Da immer weniger Menschen ans Telefon gehen, sind Voicemail-Skripte für Personalverantwortliche ein zunehmend wichtiges Instrument, um Bewerber zu erreichen.
Aber da KI-gestützte Sourcing-Tools die Kandidaten-Pipelines erweitern und die Interaktion über mehrere Kanäle zur Standardpraxis wird, ist die Sprachnachricht nicht länger eine eigenständige Aktivität. Sie ist Teil eines umfassenderen Kommunikationssystems, zu dem auch E-Mail, SMS, LinkedIn-Nachrichten und automatisierte Nachfassaktionen gehören.
Für Personalverantwortliche und Personalvermittler stellt sich nicht die Frage, ob Personalvermittler Sprachnachrichten hinterlassen sollten. Vielmehr geht es darum, wie sie sich auf die Möglichkeiten und Grenzen der Multi-Channel-Ansprache einstellen sollten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Wirkung Ihrer Ansprache und Voicemail-Skripte verbessern können, indem wir zunächst untersuchen, wie ein Multi-Channel-Ansatz funktioniert.
Wie sich die Kommunikation mit den Bewerbern verändert hat
Visuelle Voicemail, Transkriptionstools und KI-Spamfilter haben die Art und Weise, wie Nachrichten empfangen werden, verändert. Viele Bewerber lesen jetzt Voicemail-Transkripte, bevor sie sich den Ton anhören. In der Praxis bedeutet das, dass Klarheit und Struktur genauso wichtig sind wie der Ton.
Gleichzeitig findet die Kontaktaufnahme des Personalverantwortlichen selten isoliert statt. Eine einzelne Bewerberinteraktion kann Folgendes beinhalten:
- Ein Telefonanruf
- Eine Sprachnachricht
- Eine Folge-E-Mail
- Eine LinkedIn-Nachricht
- Eine Textnachricht
Dieser Ansatz wird oft als Multi-Channel-Synchronisation bezeichnet: eine strukturierte Outreach-Strategie, bei der Recruiter die Nachrichten über mehrere Kommunikationskanäle in einer geplanten Reihenfolge koordinieren und so die Konsistenz der Botschaft, das Timing und die Einhaltung der Vorgaben auf allen Plattformen sicherstellen.
Wenn sie durchdacht eingesetzt wird, verbessert sie die Antwortquoten und reduziert überflüssige Kontakte. Wird es unstrukturiert umgesetzt, erhöht es das Risiko der Einhaltung von Vorschriften und das Risiko für die Marke.
Die Compliance-Dimension des modernen Outreach
In dem Maße, wie sich die Kommunikationskanäle vervielfachen, nehmen auch die rechtlichen Aspekte zu.
SMS-Kampagnen können unter die Vorschriften für die Zustimmung zu SMS fallen. E-Mail-Kampagnen müssen mit Anti-Spam-Gesetzen übereinstimmen, z. B. CAN-SPAM in den Vereinigten Staaten oder gleichwertige Rechtsvorschriften in anderen Rechtsordnungen. In der EU beispielsweise führen die Datenverarbeitung und die KI-gestützte Beschaffung zu zusätzlichen Verpflichtungen im Rahmen des Datenschutzes wie GDPR.
Für Personalvermittlungsunternehmen, die ihre Tätigkeit auf Vertragspersonal oder grenzüberschreitende Stellenbesetzungen ausweiten, werden diese Überlegungen noch komplexer.
Zum Beispiel:
- Verfügt Ihr Unternehmen über dokumentierte SMS-Opt-in-Verfahren?
- Sind die in Frage kommenden Datenanreicherungstools mit den Datenschutzstandards in den jeweiligen Rechtsordnungen vereinbar?
- Sind KI-generierte Botschaften transparent und mit der Markenpositionierung vereinbar?
Voicemail-Skripte sind nicht per se riskant. Allerdings kann die Verwendung von Voicemail in einem locker geregelten Mehrkanalsystem zu einem Risiko für den Ruf oder die Einhaltung von Vorschriften führen.
Die Personalverantwortlichen müssen daher die Einsatzsysteme auf der Ebene der Arbeitsabläufe und nicht nur auf der Ebene der Drehbücher bewerten.
KI-gestützte Personalisierung: Chance und Verantwortung
KI-Tools können die Personalisierung beschleunigen, indem sie Kandidatenprofile zusammenfassen und strukturierte Anspracheentwürfe erstellen. Dies verbessert die Produktivität der Recruiter und reduziert die manuelle Recherche.
Bei der KI-gestützten Öffentlichkeitsarbeit sind jedoch wichtige Überlegungen anzustellen:
- Überprüfen Personalverantwortliche KI-generierte Angaben, bevor sie Bewerber kontaktieren?
- Sind die Sourcing-Tools transparent in Bezug auf die Veröffentlichung von Bewerberdaten?
- Stimmt die Botschaft mit den tatsächlichen Rollenanforderungen und Vergütungsrealitäten überein?
Behauptungen wie „unsere Plattform hat Sie als 95-prozentige Übereinstimmung gekennzeichnet“ sollten nur dann verwendet werden, wenn die zugrunde liegenden Daten korrekt sind.
Personalverantwortliche sollten KI als eine Produktivitätsebene betrachten, die überwacht werden muss und klare Nutzungsrichtlinien erfordert. Das ist besonders wichtig für Personalvermittler, die Unternehmenskunden betreuen, die ihre Beschaffungspraktiken im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung des Anbieters genau unter die Lupe nehmen können.
Wie eine wirksame Recruiter-Voicemail aussieht
In diesem breiteren Rahmen bleibt die Voicemail relevant, wenn sie bewusst eingesetzt wird.
Eine Sprachnachricht eines Personalverantwortlichen sollte:
- Identifizieren Sie die spezifische Rolle früh in der Nachricht
- Zeigen Sie, dass Sie die Erfahrung des Bewerbers kennen
- Einen klaren nächsten Schritt vorsehen
- Bleiben Sie prägnant
Da Abschriften oft gelesen werden, bevor der Ton abgespielt wird, hat der erste Satz ein unverhältnismäßig großes Gewicht, daher sollten Sie sich von Anfang an so klar wie möglich ausdrücken.
Ein großartiges Beispiel für eine Struktur:
„Hallo [Name], ich rufe wegen einer Senior Data Engineering-Stelle bei einem Fintech-Kunden an, der sein Remote-Team erweitert. Ihr kürzlich abgeschlossenes Cloud-Migrationsprojekt passt sehr gut zu dem, was sie gerade aufbauen. Ich melde mich mit einer kurzen E-Mail, in der ich Ihnen den Umfang und den Gehaltsrahmen nenne.“
Diese Struktur:
- Relevanz von Frontloading
- Referenzen spezifische Erfahrung
- Signale Follow-up
- Vermeidet überzogene Behauptungen
Voicemail funktioniert am besten, wenn sie in eine dokumentierte Kontaktaufnahme-Sequenz integriert ist und nicht als eigenständige Taktik behandelt wird.
Häufig gestellte Fragen
Sollten Personalverantwortliche noch Sprachnachrichten hinterlassen?
Ja, zumal viele Kandidaten immer noch Sprachnachrichten abhören. Voicemail sollte als wichtiger Bestandteil einer koordinierten Kontaktstrategie betrachtet werden.
Wie lang sollte eine Sprachnachricht eines Personalverantwortlichen sein?
Die meisten effektiven Sprachnachrichten von Personalverantwortlichen dauern zwischen 20 und 30 Sekunden. Je klarer und prägnanter, desto besser. Die Nachricht sollte die Rolle schnell identifizieren, relevante Erfahrungen erwähnen und einen klaren nächsten Schritt vorgeben.
Ist es zulässig, den Bewerbern nach einem Anruf eine SMS zu schicken?
Je nach Rechtsprechung können SMS-Kampagnen der Zustimmungspflicht unterliegen. In den Vereinigten Staaten müssen SMS-Kampagnen den Vorschriften zur vorherigen Zustimmung entsprechen. Personalvermittlungsunternehmen sollten dokumentierte Zustimmungsprozesse und klare Kommunikationsrichtlinien haben.
Beeinflussen KI-Transkriptionstools die Antwortquoten der Bewerber?
KI-Transkriptionstools beeinflussen die Art und Weise, wie Sprachnachrichten konsumiert werden, da viele Kandidaten die Transkripte lesen, bevor sie sie anhören. Dies erhöht die Bedeutung des Frontloading relevanter Informationen.
Wie hängt die Voicemail-Strategie mit dem Wachstum des Vertragspersonals zusammen?
Mit der Expansion von Unternehmen in den Bereich Contract Staffing führen Kommunikationsworkflows zu einer größeren Anzahl von Bewerbern in verschiedenen Rechtsordnungen. Strukturierte Kontaktaufnahme, Zustimmungsdokumentation und eine konforme Engagement-Infrastruktur tragen dazu bei, dass Vermittlungen skalieren, ohne vermeidbare regulatorische Risiken einzugehen.
Der Inhalt dieses Blogbeitrags stammt aus dem People2.0-Webinar Telefontechniken für Recruiter: How to Leave Voicemail That Will Get You Called Back! mit den Recruiting-Trainer-Experten Tricia Tamkin und Jason Thibeault. Weitere Informationen zu diesem Thema, einschließlich einer erweiterten Version der „6 Regeln“ und spezifischer Voicemail-Skripte, die Sie befolgen sollten, finden Sie in der Aufzeichnung des Webinars in unserer Inhaltsbibliothek.
