Avec de moins en moins de personnes qui répondent au téléphone, les scripts de messagerie vocale des recruteurs deviennent un outil de plus en plus crucial pour atteindre les candidats.

Mais à mesure que les outils d’approvisionnement alimentés par l’IA élargissent les chaînes de candidats et que l’engagement multicanal devient une pratique standard, la messagerie vocale n’est plus une activité autonome. Il s’inscrit dans un écosystème de communication plus large, incluant courriel, SMS, messagerie LinkedIn et suivis automatisés.

Pour les responsables du recrutement et de la recherche, la question pertinente n’est pas de savoir si les recruteurs devraient laisser des messages vocaux. C’est la façon dont ils devraient s’aligner avec les opportunités et les limites offertes par la sensibilisation multicanale. Nous partageons des leçons pour vous aider à améliorer l’impact de vos scripts de sensibilisation et de messagerie vocale, en commençant par une exploration du fonctionnement d’une approche multicanale.

Comment la communication avec les candidats a changé

La messagerie vocale visuelle, les outils de transcription et le filtrage anti-spam par IA ont modifié la façon dont les messages sont reçus. De nombreux candidats lisent maintenant les transcriptions des messages vocaux avant d’écouter l’audio. En pratique, cela signifie que la clarté et la structure comptent autant que le ton.

En même temps, la sensibilisation des recruteurs se fait rarement isolément. Une interaction avec un seul candidat peut inclure :

• Un appel téléphonique
• Un message vocal
• Un courriel de suivi
• Un message LinkedIn
• Un message texte

Cette approche est souvent appelée synchronisation multicanal : une stratégie structurée de sensibilisation dans laquelle les recruteurs coordonnent la messagerie à travers plusieurs canaux de communication dans une séquence planifiée, assurant la cohérence des messages, du timing et de la conformité entre les plateformes.

Lorsqu’il est mis en œuvre de façon réfléchie, il améliore les taux de réponse et réduit les contacts redondants. Lorsqu’elle est mise en œuvre sans structure, elle augmente l’exposition à la conformité et le risque de marque.

La dimension de conformité de la sensibilisation moderne

À mesure que les canaux de communication se multiplient, les considérations réglementaires augmentent également.

Les campagnes de messagerie texte peuvent être assujetties aux règlements sur le consentement par SMS. La sensibilisation par courriel doit être conforme aux lois anti-pourriel telles que CAN-SPAM aux États-Unis ou une législation équivalente dans d’autres juridictions. Dans l’UE, par exemple, le traitement des données et l’approvisionnement assisté par IA introduisent des obligations supplémentaires dans le cadre de la confidentialité tels que RGPD.

Pour les firmes de recrutement qui élargissent le recrutement contractuel ou les placements transfrontaliers, ces considérations deviennent plus complexes.

Par exemple:

• Votre cabinet a-t-il des processus documentés d’inscription par SMS?
• Les outils d’enrichissement des données candidats sont-ils conformes aux normes de protection des données dans les juridictions concernées?
• Les messages de sensibilisation générés par l’IA sont-ils transparents et cohérents avec le positionnement de la marque?

Les scripts de messagerie vocale ne sont pas intrinsèquement risqués. Cependant, la messagerie vocale utilisée dans un système multicanal peu réglementé peut créer une exposition réputationnelle ou réglementaire.

Les responsables du recrutement doivent donc évaluer les systèmes de sensibilisation au niveau du flux de travail, et pas seulement au niveau du script.

Personnalisation habilitée par l’IA : opportunités et responsabilités

Les outils d’IA peuvent accélérer la personnalisation en résumant les profils des candidats et en générant des brouillons de sensibilisation structurés. Cela améliore la productivité des recruteurs et réduit la recherche manuelle.

Cependant, la sensibilisation assistée par l’IA introduit des considérations importantes :

• Les recruteurs vérifient-ils les réclamations générées par l’IA avant de contacter les candidats?
• Les outils d’approvisionnement sont-ils transparents quant à la manière dont les données des candidats sont diffusées?
• Le message est-il aligné sur les exigences réelles du poste et la réalité de la rémunération?

Des affirmations telles que « notre plateforme vous a signalé comme correspondant à 95% » ne devraient être utilisées que si les données sous-jacentes sont exactes.

Les responsables du recrutement devraient voir l’IA comme une couche de productivité qui nécessite une supervision et des politiques d’utilisation claires. C’est particulièrement important pour les firmes de recrutement qui desservent des clients d’entreprise qui peuvent examiner attentivement les pratiques d’approvisionnement dans le cadre de la diligence raisonnable des fournisseurs.

À quoi ressemble un message vocal de recruteur efficace

Dans ce cadre plus large, la messagerie vocale demeure pertinente lorsqu’elle est utilisée de façon délibérée.

Un message vocal d’un recruteur devrait :

• Identifiez le rôle spécifique dès le début du message
• Démontrer une connaissance de l’expérience du candidat
• Fournir une prochaine étape claire
• Restez concis

Comme les transcriptions sont souvent lues avant que l’audio ne soit joué, la première phrase a un poids disproportionné, il faut donc être aussi clair que possible dès le début.

Un excellent exemple de structure :

« Bonjour [Nom], je vous appelle au sujet d’un poste d’ingénieur principal des données chez un client fintech qui élargit son équipe à distance. Votre projet récent de migration vers le cloud correspond étroitement à ce qu’ils sont en train de construire. Je vais faire un suivi par courriel détaillant la portée et la fourchette de rémunération. »

Voici la structure :

• Pertinence des charges avant
• Expérience spécifique aux références
• Suivi des signaux
• Évite les affirmations exagérées

La messagerie vocale fonctionne mieux lorsqu’elle est intégrée dans une séquence de sensibilisation documentée plutôt que traitée comme une tactique autonome.

Foire aux questions

Les recruteurs devraient-ils quand même laisser des messages vocaux?

Oui, surtout que beaucoup de candidats écoutent encore les messages vocaux. La messagerie vocale devrait être considérée comme une partie clé d’une stratégie de sensibilisation coordonnée.

Quelle devrait être la longueur d’un message vocal de recruteur?

Les messages vocaux de recruteur les plus efficaces durent entre 20 et 30 secondes. Plus c’est clair et concis, mieux c’est. Le message doit rapidement identifier le poste, faire référence à l’expérience pertinente et fournir une prochaine étape claire.

Est-ce que c’est conforme de texter les candidats après un appel?

La communication par texto peut être soumise à des exigences de consentement selon la juridiction. Aux États-Unis, les campagnes SMS doivent se conformer aux règlements régissant le consentement préalable. Les firmes de recrutement devraient maintenir des processus d’adhésion documentés et des politiques de communication claires.

Les outils de transcription IA influencent-ils les taux de réponse des candidats?

Les outils de transcription IA influencent la façon dont la messagerie vocale est consommée, car de nombreux candidats lisent les transcriptions avant d’écouter. Cela augmente l’importance de charger l’information pertinente à l’avance.

Comment la stratégie de messagerie vocale se connecte-t-elle à la croissance du personnel contractuel?

À mesure que les cabinets s’étendent au recrutement sous contrat, les flux de travail de communication génèrent un engagement accru des candidats dans plusieurs juridictions. Une communication structurée, la documentation de consentement et une infrastructure d’engagement conforme contribuent à assurer que les placements évoluent sans introduire de risques réglementaires évitables.

Le contenu de cet article de blogue provient d’un webinaire People2.0 intitulé Techniques téléphoniques pour recruteurs : comment laisser un message vocal qui vous fera rappeler! avec les experts en recrutement Tricia Tamkin et Jason Thibeault. Pour plus d’informations sur le sujet, y compris une version élargie des « 6 règles » et des scripts spécifiques de messages vocaux à suivre, veuillez consulter l’enregistrement du webinaire dans notre bibliothèque de contenu.