De vier functies die elk bedrijfsprogramma goed moet uitvoeren
Bedrijven werven personeel op een arbeidsmarkt die steeds dynamischer wordt en steeds minder gebonden is aan geografische grenzen. De vaardigheden die bedrijven nodig hebben, veranderen immers sneller dan traditionele personeelsmodellen kunnen bijbenen. Een recent rapport van het World Economic Forum maakt deze druk duidelijk. De transformatie van het personeelsbestand is inmiddels een dringende zorg voor de meeste bedrijven, vooral nu ze kritieke tekorten aan vaardigheden proberen op te vangen.
Voor veel organisaties is een flexibeler, wereldwijd personeelsmodel de sleutel tot het dichten van deze kloof. Met een flexibeler personeelsbestand kunnen bedrijven hun capaciteit op- of afschalen naarmate de projectbehoeften veranderen. Ze kunnen ook een beroep doen op gespecialiseerd talent, waar dat zich ook bevindt, waardoor ze uit een grotere pool van expertise kunnen putten in plaats van afhankelijk te zijn van kleinere talentenpools.
Maar het opzetten van de juiste systemen voor het beheer van internationale uitzendkrachten is makkelijker gezegd dan gedaan.
Waarom het aansturen van internationaal personeel zo moeilijk en risicovol is
Hoewel flexibiliteit steeds noodzakelijker wordt voor organisaties die wendbaar en concurrerend willen blijven, brengt dit ook een aanzienlijke operationele last met zich mee. Het aansturen van werknemers over de grenzen heen betekent dat men te maken krijgt met een hele reeks compliance-taken, variërend van de indeling van werknemers en de salarisadministratie tot het navigeren door de eigenaardigheden van lokale arbeidswetgeving. Dit wordt nog complexer naarmate de regelgeving verandert in de rechtsgebieden waar ondernemingen actief zijn en waar talent gevestigd is.
Als dit niet goed wordt aangepakt, kan de onderneming blootgesteld worden aan nalevingsrisico’s. Een onjuiste indeling van werknemers kan bijvoorbeeld leiden tot zware financiële sancties; veel bekende merken hebben al boetes van miljoenen dollars gekregen. Het niet naleven van de regels kan ook de reputatie van een bedrijf schaden, zowel bij werknemers als bij klanten.
Tegelijkertijd is het nog nooit zo moeilijk geweest om aan de regelgeving te voldoen, zelfs niet voor goed georganiseerde bedrijfsprogramma’s. Volgens onderzoek van het internationale advocatenkantoor Paul Hastings worden er in steeds meer markten lokale arbeidsregels ingevoerd of aangepast. De regelgeving wordt ook strenger gehandhaafd, waarbij autoriteiten werkgevers een grotere bewijslast opleggen om aan te tonen dat ze de regels naleven. Dat maakt elke beslissing des te belangrijker, van de manier waarop belastingen worden geheven tot de wijze waarop werknemers worden betaald en in de loop van de tijd worden aangestuurd.
Deze risico’s en complicaties zijn de reden waarom veel bedrijfsprogramma’s overstappen op een meer gestructureerde aanpak. In plaats van te vertrouwen op ad-hocoplossingen per land of losstaande relaties met leveranciers, bouwen ze een wereldwijd portfolio van talentmanagementdiensten op dat naleving van de regels waarborgt en het inzicht in de gehele wervingspijplijn verbetert.
Wat een portfolio van wereldwijde talentmanagementdiensten zou moeten omvatten
Een wereldwijd dienstenaanbod op het gebied van talentmanagement omvat het geheel van mogelijkheden waarmee een onderneming werknemers in verschillende landen en van verschillende soorten kan aantrekken, belonen, aansturen en begeleiden. Het woord ‘portfolio’ is hier belangrijk, omdat er niet één enkele aanpak bestaat die aan alle behoeften van het personeelsbestand voldoet. In plaats daarvan moeten meerdere oplossingen met elkaar worden verweven om ervoor te zorgen dat een bedrijf op betrouwbare en regelconforme wijze het talent kan aantrekken dat het nodig heeft.
Sommige werknemers hebben bijvoorbeeld een traditionele arbeidsovereenkomst. Anderen moeten worden aangesteld als flexibele krachten, zoals zelfstandige aannemers, consultants, freelancers of uitzendkrachten. Een portfolio biedt de organisatie een duidelijk kader om te bepalen welke aanpak het beste bij elke situatie past, en koppelt die aanpak vervolgens aan de juiste ondersteuning op het gebied van naleving, salarisadministratie en rapportage.
Die portefeuille moet in ieder geval vier kerngebieden omvatten.
1. Classificatie en naleving
Voordat een werknemer aan de slag gaat, moet de onderneming vaststellen of de functie moet worden beschouwd als een dienstverband, een opdracht als zelfstandige, uitzendwerk of de uitvoering van een werkopdracht. Die beslissing moet worden vastgelegd en de werknemer moet worden ingedeeld in de workflow die bij dat type werknemer hoort.
Een veelvoorkomende lacune ontstaat wanneer de rol van een werknemer verandert na de oorspronkelijke indeling. Stel je een scenario voor waarin een zelfstandige wordt ingehuurd. Aanvankelijk is de reikwijdte van de opdracht duidelijk, maar naarmate de zelfstandige meer in het team wordt geïntegreerd, verschuiven zijn verantwoordelijkheden en de manier waarop hij wordt aangestuurd. Als niemand verantwoordelijk is voor het toetsen van die veranderingen, sluit de oorspronkelijke indeling mogelijk niet meer aan bij de manier waarop het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd. In dit geval kan de onderneming aansprakelijk worden gesteld voor een onjuiste indeling van de aannemer. Om niet-naleving te voorkomen, moet het toetsen van bestaande indelingen worden geïntegreerd in de personeelsstrategie.
2. Loonadministratie en belastingzaken
Zodra de juiste vorm van dienstverband is gekozen, moet de onderneming er nog steeds voor zorgen dat werknemers correct worden betaald, dat de lokale belastingregels worden nageleefd, dat de wettelijk verplichte premies worden afgedragen en dat in elke markt aan de rapportageverplichtingen wordt voldaan.
Niet-naleving doet zich vaak voor wanneer de salarisadministratie per markt afzonderlijk wordt afgehandeld. Lokale teams kunnen weliswaar processen hebben die op zichzelf goed werken, maar de onderneming kan toch een consistent overzicht missen van factoren zoals de betalingsstatus, belastingafhandeling, sluitingsdata, wettelijk verplichte aangiften of uitzonderingen binnen het volledige programma. Dit kan het moeilijker maken om fouten vroegtijdig op te sporen of te begrijpen waar lokale salarisadministratiepraktijken risico’s met zich meebrengen.
3. Ondersteuning bij grensoverschrijdende activiteiten via EOR of AOR
Een rode vlag voor elk personeelsprogramma is een gebrek aan lokale aanwezigheid of expertise in de markten waar werknemers worden ingezet. Zonder toegang tot mensen die deze regels in de praktijk begrijpen, kan het bedrijf zich baseren op aannames — en dat is een wankele basis, aangezien de vereisten in het ene rechtsgebied vaak verschillen van die in een ander. Hieraan gekoppeld is de noodzaak om gelijke tred te houden met veranderingen in de lokale regelgeving. Deskundigen ter plaatse volgen de lokale ontwikkelingen op de voet en ondersteunen ondernemingen bij de voorbereiding op deze veranderingen.
Door samen te werken met een gerenommeerde EOR- en AOR-partner wordt dit probleem opgelost. De juiste partner kan de broodnodige lokale expertise leveren en praktische manieren bieden om talent aan te trekken, zonder dat in elk land alle capaciteiten intern moeten worden opgebouwd.
Employer of Record (EOR) -diensten bieden ondersteuning aan werknemers in landen waar de onderneming geen eigen lokale vestiging heeft. Agent of Record (AOR) -diensten ondersteunen het op regelmatige wijze inzetten van zelfstandige contractanten en bieden hulp bij de indeling, contracten, onboarding en betalingsadministratie.
- Gerelateerd: Wil je weten welke dienst het beste bij je past? Lees dan onze gids over EOR versus AOR.
4. Zichtbaarheid van het programma en rapportage
Leidinggevenden binnen een onderneming moeten kunnen zien wie er aan het werk is, waar deze medewerkers gevestigd zijn, hoe betrokken ze zijn, welke leveranciers erbij betrokken zijn, wat het programma kost en op welke uitzonderingen extra aandacht moet worden besteed.
Dat overzicht is moeilijk te verkrijgen. In veel programma’s werken verschillende medewerkers in verschillende systemen. Zelfstandige contractanten worden op de ene manier bijgehouden, uitzendkrachten op een andere manier en personeelsleveranciers weer op een heel andere manier. Dit maakt het voor leidinggevenden moeilijk om eenvoudige vragen over hun personeelsbestand te beantwoorden.
Een ander probleem is dat de verschillende onderdelen van het programma vaak onder de verantwoordelijkheid van verschillende teams vallen. Zo kan HR bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor personeelsplanning, terwijl inkoop de leveranciers beheert en de juridische afdeling de contracten controleert. Als die onderdelen afzonderlijk worden beheerd, wordt het programma moeilijk te sturen en ontstaat er een risico op fouten op het gebied van compliance. Problemen rond gescheiden gegevens en processen brengen ons bij ons volgende punt.
De ideale oplossing voor personeelsbeheer brengt alle onderdelen met elkaar in verbinding
De waarde van een wereldwijd dienstenaanbod op het gebied van talentmanagement ligt in de mate waarin het alle hierboven besproken aspecten met elkaar kan combineren.
Door een uniform kader te creëren dat inzicht biedt in de gehele werknemersketen, maakt de ideale portfolio duidelijk hoe elke werknemer moet worden ingezet. Vervolgens moet die beslissing worden gekoppeld aan de ondersteuning die nodig is om de relatie op de juiste manier te beheren. De juiste gegevens moeten met de werknemer meebewegen, zodat de mensen die verantwoordelijk zijn voor werving, naleving, betaling en rapportage niet met verschillende versies van hetzelfde verhaal werken.
Dit is wat een echt portfolio onderscheidt van een verzameling diensten. Het brengt de beslissingen, gegevens en controlemechanismen die al deel uitmaken van wereldwijd personeelsbeheer met elkaar in verband, zodat bedrijven op transparante, efficiënte en aan de regelgeving conforme wijze talent uit verschillende markten kunnen aantrekken.
Waar je op moet letten bij het kiezen van een partner voor wereldwijd talentmanagement
Nu we weten hoe een goed aanbod aan personeelsoplossingen eruitziet, is de volgende vraag hoe we potentiële dienstverleners kunnen beoordelen. Deze partners spelen een cruciale rol bij het waarborgen van naleving en het in stand houden van de talentstroom. Voor ondernemingen die werknemers in verschillende rechtsgebieden in dienst nemen, is de juiste ondersteuning door EOR- en AOR-partners bijzonder belangrijk.
Een sterke partner zou aan de meeste van deze behoeften moeten kunnen voldoen:
- Richtlijnen inzake samenwerkingsvormen: De partner dient te helpen bepalen of een werknemer in loondienst moet worden genomen, als zelfstandige moet worden ingezet of via een ander model moet worden aangesteld. Deze richtlijnen moeten rekening houden met het uitgevoerde werk, de betreffende markt en de mate van lokale ondersteuning die de onderneming nodig heeft.
- EOR- en AOR-mogelijkheden: Flexibele personeelsstrategieën vereisen toegang tot verschillende soorten werknemers, of het nu gaat om zelfstandige contractanten of tijdelijke krachten. Partners die zowel EOR- als AOR-ondersteuning bieden, geven ondernemingen meer flexibiliteit om op een regelconforme manier het type werknemer in te zetten dat een project vereist.
- Lokale expertise, ondersteund door wereldwijde capaciteit: Bedrijven hebben lokale expertise nodig in de markten waar hun medewerkers werkzaam zijn, omdat de nalevingsregels van rechtsgebied tot rechtsgebied sterk verschillen. Tegelijkertijd stelt wereldwijde dekking bedrijven in staat om talent in meer landen aan te trekken, met de mogelijkheid om hun personeelsbestand aan te passen naarmate de behoeften veranderen. Partners die beide bieden, zijn in staat om aan de huidige en toekomstige behoeften van een bedrijf te voldoen.
- Zichtbaarheid van het programma: De partner moet leidinggevenden binnen de onderneming helpen inzicht te krijgen in wie er aan het werk is, hoe betrokken de medewerkers zijn, waar er afwijkingen optreden en wat aandacht vereist. Zonder dat overzicht kan het programma nog steeds moeilijk te sturen zijn, zelfs als individuele processen op het eerste gezicht goed lijken te functioneren.
Hoe People2.0 bedrijven ondersteunt bij het opbouwen van een sterker personeelsbestand
Bij People2.0 helpen we ondernemingen bij het opzetten van robuuste en aan de regelgeving conforme wereldwijde programma’s voor tijdelijke arbeidskrachten, waardoor ze werknemers van overal ter wereld kunnen inzetten.
Onze door experts geleide EOR- en AOR-oplossingen bieden één centraal aanspreekpunt voor het inzetten van verschillende soorten tijdelijke werknemers. Wij ondersteunen de volledige levenscyclus van tijdelijke werknemers, van classificatie en onboarding tot salaris- en secundaire arbeidsvoorwaardenadministratie, belastingbeheer, offboarding en het documenteren van grensoverschrijdende naleving.
Onze ondersteuning houdt niet op zodra een medewerker in dienst is getreden. De lokale regelgeving verandert voortdurend, en bedrijven hebben een partner nodig die hen kan helpen om bij te blijven. Onze experts ter plaatse volgen de veranderingen in de regelgeving op de voet en helpen organisaties hun personeelsprocessen aan te passen naarmate de eisen veranderen.
Met een bereik in meer dan 130 landen, meer dan 1.700 zakelijke klanten en een trackrecord zonder enkele foutieve classificatie bieden wij bedrijven het bereik en de structuur om wereldwijde programma’s voor tijdelijk personeel op grote schaal te beheren.
- Zie ook: Ontdek hoe People2.0 een wereldwijd consumentenmerk uit de Fortune 100 heeft geholpen bij het standaardiseren van zijn programma voor zelfstandige contractanten, wat heeft geleid tot een verkorting van de inwerktijd met drie weken en een kostenbesparing van 450.000 dollar.
Zorg ervoor dat uw programma aan de voorschriften voldoet
Als uw onderneming in verschillende markten met tijdelijke krachten werkt, kan People2.0 u helpen een stevigere structuur op te zetten voor het aantrekken van talent. Bekijk onze dienstverlening en neem contact op met ons team om te ontdekken hoe wij u kunnen helpen risico’s te beperken en de efficiëntie en transparantie van uw programma te verbeteren.
FAQ
1. Wat is een wereldwijd dienstenaanbod op het gebied van talentmanagement?
Een wereldwijd dienstenaanbod op het gebied van talentmanagement omvat het geheel aan mogelijkheden waarmee een onderneming werknemers in verschillende landen en van verschillende soorten kan aantrekken, belonen, aansturen en begeleiden. Het helpt de onderneming om voor elke werknemer de juiste koers te kiezen en die beslissing te koppelen aan de juiste operationele ondersteuning.
2. Wat moet een portfolio van wereldwijde personeelsoplossingen omvatten?
Een wereldwijd portfolio van personeelsoplossingen moet de volgende onderdelen omvatten: classificatie en naleving, salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingadministratie, EOR- en AOR-diensten, ondersteuning bij grensoverschrijdende inzet en inzicht in programma’s. Samen helpen deze onderdelen ondernemingen om tijdelijke werknemers efficiënt en conform de regelgeving te beheren.
3. Waarom hebben bedrijven verschillende wervingskanalen nodig voor tijdelijke krachten?
Bedrijven hebben verschillende wervingskanalen nodig, omdat elke arbeidsrelatie andere nalevingsverplichtingen met zich meebrengt. Door het juiste kanaal te gebruiken, kan worden gewaarborgd dat tijdelijke werknemers worden ingedeeld, aangeworven en beheerd in overeenstemming met de wettelijke voorschriften.
4. Wat maakt het beheer van wereldwijde personeelsprogramma’s zo complex?
Wereldwijde personeelsprogramma’s zijn complex omdat elke markt andere regels kent op het gebied van indeling, salarisadministratie, belastingen, documentatie en toezicht op werknemers. Naarmate personeelsprogramma’s zich over verschillende landen uitbreiden, worden deze verschillen steeds moeilijker te beheren zonder de juiste structuur.
5. Hoe kan People2.0 bedrijven helpen bij het beheer van tijdelijke krachten in verschillende landen?
People2.0 helpt ondernemingen bij het inzetten van tijdelijke werknemers in verschillende rechtsgebieden via door experts geleide EOR- en AOR-oplossingen. Met een bereik in meer dan 130 landen ondersteunen wij de volledige levenscyclus van tijdelijke werknemers, van classificatie en onboarding tot betalingsadministratie en doorlopende naleving van de regelgeving.
Redactionele begeleiding door Jeremiah Akin, Senior Manager, Global Brand and Content
