Een van de belangrijkste redenen waarom veel onafhankelijke recruiters aarzelen om uitzenddiensten aan te bieden, is de salarisadministratie en de administratieve hoofdpijn, complexiteit en risico’s die daarmee gepaard gaan.
Wanneer je een contractfunctie vervult, word je de werkgever van de werknemer, wat betekent dat je hem of haar tijdig en nauwkeurig moet betalen, inhoudingen aan de overheid moet overmaken, de loonlijst moet bijhouden, een loonlijstsysteem moet opzetten, een nauwkeurige administratie moet bijhouden, tijdkaarten voor gewerkte uren moet verwerken en nog veel meer. Dit is niet iets wat je ooit hebt moeten doen bij het invullen van vaste functies, en het kan zeker ontmoedigend zijn.
Daarom zijn hier enkele punten om rekening mee te houden bij het opbouwen van een payrollbedrijf voor contract- en tijdelijke plaatsingen:
Salarisrekeningen
De eerste stap is het openen van een salarisadministratie om de salarisadministratie te verwerken. In de VS moet je je via de IRS registreren voor een identificatienummer voor werkgevers (EIN). Verder moet je, afhankelijk van de wetgeving van de lokale overheid en de deelstaat, misschien ook een lokaal of staatsbedrijfsnummer aanvragen.
In Canada moet dit worden gedaan bij de CRA en heb je hiervoor een bedrijfsnummer nodig. Je kunt de rekening online, per fax, per post of telefonisch openen met het RC1B-formulier. Dit moet worden gedaan voordat de eerste overschrijving verschuldigd is.
Tijdkaarten
Als de aannemer per uur wordt betaald, moet je vervolgens tijdkaarten verstrekken zodat de werknemer zijn tijd op het werk kan bijhouden. De tijdkaarten kunnen handmatig of elektronisch zijn.
Verwerking salarisadministratie
Het verwerken van de salarisadministratie kost veel tijd en is een constante bezigheid. Hiervoor heb je een grondige kennis nodig van de loonvereisten en -voorschriften van de locatie waar de werknemer werkt. Zodra je hun gewerkte uren vermenigvuldigd met hun loon hebt berekend, is het tijd om alle inhoudingen te doen, inclusief federale en lokale belastingen, SSN- of CPP-bijdragen, werknemerscompensatie, andere regionale/federale premies, enz.
Tijdens al deze stappen zorg je ervoor dat je voldoet aan alle relevante belasting- en loonwetten, vul je al het juiste papierwerk in en houd je deadlines in de gaten. Loonverwerking wordt eenvoudiger als je de juiste software gebruikt die is afgestemd op jouw behoeften.
Geld overmaken
Er zijn strikte deadlines die alle werkgevers moeten volgen voor het overmaken van bronbelasting. Het is belangrijk dat je alle relevante deadlines in de gaten houdt en je afdrachten op tijd verstuurt om laattijdige kosten, rente en boetes te vermijden.
Betalingen indienen
Nadat je de loonlijst hebt verwerkt, verwacht je kandidaat natuurlijk betaald te worden. Hiervoor moet u cheques uitschrijven of een systeem voor directe storting opzetten. De werknemer ontvangt ook loonstrookjes en een belastingformulier (bijv. W2 in de VS; T4 in Canada).
Herhaal
Elke stap wordt tijdens elke betaalperiode herhaald.
Als zelfstandige recruiter zijn uw dagen al gevuld met een verscheidenheid aan taken, waaronder werving, klantenservice, verkoop, marketing en nog veel meer. Het is misschien niet realistisch om salarisadministratie aan uw takenlijst toe te voegen. Gelukkig hoeft dat niet. Door payroll uit te besteden aan een back-office dienstverlener, kunt u al deze administratieve taken, de risico’s en de lasten van uw schouders halen en ze in plaats daarvan aan de experts geven!
Bekijk hoe loonadministratieoptimalisatie in de praktijk werkt: ontdek hoe een wereldwijd toonaangevende werkgever zijn loonadministratie- en nalevingsprocessen heeft geoptimaliseerd om de efficiëntie binnen zijn hele personeelsbestand te vergroten. Lees de volledige casestudy.
