Einer der Hauptgründe, warum so viele unabhängige Personalvermittler zögern, Personaldienstleistungen auf Vertragsbasis anzubieten, ist die Gehaltsabrechnung und die damit verbundenen administrativen Probleme, Komplexitäten und Risiken.
Wenn Sie Vertragsstellen besetzen, werden Sie zum Arbeitgeber des Arbeitnehmers, d. h. Sie müssen ihn rechtzeitig und korrekt bezahlen, Abzüge an die Regierung überweisen, die Gehaltsabrechnungen erstellen, ein Gehaltsabrechnungssystem einrichten, genaue Aufzeichnungen führen, Zeitkarten für die geleisteten Arbeitsstunden erstellen und vieles mehr. Das ist etwas, was Sie bei der Besetzung von Festanstellungen noch nie tun mussten, und es kann durchaus entmutigend sein.
Daher sind hier einige Punkte aufgeführt, die beim Aufbau eines Unternehmens für die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Zeit- und Leiharbeit zu beachten sind:
Lohnbuchhaltung
Der erste Schritt besteht darin, Lohnkonten für die Lohnabrechnung zu eröffnen. In den USA müssen Sie bei der IRS eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) beantragen. Je nach den Gesetzen Ihrer Gemeinde und Ihres Bundesstaates müssen Sie möglicherweise auch eine örtliche oder staatliche Geschäftsnummer beantragen.
In Kanada muss dies bei der CRA geschehen, und Sie benötigen dafür eine Geschäftsnummer. Sie können das Konto online, per Fax, per Post oder per Telefon mit dem Formular RC1B eröffnen. Dies muss geschehen, bevor die erste Überweisung fällig ist.
Zeitkarten
Wenn der Auftragnehmer stundenweise bezahlt wird, müssen Sie als Nächstes Zeitkarten bereitstellen, damit der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit nachverfolgen kann. Die Zeitnachweise können manuell oder elektronisch erstellt werden.
Bearbeitung der Gehaltsabrechnung
Die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist zeitintensiv und konstant. Dazu benötigen Sie ein solides Verständnis der Lohn- und Gehaltsabrechnungsanforderungen und -vorschriften an dem Ort, an dem der Arbeitnehmer beschäftigt ist. Sobald Sie die geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem Lohn berechnet haben, müssen Sie sich um alle Einbehaltungen kümmern, einschließlich Bundes- und Kommunalsteuern, SSN- oder CPP-Beiträge, Arbeiterunfallversicherung, andere regionale/staatliche Prämien usw.
Während all dieser Schritte stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Steuer- und Lohnabrechnungsgesetze einhalten, alle erforderlichen Papiere ausfüllen und die Fristen im Auge behalten. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird durch die richtige, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Software erleichtert.
Einreichung von Überweisungen
Es gibt strenge Fristen, die von allen Arbeitgebern für Quellensteuerüberweisungen eingehalten werden müssen. Es ist wichtig, alle relevanten Fristen im Auge zu behalten und Ihre Überweisungen fristgerecht zu übermitteln, um Verzugsgebühren, Zinsen und Strafen zu vermeiden.
Zahlungen einreichen
Nachdem Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt haben, erwartet Ihr Bewerber natürlich, dass er bezahlt wird. Dazu müssen Sie entweder Schecks ausstellen oder ein System für die direkte Einzahlung einrichten. Der Mitarbeiter erhält außerdem Lohnabrechnungen und ein Steuerformular (z. B. W2 in den USA; T4 in Kanada).
Wiederholen Sie
Jeder Schritt wird in jedem Zahlungszeitraum wiederholt.
Als selbständiger Personalvermittler sind Ihre Tage bereits mit einer Vielzahl von Aufgaben ausgefüllt, darunter Personalbeschaffung, Kundenbetreuung, Vertrieb, Marketing und vieles mehr. Es mag unrealistisch sein, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu Ihrer To-Do-Liste hinzuzufügen. Zum Glück müssen Sie das auch nicht. Indem Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Back-Office-Dienstleister auslagern, können Sie all diese Verwaltungsaufgaben, Risiken und Belastungen von Ihren Schultern nehmen und sie stattdessen in die Hände von Experten legen!
