Verständnis der Unterschiede in der Beschäftigung, der Klassifizierungsanforderungen und der Überlegungen zur Einhaltung der Vorschriften auf den europäischen Märkten
EMEA bietet Zugang zu außergewöhnlichen Talenten in einigen der dynamischsten Märkte der Welt. Von den Technologiezentren in den Niederlanden und Deutschland über die Finanzzentren im Vereinigten Königreich bis hin zu den neuen Möglichkeiten im Nahen Osten bietet die Region ein erhebliches Wachstumspotenzial für Unternehmen, die bereit sind, in sie zu investieren.
Aber die Landschaft der Einhaltung von Vorschriften ist komplexer, als viele Unternehmen erwarten. Die Beschäftigungsstrukturen, der Schutz der Arbeitnehmer und die Durchsetzung von Vorschriften unterscheiden sich von Land zu Land erheblich. Selbst Unternehmen mit jahrelanger regionaler Erfahrung können Lücken in ihrem Ansatz entdecken, wenn sie skalieren, neue Märkte erschließen oder einer verstärkten behördlichen Kontrolle ausgesetzt sind.
Ganz gleich, ob Sie Ihre erste Einstellung in der EMEA-Region planen oder Ihren derzeitigen Compliance-Ansatz überprüfen möchten, dieser Leitfaden behandelt die wichtigsten strukturellen Unterschiede, Klassifizierungsrisiken und Überlegungen zum Personalmodell.
EMEA ist kein einheitlicher Markt
Einer der häufigsten Fehler, den Unternehmen machen, besteht darin, die EMEA als eine einheitliche Region zu betrachten. In Wirklichkeit sind die Beschäftigungsanforderungen in den einzelnen Ländern sehr unterschiedlich, selbst in den EU-Mitgliedstaaten.
Während die Europäische Union durch Richtlinien wie die Arbeitszeitrichtlinie bestimmte Mindestanforderungen festlegt, gelten für die meisten Beschäftigungsfragen lokale Gesetze. Jedes Land legt diese Richtlinien unterschiedlich aus und setzt sie um, oft mit günstigeren Bestimmungen für die Arbeitnehmer. Das Vereinigte Königreich, das nach dem Brexit seinen eigenen Rahmen hat, macht die Situation für Unternehmen, die in der Region tätig sind, noch komplexer.
Was in einem Land vorschriftsmäßig funktioniert, kann in einem anderen Land ein ernsthaftes Risiko darstellen. Unternehmen, die bereits in der EMEA-Region tätig sind, stellen oft fest, dass sie in ihrem Hauptmarkt vollständig konform sind, aber in anderen Ländern, in die sie erst vor kurzem expandiert haben oder in denen es weniger lokale Richtlinien gibt, gefährdet sind.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Arbeitgeber jeden EMEA-Markt als ihr eigenes Umfeld für die Einhaltung von Vorschriften behandeln müssen. Annahmen, die von einem Land oder Ihrem Heimatmarkt übernommen werden, können zu kostspieligen Fehlern führen.
Beschäftigungsverhältnisse funktionieren anders
Unternehmen, die in die EMEA expandieren, insbesondere solche mit Sitz in den USA, unterschätzen oft, wie unterschiedlich Arbeitsverhältnisse sein können. Der Arbeitnehmerschutz ist stärker, die Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist stärker reguliert, und die gesetzlichen Leistungen gehen weit über das hinaus, was viele Arbeitgeber erwarten.
Nehmen Sie Deutschland als Beispiel. Nach dem deutschen Kündigungsschutzgesetz muss die Kündigung schriftlich erfolgen. Eine elektronische Kündigung ist nicht ausreichend. Die Kündigungsfristen steigen mit der Dauer des Arbeitsverhältnisses und betragen bis zu sieben Monate für Arbeitnehmer mit 20 oder mehr Dienstjahren. Die Kündigung muss außerdem durch persönliche, verhaltensbedingte oder betriebliche Gründe gerechtfertigt sein, und die Arbeitnehmer haben einen starken Schutz vor ungerechtfertigten Kündigungen.
In der gesamten EU legt die Arbeitszeitrichtlinie grundlegende Schutzmaßnahmen fest, die über die US-Normen hinausgehen. Nach Angaben der Europäischen Kommission müssen die Arbeitgeber sicherstellen, dass die Arbeitnehmer im Durchschnitt eines Bezugszeitraums nicht mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten (einschließlich Überstunden). Die Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine tägliche Ruhezeit von mindestens 11 aufeinanderfolgenden Stunden, eine ununterbrochene wöchentliche Ruhezeit von 24 Stunden und einen bezahlten Mindestjahresurlaub von vier Wochen.
Auch die Arbeitsverträge in der EMEA-Region sind strenger geregelt. In vielen Ländern sind schriftliche Verträge gesetzlich vorgeschrieben, die bestimmte Bedingungen enthalten müssen. Änderungen an bestehenden Verträgen erfordern häufig die Zustimmung der Arbeitnehmer. Unternehmen, die ihre alten Verträge nicht überprüft haben, stellen möglicherweise fest, dass sie nicht mehr den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Einstufung von Arbeitnehmern birgt echte Risiken
Die falsche Einstufung von unabhängigen Auftragnehmern ist eines der am stärksten untersuchten Compliance-Themen in der EMEA. Die Aufsichtsbehörden achten sehr genau darauf, die Durchsetzung wird verschärft, und die Folgen eines Fehlverhaltens können schwerwiegend sein.
Die Herausforderung besteht darin, dass die Klassifizierungstests und -standards von Land zu Land unterschiedlich sind. Es gibt keinen einheitlichen Ansatz, der überall funktioniert. Was in einem Land als unabhängiger Auftragnehmer gilt, kann in einem anderen Land als Beschäftigung angesehen werden.
Die EU strebt nach strengeren Standards. Nach Angaben des Europäischen Parlaments arbeiten in der EU mehr als 28 Millionen Menschen über digitale Arbeitsplattformen, wobei die Regulierungsbehörden schätzen, dass etwa 5 Millionen falsch eingestuft sein könnten. Die im Oktober 2024 verabschiedete Richtlinie über Plattformarbeit führt eine widerlegbare Vermutung für eine Beschäftigung ein. Die Mitgliedsstaaten müssen die Richtlinie bis Dezember 2026 umsetzen.
Auch einzelne Länder verschärfen die Durchsetzung. Die Niederlande haben ihr Moratorium für die Durchsetzung von Arbeitsverhältnissen im Januar 2025 aufgehoben, wobei Geldstrafen ab 2026 verhängt werden sollen. Die IR35-Vorschriften des Vereinigten Königreichs legen die Last der Statusbestimmung für mittlere und große Unternehmen auf die Endkunden, was bei falschen Einschätzungen zu erheblichen Steuernachzahlungen führt.
Zu den Folgen einer falschen Einstufung gehören Steuernachzahlungen, Bußgelder, obligatorische Neueinstufungen und Rufschädigung. Einen tieferen Einblick in das, was auf dem Spiel steht, erhalten Sie in unserem Artikel darüber, warum Fehleinstufungen jedes Unternehmen bedrohen.
Ihr Mitarbeitermodell muss sich möglicherweise weiterentwickeln
Das Mitarbeitermodell, das bei Ihrem ersten Eintritt in einen EMEA-Markt sinnvoll war, ist möglicherweise nicht mehr das richtige, wenn Ihr Betrieb wächst oder sich die Vorschriften ändern. Wenn Sie Ihren Ansatz regelmäßig überprüfen, können Sie sicherstellen, dass Sie keine unnötigen Risiken eingehen oder Möglichkeiten zur Rationalisierung verpassen.
Wann sind EOR-Dienste (Employer of Record) sinnvoll?
Ein EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber für Ihre vorübergehend beschäftigten Mitarbeiter und übernimmt die Verantwortung und Haftung für die Beschäftigung. Dieser Ansatz bietet sich an, wenn Sie in neue EMEA-Märkte eintreten, ohne eine lokale Niederlassung zu gründen, wenn Sie eine rechtskonforme Beschäftigung in mehreren Ländern benötigen oder wenn Sie den Verwaltungsaufwand und das Beschäftigungsrisiko auslagern möchten. Eine vollständige Erklärung finden Sie unter Was ist ein Employer of Record (EOR) und wer braucht einen?
Wann sind AOR-Dienste (Agent of Record) sinnvoll?
Eine AOR unterstützt die gesetzeskonforme Beschäftigung von unabhängigen Auftragnehmern, ohne selbst zum rechtlichen Arbeitgeber zu werden. Diese Lösung eignet sich für Unternehmen, die spezialisierte Talente auf Projektbasis beschäftigen und Hilfe bei der Klassifizierung, Dokumentation und laufenden Überwachung der Einhaltung von Vorschriften benötigen.
Viele Unternehmen stellen fest, dass sie beide Lösungen benötigen, um eine gemischte Belegschaft effektiv zu verwalten. Wenn Sie wissen möchten, welcher Ansatz für Ihre Bedürfnisse geeignet ist, lesen Sie unseren Vergleich von EOR- und AOR-Diensten.
Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, die Situation neu zu bewerten:
- Sie expandieren in weitere EMEA-Länder
- Sie sehen sich einer verstärkten Prüfung durch die Aufsichtsbehörden oder einer Prüfungstätigkeit gegenüber
- Der Verwaltungsaufwand zieht Ressourcen von den Kerngeschäftsaktivitäten ab
- Sie sind unsicher, ob Sie in bestimmten Märkten die Vorschriften einhalten können.
- Ihr derzeitiges Modell wurde für einen kleineren oder anderen Betrieb konzipiert
Lokale Kompetenz ist unerlässlich
Aufgrund der Komplexität der EMEA-Region ist ein einheitlicher Ansatz nicht praktikabel. Jeder Markt hat seine eigenen Arbeitsgesetze, Steueranforderungen, Sozialversicherungspflichten und kulturellen Erwartungen. Um mit den sich entwickelnden Vorschriften in mehreren Ländern Schritt halten zu können, sind spezielle Ressourcen und Kenntnisse des jeweiligen Landes erforderlich.
Hier macht der richtige Partner den Unterschied. People2.0 unterstützt Unternehmen in der gesamten EMEA-Region, unabhängig davon, ob Sie die Region zum ersten Mal betreten oder Ihre seit Jahren aufgebauten Abläufe optimieren. Unsere Experten vor Ort kennen die länderspezifischen Anforderungen und können Ihnen bei der Auswahl von Klassifizierungsentscheidungen, Arbeitsverträgen, der Einhaltung von Lohn- und Gehaltsvorschriften und Personalmodellen helfen.
Mit unseren etablierten Niederlassungen in den wichtigsten EMEA-Märkten, darunter Großbritannien und die Niederlande, verfügen wir über die Infrastruktur und das Fachwissen, um Sie bei der konformen und effizienten Einstellung von Talenten zu unterstützen.
Möchten Sie sich über die Anforderungen bestimmter Länder informieren? Unser Global Coverage Tool bietet detaillierte Einstellungsinformationen für Märkte in der gesamten EMEA-Region und darüber hinaus.
Wichtigste Erkenntnisse
Die EMEA bietet echte Chancen für Unternehmen, die bereit sind, in das Verständnis der Region zu investieren. Um erfolgreich zu sein, muss jeder Markt individuell behandelt werden, die Unterschiede im Arbeitsrecht müssen ernst genommen werden, und man muss den gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die Einstufung von Arbeitnehmern voraus sein.
Wenn Sie in die EMEA-Region eintreten oder Ihr bestehendes Geschäft ausbauen wollen, sollten Sie sich auf die folgenden Punkte konzentrieren:
- Gehen Sie nicht von Gleichförmigkeit aus. Jedes Land hat seine eigenen Anforderungen, auch innerhalb der EU.
- Einhaltung des Kündigungsschutzes. Kündigungsfristen, Kündigungsregeln und gesetzliche Leistungen weichen erheblich von den US-Normen ab.
- Nehmen Sie die Klassifizierung ernst. Die Durchsetzung wird strenger, und die Folgen einer falschen Einstufung sind erheblich.
- Überprüfen Sie Ihr Personalmodell. Was zu Beginn funktionierte, lässt sich möglicherweise nicht skalieren oder entspricht nicht den aktuellen regulatorischen Erwartungen.
- Arbeiten Sie mit lokalen Experten zusammen. Die Kenntnis des Landes verringert das Risiko und hilft Ihnen, schneller voranzukommen.
Brauchen Sie Hilfe? Kontaktieren Sie uns um Ihren Personalbedarf in der EMEA-Region zu besprechen – ganz gleich, ob Sie Ihre erste Einstellung in der Region planen oder Ihren derzeitigen Ansatz optimieren möchten.
Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen dienen lediglich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Rechts-, Steuer- oder Berufsberatung dar. Beschäftigungsgesetze und -vorschriften sind von Land zu Land unterschiedlich und ändern sich häufig. Unternehmen sollten qualifizierte Rechts- und Steuerexperten in der jeweiligen Rechtsordnung konsultieren, bevor sie Beschäftigungsentscheidungen treffen. People2.0 übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Anwendbarkeit dieser Informationen auf eine bestimmte Situation.
