Nous discutons souvent de la mauvaise classification des travailleurs indépendants et du risque majeur que cela peut représenter pour les employeurs. Aujourd’hui, nous allons aborder une autre forme importante de mauvaise classification qui se produit souvent : la mauvaise classification des exemptions. Tout comme pour les problèmes découlant de la mauvaise classification de travailleurs étiquetés comme travailleurs autonomes alors qu’ils auraient dû être classés comme employés W2, il y a des répercussions négatives importantes à étiqueter un employé comme exempté alors qu’il devrait en fait être classé comme non exempté.
Un employé non exempté est celui qui est payé pour les heures supplémentaires à temps et la moitié de son salaire horaire pour toute heure travaillée au-delà de 40 heures en une semaine. En Californie, par exemple, cette règle est plus stricte, et le paiement des heures supplémentaires prend aussi en compte tout ce qui a été travaillé plus de 8 heures en une journée. Il existe des exceptions aux règles sur les heures supplémentaires, ce qu’on appelle « exempté », c’est-à-dire que les travailleurs qui remplissent ces critères sont exemptés du paiement des heures supplémentaires.
Les principales exemptions dans notre secteur sont les postes de cadre, administratif, professionnel et professionnel de l’informatique. Il est obligatoire qu’un travailleur remplisse toutes les conditions d’au moins une de ces exemptions pour être considéré comme exempté, et pour ne pas être admissible au paiement des heures supplémentaires.
Cela nous amène à ce qui se passe aujourd’hui en Californie avec un recours collectif présumé contre le détaillant de fournitures de bureau Staples, Inc. (Staples), accusé que Staples ne paie pas les heures supplémentaires ainsi que les pauses repas et repos obligatoires en raison d’une classification incorrecte des travailleurs. La mauvaise classification en question est que les employés embauchés comme directeurs généraux sont classés comme exemptés plutôt que non exemptés. En raison du travail effectué, on suppose que le directeur général a été classé comme exempté selon les critères d’exemption administrative.
Dans le recours collectif déposé, les plaignants affirment que plus de 50% des activités quotidiennes du directeur général consistent à accomplir régulièrement des tâches non managériales, comme celles des employés non exemptés, notamment le service à la clientèle, le remplissage des étagères des magasins et la sortie des poubelles. Puisqu’il est soutenu que ces tâches représentent plus de 50% des activités quotidiennes de l’employé, il y a lieu de s’inquiéter puisque la classification des exemptions de l’employé est basée sur les tâches qu’il accomplit principalement.
En Californie, un employé exempté doit consacrer plus de la moitié de son temps à un travail exempté. Cela signifie que plus de 50% des actifs quotidiens de l’employé exempté doivent répondre aux critères d’exemption. (En passant, il est important de noter que la « règle des 50% » en Californie est aussi un critère présenté dans les nouvelles modifications proposées aux règles fédérales sur les heures supplémentaires.)
Le facteur suivant illustre bien à quel point ces décisions peuvent être difficiles : en plus de la règle des 50%, on soutient aussi que le rôle du directeur général ne répond pas au statut d’exemption parce qu’il n’a pas le droit de prendre des décisions dans des « questions d’importance ». Même si le titre de l’employé est directeur général, ce groupe d’employés n’était pas autorisé à faire des tâches qui relèvent de la gestion pour un poste à ce niveau; l’embauche et le congédiement de personnel lorsque nécessaire. Cependant, il est important de noter que « questions d’importance » ne signifie pas décider quand effectuer une tâche, par exemple, le simple fait qu’un directeur général ait décidé de terminer une tâche demain au lieu d’aujourd’hui n’implique pas de discrétion pour un jugement indépendant, mais plutôt que le jugement indépendant doit avoir un impact direct sur les politiques de gestion ou les opérations commerciales générales pour être réellement significatif et répondre aux critères d’exemption.
L’exemption administrative comporte des critères très spécifiques qui doivent être remplis, et depuis 1947, la Cour suprême a statué que l’employeur doit prouver tous les points d’une exemption pour qu’elle soit applicable.
Les critères administratifs :
- L’employé effectue principalement un travail non manuel directement lié aux opérations commerciales générales de l’organisation.
- L’employé est en mesure d’exercer régulièrement sa discrétion et son jugement indépendant.
- L’employé a acquis une formation, une expérience ou des connaissances particulières.
- L’employé consacre plus de 50% de son temps à ces activités.
- L’employé répond au test du salaire minimum.
Revenons au scénario avec Staples : il semble que les directeurs généraux ne remplissent pas tous les critères requis pour l’exemption administrative, et devraient être classés comme non exemptés et admissibles à la rémunération des heures supplémentaires, tout en offrant les mêmes pauses repas et repos accordées aux autres employés non exemptés. Malgré le titre de directeur général, plus de 50% du travail quotidien effectué correspond à celui des employés non exemptés, et aucune décision indépendante n’est prise dans des « questions d’importance ».
Il ne suffit pas que l’employé remplisse en grande partie toutes les exigences, car même s’il n’y a qu’une petite partie des critères d’exemption qui n’est pas remplie, l’employé est considéré comme non exempté. Pour cette raison, il est possible que Staples ait mal classé les directeurs généraux comme exemptés, et que ces employés devraient être admissibles à la rémunération des heures supplémentaires ainsi qu’aux périodes obligatoires de repas et de repos. Puisque Staples a déterminé le statut d’exemption de ses directeurs généraux, c’est maintenant leur responsabilité de le prouver. Il existe un secret pas si bien gardé en droit du travail : chaque organisme gouvernemental qui s’intéresse à la classification des travailleurs a une règle non écrite; Leur biais est que chaque travailleur est un employé non exempté à moins que l’employeur puisse prouver le contraire. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas classer un travailleur comme travailleur autonome, ou un employé comme exempté. Cela signifie simplement que si vous le faites, vous devez suivre les directives fédérales et provinciales applicables, et être prêt à défendre la décision si on vous la confronte.
En tant qu’experts en conformité et engagement des CI, la page d’accueil de TalentWave prend chaque jour des décisions de classification des travailleurs pour des centaines d’employeurs à travers les États-Unis. Nous veillons à ce que les travailleurs flexibles issus directement soient correctement sélectionnés et engagés afin que nos clients puissent rapidement les déployer sur des projets essentiels.
