L’une des principales raisons pour lesquelles tant de recruteurs indépendants hésitent à offrir des services de recrutement contractuel est la paie et les maux de tête, complexités et risques administratifs qui y sont associés.
Lorsque vous remplissez des postes contractuels, vous devenez l’employeur du travailleur, ce qui signifie que vous devrez le payer avec précision et en temps voulu, ainsi que remettre les retenues au gouvernement, respecter les exigences en paie, mettre en place un système de paie, tenir des registres précis, traiter les cartes de temps pour les heures travaillées, et plus encore. Ce n’est pas quelque chose que vous avez déjà eu à faire pour pourvoir des postes permanents, et cela peut certainement être intimidant.
Voici donc quelques éléments à considérer lors de la création d’une entreprise de paie pour des contrats et des placements temporaires :
Comptes de paie
La première étape sera d’ouvrir des comptes de paie pour traiter la paie. Aux États-Unis, vous devez vous inscrire pour un numéro d’identification d’employeur (EIN) auprès de l’IRS. De plus, selon les lois de votre gouvernement local et provincial, vous pourriez aussi devoir demander une pièce d’identité d’entreprise locale ou provinciale.
Au Canada, cela doit se faire avec l’ARC et nécessite un numéro d’entreprise pour cela. Vous pouvez ouvrir le compte en ligne, par fax, par la poste ou par téléphone via le formulaire RC1B. Cela devra être fait avant la date limite du premier versement.
Cartes de temps
Ensuite, si l’entrepreneur est payé à l’heure, vous devrez fournir des feuilles de temps pour que le travailleur puisse suivre son temps sur le chantier. Les cartes de temps peuvent être manuelles ou électroniques.
Traitement de la paie
Le traitement de la paie sera long et constant. Pour ce faire, vous aurez besoin d’une bonne compréhension des exigences et règlements en matière de paie dans l’endroit où le travailleur est employé. Une fois que vous avez calculé leurs heures travaillées multipliées par leur salaire, il est temps de régler toutes les retenues, y compris les impôts fédéraux et locaux, les cotisations du NAS ou du RPC, l’indemnisation des travailleurs, les autres primes régionales/fédérales, etc.
Au cours de toutes ces étapes, vous vous assurez de respecter toutes les lois fiscales et sur la paie pertinentes, remplissez toute la paperasse appropriée et suivez les échéances. Le traitement de la paie est facilité grâce au bon logiciel conçu pour vos besoins.
Soumission des transferts de fonds
Il y a des délais stricts que tous les employeurs doivent respecter pour la retenue de fonds à la source. Il sera important de suivre toutes les échéances pertinentes et d’envoyer vos envois de fonds avant leurs dates d’échéance afin d’éviter les frais de retard, les intérêts et les pénalités.
Soumission des paiements
Bien sûr, après avoir traité la paie, votre candidat s’attendra à être payé. Cela vous obligera soit à émettre des chèques, soit à mettre en place un système de dépôt direct. L’employé recevra également des talons de paie ainsi qu’un formulaire fiscal (par exemple, W2 aux États-Unis; T4 au Canada).
Répéter
Chaque étape sera répétée à chaque période de paie.
En tant que recruteur indépendant, vos journées sont déjà remplies d’une variété de tâches, dont le recrutement, les services à la clientèle, les ventes, le marketing, et plus encore. Il pourrait être irréaliste d’ajouter la paie à votre liste de tâches. Heureusement, ce n’est pas obligatoire. En externalisant la paie à un fournisseur de services administratifs, vous pouvez vous débarrasser de toutes ces tâches administratives, les risques et les fardeaux, et les confier aux experts à la place!
