Wir sprechen oft über die falsche Einstufung von unabhängigen Auftragnehmern und das große Risiko, das sie für Arbeitgeber darstellen kann. Heute befassen wir uns mit einer anderen wichtigen Form der Fehleinstufung, die häufig vorkommt: die Fehleinstufung von Ausnahmen. Genau wie bei den Problemen, die sich aus der falschen Einstufung von Arbeitnehmern ergeben, die als unabhängige Auftragnehmer eingestuft werden, obwohl sie als W2-Angestellte hätten eingestuft werden sollen, gibt es erhebliche negative Auswirkungen, wenn ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als befreit eingestuft wird, obwohl er in Wirklichkeit als nicht befreit eingestuft werden sollte.
Ein nicht freigestellter Arbeitnehmer wird für Überstunden mit dem halben Stundenlohn für alle Stunden bezahlt, die er in einer Woche mehr als 40 Stunden arbeitet. In Kalifornien zum Beispiel ist diese Regel strenger, und bei der Überstundenvergütung wird auch alles berücksichtigt, was an einem Tag mehr als 8 Stunden gearbeitet wird. Es gibt Ausnahmen von den Überstundenregelungen, und diese werden als „befreit“ bezeichnet, d. h. Arbeitnehmer, die diese Kriterien erfüllen, sind von der Überstundenvergütung befreit.
Die wichtigsten Ausnahmen in unserer Branche sind leitende Angestellte, Verwaltungsangestellte, Fachkräfte und Computerfachleute. Es ist zwingend erforderlich, dass ein Arbeitnehmer alle Anforderungen in mindestens einer dieser Befreiungen erfüllt, um als befreit zu gelten und keinen Anspruch auf Überstundenvergütung zu haben.
Dies bringt uns zu dem, was heute in Kalifornien mit einer vermeintlichen Sammelklage gegen den Bürobedarfshändler Staples, Inc. (Staples) geschieht, in der Staples beschuldigt wird, durch eine falsche Einstufung der Arbeitnehmer die Überstundenvergütung und die vorgeschriebenen Essens- und Ruhepausen nicht zu gewähren. Die fragliche Fehleinstufung besteht darin, dass Mitarbeiter, die als General Manager eingestellt werden, als befreit und nicht als nicht befreit eingestuft werden. Aufgrund der ausgeübten Tätigkeit wird angenommen, dass der General Manager nach den Kriterien für die Befreiung von Verwaltungsaufgaben als befreit eingestuft wurde.
In der eingereichten Sammelklage geben die Kläger an, dass mehr als 50 % der täglichen Tätigkeiten des Geschäftsführers darin bestehen, routinemäßig nicht-leitende Aufgaben auszuführen, wie sie auch von nicht-befreiten Arbeitnehmern ausgeübt werden, z. B. Kundenbetreuung, Auffüllen der Regale und Müllabfuhr. Da behauptet wird, dass diese Aufgaben mehr als 50 % der täglichen Tätigkeiten des Angestellten ausmachen, besteht Anlass zur Sorge, da die Einstufung des Angestellten als befreit auf den Aufgaben basiert, mit denen er hauptsächlich beschäftigt ist.
In Kalifornien muss ein steuerbefreiter Arbeitnehmer mehr als die Hälfte seiner Zeit mit steuerbefreiter Arbeit verbringen. Das bedeutet, dass mehr als 50 % der täglichen Aktivitäten des steuerbefreiten Mitarbeiters den Kriterien für die Steuerbefreiung entsprechen müssen. (Am Rande sei bemerkt, dass die „50 %-Regel“ in Kalifornien auch ein Kriterium ist, das in den neuen Änderungsvorschlägen für die Überstundenregelung auf Bundesebene genannt wird).
Der nächste Faktor ist ein gutes Beispiel dafür, wie schwierig diese Festlegungen sein können: Neben der 50 %-Regel wird auch argumentiert, dass die Rolle des Generaldirektors nicht den Freistellungsstatus erfüllt, weil er keine Entscheidungen in „Angelegenheiten von Bedeutung“ treffen darf. Obwohl der Titel des Mitarbeiters General Manager lautet, war es dieser Gruppe von Mitarbeitern nicht gestattet, Dinge zu tun, die für eine Position auf dieser Ebene von Bedeutung sind, wie z. B. das Einstellen und Entlassen von Personal, wenn dies erforderlich ist. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass „Angelegenheiten von Bedeutung“ nicht bedeutet, dass entschieden wird, wann eine Aufgabe zu erledigen ist. Nur weil ein General Manager z. B. entschieden hat, eine Aufgabe morgen statt heute zu erledigen, bedeutet dies nicht, dass er über einen Ermessensspielraum verfügt, sondern dass das unabhängige Urteil eine direkte Auswirkung auf die Managementpolitik oder den allgemeinen Geschäftsbetrieb haben muss, um tatsächlich von Bedeutung zu sein und die Freistellungskriterien zu erfüllen.
Die Verwaltungsausnahme hat sehr spezifische Kriterien, die erfüllt werden müssen, und seit 1947 hat der Oberste Gerichtshof entschieden, dass der Arbeitgeber jeden Punkt einer Ausnahme nachweisen muss, damit sie anwendbar ist.
Die administrativen Kriterien:
- Der Mitarbeiter führt hauptsächlich nicht-manuelle Arbeiten aus, die in direktem Zusammenhang mit den allgemeinen Geschäftsabläufen der Organisation stehen.
- Der Mitarbeiter ist in der Lage, regelmäßig nach eigenem Ermessen zu handeln und ein unabhängiges Urteil zu fällen.
- Der Arbeitnehmer hat eine besondere Ausbildung, Erfahrung oder Kenntnisse erworben.
- Der Arbeitnehmer wendet mehr als 50 % seiner Zeit für diese Tätigkeiten auf.
- Der Arbeitnehmer erfüllt den Mindestlohntest.
Gehen wir noch einmal auf das Szenario mit Staples ein: Es hat den Anschein, dass die Geschäftsführer nicht alle Kriterien erfüllen, die für die Freistellung von Verwaltungsaufgaben erforderlich sind, und als nicht befreite Mitarbeiter eingestuft werden sollten, die Anspruch auf Überstundenvergütung haben und denen dieselben Essens- und Ruhepausen gewährt werden sollten, die auch anderen nicht befreiten Mitarbeitern gewährt werden. Trotz des Titels eines Geschäftsführers werden mehr als 50 % der täglichen Arbeit von nicht freigestellten Mitarbeitern verrichtet, und es werden keine unabhängigen Entscheidungen in „wichtigen Angelegenheiten“ getroffen.
Es reicht nicht aus, dass der Arbeitnehmer im Wesentlichen alle Anforderungen erfüllt, denn auch wenn nur ein kleiner Teil der Freistellungskriterien nicht erfüllt ist, gilt der Arbeitnehmer als nicht befreit. Aus diesem Grund ist es möglich, dass Staples die Geschäftsführer fälschlicherweise als befreit einstuft und dass diese Mitarbeiter Anspruch auf Überstundenvergütung sowie auf die vorgeschriebenen Essens- und Ruhezeiten haben sollten. Da Staples den Freistellungsstatus seiner Geschäftsführer festgestellt hat, liegt es nun in ihrer Verantwortung, dies zu beweisen. Es gibt ein nicht ganz so gut gehütetes Geheimnis im Arbeitsrecht: Jede Behörde, die sich mit der Einstufung von Arbeitnehmern befasst, hat eine ungeschriebene Regel: Sie geht davon aus, dass jeder Arbeitnehmer ein nicht freigestellter Arbeitnehmer ist, sofern der Arbeitgeber nicht das Gegenteil beweisen kann. Das bedeutet nicht, dass Sie einen Arbeitnehmer nicht als unabhängigen Auftragnehmer einstufen oder einen Angestellten als befreit einstufen können. Es bedeutet nur, dass Sie in diesem Fall die geltenden bundes- und einzelstaatlichen Richtlinien befolgen und darauf vorbereitet sein müssen, Ihre Entscheidung zu verteidigen, wenn sie angefochten wird.
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