Die Einstellung oder Vermittlung von Talenten über Ländergrenzen hinweg ist der Schlüssel zum Aufbau einer flexiblen und wettbewerbsfähigen Belegschaft. Dies stellt die Unternehmen jedoch auch vor komplexe regulatorische Herausforderungen.
Wir erläutern Ihnen, was Sie über die Einhaltung der Vorschriften für internationale Mitarbeiter und Auftragnehmer wissen müssen und wie Sie kostspielige Fehltritte vermeiden können.
Die verborgene Komplexität von grenzüberschreitenden Engagements
Die Einhaltung von Vorschriften war noch nie so komplex wie heute. Laut der jüngsten Global Compliance Survey von PwC geben 85 % der Unternehmen an, dass es in den letzten drei Jahren schwieriger geworden ist, mit den gesetzlichen Anforderungen umzugehen. Fast acht von zehn Unternehmen geben an, dass diese Herausforderungen bereits ihre Wachstumsmöglichkeiten einschränken.
Die Verwaltung von Talenten über Ländergrenzen hinweg birgt ein erhebliches Compliance-Risiko und wenig Spielraum für Fehler. Wenn wir das Wort „Gerichtsbarkeit“ verwenden, beziehen wir uns auf eine lange Liste möglicher Remote-Arbeitsarrangements, einschließlich internationaler Einsätze und Engagements, die die Grenzen von Bundesstaaten oder Provinzen überschreiten.
Die Vorschriften für die Einstufung von Arbeitsverhältnissen, die Steuereinbehaltung, die Leistungen für Arbeitnehmer und den Arbeitsschutz sind von Land zu Land sehr unterschiedlich. Und diese Regeln gelten unabhängig davon, ob ein Unternehmen sie vollständig versteht oder nicht.
Die Gefahren der Nichteinhaltung von Vorschriften
Viele Unternehmen und Personaldienstleister haben ihren Aktionsradius erweitert, indem sie entweder Bewerber von mehr Standorten aus rekrutieren oder Kunden in mehr Märkten bedienen. Einem aktuellen Bericht des Weltwirtschaftsforums zufolge führt etwa ein Viertel der Arbeitgeber weltweit die grenzüberschreitende Telearbeit ein, wobei die Zahlen in Regionen wie Australien fast 50 % erreichen. Doch in vielen Fällen werden diese grenzüberschreitenden Aufträge ohne die richtigen Compliance-Strukturen durchgeführt.
Diese Unternehmen spielen, oft unwissentlich, ein gefährliches Spiel. Die versehentliche falsche Einstufung von unabhängigen Auftragnehmern kann beispielsweise Geldstrafen in Millionenhöhe nach sich ziehen, ganz zu schweigen von der Schädigung des Rufs durch Nichteinhaltung der Vorschriften.
Datenschutzgesetze sind zu einer eigenen großen Herausforderung geworden. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Standort erheblich, sei es die GDPR in der EU, das südafrikanische POPIA oder das kalifornische CalOPPA. Die Nichteinhaltung dieser Standards kann zu einer behördlichen Überprüfung und zu finanziellen Strafen führen. So wurde beispielsweise ein bekanntes Technologieunternehmen vor kurzem wegen eines Verstoßes gegen die Datenschutzgrundverordnung mit einer Geldstrafe in Höhe von 1,2 Milliarden Euro belegt.
Das sind keine Ausnahmefälle. Vielmehr sind sie das übliche, zu erwartende Ergebnis, wenn die Einhaltung der Vorschriften als nachträglicher Gedanke behandelt wird. Für jedes Unternehmen, das Talente grenzüberschreitend vermittelt oder beschäftigt, muss die Einhaltung der Vorschriften Teil des zentralen Betriebsmodells sein.
Was die Einhaltung der Vorschriften beinhaltet
Grenzüberschreitende Einstellungen bedeuten, dass Sie sich an die rechtlichen und betrieblichen Standards der Länder anpassen müssen, in denen Ihre Mitarbeiter tätig sind. Unabhängig davon, ob Sie einen Angestellten oder einen unabhängigen Auftragnehmer einstellen, bestimmen diese Standards alles, von der Einstufung der Mitarbeiter bis hin zur Bezahlung, Unterstützung und Aufbewahrung der Unterlagen.
Die Unternehmen sind dafür verantwortlich:
- Einstufung von Arbeitnehmern: Jede Rechtsordnung hat ihre eigenen Regeln, um zu bestimmen, ob jemand ein Arbeitnehmer oder ein Auftragnehmer ist. Die falsche Einstufung eines Arbeitnehmers kann zu Strafen und rückwirkenden Steuerrechnungen führen.
- Steuereinbehalt und Lohnbuchhaltung: Arbeitgeber sind häufig verpflichtet, sich vor Ort anzumelden, Steuern korrekt zu berechnen und Beiträge zu den öffentlichen Systemen zu leisten. Dazu gehören Einkommensteuer, Versicherungen und andere Sozialabgaben.
- Leistungen und Ansprüche: Die gesetzlichen Leistungen variieren stark und sind in der Regel nicht verhandelbar. Dazu gehören z. B. bezahlte Freistellungen, Renten, Beiträge zur Krankenversicherung oder Krankheitsurlaub.
- Arbeitsverträge: Die Verträge müssen den lokalen Standards entsprechen. Dazu gehört die Verwendung der richtigen Sprache und die klare Festlegung von Bedingungen wie Arbeitszeiten und Kündigungsfristen.
- Daten und Dokumentation: Datenschutzgesetze regeln, wie Arbeitnehmerdaten erfasst und gespeichert werden. In vielen Ländern wird außerdem erwartet, dass Sie Aufzeichnungen führen, die belegen, dass Sie die Arbeitnehmer korrekt eingestuft und die steuerlichen und arbeitsrechtlichen Anforderungen erfüllt haben.
Die Einhaltung lokaler Standards ist entscheidend, um Vertrauen zu gewinnen. Arbeitnehmer sind eher bereit, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die faire Bedingungen bieten und die Normen ihrer Region respektieren. In wettbewerbsintensiven Märkten ist dies der Schlüssel, um flexible Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten.
Compliance ist komplex und ändert sich ständig
Die Einhaltung der Vorschriften ist eine Vollzeitbeschäftigung, zumal die Regeln nicht nur von Land zu Land, sondern auch von Staat, Provinz oder Region zu Region variieren. Ein Auftragnehmer, der in New York arbeitet, ist in Kalifornien möglicherweise nicht konform. Ein gültiger Lohnabrechnungsprozess in Ontario kann in British Columbia unzureichend sein. Diese Unterschiede wirken sich auf die Einhaltung der Vorschriften aus. Sie erschweren auch den Aufbau eines wiederholbaren Prozesses in verschiedenen Regionen, was das Risiko von Fehlern bei der Erweiterung von Teams erhöht.
Gleichzeitig sind die Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften nicht starr. Die Regierungen überarbeiten die Gesetze, und die Vollzugsbehörden aktualisieren die Anwendung dieser Gesetze. Wenn die Änderungen in Kraft treten, müssen die Unternehmen die Art und Weise, wie sie ihre Mitarbeiter beschäftigen, anpassen oder riskieren, die Vorschriften nicht einzuhalten. Änderungen bei der Einhaltung von Vorschriften haben nicht immer viel Vorlaufzeit, und selbst kleine Anpassungen können schwerwiegende finanzielle oder rufschädigende Folgen haben, wenn sie versäumt werden.
Regionale Compliance im Blickpunkt
In den Vereinigten Staaten verwendet Kalifornien den ABC-Test, um festzustellen, ob ein Arbeitnehmer als unabhängiger Auftragnehmer behandelt werden kann. Dieser Standard ist enger gefasst als der, den andere Staaten anwenden. Wenn sich die Gesetzgebung ändert, müssen Unternehmen möglicherweise Arbeitnehmer neu einstufen oder Verträge überarbeiten, um ein Risiko zu vermeiden. Aufgrund dieser Unterschiede ist es schwierig, in allen Staaten eine einheitliche Richtlinie für Auftragnehmer anzuwenden.
Im Vereinigten Königreich müssen sich die Unternehmen immer noch an die Durchsetzung der IR35-Regelung gewöhnen, die die Last der Steuerkonformität auf die einstellende Partei überträgt. Jüngste Änderungen bei der Behandlung von Dachunternehmen haben das Risiko für Unternehmen, die sich auf diese Modelle verlassen, erhöht.
In Australien gibt es einen stetigen Strom von Gesetzesänderungen. Mehrere Bundesstaaten verlangen nun eine Genehmigung für die Einstellung von Arbeitskräften, selbst für kurzfristige Stellenbesetzungen. Jüngste Aktualisierungen des Fair Work Act und der Gesetzgebung zum Schließen von Schlupflöchern haben neue Compliance-Verpflichtungen für Unternehmen, die australische Talente einstellen, hinzugefügt.
Verfolgung von Rechtsverschiebungen
Die Regeln zu kennen ist wichtig, aber es reicht nicht aus. Die Unternehmen müssen auch überwachen, wie sich diese Regeln im Laufe der Zeit ändern. Um die Vorschriften einzuhalten, müssen die Prozesse regelmäßig überprüft und angepasst werden, wenn sich die rechtliche Situation ändert.
Grenzüberschreitende Einstellungen mit einem EOR oder AOR richtig angehen
Um die Komplexität der grenzüberschreitenden Einhaltung von Vorschriften zu bewältigen, gehen viele Personalvermittler und Unternehmen Partnerschaften mit Anbietern von Arbeitgeber- und Arbeitnehmerregistern ein.
Als Experten für Talent und Einhaltung von Vorschriften sind diese Partner entscheidend für die Risikominimierung, indem sie Unternehmen dabei helfen, in neue Märkte zu expandieren, ohne die lokalen Vorschriften zu vernachlässigen.
Was ein EOR tut
Ein eingetragener Arbeitgeber fungiert als rechtlicher Arbeitgeber in Ihrem Namen. Er verwaltet die Verträge, führt die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch, verwaltet die Sozialleistungen und kümmert sich um die lokalen Steuerabgaben für befristet Beschäftigte.
Sie leiten die Arbeit, während die EOR sicherstellt, dass die Beschäftigung im Einklang mit dem Gesetz erfolgt. Dies ist nützlich, wenn Sie flexible Talente in Ländern oder Rechtsordnungen einstellen, in denen Ihr Unternehmen oder Ihre Agentur nicht direkt tätig werden kann.
Wenn Sie glauben, dass Ihr Unternehmen von einer Partnerschaft mit einem Arbeitgeber profitieren könnte, lesen Sie unseren Leitfaden für EOR-Dienste.
Was eine AOR tut
Ein Vermittler hilft Unternehmen bei der Einstellung unabhängiger Auftragnehmer.
Sie bestätigen den Status des Auftragnehmers, verwalten das Onboarding und die Rechnungsstellung und stellen sicher, dass alle Unterlagen den lokalen Standards entsprechen. Dies verringert das Risiko einer Neueinstufung von Arbeitnehmern und ermöglicht es Ihnen, mit unabhängigen Talenten zu arbeiten und dabei auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben.
Alles, was Sie über Vermittlungsagenturen wissen müssen, finden Sie in unserem Leitfaden für AOR-Dienste.
Brauchen Sie eine AOR oder eine EOR?
Verwenden Sie einen EOR, wenn Sie vorübergehend Beschäftigte in einem Land einstellen, in dem Sie keine eigene Rechtspersönlichkeit haben.
Verwenden Sie eine AOR, wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern arbeiten und Unterstützung bei der korrekten Strukturierung von Aufträgen benötigen.
Beide Modelle helfen Ihnen, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. People2.0 beispielsweise bietet sowohl EOR- als auch AOR-Dienste an und kann auf eine über 20-jährige Geschichte zurückblicken, in der wir Unternehmen dabei unterstützt haben, auf Talente zuzugreifen, wo immer sie diese benötigen. Viele Unternehmen profitieren von einer Kombination der beiden Dienstleistungen.
Aufbau einer flexibleren und kosteneffizienteren Personalstrategie
Ein starkes Compliance-Modell, wie es von einer EOR oder AOR angeboten wird, schützt Ihr Unternehmen nicht nur vor Schwierigkeiten. Indem es kritische Aufgaben übernimmt, kann es die tägliche operative Belastung verringern und den Unternehmen mehr Flexibilität beim Aufbau und der Verwaltung verteilter Teams geben.
Mit einer EOR oder AOR, die sich um die Einhaltung der Vorschriften kümmert, können Unternehmen in neue Märkte eintreten, ohne lokale Rechtseinheiten gründen oder interne Compliance-Teams aufbauen zu müssen. Dieser Weg ist oft kosteneffizienter, da er die Vorabinvestitionen und die laufenden Betriebskosten senkt.
Außerdem wird dadurch die interne Belastung verringert. Die richtigen Compliance-Partner können ein breites Spektrum an Aufgaben übernehmen, von der Ausarbeitung rechtskonformer Verträge bis hin zur Verwaltung von Einarbeitung, Gehaltsabrechnung und Dokumentation. Ohne diese Unterstützung würden diese Aufgaben von den Personal-, Finanz- und Rechtsteams übernommen. Ihr Partner senkt nicht nur den Verwaltungsaufwand und die Gemeinkosten, sondern verringert auch den Bedarf an reaktiver juristischer Arbeit, wenn etwas schief läuft. Und mit der richtigen Unterstützung können Unternehmen ihre Belegschaft vergrößern oder verkleinern, ohne an eine feste Infrastruktur in jeder Region gebunden zu sein.
Vereinfachen Sie die grenzüberschreitende Compliance
Internationale Einstellungen öffnen die Tür zu einem größeren Talentpool und neuen Wachstumschancen. Um diese Märkte zu erschließen, bedarf es eines soliden Rahmens für die Einhaltung von Vorschriften, der auf die rechtlichen und betrieblichen Standards der jeweiligen Region abgestimmt ist.
People2.0 unterstützt Personaldienstleister und Unternehmen bei der Einstellung von externen Mitarbeitern und Auftragnehmern in verschiedenen Rechtsordnungen. Unser Team verwaltet jedes Jahr über 150.000 Arbeitnehmereinsätze unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften und ohne Fehlklassifizierungen.
Mit der richtigen Unterstützung wird die internationale Personalbeschaffung zu einem Wachstumshebel. Sprechen Sie mit unseren Compliance-Experten, um zu erfahren, wie wir grenzüberschreitende Einstellungen und Vermittlungen einfacher, sicherer und leichter zu skalieren machen.
