Una de las principales razones por las que muchos reclutadores independientes dudan en ofrecer servicios de contratación de personal es la nómina y los quebraderos de cabeza, complejidades y riesgos administrativos que conlleva.
Cuando cubres puestos con contrato, te conviertes en el empleador del trabajador, lo que significa que tendrás que pagarle puntualmente y con exactitud, así como remitir las retenciones al gobierno, cumplir los requisitos de nómina, establecer un sistema de nóminas, mantener registros precisos, procesar las tarjetas de control de horas trabajadas y mucho más. Esto no es algo que se haya tenido que hacer nunca al cubrir puestos fijos, y sin duda puede resultar desalentador.
Por ello, a continuación se exponen algunos aspectos que deben tenerse en cuenta a la hora de crear una empresa de nóminas para empresas de trabajo temporal:
Cuentas nómina
El primer paso será abrir cuentas nómina para procesar las nóminas. En EE.UU., tienes que registrarte para obtener un número de identificación patronal (EIN) a través del IRS. Además, dependiendo de las leyes de tu gobierno local y estatal, es posible que también tengas que solicitar una identificación empresarial local o estatal.
En Canadá, esto debe hacerse con la CRA, y para ello se necesita un número de empresa. Puede abrir la cuenta en línea, por fax, por correo o por teléfono utilizando el formulario RC1B. Deberá hacerlo antes del vencimiento de la primera remesa.
Tarjetas de tiempo
A continuación, si al contratista se le paga por horas, se le pedirá que proporcione tarjetas de control horario para que el trabajador pueda controlar su tiempo en el trabajo. Las tarjetas pueden ser manuales o electrónicas.
Procesamiento de nóminas
El acto de procesar las nóminas le llevará mucho tiempo y será constante. Para ello, necesitarás un sólido conocimiento de los requisitos y normativas sobre nóminas del lugar en el que esté empleado el trabajador. Una vez que hayas calculado sus horas trabajadas multiplicadas por su salario, es hora de ocuparse de todas las retenciones, incluidos los impuestos federales y locales, las cotizaciones al SSN o al CPP, la indemnización de los trabajadores, otras primas regionales/federales, etc.
Durante todos estos pasos, se asegurará de que cumple todas las leyes fiscales y de nóminas pertinentes, rellenará toda la documentación adecuada y controlará los plazos. El procesamiento de las nóminas es más fácil si utiliza el software adecuado diseñado para sus necesidades.
Envío de remesas
Existen plazos estrictos que todos los empresarios deben cumplir para las remesas de retenciones. Será importante hacer un seguimiento de todos los plazos pertinentes y enviar las remesas en sus fechas de vencimiento para evitar recargos por demora, intereses y sanciones.
Presentación de pagos
Por supuesto, después de haber procesado la nómina, su candidato esperará que le paguen. Para ello tendrá que extender cheques o establecer un sistema de depósito directo. El empleado también recibirá talones de pago, así como un formulario de impuestos (por ejemplo, W2 en EE.UU.; T4 en Canadá).
Repita
Cada paso se repetirá durante cada periodo de pago.
Como reclutador independiente, sus días ya están repletos de tareas diversas, como reclutamiento, atención al cliente, ventas, marketing y mucho más. Puede que no sea realista añadir el pago de nóminas a su lista de tareas pendientes. Afortunadamente, no tiene por qué hacerlo. Externalizando las nóminas a un proveedor de servicios de back-office, puede quitarse de encima todas estas tareas administrativas, los riesgos y las cargas, y dejarlas en manos de expertos.
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