’s met zich meebrengen als de werknemer naar een rechtsgebied verhuist waar andere regels gelden op het gebied van salarisadministratie, belastingen of arbeidsrecht. Zo hanteren Amerikaanse staten en Canadese provincies bijvoorbeeld elk hun eigen regelgeving voor werknemers. Als een land dus meerdere interne rechtsgebieden kent, moet bij een verhuizing een nalevingscontrole worden uitgevoerd.
2. Welke verplichtingen op het gebied van salarisadministratie, belastingen en arbeidsverhoudingen kunnen veranderen wanneer een tijdelijke werknemer verhuist?
Een overplaatsing kan gevolgen hebben voor diverse verplichtingen, waaronder loonbelasting, sociale premies, registratie bij de loonadministratie, wettelijke uitkeringen en lokale arbeidsbeschermingsmaatregelen. Welke verplichtingen precies van toepassing zijn, hangt af van de status van de werknemer en de regels op de nieuwe locatie.
3. Wanneer moet ik een ‘employer of record (EOR)’ gebruiken in plaats van een ‘agent of record (AOR)’?
Gebruik een EOR voor een werknemer die via de lokale salarisadministratie in dienst moet worden genomen en betaald. Gebruik een AOR voor een zelfstandige aannemer die ondersteuning nodig heeft bij de classificatie, conform de regelgeving opgestelde contracten, documentatie en betalingsafhandeling.
4. Kan ik een werknemer na zijn verhuizing op zijn huidige contract of loonlijst houden?
Niet automatisch. Bij elke verhuizing moet worden bekeken of de bestaande regeling nog steeds aan de voorschriften voldoet of dat er een ander samenwerkingsmodel nodig is.
5. Hoe kan een EOR of AOR helpen om de nalevingsrisico’s in verband met de overplaatsing van werknemers te verminderen?
Een EOR of AOR zorgt voor de lokale infrastructuur en expertise die nodig zijn om de inzet van de werknemer op zijn nieuwe locatie te ondersteunen. Dit vermindert de administratieve en nalevingslast die gepaard gaat met het beheer van onbekende vereisten op het gebied van salarisadministratie, belastingen, functieclassificatie en arbeidsvoorwaarden.
