FAQ für Talentvermittlungsunternehmen, die unabhängige Auftragnehmer in Kalifornien einsetzen

Wenn Sie in Kalifornien unabhängige Auftragnehmer einsetzen, wissen Sie, wie wachsam Sie sein müssen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und eine falsche Einstufung zu vermeiden. Zum Schutz der Arbeitskräfte gelten in Kalifornien einige der strengsten Gesetze für unabhängige Auftragnehmer, auch bekannt als 1099 Arbeitnehmer. Mit der Verabschiedung des California Assembly Bill 5 wurde 2019 ein neuer rechtlicher Standard für die Einstufung von ICs eingeführt, der 64 % der ICs wieder in den Angestelltenstatus zurückversetzt.  

Die strengen kalifornischen Vorschriften haben dazu geführt, dass viele neue und erfahrene unabhängige Auftragnehmer ihren IC-Status fürchten und übervorsichtig sind, um ihn zu erhalten. Infolgedessen haben Ihre kalifornischen Auftragnehmer möglicherweise Fragen zur Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen. Schließlich müssen sie sich an bestimmte Richtlinien halten, um ihren Status als Selbstständiger zu behalten, und sie könnten Ihre Personalabteilung um Hilfe bitten. Dies kommt häufig bei Personen vor, die zum ersten Mal als unabhängige Auftragnehmer arbeiten.  

Im Folgenden finden Sie einige häufig gestellte Fragen von selbständigen Unternehmern und die entsprechenden Antworten, die Ihnen als Leitfaden dienen sollen. 

Was ist die kalifornische Assembly Bill 5?

Wie bereits kurz erwähnt, hat Kalifornien im Jahr 2019 die Assembly Bill 5 verabschiedet, um echte Arbeitnehmer davor zu schützen, fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer eingestuft zu werden. Dadurch werden sie davor bewahrt, Arbeitnehmerrechte zu verlieren, die nur W-2-Beschäftigten zustehen, einschließlich Mindestlohn, Arbeitnehmerentschädigung und vom Arbeitgeber gesponserte Leistungen. Die Legislative des Bundesstaates schuf dieses Gesetz aufgrund des Booms der Gig-Economy, um den weit verbreiteten Missbrauch des IC-Programms durch Unternehmen, die Lohnkosten sparen wollen, zu verhindern.  

Mit dem Gesetzentwurf Nr. 5 der Versammlung wurde die Einstufung von Arbeitnehmern auf der Grundlage eines neuen Drei-Faktoren-Tests, des so genannten ABC-Tests, erheblich geändert. Dieser dreiteilige Test wird auf alle einstellenden Unternehmen angewandt, die Arbeitnehmer als IC einstufen wollen. Der Entleiher muss drei spezifische Kriterien erfüllen:

1. Der Arbeitnehmer ist frei von Kontrolle und Weisung durch das Unternehmen, das ihn eingestellt hat, was die geleistete Arbeit betrifft, sowohl vertraglich als auch tatsächlich.
2. Der Arbeitnehmer verrichtet eine Arbeit, die nicht zum üblichen Geschäftsbetrieb des einstellenden Unternehmens gehört.
3. Der Arbeitnehmer übt üblicherweise eine selbständige berufliche Tätigkeit aus, die mit der für das einstellende Unternehmen ausgeübten Arbeit vergleichbar ist.

Wer entscheidet, ob ich ein Arbeitnehmer oder ein unabhängiger Auftragnehmer bin? 

Die Entscheidung über die Einstufung obliegt zunächst dem Arbeitnehmer und dem Unternehmen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass diese Entscheidung von der Steuerbehörde, der staatlichen Arbeitsunfallversicherung und der Arbeitslosenversicherung überprüft werden kann. Diese Behörden werden eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, um festzustellen, ob ein Arbeitnehmer tatsächlich ein unabhängiger Auftragnehmer im Sinne des staatlichen Rechts ist.  

Zu diesen Faktoren gehören:

• ob Sie einen Gewinn erzielen oder einen Verlust erleiden können
• ob Sie Ihre eigenen Werkzeuge und Materialien für die Arbeit zur Verfügung stellen
• Ob Sie nach Arbeit bezahlt werden
• Die Anzahl der Kunden, für die Sie arbeiten
• Ob Sie in Ihre eigene Ausrüstung und Einrichtung investieren
• ob Sie Ihre Geschäftskosten selbst tragen
• ob Sie die Möglichkeit haben, Ihre eigenen Assistenten einzustellen und zu bezahlen
• Ob Sie Ihre Arbeitszeit selbst bestimmen

Muss ich Steuern auf meine freiberuflichen Einkünfte zahlen?

Unabhängige Auftragnehmer zahlen genau wie Arbeitnehmer Einkommenssteuer. Anstatt dass die Agentur jedoch Steuern von Ihren Gehaltsschecks einbehält, um Einkommenssteuern sowie Medicare- und Sozialversicherungsbeiträge abzudecken, ist es die Aufgabe der IC, Geld zu sparen, die geschuldeten Steuern zu berechnen und an die IRS zu zahlen. Während Arbeitnehmer ihre Steuern in voller Höhe bis zum 15. April zahlen, müssen Auftragnehmer ihre Steuern viermal im Jahr entrichten. Dies stellt zwar eine zusätzliche Belastung für den Auftragnehmer dar, ermöglicht aber einige großartige Steuerabzüge, die Arbeitnehmer nicht erhalten können, wie z. B. Abzüge für das häusliche Arbeitszimmer und Reisen.  

Werden Sie Sozialleistungen anbieten?

Laut Gesetz dürfen Agenturen und Unternehmen unabhängigen Auftragnehmern keine vom Arbeitgeber finanzierten Leistungen gewähren. Dies gilt auch für die Arbeiterunfallversicherung. Diese Leistungen werden nur für W-2-Angestellte gewährt. Der Auftragnehmer muss diese Versicherung selbst abschließen.  

Bekomme ich Pausen oder Überstundenvergütung?

Da unabhängige Auftragnehmer nach dem Gesetz als Unternehmen gelten, genießen sie nur wenige Schutzmaßnahmen, die Arbeitnehmern gewährt werden. Während ein IZA seine Arbeitszeit selbst festlegen und einen Assistenten zur Unterstützung einstellen kann, können die Agenturen 1099 Beschäftigten keine Pausen oder Überstundenvergütung gewähren.

Werden Sie mir die Kosten für Auslagen oder Ausrüstung erstatten?

Als Unternehmen ist ein unabhängiger Auftragnehmer für die Zahlung seiner eigenen Geschäfts- und Reisekosten während der Arbeit mit Kunden verantwortlich. Auch die Ausrüstung, das Material und die Werkzeuge werden ausschließlich vom Auftragnehmer gestellt.

Es ist eine gute Idee für einen unabhängigen Auftragnehmer, diese Kosten im Voraus zu schätzen und sie in den Preis einzubeziehen, den er seinen Kunden für die auszuführende Arbeit anbietet. 

Wie kann ich sicherstellen, dass ich meinen Status als unabhängiger Auftragnehmer beibehalte?

Seitdem das kalifornische Gesetz Assembly Bill 5 wieder ins Rampenlicht gerückt ist, erhalten viele Personalabteilungen Fragen von ihren 1099 Arbeitnehmern, wie sie ihren IC-Status behalten können. ICs werden ermutigt, sich wie ein unabhängiges Unternehmen zu verhalten, um ihren Status zu behalten.  

Die Vertragspartner können unter anderem Maßnahmen ergreifen, um ihren Status zu erhalten:

• Verwendung eines Firmennamens
• Führen eines separaten Geschäftskontos
• Einholung aller erforderlichen beruflichen Genehmigungen und Lizenzen, die für den Betrieb eines Unternehmens erforderlich sind
• Abschluss einer eigenen Betriebs-, Berufsgenossenschafts- und Krankenversicherung

Auftragnehmern wird außerdem empfohlen, von ihren Kunden keine Leistungen wie bezahlten Urlaub, Krankenversicherung, Überstundenvergütung und Krankheitstage anzunehmen. Stattdessen sollten sie diese Leistungen in ihren Tarif aufnehmen, um sie selbst zu bezahlen.  

Wichtig ist auch die Darstellung von Gewinn- und Verlustmöglichkeiten. Dies zeigt, dass Sie tatsächlich Ihr eigenes Unternehmen besitzen. Am besten ist es, wenn Sie wiederkehrende Ausgaben haben, z. B. Gehälter für Assistenten, Gerätekosten, Büromiete und Nebenkosten. Dies zeigt, dass Sie einen Verlust erleiden könnten, wenn Sie nicht genügend Arbeit finden, um Ihre Ausgaben zu decken. Es ist auch eine gute Idee, Ihre Dienste mehreren Kunden zur Verfügung zu stellen, um Ihren IC-Status weiter zu festigen, anstatt nur mit einem Unternehmen zu arbeiten.

Wenn Sie mit einem Agent of Record (AOR) zusammenarbeiten, um 1099 Arbeitnehmer einzusetzen, sollte die Agentur bereit sein, die laufende Einhaltung der Klassifizierung zu gewährleisten und mit dem IC zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass sie ihren Status während der gesamten Projektdauer beibehalten. Wenn Sie für eine Talentbeschaffungsorganisation arbeiten, die unabhängige Auftragnehmer einsetzt, wenden Sie sich an People2.0, um Unterstützung bei diesem Prozess zu erhalten.