Die vier Funktionen, die jedes Unternehmensprogramm richtig umsetzen muss
Unternehmen rekrutieren auf einem Arbeitsmarkt, der immer dynamischer wird und immer weniger an geografische Grenzen gebunden ist. Schließlich ändern sich die von Unternehmen benötigten Kompetenzen schneller, als dies mit traditionellen Personalmodellen bewältigt werden kann. Ein aktueller Bericht des Weltwirtschaftsforums verdeutlicht diesen Druck. Die Transformation der Belegschaft ist mittlerweile für die meisten Unternehmen ein dringendes Anliegen, insbesondere da sie versuchen, kritische Fachkräftemangelprobleme zu überwinden.
Für viele Unternehmen ist ein flexibleres, globales Personalmodell der Schlüssel zur Schließung dieser Lücke. Mit einer flexibleren Belegschaft können Unternehmen ihre Kapazitäten je nach den sich ändernden Projektanforderungen nach oben oder unten anpassen. Außerdem können sie auf Fachkräfte zugreifen, wo immer diese zu finden sind, und so aus einem größeren Pool an Fachwissen schöpfen, anstatt sich auf kleinere Talentpools zu verlassen.
Die Einrichtung geeigneter Systeme für den Umgang mit internationalen Leiharbeitnehmern ist jedoch leichter gesagt als getan.
Warum die Führung einer internationalen Belegschaft so schwierig und risikobehaftet ist
Zwar ist Flexibilität für Unternehmen, die agil und wettbewerbsfähig bleiben wollen, zunehmend unerlässlich, doch bedeutet sie auch einen erheblichen operativen Aufwand. Die grenzüberschreitende Personalverwaltung erfordert die Bewältigung einer Vielzahl von Compliance-Aufgaben, die von der Einstufung der Mitarbeiter über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Bewältigung der Besonderheiten lokaler Arbeitsvorschriften reichen. Dies wird umso komplexer, je mehr sich die Vorschriften in den Ländern ändern, in denen Unternehmen tätig sind und in denen Fachkräfte ansässig sind.
Fehler in diesem Bereich können das Unternehmen einem Compliance-Risiko aussetzen. Eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern kann beispielsweise zu hohen Geldstrafen führen; viele bekannte Marken mussten bereits Strafen in Millionenhöhe zahlen. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zudem den Ruf eines Unternehmens sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den Kunden schädigen.
Gleichzeitig war die Einhaltung der Vorschriften noch nie so schwierig wie heute, selbst für gut geführte Unternehmensprogramme. Laut einer Studie der weltweit tätigen Anwaltskanzlei Paul Hastings werden in verschiedenen Märkten immer mehr lokale Arbeitsvorschriften eingeführt oder aktualisiert. Zudem werden die Vorschriften strenger durchgesetzt, wobei die Behörden den Arbeitgebern eine größere Beweislast auferlegen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. Das erhöht den Druck bei jeder Entscheidung – von der Anwendung der Steuern bis hin zur Bezahlung und Personalführung im Laufe der Zeit.
Diese Risiken und Komplikationen sind der Grund dafür, dass viele Unternehmensprogramme zunehmend auf einen strukturierteren Ansatz umstellen. Anstatt sich auf länderspezifische Notlösungen oder unzusammenhängende Lieferantenbeziehungen zu verlassen, bauen sie ein globales Portfolio an Talentmanagement-Dienstleistungen auf, das die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und die Transparenz über die gesamte Auftragsabwicklung hinweg verbessert.
Was ein globales Portfolio an Talentmanagement-Dienstleistungen umfassen sollte
Ein globales Portfolio an Talentmanagement-Dienstleistungen umfasst die gesamten Fähigkeiten, die ein Unternehmen nutzt, um Mitarbeiter verschiedener Länder und in unterschiedlichen Beschäftigungsformen einzustellen, zu vergüten, zu verwalten und zu betreuen. Der Begriff „Portfolio“ ist hier von Bedeutung, da es keinen einheitlichen Weg gibt, der allen Anforderungen an die Belegschaft gerecht wird. Stattdessen müssen mehrere Lösungen miteinander verknüpft werden, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen die benötigten Fachkräfte zuverlässig und unter Einhaltung der Vorschriften einstellen kann.
Einige Mitarbeiter sind beispielsweise in einem klassischen Arbeitsverhältnis beschäftigt. Andere sollten als flexible Arbeitskräfte eingestellt werden, d. h. als unabhängige Auftragnehmer, Berater, Freiberufler oder Zeitarbeitskräfte. Ein Portfolio bietet dem Unternehmen eine klare Entscheidungsgrundlage, welcher Weg für die jeweilige Situation am besten geeignet ist, und verknüpft diesen Weg dann mit der richtigen Unterstützung in den Bereichen Compliance, Lohnabrechnung und Berichterstattung.
Dieses Portfolio sollte mindestens vier Kernbereiche abdecken.
1. Klassifizierung und Einhaltung der Vorschriften
Bevor ein Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt, muss das Unternehmen klären, ob es sich bei der Tätigkeit um ein Arbeitsverhältnis, eine freiberufliche Tätigkeit, Leiharbeit oder die Erbringung von Leistungen gemäß einer Leistungsbeschreibung handelt. Diese Entscheidung sollte dokumentiert werden, und der Mitarbeiter sollte in den für diese Mitarbeiterkategorie vorgesehenen Arbeitsablauf eingereiht werden.
Eine häufige Lücke entsteht, wenn sich die Rolle eines Arbeitnehmers nach der ursprünglichen Einstufung ändert. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein freier Auftragnehmer beauftragt wird. Zu Beginn ist der Umfang des Auftrags klar definiert, doch je mehr sich der Auftragnehmer in das Team einarbeitet, desto mehr verändern sich seine Aufgaben und die Art und Weise, wie er geführt wird. Wenn niemand dafür zuständig ist, diese Änderungen zu überprüfen, spiegelt die ursprüngliche Einstufung möglicherweise nicht mehr wider, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird. In diesem Fall könnte das Unternehmen für eine fehlerhafte Einstufung des Auftragnehmers haftbar gemacht werden. Um Verstöße gegen geltende Vorschriften zu vermeiden, muss die Überprüfung bestehender Einstufungen fest in die Personalstrategie integriert werden.
2. Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Steuerverwaltung
Sobald die richtige Beschäftigungsform gewählt wurde, muss das Unternehmen dennoch sicherstellen, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden, die lokalen Steuervorschriften eingehalten werden, die gesetzlichen Abgaben abgeführt werden und die Meldepflichten in jedem Markt erfüllt werden.
Wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung marktweise abgewickelt wird, kommt es häufig zu Verstößen gegen Vorschriften. Lokale Teams verfügen zwar möglicherweise über Prozesse, die für sich genommen gut funktionieren, doch fehlt dem Unternehmen möglicherweise dennoch ein einheitlicher Überblick über Faktoren wie Zahlungsstatus, Steuerabwicklung, Stichtage, gesetzliche Meldepflichten oder Ausnahmen im gesamten Programm. Dies kann es erschweren, Fehler frühzeitig zu erkennen oder zu verstehen, wo lokale Gehaltsabrechnungspraktiken Risiken verursachen.
3. Unterstützung bei grenzüberschreitenden Einsätzen durch EOR oder AOR
Ein Warnsignal für jedes Personalbeschaffungsprogramm ist eine mangelnde lokale Präsenz oder Fachkenntnis in den Märkten, in denen Arbeitskräfte eingestellt werden. Ohne Zugang zu Personen, die diese Vorschriften in der Praxis verstehen, muss sich das Unternehmen möglicherweise auf Annahmen verlassen – dies ist ein unsicherer Weg, da sich die Anforderungen in einer Rechtsordnung oft von denen in einer anderen unterscheiden. Damit verbunden ist die Notwendigkeit, mit lokalen regulatorischen Änderungen Schritt zu halten. Experten vor Ort verfolgen die lokalen Entwicklungen und unterstützen Unternehmen dabei, sich auf diese Änderungen vorzubereiten.
Die Zusammenarbeit mit einem renommierten EOR- und AOR-Partner löst dieses Problem. Der richtige Partner kann die dringend benötigte lokale Expertise bereitstellen und praktische Wege aufzeigen, um Fachkräfte zu gewinnen, ohne in jedem Land alle Kompetenzen intern aufbauen zu müssen.
„Employer of Record“ (EOR) -Dienstleistungen unterstützen Mitarbeiter in Ländern, in denen das Unternehmen keine eigene lokale Niederlassung unterhält. „Agent of Record“ (AOR) “-Dienstleistungen unterstützen die vorschriftsmäßige Beauftragung von freiberuflichen Auftragnehmern und helfen bei der Einstufung, der Vertragsgestaltung, der Einarbeitung und der Zahlungsabwicklung.
- Sie könnten auch interessiert sein: Möchten Sie wissen, welcher Service der richtige für Sie ist? Lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema „EOR vs. AOR“.
4. Transparenz und Berichterstattung im Rahmen des Programms
Führungskräfte in Unternehmen müssen einen Überblick darüber haben, wer arbeitet, wo die Mitarbeiter tätig sind, wie hoch ihr Engagement ist, welche Lieferanten beteiligt sind, welche Kosten das Programm verursacht und wo Ausnahmen besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Diese Transparenz lässt sich nur schwer erreichen. In vielen Programmen arbeiten verschiedene Mitarbeiter in unterschiedlichen Systemen. Freiberufler werden möglicherweise auf eine bestimmte Art und Weise erfasst, Zeitarbeitskräfte auf eine andere und Personalvermittler wiederum ganz anders. Dies erschwert es Führungskräften, grundlegende Fragen zu ihrer Belegschaft zu beantworten.
Ein weiteres Problem besteht darin, dass die einzelnen Bereiche des Programms häufig auf verschiedene Teams verteilt sind. So ist beispielsweise die Personalabteilung für die Personalplanung zuständig, während die Beschaffung die Lieferanten verwaltet und die Rechtsabteilung die Verträge prüft. Werden diese Bereiche getrennt verwaltet, lässt sich das Programm nur schwer steuern und es kommt leicht zu Verstößen gegen Compliance-Vorgaben. Probleme im Zusammenhang mit isolierten Daten und Prozessen führen uns zu unserem nächsten Punkt.
Die ideale Personallösung verbindet alle einzelnen Komponenten miteinander
Der Wert eines globalen Dienstleistungsportfolios im Bereich Talentmanagement liegt darin, wie gut es alle oben behandelten Bereiche miteinander verbinden kann.
Durch die Schaffung eines einheitlichen Rahmens, der Transparenz über die gesamte Mitarbeiter-Pipeline hinweg bietet, macht das ideale Portfolio deutlich, wie jeder Mitarbeiter eingebunden werden sollte. Anschließend sollte diese Entscheidung mit der Unterstützung verknüpft werden, die für eine ordnungsgemäße Pflege der Beziehung erforderlich ist. Die richtigen Daten sollten mit dem Mitarbeiter mitwandern, damit die für Einstellung, Compliance, Bezahlung und Berichterstattung zuständigen Personen nicht mit unterschiedlichen Versionen derselben Sachlage arbeiten.
Das ist es, was ein echtes Portfolio von einer bloßen Ansammlung von Dienstleistungen unterscheidet. Es verknüpft die Entscheidungen, Daten und Kontrollmechanismen, die bereits Teil des globalen Personalmanagements sind, sodass Unternehmen Talente marktübergreifend transparent, effizient und unter Einhaltung aller Vorschriften einbinden können.
Worauf Sie bei einem Partner für globales Talentmanagement achten sollten
Da wir nun wissen, wie ein gutes Portfolio an Personallösungen aussieht, stellt sich als Nächstes die Frage, wie potenzielle Dienstleistungspartner bewertet werden können. Diese Partner spielen eine Schlüsselrolle bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Sicherstellung der Talentversorgung. Für Unternehmen, die Mitarbeiter in verschiedenen Rechtsräumen beschäftigen, ist die richtige Unterstützung durch EOR- und AOR-Anbieter besonders wichtig.
Ein starker Partner sollte in der Lage sein, die meisten dieser Anforderungen zu erfüllen:
- Leitlinien zu Beschäftigungsmodellen: Der Partner sollte dabei helfen, zu entscheiden, ob ein Mitarbeiter fest angestellt, als selbstständiger Auftragnehmer engagiert oder im Rahmen eines anderen Modells eingesetzt werden sollte. Diese Leitlinien sollten die ausgeführte Arbeit, den jeweiligen Markt und den Umfang der lokalen Unterstützung, die das Unternehmen benötigt, berücksichtigen.
- EOR- und AOR-Fähigkeiten: Flexible Personalstrategien erfordern den Zugriff auf verschiedene Arten von Arbeitskräften, seien es selbstständige Auftragnehmer oder Leiharbeitskräfte. Partner, die sowohl EOR- als auch AOR-Unterstützung anbieten, verschaffen Unternehmen mehr Flexibilität, um die für ein Projekt erforderliche Art von Arbeitskräften unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften einzusetzen.
- Lokale Expertise, gestützt durch globale Kompetenz: Unternehmen benötigen lokale Expertise in den Märkten, in denen ihre Mitarbeiter tätig sind, da sich die Compliance-Vorschriften von Land zu Land erheblich unterscheiden. Gleichzeitig ermöglicht die globale Präsenz es Unternehmen, Fachkräfte in mehr Ländern einzustellen und ihre Personalpräsenz je nach Bedarf zu skalieren. Partner, die beides bieten, sind in der Lage, die aktuellen und zukünftigen Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen.
- Transparenz des Programms: Der Partner sollte Führungskräften in Unternehmen dabei helfen, zu erkennen, wer arbeitet, wie engagiert die Mitarbeiter sind, wo Abweichungen auftreten und was besondere Aufmerksamkeit erfordert. Ohne diesen Überblick kann die Steuerung des Programms schwierig werden, selbst wenn einzelne Prozesse scheinbar reibungslos funktionieren.
Wie People2.0 Unternehmen beim Aufbau eines stärkeren Personalportfolios unterstützt
Bei People2.0 unterstützen wir Unternehmen dabei, robuste und vorschriftsmäßige globale Programme für den Einsatz von Zeitarbeitskräften aufzubauen, die es ihnen ermöglichen, Arbeitskräfte aus aller Welt einzustellen.
Unsere von Experten geleiteten EOR- und AOR-Lösungen bieten einen zentralen Ansprechpartner für die Einbindung verschiedener Arten von Leiharbeitkräften. Wir unterstützen den gesamten Lebenszyklus von Leiharbeitkräften – von der Einstufung und Einarbeitung über die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Verwaltung von Sozialleistungen und das Steuermanagement bis hin zur Abmeldung und der Dokumentation der Einhaltung grenzüberschreitender Vorschriften.
Unsere Unterstützung endet nicht mit der Einstellung eines Mitarbeiters. Die lokalen Anforderungen ändern sich ständig, und Unternehmen benötigen einen Partner, der ihnen hilft, mit diesen Veränderungen Schritt zu halten. Unsere Experten vor Ort beobachten regulatorische Veränderungen und unterstützen Unternehmen dabei, ihre Personalprozesse an die sich wandelnden Anforderungen anzupassen.
Mit einer Präsenz in über 130 Ländern, mehr als 1.700 Unternehmenskunden und einer Bilanz ohne Fehlklassifizierungen bieten wir Unternehmen die Reichweite und Struktur, um globale Programme für flexible Arbeitskräfte in großem Maßstab zu verwalten.
- Siehe auch: Erfahren Sie, wie People2.0 einer globalen Konsumgütermarke aus den Fortune 100 dabei half, ihr Programm für freiberufliche Mitarbeiter zu standardisieren, was zu einer Verkürzung der Einarbeitungszeit um drei Wochen und zu Kosteneinsparungen in Höhe von 450.000 US-Dollar führte.
Stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften für Ihr Programm sicher
Wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Märkten Leiharbeitskräfte einsetzt, kann People2.0 Ihnen dabei helfen, eine stabilere Struktur für die Gewinnung von Talenten zu schaffen. Entdecken Sie unser Angebot und nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Risiken zu minimieren und die Effizienz sowie die Transparenz Ihres Programms zu verbessern.
FAQ
1. Was ist ein globales Dienstleistungsportfolio im Bereich Talentmanagement?
Ein globales Portfolio an Talentmanagement-Dienstleistungen umfasst die Fähigkeiten, die ein Unternehmen nutzt, um Mitarbeiter verschiedener Länder und in unterschiedlichen Beschäftigungsformen einzubinden, zu vergüten, zu verwalten und zu betreuen. Es hilft dem Unternehmen dabei, für jeden Mitarbeiter den richtigen Weg zu wählen und diese Entscheidung mit der entsprechenden operativen Unterstützung zu verknüpfen.
2. Was sollte ein globales Portfolio an Personallösungen umfassen?
Ein globales Portfolio an Personallösungen sollte die Bereiche Einstufung und Compliance, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen, Steuerverwaltung, EOR- und AOR-Dienstleistungen, Unterstützung bei grenzüberschreitenden Einsätzen sowie Programmtransparenz umfassen. Zusammen tragen diese Bereiche dazu bei, dass Unternehmen ihre Leih- und Aushilfskräfte effizient und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verwalten können.
3. Warum benötigen Unternehmen unterschiedliche Einstellungswege für Leiharbeitnehmer?
Unternehmen benötigen unterschiedliche Beschäftigungsmodelle, da jede Arbeitsbeziehung mit unterschiedlichen Compliance-Verpflichtungen verbunden ist. Durch die Wahl des richtigen Modells lässt sich sicherstellen, dass Leiharbeitskräfte gemäß den gesetzlichen Vorschriften eingestuft, beschäftigt und verwaltet werden.
4. Was macht die Steuerung globaler Personalprogramme so komplex?
Globale Personalprogramme sind komplex, da jeder Markt unterschiedliche Vorschriften hinsichtlich Einstufung, Lohnabrechnung, Steuern, Dokumentation und Arbeitnehmerüberwachung hat. Wenn Personalprogramme länderübergreifend ausgebaut werden, lassen sich diese Unterschiede ohne die richtige Struktur immer schwerer bewältigen.
5. Wie kann People2.0 Unternehmen dabei unterstützen, Leiharbeitskräfte in mehreren Ländern zu verwalten?
People2.0 unterstützt Unternehmen dabei, Leiharbeitskräfte in verschiedenen Rechtsräumen einzubinden – mithilfe von fachkundig betreuten EOR- und AOR-Lösungen. Mit einer Präsenz in über 130 Ländern begleiten wir den gesamten Lebenszyklus von Leiharbeitskräften – von der Einstufung und Einarbeitung bis hin zur Lohnabrechnung und der laufenden Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Redaktionelle Betreuung durch Jeremiah Akin, Senior Manager, Global Brand and Content
