Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer?

In der Welt des Contingent Workforce Management ist die Frage „Was ist ein unabhängiger Auftragnehmer“ vielleicht eine der grundlegendsten und zugleich am schwierigsten zu beantwortenden Fragen. Viele Unternehmen sind zu Recht verwirrt darüber, wie sie Einzelpersonen als unabhängige Auftragnehmer und nicht als Angestellte einstufen sollen, und setzen ihr Unternehmen damit einem erheblichen Risiko aus.

Leider gibt es für Personal- und Beschaffungsfachleute, die mit der Einstellung von Zeitarbeitskräften betraut sind, keine eindeutige Antwort auf die Frage, ob eine Person nach dem Lohn- und Arbeitszeitgesetz ein Arbeitnehmer oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist. Das liegt zum Teil daran, dass die meisten Bundes- und Landesbehörden unterschiedliche Definitionen und Tests haben, aber auch daran, dass jeder Standard subjektiv ist und eine Grauzone aufweist, die je nach Einzelfall interpretiert werden kann oder dem Ermessen unterliegt. Tatsächlich gibt es kein einziges „Allheilmittel“-Kriterium oder eine K.O.-Frage, die man stellen kann. Vielmehr muss der für die Einhaltung der Vorschriften zuständige Sachbearbeiter alle Beweise für und gegen den IC-Status sammeln und dann eine vertretbare Entscheidung treffen.

Einem kürzlich erschienenen Bulletin des US-Arbeitsministeriums (DOL) und vielen Gerichtsurteilen zufolge ist ein wichtiger Gesichtspunkt der „economic realities test“. Dabei wird geprüft, ob ein Arbeitnehmer rechtmäßig auf eigene Rechnung arbeitet (und damit ein echter unabhängiger Auftragnehmer ist) oder ob er wirtschaftlich von dem Unternehmen abhängig ist, das ihn mit der Arbeit beauftragt (und damit ein Arbeitnehmer ist).

Gerichte, die den Status eines unabhängigen Auftragnehmers beurteilen, müssen den Test der wirtschaftlichen Realitäten berücksichtigen und daher die Gesamtheit einer Reihe von Faktoren prüfen und analysieren, darunter auch die folgenden:

• Welches Maß an Weisung und Kontrolle übt der Arbeitgeber über den Arbeitnehmer aus?
• Hat der Arbeitnehmer eine Gewinn- oder Verlustchance, und wie hoch ist seine Beteiligung an dem Unternehmen?
• Welches Maß an Geschicklichkeit und Eigeninitiative ist für die Ausführung der Arbeit erforderlich?
• Wie lange wird das Arbeitsverhältnis dauern?
• Inwieweit ist die Arbeit, die der Arbeitnehmer verrichtet, für den Betrieb des Arbeitgebers von Bedeutung?

Was sollten Unternehmen tun?

Was sollten Unternehmen angesichts dieser Komplexität tun? Der konservativste Ansatz wäre es, einfach keine unabhängigen Auftragnehmer einzusetzen. Die Realität der heutigen Talentknappheit, in der viele qualifizierte Fachkräfte unabhängig sein wollen, macht eine solche Vermeidungsstrategie für die meisten Unternehmen jedoch nicht praktikabel. Eine andere Möglichkeit besteht darin, allen Auftragnehmern ein festes Arbeitsverhältnis anzubieten. Damit entfällt jedoch die Flexibilität, die sich sowohl Unternehmen als auch Arbeitnehmer wünschen. Für Unternehmen, die bereits Selbstständige beschäftigen, ist es nicht sinnvoll, Aufträge einfach zu beenden oder zu versuchen, Selbstständige in reguläre Arbeitnehmer umzuwandeln. Beide Ansätze werden wahrscheinlich erhebliche negative Auswirkungen auf das Geschäft haben.

Wie wir bereits gesehen haben, gibt es kein Patentrezept, um die richtige Einstufung als unabhängiger Auftragnehmer zu bestimmen. Glücklicherweise gibt es einige praktische Schritte, die Sie unternehmen können, um den Status eines unabhängigen Auftragnehmers zu verteidigen.

Schriftliche Vereinbarungen über unabhängige Auftragnehmer

Es ist ein alter Rechtsgrundsatz, dass das Vertragsrecht nicht an die Stelle des Arbeitsrechts tritt. Der bloße Hinweis in einer Vereinbarung, dass jemand ein IZA ist, macht ihn nicht zwangsläufig zu einem solchen, aber er signalisiert die Absicht. Am besten ist es, einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer, einen Beratungsvertrag oder einen Lieferantenvertrag abzuschließen, in dem die zu leistende Arbeit und die Bedingungen des Auftrags einschließlich der zu erbringenden Leistungen festgelegt sind. Sie sollten sicherstellen, dass Sie mit jedem unabhängigen Auftragnehmer eine schriftliche Geschäftsvereinbarung haben und beibehalten, die den Umfang der Beziehung klärt und ausdrücklich die Bereiche festlegt, in denen der Auftragnehmer ein erhebliches Maß an Kontrolle behalten soll.

Nur weil Sie einen gut ausgearbeiteten Vertrag haben, heißt das noch lange nicht, dass Sie sich gegen das Arbeitsministerium oder eine staatliche Behörde durchsetzen oder einen Prozess gewinnen werden, in dem Ihre Einstufung angefochten wird. Ein gut ausgearbeiteter Vertrag ist zwar kein Zauberstab, der den Status als Arbeitnehmer garantiert, aber eines ist klar: Wenn Sie keinen solchen Vertrag haben, wird es sehr schwierig sein, zu argumentieren, dass der betreffende Arbeitnehmer kein Arbeitnehmer war.

Die Sprache, die wir verwenden, ist wichtig

Die Sprache, die wir verwenden, um ein Arbeitsverhältnis mit einem unabhängigen Auftragnehmer zu beschreiben, ist sehr wichtig. Ein paar Beispiele:

• Ein selbständiger Unternehmer hat einen Rechnungssatz, der festlegt, wie er entlohnt wird. Als unabhängiges „Einzelunternehmen“ sollte dieser Satz die gesamte Belastung durch die Selbständigkeit und die Gemeinkosten umfassen. Ein Angestellter hat einen Lohnsatz, bei dem der Arbeitgeber eine erhebliche Steuer- und Sozialleistungslast zu tragen hat.
• Bezeichnen Sie Ihre Auftragnehmer niemals als Angestellte und lassen Sie sich weder schriftlich noch mündlich von ihnen als „Vorgesetzter“ bezeichnen.
• Der Begriff „Mitarbeiter“ sollte niemals in Ihren Verträgen mit Auftragnehmern vorkommen; er sollte auch nicht in den Richtlinien erscheinen, die Sie unabhängigen Auftragnehmern zur Verfügung stellen, und er sollte auch nicht in E-Mails verwendet werden.
• Ein unabhängiger Auftragnehmer darf kein leitender Angestellter Ihres Unternehmens sein und sollte keine Mitarbeiter des Unternehmens beaufsichtigen.
• Unabhängige Auftragnehmer reichen abgeschlossene Meilensteine oder Leistungen zur Bezahlung ein, sie sollten keine Zeitkarte für geleistete Stunden einreichen.

Sie müssen etwas Kontrolle aufgeben

Ein unabhängiger Auftragnehmer ist genau das – unabhängig. Die Vorteile, die sich aus der Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers ergeben, gehen für den Käufer mit einem Kompromiss einher: Ein echter unabhängiger Auftragnehmer ist nicht Ihr Angestellter, und Sie können nicht dasselbe Maß an Kontrolle über einen unabhängigen Auftragnehmer ausüben wie über einen Angestellten.

Was bedeutet das? Nun, zum Beispiel sollten Sie nicht:

• Bereitstellung von Werkzeugen und Ausrüstung, die sie für ihre Arbeit benötigen
• Bestimmte Arbeitszeiten festlegen
• Ansprechen schlechter Leistungen über Formulare zur Mitarbeiterdisziplin oder ähnliche Dokumente
• Beauftragen Sie Auftragnehmer, Ihre regulären Mitarbeiter zu beaufsichtigen
• Einschränkung der Möglichkeit für Ihre Auftragnehmer, Arbeiten für andere Unternehmen auszuführen

Das bedeutet nicht, dass Sie kein Mitspracherecht haben, wenn es darum geht, wie und wann der unabhängige Auftragnehmer seine Arbeit verrichtet. Sie müssen nur Ihre Denkweise ändern, indem Sie nicht mehr die Zeit eines Angestellten kaufen, sondern die Leistungen oder Ergebnisse des unabhängigen Auftragnehmers.

Unabhängige Auftragnehmer sind keine Arbeitnehmer, also behandeln Sie sie nicht gleich

Schriftliche Vereinbarungen und Grundsatzdokumente sind zwar hilfreich, aber ein Unternehmen, das unabhängige Auftragnehmer beschäftigt, muss auch sicherstellen, dass seine Führungskräfte und anderen Mitarbeiter sich des Status der unabhängigen Auftragnehmer bewusst sind und diese Personen nicht wie Arbeitnehmer behandeln. Zum Beispiel:

• Laden Sie unabhängige Auftragnehmer nicht zu Betriebsfeiern und ähnlichen Veranstaltungen ein.
• Bieten Sie Ihren unabhängigen Auftragnehmern keine Sozialleistungen an
• Laden Sie keine unabhängigen Auftragnehmer zu Ihren Mitarbeiterschulungen ein.

Hilfe von Experten in Anspruch nehmen

Wie wir gesehen haben, gibt es eine Vielzahl von Gesetzen sowie Bundes- und Landesbehörden, die sich mit der korrekten Einstufung von Arbeitnehmern befassen. Die Bestimmung des Status eines unabhängigen Auftragnehmers ist eine Herausforderung und birgt Risiken. Es kommen nicht nur das FLSA und die Bundessteuergesetze ins Spiel, sondern die Unternehmen müssen sich auch um die Einhaltung zahlreicher einzelstaatlicher Gesetze kümmern, einschließlich der Durchsetzung von Lohn- und Arbeitszeitregelungen, der Arbeitnehmerentschädigung und der Anforderungen der Arbeitslosenversicherung. Jedes dieser Themen ist komplex und sehr differenziert. Am besten ist es, wenn Sie einen Experten wie TalentWave an Ihrer Seite haben, der sicherstellt, dass Sie unabhängige Auftragnehmer richtig bewerten und einsetzen.